Rechnung – wie ist sie aufgebaut und wie schreibst du sie richtig?

Rechnungen sind ein wichtiger Teil deiner selbstständigen Tätigkeit. Damit du vom Leistungsempfänger bis zum Finanzamt eine für alle Seiten verständliche und korrekte Rechnung erstellst, musst du als Freiberufler oder Gewerbetreibender einige Richtlinien beachten. Unabhängig von deiner Unternehmensform gibt es einige Pflichtangaben auf deiner Rechnung. Außerdem erfährst du, ob Vorlagen sinnvoll sind und wie Rechnungssoftware deine Arbeit erleichtern kann.

Wie schreibst du deine erste Rechnung?

Die erste Rechnung, die du als Gründer ausstellst, ist bestimmt ein besonderes Erlebnis. Dieses Schreiben vermittelt dir vielleicht zum ersten Mal das Gefühl, dass du für deine Leistungen als Selbstständiger entlohnt wirst. Jedoch machen gerade Anfänger beim Schreiben von Rechnungen häufig noch nicht alles richtig. Fehlt nur eine einzige Kleinigkeit – beispielsweise die Rechnungsnummer oder das Ausstellungsdatum – kann der Kunde das Dokument zurückweisen und auf eine korrekte Rechnungsstellung bestehen. Es ist deshalb besonders wichtig, dass du dir eine geeignete Vorlage für all deine zukünftigen Ausgangsrechnungen erstellst.

Tipp: Für professionelle Rechnungen reicht es nicht aus, einfach und schnell eine Rechnungsvorlage zu kopieren. Achte beim Erstellen deiner Rechnungen darauf, dass diese an das Corporate Design deines Unternehmens angepasst sind und mit individuellen Inhalten gefüllt werden. Bei uns kannst du dir ein Rechnungsmuster für Excel und Word kostenlos herunterladen, das du dann nur noch deinen Bedürfnissen anpassen musst.

Warum ist eine korrekte Rechnung wichtig?

Würde jedes Unternehmen seine Rechnungen nach eigenen Vorstellungen erstellen, wäre Chaos vorprogrammiert. Pflichtangaben rund um die Abrechnung ergeben Sinn, um dir, deinen Kunden und dem Finanzamt die Arbeit zu erleichtern und den schnellen Durchblick zuzusichern. Zu den wichtigsten Argumenten für einen einheitlichen Rechnungsaufbau gehören:

• Durch Pflichtangaben wie Namen und Adressen wird deutlich, welche der beteiligten Seiten der anderen Seite eine Leistung in Rechnung stellt.
• Durch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist eine eindeutige Identifizierung in deiner Buchhaltung gewährleistet, genauso wie der Durchblick für den Sachbearbeiter im Finanzamt.
• Mit dem gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer wird deutlich, was du netto als Einnahme verzeichnest und welches Geld ans Finanzamt abgeführt werden muss.
• Die saubere Auflistung von Waren und Services schafft Klarheit, was genau abgerechnet wird und worin der Aufwand des leistenden Unternehmers lag.

Ein guter Aufbau der Rechnungsdokumente zahlt sich für dich ebenfalls aus, wenn du Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern begleichen musst. Auch sie werden dir mit Pflichtangaben und formalen Standards helfen, als Leistungsempfänger den in Rechnung gestellten Betrag sicher und problemlos zu begleichen.

Fristen: Wann musst du spätestens eine Rechnung schreiben?

Neben den inhaltlichen Pflichtangaben ist die Zeit ein wichtiger Faktor, den du bei der Rechnungsstellung (oft auch mit dem Begriff Fakturierung bezeichnet) bedenken musst. Grundsätzlich gilt: Für deine gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen muss eine Abrechnung spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung erfolgen. Wird dem Kunden deine Rechnung erst nach dieser Frist gestellt, ist er nicht mehr zum Begleichen des Rechnungsbetrags verpflichtet. Natürlich kann er die Überweisung auf Kulanz durchführen, um eure geschäftlichen Beziehungen nicht zu gefährden. In der Praxis wird eine Rechnung meist deutlich vor Ablauf der genannten Frist erstellt. Meist vergehen nur wenige Tage oder Wochen zwischen der Leistungserbringung und ihrer Abrechnung. Für wiederkehrende Rechnungen, bei denen absehbar häufiger mit einem Partner abgerechnet wird, ist die Abrechnung zum Monatsletzten etabliert. Werden Leistungen über Wochen und Monate für die Abrechnung gesammelt, solltest du vor Erreichen der Sechs-Monats-Frist zumindest Teile mit deinem Kunden abrechnen.

