GmbH-Gründung: Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) zählt zu den bekanntesten und beliebtesten Unternehmensformen Deutschlands. Aus gutem Grund: Sie bietet ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum und begrenzt die Haftungspflichten für alle Gesellschafter. Voraussetzung dafür ist allerdings eine ordnungsgemäße GmbH-Gründung gemäß den Vorgaben des GmbH-Gesetzes (GmbHG). Im Folgenden liest du, welche Bedingungen du dafür erfüllen musst und worauf du im Rahmen der Gründung besonders achten solltest.

Voraussetzungen für GmbH-Gründer

Unternehmensgründer, die sich für die Rechtsform GmbH entscheiden, benötigen für den Gründungsprozess vor allem eine gute Vorbereitung, Zeit und finanzielle Ressourcen. Dem GmbH-Recht zufolge müssen sie jedoch auch eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen, um überhaupt als Gründer und gegebenenfalls als Geschäftsführer infrage zu kommen.

Als GmbH-Gründer können sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen fungieren. Mit anderen Worten: Du kannst als Einzelperson oder in Kooperation mit anderen Personen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen – eine andere Gesellschaft darf aber ebenfalls als Gesellschafter auftreten. Um Komplikationen zu vermeiden, sollten alle Gründer und Gesellschafter volljährig sein. Minderjährige dürfen ein Gewerbe nur dann ausüben, wenn sie eine Erlaubnis des gesetzlichen Vertreters vorlegen können und das Familiengericht auf schriftlichen Antrag eine Genehmigung erteilt.

Deutsche Staatsbürger und EU-Ausländer dürfen grundsätzlich als Gründer, Gesellschafter und Geschäftsführer einer deutschen GmbH auftreten. Möglich ist es auch, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach deutschem Recht aus dem Ausland oder mit Verwaltungssitz im Ausland zu führen.

Etwas komplizierter wird es bei Gesellschaftern oder Geschäftsführern aus Drittstaaten (zum Beispiel aus der Schweiz). Ohne Erlaubnis und besondere Voraussetzungen dürfen sie lediglich als stille Gesellschafter fungieren, da sie damit per Definition keiner Erwerbstätigkeit in Deutschland nachgehen. Möchten sie als Gesellschafter auftreten oder die Geschäfte einer GmbH führen, benötigen sie die Erlaubnis der Ausländerbehörde und müssen

  • eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis besitzen,
  • ihre Zuverlässigkeit nachweisen (zum Beispiel durch ein polizeiliches Führungszeugnis),
  • ein überörtliches wirtschaftliches Interesse oder ein besonderes örtliches Interesse nachweisen.

Klassische GmbH mit mehreren Gesellschaftern

Sobald mehrere Personen ein Unternehmen gründen, sieht das GmbH-Recht umfassende Absprachen und schriftliche Verträge vor, um der neu gegründeten Gesellschaft eine stabile Basis zu verleihen. In einem ersten Schritt müssen sich die Gründer entscheiden, wer als Gesellschafter auftreten soll – schließlich ist es auch möglich, ein Geschäft ohne die Verantwortung eines Gesellschafters als Teilhaber oder Mitarbeiter mitzugestalten.

Zu den weiteren Aufgaben der Gründer zählt es, den Namen und Zweck des Unternehmens festzulegen. Das GmbH-Gesetz sieht in § 6 die Bestellung mindestens eines Geschäftsführers vor, der eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein muss.

Übrigens: Alternativ zur Vertretung durch einen oder mehrere Geschäftsführer ist es auch möglich, eine gemischte Gesamtvertretung zu beschließen. Der Gesellschaftsvertrag kann nach § 125 Abs. 3 HGB vorsehen, dass die Gesellschafter nur in Gemeinschaft mit einem Prokuristen die Gesellschaft nach außen vertreten dürfen.

