Was bedeutet Unternehmensplanung und wie funktioniert sie?

Um dein Unternehmen erfolgreich zu führen und weiterzuentwickeln, musst du in der Lage sein, Einflussfaktoren zu identifizieren, die direkt auf deine unternehmerische Tätigkeit einwirken. Das Erkennen von kurz-, mittel- und langfristig wirksamen Einflüssen reicht allerdings nicht aus – du brauchst auch geeignete Strategien und Instrumente, um frühzeitig reagieren zu können. An dieser Stelle kommt die Unternehmensplanung ins Spiel – und hier erfährst du, was darunter zu verstehen ist und wie du sie sinnvoll anwendest.

Was genau bedeutet Planung?

Unter Planung im unternehmerischen Umfeld versteht man ein Managementkonzept, das der Unterstützung der Unternehmensführung in ihren Entscheidungsprozessen dient. Sie umfasst aber auch die gedankliche Vorwegnahme und Gestaltung zukünftiger Ereignisse, Prozesse und Strukturen. Dies geschieht mithilfe von Entscheidungen und Plänen für einzelne Organisationseinheiten. Dabei gilt meist: Je komplexer das Unternehmensumfeld und die internen Aufgaben, desto höher der Abstimmungsaufwand – und desto höher der Bedarf an Planung und damit verbundener Kontrolle. Im Kontext des prozessorientierten Planungsbegriffs begreift man Unternehmensplanung grundsätzlich als einen komplexen Entscheidungsprozess und eine Phase der Problembehandlung eines Unternehmens, die im Prinzip nie endet.

Die Unternehmensplanung gilt als Domäne des Managements und Controllings. Nicht verwechseln solltest du sie mit Prognosen, also Aussagen, die die Zukunft betreffen. Der Unterschied besteht darin, dass sich Prognosen – etwa zum Wachstum des Absatzmarktes oder zur Entwicklung von Materialkosten – mit der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft beschäftigen und versuchen, eine Vorhersage für die Zukunft zu treffen.

Prognosen unterstützen dich dabei, eine sinnvolle Datenbasis für die Unternehmensplanung zusammenzutragen – sie bilden eine wichtige Informationsquelle. Die Unternehmensplanung selbst befasst sich eher mit dem Treffen von kurz-, mittel- und langfristig wirksamen Entscheidungen. Eine regelmäßig durchgeführte Abweichungsanalyse zeigt an, ob der Ist-Zustand vom geplanten Soll abweicht und zusätzliche kurzfristige Entscheidungen erfordert.

Was planen?

Natürlich ist es wichtig, dass du für dein Unternehmen im Rahmen der Unternehmensplanung generelle Ziele identifizierst und nach Strategien und Instrumenten suchst, diese Ziele zu erreichen. Zusätzlich wirst du jedoch nicht umhinkommen, Teilpläne zu erstellen bzw. Teilziele für verschiedene Unternehmens- und Planungsbereiche festzulegen.

Grundsätzlich lassen sich dabei drei Planungsbereiche identifizieren:

  • die strategische Planung,
  • die operative Planung und
  • die dispositive Planung.

Die strategische Planung umfasst vor allem die Planung von Geschäftsfeldern, die Organisationsplanung sowie die Planung, die Führungskräfte betrifft. Sie beschäftigt sich grundsätzlich damit, die „richtigen Dinge“ zu tun. Die operative Planung umfasst in diesem Zusammenhang eher die Planung der Funktionsbereiche und Programme. Sie will die „Dinge richtig“ tun. Die dispositive Planung umfasst das Alltagsgeschäft und beschäftigt sich mit angemessenen Reaktionen auf Unterschiede zwischen Ist- und Soll-Zustand eines Unternehmensbereichs oder Projektes.

Wann planen?