Frist für Rechnungsstellung

Wie muss eine Rechnung aussehen? Pflichtangaben auf der Rechnung

Professionelle Rechnungen enthalten alle Angaben, die in § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) gefordert sind. Das sind im Einzelnen:

• Unternehmensbezeichnung und Anschrift
• Name des Kunden, zugehörige Anschrift
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer (siehe nächster Abschnitt)
• Bezeichnung der Artikel beziehungsweise der Leistungen
• Zeitpunkt der Leistungen
• Entgelt (jeder einzelne Betrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt)
• Steuersatz (beispielsweise 19 % oder 7 %)

Namen und Adressen

Grundlegender Bestandteil jeder Rechnung ist die vollständige Adresse und der Name deines Unternehmens oder deiner Person. Als Freiberufler oder Einzelunternehmer wird dein Echtname in den Rechnungen zu finden sein. Ansonsten kannst du die Firmenbezeichnung inklusive Firmenadresse wählen. Genauso musst du natürlich den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers einbinden. Aus der Formatierung des Briefkopfes sollte eindeutig erkennbar sein, wer die Rechnung stellt und welche Seite den Rechnungsbetrag zu begleichen hat.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Hierbei handelt es sich ganz einfach um die Nummerierung deiner Rechnungen. Wie sollst du dabei vorgehen? Du bist frei in der Wahl deines Systems. Die einzige Bedingung: Die Nummer muss aus Zahlenreihen bestehen und darf nur einmal vergeben werden. Tipp: Ein bewährtes System ist die Integration des Datums. Beispiel: 18052401 (für das erste erstellte Rechnungsdokument am 24. Mai 2018). Du kannst aber auch ganz einfach fortlaufend nummerieren: 00001, 00002, 00003 und so weiter.

Steuernummer

Während die Rechnungsnummer eine formale Information bei der Abrechnung darstellt, spielt die Steuernummer für Kunden und Finanzbeamte eine weitreichende Rolle. So ist erst durch die Steuernummer eine eindeutige Zuordnung deines Unternehmens beim Abführen von Umsatz-, Gewerbe- und anderen Steuern möglich. Falls du Geschäfte mit dem europäischen Ausland tätigst, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UmSt-IdNr.) als steuerliche Angabe auf deinen Rechnungen wichtig. Diese Nummer beantragst du bei deinem zuständigen Finanzamt oder online beim Bundeszentralamt für Steuern. Falls du keine Umsatzsteuer-ID hast, reicht die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer für deinen Betrieb. In jedem Fall musst du die Umsatzsteuer in deinen Rechnungsschreiben gesondert ausweisen und neben dem Netto-Rechnungsbetrag zu einem Gesamtbetrag aufsummieren.

Erbrachte Leistungen

Von gelieferten Gegenständen über erbrachte Service-Leistungen bis zur sonstigen Leistung kannst du deinen Kunden viele Positionen in Rechnung stellen. Aus dem Rechnungsschreiben muss eindeutig hervorgehen, welche Leistungen du konkret in Rechnung stellst. Neben der handelsüblichen Bezeichnung gibst du auch die Menge bei der Rechnungsstellung an. Dies ist vorrangig bei der Warenbestellung über den klassischen Handel oder in Online-Shops wichtig. Selbst wenn du wiederkehrende Rechnungen an bestimmte Kunden stellst, sollte jedes Mal die Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags in Einzelposition erfolgen. Benenne also nicht einfach alle Leistungen in einer langen Liste und schließe dies mit dem Gesamtrechnungsbetrag als einzelne Angabe ab. Die Erstellung sollte korrekt mit den Einzelpreisen der jeweiligen Leistungspunkte erfolgen. Dies gilt auch für die Angabe der Umsatzsteuer zu den einzelnen Positionen.

Bankverbindung und Zahlungsziel

Die moderne Fakturierung läuft im Regelfall über Banküberweisungen ab. Damit diese problemlos verläuft, sollte natürlich deine Bankverbindung in der Rechnung enthalten sein. Gib hierbei die BIC und IBAN ein. Für europäische Kunden ist im Regelfall die IBAN ausreichend. Gib passend hierzu den Zeitpunkt an, zu dem du die Zahlung des Rechnungsbetrags erwartest. Kommt es zu einer Bezahlung des Rechnungsbetrags in bar, sollte deine Rechnungsvorlage eine entsprechende Option beinhalten. Der Geldtransfer in bar sollte durch Unterschriften bestätigt werden, was die klassische Buchung über die Bank ersetzt. Lasse dir vom Kunden die Lieferung deiner Waren oder eine sonstige Leistungserbringung bestätigen. Neben der Rechnungsvorlage solltest du auch eine Vorlage für Quittungen besitzen, die du handschriftlich ausstellen kannst.