Einzelgründung: die Ein-Personen-GmbH

Auch wenn eine GmbH in der Regel durch mehrere Personen gegründet wird, ist es möglich, von den Vorteilen dieser Rechtsform als Einzelunternehmer zu profitieren. In diesem Fall spricht man von einer Ein-Personen-GmbH oder Ein-Mann-GmbH. Im Prinzip unterscheidet sich diese Rechtsform von der klassischen GmbH lediglich durch ein leicht verändertes Gründungsprozedere und die Tatsache, dass der Gründer zugleich als

  • Alleingesellschafter,
  • Aufsichtsrat,
  • Geschäftsführer und
  • Gesellschafterversammlung fungiert.

Vor allem in steuerlicher Hinsicht interessant ist, dass du dich selbst als Geschäftsführer anstellen kannst. Dazu ist es allerdings notwendig, dich vertraglich von § 181 BGB (Verbot, mit sich selbst Verträge zu schließen) zu befreien.

Im Übrigen ist es auch möglich, ein bestehendes Einzelunternehmen in eine Ein-Personen-GmbH umzuwandeln. Dazu benötigst du lediglich ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro, die Bescheinigung eines Notars und eine Eröffnungsbilanz. Das bereits bestehende Unternehmen bringst du als Sacheinlage in die Neugründung ein. Sinnvoll ist dieses Vorgehen dann, wenn du zum Beispiel als Einzelkaufmann erfolgreich bist, aber nicht mehr vollumfänglich mit deinem Privatvermögen haften willst.

Nicht verwechseln solltest du die Ein-Mann-GmbH mit der Mini-GmbH. Damit ist die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) gemeint, die auch unter dem Namen Ein-Euro-GmbH bekannt ist. Diese Rechtsform kannst du zwar ebenfalls als Solo-Selbstständiger wählen und auch hier profitierst du von den Vorteilen einer GmbH. Die UG zielt jedoch konkret auf Gründer mit wenig Eigenkapital ab und hat den Aufbau des für eine klassische GmbH benötigten Stammkapitals zum Ziel.

Finanzielle Voraussetzungen für eine GmbH-Gründung

Damit dein Unternehmen die Haftung für geschäftliche Risiken vollumfänglich übernehmen kann, benötigt es als zwingende Gründungsvoraussetzung eine Mindesteinlage von 25.000 Euro. Dieses Stammkapital muss bei der Geschäftsgründung nicht vollständig eingezahlt werden: Bei Bargründungen reicht es, mindestens 12.500 Euro einzuzahlen und dem Gericht im Rahmen der Unternehmensanmeldung glaubhaft zu versichern, dass die noch offenen Beträge frei zur Verfügung stehen. Beteiligen sich mehrere Gesellschafter, muss jeder von ihnen mindestens 25 Prozent seiner Einlage (in der Summe mindestens 12.500 Euro) spätestens zur Unternehmensgründung einzahlen.

Darüber hinaus solltest du beachten, dass du für die Unternehmensgründung selbst ebenfalls Kapital benötigst, etwa für

  • einen Anwalt, der zum Beispiel den Gesellschaftsvertrag ausarbeitet,
  • den Notar, der die Unterlagen beurkundet und die Unternehmensanmeldung rechtsgültig durchführt,
  • Gerichtskosten im Rahmen der Eintragung ins Handelsregister,
  • einen Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware zur Erstellung der Eröffnungsbilanz,
  • Mitgliedsgebühren (IHK, HWK, weitere Standesvertretungen),
  • Kosten in Zusammenhang mit Versorgungswerken und Versicherungs- und Vorsorgekosten.

Die schlechte Nachricht: Die Gründungskosten können drei- bis vierstellig ausfallen. Die gute Nachricht: Sofern die Satzung deiner GmbH es vorsieht, kannst du sie steuerlich über die GmbH absetzen.

