Kleinunternehmer in 2023: Umsatzgrenze, Rechnungen, Vorlagen & Tipps

Selbstständige, die nur geringe Umsätze haben, können sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Damit du als Selbstständiger diesen Vorteil nutzen kannst, musst du bei der Rechnungsstellung darauf hinweisen. Was du bei Rechnungen für Kleinunternehmer beachten musst und wie die Buchführung funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind Selbstständige, die einen gewissen steuerpflichtigen Jahresumsatz nicht überschreiten und sich deshalb von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen.

Dein Status als Kleinunternehmer hat nichts mit der Art deiner Beschäftigung oder der Größe deiner Ladenfläche bzw. deines Sortiments zu tun. Der Begriff ist im Umsatzsteuergesetz definiert.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmer-Regelung

Um Rechnungen nach der Kleinunternehmerregelung ausstellen zu können, musst du in erster Linie die Kriterien für Kleinunternehmer erfüllen und beim Finanzamt als solcher angemeldet sein. All das ist in § 19 UStG geregelt.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer in 2023

Auch im Jahr 2023 gilt: Kleinunternehmer dürfen höchstens 22.000 Euro steuerpflichtigen Umsatz im vorangegangenen Geschäftsjahr gemacht haben und die Grenze von maximal 50.000 Euro im laufenden Jahr darf voraussichtlich nicht überschritten werden.

Was passiert, wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest?

Maßgeblich für die Schätzung der Umsätze sind die Prognosen zu Beginn deines Geschäftsjahres. Auch wenn sich deine Geschäftslage unerwartet verbessert, behältst du im laufenden Jahr deinen Status als Kleinunternehmer. Überschreitest du die angegebenen Umsatzgrenzen, musst du erst im folgenden Geschäftsjahr zur Regelbesteuerung wechseln.

Übrigens: Für Existenzgründer gelten lediglich die zu erwartenden Umsätze im ersten Geschäftsjahr als maßgeblich für die Einstufung als Kleinunternehmer. Basis der Einstufung ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den dir das Finanzamt nach der erstmaligen Anmeldung deines Unternehmens zusendet. Als Grenzbetrag für das Gründungsjahr gilt 22.000 Euro – aber nur für Unternehmensgründungen zum 1. Januar des Jahres. Erfolgt die Gründung zu einem späteren Zeitpunkt, wird die Umsatzgrenze entsprechend angepasst.

Kleinunternehmerregelung beantragen

Die Kleinunternehmerregelung beantragst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit ausfüllst. Entscheidest du dich stattdessen für die Regelbesteuerung, bist du mindestens fünf Jahre an deine Entscheidung gebunden. Bei Bedarf kannst du im sechsten Jahr deiner Selbstständigkeit wieder zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Dazu reicht eine Mitteilung an dein Finanzamt.

Zur Kleinunternehmerregelung wechseln

Bist du bereits selbstständig und willst die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen, genügt ein formloses Informationsschreiben ans Finanzamt. Beachte, dass ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr nicht möglich ist.

Vorteile und Nachteile als Kleinunternehmer

Da du keine Umsatzsteuer abführen musst, sparst du dir auch den Aufwand, eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Viele Finanzämter verlangen auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung von dir – und falls doch, ist sie sehr schnell ausgefüllt.

Entscheidest du dich für die Kleinunternehmer-Regelung, musst du darauf in deinen Rechnungen hinweisen. Dies kann einen weniger professionellen Eindruck auf deine Geschäftspartner*innen machen. Denn sie wissen, dass du geringe Umsätze machst.

Außerdem bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, sprich: Bei geschäftlich begründeten Anschaffungen und Dienstleistungen kannst du die Umsatzsteuer (= Vorsteuer) nicht mehr vom Finanzamt erstatten lassen, du zahlst wie ein Privatkunde den vollen Bruttopreis.

Kleinunternehmerregelung bei mehreren Unternehmen

Angesichts der nicht allzu hohen Umsatzgrenze im Gründungsjahr bzw. vorangegangenen Geschäftsjahr könnten findige Unternehmer auf die Idee kommen, einfach mehrere Kleinunternehmen zu gründen und ihren Umsatz so aufzuteilen, dass keines der Unternehmen die Umsatzgrenze überschreitet.