Datum

Bei einer korrekten Fakturierung sollte in der Rechnung zum einen das Datum zu finden sein, zu dem der Leistungsempfänger seine Leistungen von dir erhalten hat. Zum anderen gehört natürlich das Datum der Rechnungsstellung ins Dokument. Sofern die beiden Tage nicht voneinander abweichen, reicht ein Datum bei der Rechnungserstellung aus. Aus dem Vergleich von Leistungs- und Rechnungsdatum lässt sich schnell herleiten, ob die oben erwähnte Sechs-Monats-Frist eingehalten wurde. Bei treuen Kunden macht das Leistungsdatum deutlich welche Leistungen konkret abgerechnet wurden, um eine eindeutige Identifizierung zu gewährleisten. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer sollten korrelieren. Falls du bei der Rechnungserstellung eher “durcheinander” vorgehst, musst du dich auf eventuelle Nachfragen des Finanzamts einstellen.

Steuer in deinen Rechnungen richtig ausweisen

Nach Satz 1 UStG sind auf alle erbrachten Leistungen und Waren bei der Abrechnung Umsatzsteuer zu zahlen. Diese Steuer muss gesondert auf den Rechnungsschreiben ausgewiesen werden. Für deine Kunden muss auf einen Blick deutlich werden, was der in Rechnung gestellte Nettobetrag ist, wie hoch die angerechnete Mehrwertsteuer ausfällt und welchen Gesamtbetrag er deshalb begleichen muss. Eine professionelle Rechnungsvorlage wird eine Aufspaltung für die einzelnen Beträge vorsehen. Abhängig von der Vorlage wird der Steuerbetrag sogar automatisch berechnet. Beachte lediglich, dass der richtige Steuersatz für deine Art von Waren oder Services berechnet wird. Die Standardsätze liegen in Deutschland im Jahr 2018 bei 7 und 19 Prozent des Netto-Rechnungsbetrags.

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Die Kleinunternehmer-Regelung zur Umsatzsteuerbefreiung

Mit einem entsprechenden Hinweis bei der Rechnungsstellung gibt es Möglichkeiten, um das Ausweisen von Umsatzsteuer herumzukommen. Die wichtigste Regelung dieser Art gilt gemäß § 19 Absatz 1 UStG für Kleinunternehmer. Du kannst also auf das Ausweisen der Steuer verzichten, sofern sich dein Umsatz in bestimmten Grenzen bewegt. Die Anwendung der Regelung ist möglich, wenn du im vergangenen Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro eingenommen hast und in diesem Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro verdienst. Mit einer Angabe in deinen Rechnungsschreiben, dass du von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machst, darfst du auf die Ausweisung und Abführung von Umsatzsteuer verzichten. Es besteht keine Pflicht, als Kleinunternehmer auf das Ausweisen von Umsatzsteuer verzichten. Du kannst bei deinem zuständigen Finanzamt erklären, dass du von der Regelung keinen Gebrauch machen willst, und die Steuer ausweist. Dies lohnt sich beispielsweise, wenn du zu Beginn deiner Tätigkeiten hohe Investitionen tätigst und durch selbst gezahlte Vorsteuer deine Steuerlast mindern möchtest. Aber Achtung: Hast du dich einmal für die Abfuhr von Umsatzsteuer entschieden, bist du für die nächsten fünf Jahre an diese Verfahrensweise gebunden.

Das Reverse-Charge-Verfahren für Kunden im EU-Ausland

Eine weitere Option zum Verzicht auf das Ausweisen von Umsatzsteuer ist die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Um dies zu nutzen, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt sein:

• Der Leistungsempfänger sitzt in einem anderen Land der Europäischen Union als Deutschland.
• Es handelt sich um einen gewerblichen Kunden, nicht um einen klassischen Privatkunden wie in einem Online-Shop.
• Der gewerbliche Kunde muss selbst Umsatzsteuer abführen, darf also nicht als Kleinunternehmer tätig sein.

Sind diese Grundlagen gegeben, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings musst du in deiner Rechnung darauf hinweisen, dass du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest. Es kommt in diesem Fall für jede Warenlieferung und jede Dienstleistung zu einem Vorsteuerabzug mit einer direkten Verrechnung. Im Rahmen deiner Steuererklärung wirst du die entsprechenden Lieferungen als innergemeinschaftliche Dienstleistungen oder Warenlieferungen deklarieren müssen.