Sicherlich kannst du dich neben dem Geschäftsalltag immer wieder mit deiner Unternehmensplanung beschäftigen – es gibt jedoch Zeitpunkte, die besonders prädestiniert dafür sind. Sinnvoll erscheint die Planung besonders

  • im Rahmen der Unternehmensgründung,
  • rund um den Abschluss eines Geschäftsjahres,
  • um neue unternehmerische Ziele zu identifizieren oder umsetzen zu können,
  • im Vorfeld von Geschäftserweiterungen,
  • vor anstehenden Finanzierungs- und Investitionsentscheidungen sowie
  • zur Vorbereitung einer (stillen) Liquidation.

Neben der Frage nach dem richtigen Zeitpunkt, um sich mit der Unternehmensplanung intensiver auseinanderzusetzen, stellt sich auch die Frage nach den betroffenen Zeithorizonten. Anders ausgedrückt: Welchen Zeitraum betrachtet die Planung?

Hier unterscheidet man grundsätzlich zwischen der

  • kurzfristigen operativen Planung (meist ein Jahr)
  • der mittelfristigen taktischen Planung (etwa 2 bis 5 Jahre) und
  • der langfristigen strategischen Planung (rund 5 bis 15 Jahre).

In der Praxis werden diese fixen Planungshorizonte immer mehr durch sogenannte rollierende Planungsmodelle ergänzt, in deren Rahmen die immer gleichen Planungsperioden mehrfach geplant werden. Auf diese Weise ist es zum Beispiel einfach, die selbe Periode über mehrere Jahre hinweg auf einen Blick zu vergleichen.

Wie planen?

Nicht nur das Was und das Wann spielen bei der Unternehmensplanung eine große Rolle. Auch das Wie der Planung solltest du vor dem eigentlichen Planungsprozess bedenken. Gemeint ist damit vor allem die Frage, welcher Planungsansatz am besten zu deinem Unternehmen passt. Die Wirtschaftswissenschaft unterscheidet grundsätzlich drei Ansätze:

  • die Top-down-Planung,
  • die Bottom-up-Planung und
  • das Gegenstromverfahren.

Die Top-down-Planung ist auch unter dem Stichwort retrograde Planung bekannt. Dabei definiert die Unternehmensleitung die strategischen, taktischen und operativen Ziele des Unternehmens und gibt diese zentralen Planvorgaben auf die weiter unten angesiedelten betrieblichen Bereiche weiter. Aufgabe der Mitarbeiter der unteren Unternehmensbereiche ist es, diese Vorgaben zu konkretisieren.

Der Bottom-up-Ansatz verfolgt eine gegensätzliche Strategie: Hier beginnt der Planungsprozess auf den unteren Ebenen deines Unternehmens. Die dezentral erhobenen Planungsergebnisse müssen zur Konsolidierung von der Unternehmensspitze zusammengeführt werden.

Eine Kombination dieser beiden Ansätze stellt das Gegenstromverfahren dar. Dieses Verfahren verspricht die genauesten und interessantesten Ergebnisse, ist aber erheblich aufwändiger und erfordert in der Regel mehrere Durchgänge. In einem umfangreichen Abstimmungsprozess werden die Ergebnisse der zentralen Planung von oben und der dezentralen Planungsergebnisse aus verschiedenen unteren Unternehmensbereichen zusammengeführt.

Wer plant?

Was die Planung umfasst und wie sie grundsätzlich ablaufen kann, weißt du nun. Aber wer ist eigentlich genau am Planungsprozess beteiligt? Für Freiberufler, Solo-Selbstständige und Gründer mit nur einem oder zwei Partnern ist diese Frage leicht zu beantworten. Je größer das Unternehmen, desto komplexer fällt jedoch die Antwort darauf aus.

Die Betriebswirtschaftslehre spricht in diesem Zusammenhang von Planungsträgern. Darunter sind Personen zu verstehen, die entweder direkt am Planungsprozess beteiligt oder von dessen Entscheidungen betroffen sind. Unterscheiden lassen sich dabei drei Gruppen:

  • Planungsverantwortliche,
  • Planungsempfänger und
  • Planungskoordinatoren.