Bargründung versus Sachgründung

Grundsätzlich bist du nicht zur Bargründung verpflichtet, die die Einzahlung von mindestens 12.500 Euro zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung vorsieht. Das GmbH-Recht erlaubt es dir, das Stammkapital auch in Form von Sacheinlagen zu erbringen. Größter Unterschied: Während bei einer reinen Bargründung lediglich die Hälfte des Stammkapitals tatsächlich eingezahlt werden muss, muss die Sacheinlage in jedem Fall in voller Höhe erbracht werden. Als Sacheinlage gelten unter anderem:

  • dauerhafte Gebrauchsüberlassung von Gegenständen (beispielsweise Geschäftseinrichtung)
  • Eigentum an Sachen
  • Forderungen
  • Grundpfandrechte (beispielsweise Hypotheken, Immobilien)
  • Handelsgeschäfte
  • Unternehmen (beispielsweise bei Änderung der Rechtsform)

Grundsätzlich erscheint eine reine Bargründung einfacher als eine Sachgründung. Beachte, dass du bei einer Sachgründung den Wert jeder einzelnen Sacheinlage in einem Sachgründungsbericht nachvollziehbar darlegen musst. Geprüft werden deine Angaben vom für die Eintragung zuständigen Amtsgericht.

UG: per Mini-GmbH zur kostengünstigen Gründung

Du willst eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gründen, kannst die Stammeinlage aber nicht aufbringen? Dann hast du die Möglichkeit, eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) zu gründen. Diese sogenannte Mini-GmbH übernimmt wie eine GmbH die Haftung, erfordert aber nur eine Mindesteinlage von einem Euro. In der Praxis beträgt die Stammeinlage meist bis zu 1.000 Euro, damit dein Unternehmen nicht bereits durch die bei der Gründung anfallenden Kosten Insolvenz anmelden muss.

Beachten solltest du, dass bei der UG-Gründung ausschließlich Bareinlagen möglich sind. Zudem bist du verpflichtet, 25 Prozent deines Gewinns zurückzulegen, um das Stammkapital für eine GmbH (mindestens 25.000 Euro) anzusparen. Hast du dein Sparziel erreicht, musst du die UG in eine GmbH umwandeln.

Erlaubnis, Genehmigung, Zulassung: besondere Gründungsvoraussetzungen beachten

Bevor du mit deinem eigenen Unternehmen durchstarten kannst, solltest du wissen, ob deine Geschäftsidee zu den erlaubnispflichtigen Tätigkeiten zählt oder ob eine besondere Genehmigung erforderlich ist. Grundsätzlich gilt: erst informieren und Genehmigungen beantragen, danach das Unternehmen gründen. Liegen die Genehmigungen bei der Gründung nicht vor, kann das Gericht die Eintragung verweigern – oder du musst mit rechtlichen Konsequenzen bis hin zu hohen Geldstrafen rechnen.

Eine Genehmigung benötigst du beispielsweise bei baulichen Veränderungen an Immobilien, aber zum Beispiel auch bei der Gründung von gastronomischen Einrichtungen, Arztpraxen oder Lebensmittelgeschäften. Darüber hinaus erfordern einige Tätigkeiten eine Sachkundeprüfung durch die zuständige IHK.

Der Erlaubnispflicht unterliegst du in jedem Fall beim Betrieb von

  • Bewachungsgewerben,
  • Spielhallen,
  • Versicherungsunternehmen,
  • Pfandleihen,
  • Reiseunternehmen oder
  • Privatkrankenanstalten.

Diese Tätigkeiten unterliegen der Gewerbeordnung zufolge der Erlaubnispflicht – die erforderliche Erlaubnis musst du beim Gewerbeamt beantragen.

Was gehört zur formalen Gründung?

Um eine GmbH rechtsgültig gründen zu können, musst du nicht nur die bereits erörterten Voraussetzungen mitbringen. Zusätzlich benötigst du zwingend einen Gesellschaftsvertrag, der unter anderem den Namen, den Gesellschaftszweck und andere wichtige Absprachen unter den einzelnen Gesellschaftern festhält. Übrigens: Seit 2008 ist es bei einfachen Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern möglich, eine „Gründung im vereinfachten Verfahren“ zu durchlaufen. Das geht mit deutlich geringeren Kosten einher – auch weil dabei das sogenannte Musterprotokoll zum Einsatz kommt. Es ersetzt den individuellen Gesellschaftsvertrag und spart daher Anwalts- und Notarkosten.

Für die offizielle Gründung musst du dein Unternehmen gemäß §§ 7 und 8 GmbHG offiziell anmelden. Nach der notariellen Beurkundung und dem gerichtlichen Eintrag ins Handelsregister kannst du durchstarten. Viel Erfolg!

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