In der Praxis funktioniert das zumindest bei Einzelunternehmen nicht, weil das Finanzamt sämtliche Einzelunternehmen ihrem Unternehmer zuordnet und die Umsätze aufsummiert.

Aufgehen könnte die Rechnung nur dann, wenn das zweite Unternehmen steuerrechtlich als eigenes Unternehmen gilt, also zum Beispiel eine GbR oder GmbH ist. Dann aber stellt sich die Frage nach der Verhältnismäßigkeit – schließlich ist die Gründung einer GmbH relativ aufwändig, teuer und mit besonderen buchhalterischen Pflichten verbunden.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmer-Regelung?

Die Aussicht, keine Umsatzsteuer abführen zu müssen, wirkt auf den ersten Blick sehr verlockend – aber die Kleinunternehmer-Regelung kann dir auch unerwünschte Nachteile bescheren. Deshalb lohnt sich vor allem ein Blick auf deine zukünftigen Ausgaben und deine Kunden, um abschätzen zu können, ob du den Kleinunternehmer-Status nutzen solltest oder nicht.

Zählen vor allem Privatkunden oder von der Umsatzsteuer befreite Vereine zu deinem Kundenstamm, ist die Sache klar: Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du deine Produkte oder Dienstleistungen günstiger als die Konkurrenz anbieten, die die Regelbesteuerung nutzt. Das freut deine Kunden und stellt für dich einen Vorteil dar – zumindest solange du unter die Kleinunternehmer-Regelung fällst. Überschreitest du die Umsatzgrenze und musst zur Regelbesteuerung wechseln, kommt das für deine Kunden einer Preiserhöhung von 7 bzw. 19 Prozent gleich (sofern du deine Preise nicht anpasst), was vor allem preissensible Kunden schnell abschrecken kann.

Ganz anders stellt sich die Situation dar, wenn du überwiegend Geschäftskunden hast. Für diese ist die Umsatzsteuer lediglich ein durchlaufender Posten, Bruttopreise sind für sie daher weit weniger interessant als Nettopreise. Mit anderen Worten: Auch wenn der Bruttopreis konkurrierender Unternehmen höher liegt als dein Verkaufspreis ohne Ausweis der Umsatzsteuer, können deren Produkte bzw. Preise unterm Strich günstiger als deine sein, wenn Kunden den Vorsteuerabzug nutzen. In dem Fall ist die Kleinunternehmer-Regelung also eher von Nachteil.

Verschärfen kann sich dieser Nachteil noch, wenn du im laufenden Geschäftsjahr hohe Ausgaben (etwa für Produkte, Materialien oder Geschäftsreisen) hast. Als Kleinunternehmer musst du dafür den Bruttopreis kalkulieren – als Unternehmer mit Regelbesteuerung kannst du den Vorsteuerabzug geltend machen und bares Geld sparen.

Übrigens: Da du auf der Rechnung vermerken musst, warum du keine Umsatzsteuer ausweist, wissen deine Kunden auch mehr über dich als dir vielleicht lieb ist. Im professionellen Umfeld kennzeichnet dich der Status Kleinunternehmer entweder als Einsteiger oder als nicht besonders erfolgreichen Unternehmer. Das kann bei deinen Kunden Fragen aufwerfen und sie entweder bei der Auftragsvergabe zögern lassen oder sie dazu verleiten, in Preisverhandlungen besonders hart aufzutreten.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Neben dem Warum und Wann schreibt das Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 4 unter anderem auch vor, welche Angaben eine ordentliche Rechnung zwingend enthalten muss. Dazu zählen ganz allgemein:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers und Leistungsempfängers
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Das Rechnungsdatum
  • Der Leistungszeitraum oder das Lieferdatum
  • Eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Die Art der gelieferten Produkte bzw. der Dienstleistung
  • Das Netto-Entgelt
  • Den Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 19 Abs. 1 UStG

Kleinunternehmer-Rechnung bei Kunden im Ausland

Komplizierter wird die Kleinunternehmer-Rechnung, wenn deine Kund*innen im Ausland sind. Dann musst du je nach Fall Umsatzsteuer ausweisen. Das hängt davon ab, ob deine Kund*onnen

  • Verbraucher bzw. Privatleute sind,
  • andere Unternehmer sind,
  • ihren Sitz in einem EU-Staat haben oder
  • in einem Drittland sitzen.

