Wie funktioniert die Kreditorenbuchhaltung?

Fest steht: Ohne eine Kreditorenbuchhaltung kann kein Unternehmen bestehen. Zu den Aufgaben gehört zum einen die Verbuchung und Bezahlung von Eingangsrechnungen: Warenrechnungen werden überprüft und bei Fälligkeit bezahlt. Zum anderen erfolgt die Kontierung um das richtige Aufwandskonto zu belasten. Durch die Offene-Posten-Verwaltung werden vergessene Überweisungen schnell entdeckt. Aus welchen Gründen eine Kreditorenbuchhaltung bedeutsam ist, wie diese funktioniert und was bei der Archivierung von Rechnungen zu beachten ist, liest du hier.

Zwei wichtige Bereiche: Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Zur Finanzbuchhaltung jeder Firma gehören die Bereiche Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Debitoren sind die Kunden eines Unternehmens, die Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung erhalten. Häufig räumt der Verkäufer den Abnehmern ein Zahlungsziel ein. Die offenen Forderungen werden vom Forderungs-Management eines Betriebes bearbeitet. Ein anderes Wort für Debitor ist Schuldner, da der Käufer der Firma Geld schuldet.

Im Gegensatz zu Debitoren sind Kreditoren die Gläubiger eines Betriebes. Unternehmen jeder Größe bestellen Rohstoffe, Waren oder Dienstleistungen bei anderen Firmen. Dadurch entstehen Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditoren, die zu unterschiedlichen Fälligkeiten bezahlt werden müssen. Um den guten Ruf deines Unternehmens zu schützen, solltest du offene Rechnungen immer pünktlich bezahlen. Die Buchungen der Kreditorenbuchhaltung helfen dir dabei, die Zahlungen nach Termin zu ordnen und die Beträge bei Fälligkeit zu überweisen.

Die Pflichten der Kreditorenbuchhaltung

Als Unternehmer gehören diese Arbeiten im Rechnungswesen zu den regelmäßigen Pflichten im eigenen Unternehmen:

• Anlegen einer Datenbank mit den Daten der Kreditoren
• Prüfung der kreditorischen Eingangsrechnungen
• Erfassung der kreditorischen Rechnungen in der Buchhaltungssoftware
• Zahlung der fälligen Rechnungen
• Verwaltung der offenen Posten
• Archivierung der Eingangsrechnungen

Anlegen einer Datenbank

Wenn du für deine Firma regelmäßig bei bestimmten Lieferanten einkaufst, lohnt es sich, eine Datenbank anzulegen. Das Verzeichnis enthält alle wichtigen Daten über deine Zulieferer:

• Firmenname und Unternehmensform
• Adresse
• Telefonnummer, E-Mail und andere Kontaktdaten
• Ansprechpartner
• vereinbarte Rabatte und Skonti
• Steuerschlüssel, also 7 % MwSt. oder 19 % MwSt.

Die Daten helfen dir bei der kreditorischen Rechnungsprüfung und sparen Geld, wenn du bei einer Bezahlung Skonto abziehen oder einen Rabatt in Anspruch nehmen kannst.

Eingangsrechnung richtig erfassen

Freiberufler, die ihre Buchhaltung selbst erledigen, arbeiten meist mit einer Buchhaltungssoftware. Die Programme helfen bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Große Unternehmen verarbeiten die eingehenden Warenrechnungen dagegen automatisiert. Für jede Ausgabe wird das entsprechende Aufwandskonto belastet. Dazu wird der Rechnungsbetrag als Verbindlichkeit im Haben gebucht und gleichzeitig ein Aufwandskonto im Soll belastet.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Steuern, die mit der Lieferantenrechnung verbunden sind. Je nach Bestellung berechnet der Verkäufer den vollen Umsatzsteuersatz von 19 Prozent, oder den reduzierten Satz von 7 Prozent. Die ermäßigte Mehrwertsteuer zahlen Verbraucher unter anderem für Bücher, Blumen und viele Lebensmittel. Die Umsatzsteuer, die du für deine betrieblichen Einkäufe zahlen musst, darfst du als Vorsteuer von deiner Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt abziehen. Daher empfiehlt es sich, im Rahmen der Erfassung der Lieferantenrechnungen, die Umsatzsteuer auf ein Vorsteuer-Konto zu buchen.