Gutschriften, Rabatte, Skonto & Co. formal richtig einbinden

Für treue Kunden oder als Sonderaktion in der ersten Rechnung ist das Einräumen von Rabatten üblich. Auch ein Skonto wird gern gewährt, wenn dein Kunde innerhalb einer bestimmten Zeit seine Rechnung überweist. In diesen Fällen ist die Angabe des reduzierten Rechnungsbetrags möglich. Eine Verpflichtung den reduzierten Betrag anzugeben, gibt es nicht. Allerdings wird sich dein Kunde freuen, wenn er nicht selbst die Reduktion auf seinen Rechnungsbetrag berechnen muss. Eine andere Form der Zahlung stellt die Gutschrift dar. Bei dieser kommt es nicht zu einer klassischen Rechnungsstellung von deiner Seite aus. Stattdessen gewährt der andere dir eine Gutschrift, die er unter Angabe deiner Bankverbindung direkt an dich überweist. Die Verrechnung von Leistungen mittels Gutschriften ersetzt die klassische Fakturierung. Du musst also keine gesonderten Rechnungen erstellen, womit die Gutschriften auch nicht in deiner Buchhaltung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu finden sind. Eine Einbindung in dein Rechnungswesen ist natürlich trotzdem unverzichtbar.

Die Kleinbetragsrechnung und ihre Besonderheiten

Für die genannten Pflichtangaben sieht der Gesetzgeber es lockerer, wenn es sich um sogenannte Kleinbetragsrechnungen handelt. So bezeichnet man Rechnungen und Quittungen mit einem Betrag bis zu 250 Euro. Eine Rechnungsvorlage bis zu diesen Summen muss zwar weiterhin formalen Richtlinien entsprechen. Sie sind jedoch nicht so strikt wie bei höheren Beträgen. Folgende Angaben sind für eine seriöse Rechnungsstellung bereits ausreichend:

• Rechnungssteller mit Name und Adresse
• Datum der Rechnungsstellung
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Services
• Rechnungsbetrag inklusive aller steuerlich notwendigen Angaben

Da Selbstständige und Freiberufler mit der Zeit wachsen möchten und höhere Abrechnungen stellen wollen, solltest du nicht dauerhaft auf die Formatierung von Kleinbetragsrechnungen vertrauen. Mache dich besser schnell mit den Formalitäten vertraut, die du als größerer Unternehmer bei der Rechnungsstellung bedenken musst.

Was ist beim Erstellen elektronischer Rechnungen zu beachten?

Immer häufiger werden Rechnungen auf dem digitalen Weg übermittelt. Dabei musst du zwischen zwei Varianten unterscheiden:

• Eine konventionelle Rechnung, die du als PDF per E-Mail versendest. Dabei musst du die gleichen formalen Angaben wie bei einer Papierrechnung beachten. Außerdem muss das PDF-Dokument mit einer digitalen Unterschrift versehen sein.
• Eine elektronische Rechnung ist ein maschinenlesbares Format. Dafür benötigst du ein E-Rechnungsprogamm. Mit dem Geschäfskonto von Holvi kannst du bequem E-Rechnungen erstellen.

Was bringen Rechnungsgeneratoren online?

Bevor du in eine Software für dein Rechnungswesen oder die gesamte Buchhaltung investierst, kannst du kostenlos Rechnungen über die Vorlagen spezieller Generatoren schreiben. Sie werden auf Websites rund um das Thema Buchhaltung angeboten und richten sich oft explizit an Selbstständige, Freiberufler oder kleine Unternehmen. Grundsätzlich ist nichts gegen PDF-Rechnungen einzuwenden, die du über einen Rechnungsgenerator erstellst. Allerdings musst du aufpassen, dass die Vorlage alle für dich relevanten Informationen beinhaltet. Dies gilt in erster Linie für die steuerlichen Informationen und eventuelle Befreiungen rund um deine Lieferungen und Services.

Rechnungssoftware erspart dir viel Arbeit

Mithilfe von Software erstellte Rechnungen haben wesentliche Vorteile. Das Programm erstellt per Klick eine elektronische Rechnung und erzeugt ein PDF, das online versendet wird. Du kannst dich im Wesentlichen auf die Eingabe der einzelnen Posten beschränken. Alles andere – beispielsweise die Adresse des Kunden – wird automatisch in das Schreiben eingefügt. Einige Tools erstellen kostenlos Rechnungen anhand deiner individuellen Vorgaben. Eine Software für vereinfachte Buchhaltung mit integrierter Rechnungstellung nimmt dir viel Arbeit ab und gibt dir somit die Chance, wertvolle Zeit in dein Kerngeschäft zu investieren. So hast du mit deiner Geschäftsidee Erfolg – und überzeugst deine Kunden mit professionellen Rechnungen.