Die individuelle Konstellation dieser Faktoren entscheidet zum Beispiel darüber, ob du in der Rechnung eine Umsatzsteuer-ID angeben und ob du eine Umsatzsteuer oder sogar Einfuhrumsatzsteuer ausweisen musst. In diesem Zusammenhang sei auch das Reverse-Charge-Verfahren erwähnt: Diese Praxis ist auch als „Umkehrung der Steuerschuld“ bekannt und kommt am ehesten bei Auslandsgeschäften zum Einsatz. Kern dieses Verfahrens ist, dass nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer entrichten muss, sondern der Kunde.

Festzuhalten bleibt, dass es auf jeden Fall sinnvoll ist, bei Auslandsgeschäften einen sachkundigen Steuerberater zu konsultieren. Er kann im Einzelfall darüber Auskunft geben, ob du trotz deines Kleinunternehmer-Status Umsatzsteuer ausweisen und abführen musst oder nicht.

Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro, bist du unabhängig von deinem Kleinunternehmer-Status berechtigt, eine Kleinbetragsrechnung auszustellen. Diese Rechnungsart soll den Aufwand bei der Rechnungsstellung reduzieren – du bist aber nicht dazu verpflichtet und kannst jederzeit deine übliche Rechnungsvorlage mit umfangreicheren Angaben nutzen.

Gesetzliche Grundlage für die Kleinbetragsrechnung ist § 33 UstDV. Zur Vereinfachung kannst du bei der Rechnungsstellung auf die folgenden Angaben verzichten:

  • Rechnungsnummer
  • Lieferzeitpunkt bzw. Leistungszeitraum
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Nettoentgelt und Umsatzsteuer.

Nicht verwenden darfst du die Kleinbetragsrechnung bei Auslandsgeschäften sowie im Falle der Steuerschuldumkehr. Beachten solltest du: Wenn du die Kleinbetragsrechnung nutzt, beschränke dich am besten wirklich auf die Pflichtangaben. Fügst du der Rechnung Informationen hinzu und diese sind entweder unvollständig oder fehlerhaft, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen.

Weitere Steuerpflichten für Kleinunternehmer

Ab wann du Gewerbesteuer und Einkommensteuer zahlen musst, erfährst du im Artikel Kleingewerbe-Steuerfreibetrag.

Buchhaltung als Kleinunternehmer

Zunächst einmal gelten für Kleinunternehmer*innen die gleichen Regeln für die Buchhaltung wie für jedes andere Unternehmen. Falls du einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehst, profitierst du von der einfacheren Buchhaltung als Freiberufler. Aber auch, wenn du einer gewerblichen Tätigkeit nachgehst, bist du sehr wahrscheinlich von allzu hohem Buchhaltungsaufwand befreit: Wenn du gleichzeitig als Kleingewerbe eingestuft bist, reicht für dich die einfache Buchführung.

Und auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung kannst du vollständig verzichten.

Wie Kleinunternehmer-Rechnungen einfacher schreiben?

Inhaltlich musst du dich bei der Rechnungsstellung zwar an gesetzliche Vorgaben halten, Formvorgaben gibt es allerdings nicht. Deine Rechnung muss lediglich dem Anspruch genügen, vollständig und leserlich zu sein – entsprechend großen Spielraum hast du bei der Gestaltung.

 

Dein Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion

Mit Holvi brauchst du kein separates Rechnungsprogramm, sondern kannst Rechnungen direkt in deinem Geschäftskonto schreiben, versenden und verfolgen – ganz ohne Papierkram. Du behältst jederzeit den Überblick über deine offenen Rechnungen und wirst bei Zahlungseingängen in Echtzeit benachrichtigt.

  • Erstelle, versende und verfolge Rechnungen & E-Rechnungen
  • Passe das Rechnungsdesign an dein Unternehmen an
  • Du wirst bei Zahlungseingang benachrichtigt
  • Rechnungsdaten werden in deine Buchhaltung übernommen

Rechnungen schreiben

Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.

Mehr zum Thema: "Kleinunternehmerregelung"