Prüfung der kreditorischen Eingangsrechnungen – 4 wichtige Fragen

Wenn dir deine Zulieferer Waren oder Rohstoffe in Rechnung stellen, ist eine ausführliche Prüfung wichtig. Dazu kannst du die folgenden Fragen abhaken:

1. Stimmt die gelieferte Ware mit der Bestellung überein?
2. Wurde die richtige Menge geliefert?
3. Stimmen der Preis pro Stück und der Gesamtbetrag?
4. Hat der Kreditor Rabatt oder Skonto wie vereinbart abgezogen?

Kreditorenbuchhaltung: immer pünktlich Rechnungen bezahlen

Eine Buchhaltungssoftware erstellt eine Liste mit Zahlungsterminen. Der Aufstellung kannst du auch entnehmen, zu welchem Termin du welchen Gesamtbetrag bezahlen musst. Das erleichtert die Liquiditätsplanung und die Rechnungsprüfung. Die folgenden drei Punkte erläutern die Vorteile von denen du bei einer gewissenhaften Kreditorenbuchhaltung profitierst:

1. Skonto spart Geld

In der Regel gewähren die Anbieter Skonto, wenn eine Lieferung innerhalb von 14 Tagen bezahlt wird. Bei einigen Lieferanten findet sich auch eine kürzere Frist auf dem Rechnungsformular. Nach Eingabe der Daten in die Software siehst du genau, bei welcher Rechnung du welchen Betrag sparst. Das eingesparte Geld kannst du für neue Bestellungen oder zur Deckung der laufenden Kosten nutzen.

2. Fristgemäße Zahlung sorgt für einen guten Ruf

Selbstständige und Freiberufler müssen sich am Markt gegen zahlreiche Konkurrenten behaupten. Darum ist ein guter Ruf bei den Zulieferern sehr wichtig. Wenn du mithilfe der Kreditorenbuchhaltung dafür sorgst, dass deine Zahlungen pünktlich erfolgen, zieht dich der Lieferant bei der nächsten Bestellung vielleicht einem Mitbewerber vor. So vermeidest du Engpässe und sorgst für zufriedene Kunden!

3. Saubere Verwaltung der offenen Posten

Die Offene-Posten-Verwaltung sorgt dafür, dass du keine Zahlung vergisst. Durch den Abgleich fallen nicht bezahlte Lieferungen auf und die Überweisung kann sofort nachgeholt werden. So vermeidest du Mahnungen und unzufriedene Zulieferer. Auch doppelte Buchungen und fehlerhafte Zuordnungen werden durch die Offene-Posten-Liste entdeckt und können behoben werden.

Eingangsrechnungen archivieren

Viele Unternehmen versenden Rechnungsformulare nicht mehr per Brief, sondern nur noch elektronisch. Für beide Versandarten gilt jedoch dieselbe Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Auch die Ablage der Belege im Archiv ist eine Pflicht der Buchhaltung. Dabei müssen bei einer elektronischen Aufbewahrung diese wichtigen Punkte beachtet werden:

• Speicherung nur auf einem Speicher-Medium, das nachträglich nicht verändert werden kann
• Unterlagen immer in dem Format archivieren, in dem sie eingegangen sind
• Belege müssen jederzeit maschinell auswertbar und lesbar sein

Fazit

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein wichtiger Aspekt der Finanzbuchhaltung. Selbstständige, Freiberufler und Freelancer sollten sich mit den gängigen Software-Angeboten vertraut machen. So wird die Buchführung schnell zur Routine und stellt keine Belastung mehr dar. Durch pünktlich bezahlte Rechnungen erarbeiten sich Freiberufler einen guten Ruf, der zu mehr Umsatz und höheren Gewinnen führen kann.