Je nach Planungsansatz sind die Planungsträger in ganz unterschiedlichen Geschäftsbereichen bzw. auf unterschiedlichen Geschäftsebenen zu finden. Planungsverantwortliche heißen die Personen, die im engeren Sinne mit der Unternehmensplanung befasst sind. Ihr Wissen, ihre Erfahrung und ihre Erwartungen an die Zukunft spiegeln sich in der Planung wider und bilden die Basis für zukünftiges unternehmerisches Handeln.

Planungsempfänger sind sowohl innerhalb als auch außerhalb eines Unternehmens zu finden. Innerhalb des Unternehmens zählen zum Beispiel der Aufsichtsrat, die Geschäftsführung oder der Vorstand zu den Planungsempfängern. Sie stimmen gegebenenfalls über die Planung ab und setzen sie zukünftig um. Außerhalb des Unternehmens zählen beispielsweise Analysten oder Banken zu den Planungsempfängern. Ihnen hilft die Planung, das Unternehmen und seine Vorhaben sinnvoll und fair zu bewerten.

Planungskoordinatoren sind sowohl im fachlichen als auch im technischen Bereich eines Unternehmens zu finden. Ihre Aufgabe besteht darin, den reibungslosen Ablauf der Planung sicherzustellen.

Vorteile der Planung

Unternehmensführung ohne Planung gleicht einem Blindflug im vollen Luftraum: Nur mit viel Glück entgeht man einer Katastrophe. Wenn du planst, informierst du dich über den Ist-Zustand und über Ergebnisse bereits abgeschlossener Geschäftsperioden. Du setzt dir mit diesem Wissen im Hintergrund Ziele. Diese Ziele entspringen damit nicht deinem Wunschdenken: Sie basieren auf nachprüfbaren Fakten, was sie realistischer und leichter erreichbar erscheinen lässt. Zudem wirken sie anspornend auf deine Mitarbeiter und überzeugend bei Verhandlungen mit Kooperations- und Finanzierungspartnern. Zu den weiteren Vorteilen einer soliden Unternehmensplanung zählen:

  • Vermeidung von Mehr- und Doppelarbeit im Unternehmen
  • Voraussetzung, um Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand zeitnah zu erkennen und angemessen zu agieren
  • Optimierung der Liquiditätsplanung, etwa durch Nutzung von Skonti oder rechtzeitiger Einforderung benötigter Liquidität
  • effizientere Unternehmenssteuerung mit relativ geringem zeitlichen und finanziellen Aufwand
  • schnelle und aussagekräftige Übersicht über Unternehmens-, Produkt- und Marktentwicklung
  • Identifikation neuer Märkte, Zielgruppen oder Geschäftsbereiche.

Zweck der Planung

Mit den Vorteilen einer seriösen Unternehmensplanung und dem Wissen darum, was Gegenstand der Planung ist, erschließt sich dir auch schnell der Zweck deiner Unternehmensplanung. Ganz grundsätzlich betrachtet ist sie Teil und Basis des Managementkreislaufs.

Der Managementkreislauf umfasst eine Abfolge von Phasen, die im Management eines Unternehmens auftreten. Am Anfang steht die Erhebung entscheidungsrelevanter Unternehmens-, Produkt- und Marktdaten, etwa in Form einer SWOT-Analyse.

Die SWOT-Analyse beleuchtet Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken deines Unternehmens (oder Produktes oder Projektes usw.) und liefert damit die Datengrundlage für deine Unternehmensplanung. Der Planung folgen nun diese weiteren Phasen:

  • Durchführungsphase, in der Produkte, Programme oder Projekte initiiert werden
  • Soll-Ist-Abgleich zur Überprüfung, ob die gegenwärtige Entwicklung der Planung entspricht
  • Abweichungsanalyse infolge des Soll-Ist-Abgleichs, welche die Höhe der Abweichung bemisst
  • Datenvergleich und Gegensteuerung.

Am Ende dieser Abfolge steht erneut die Analyse des Ist-Zustandes, beispielsweise in Form der SWOT-Analyse, was den Kreislauf von vorn beginnen lässt. Aufgabe der Planung in diesem Setting ist es, die Basis für deine Zielvorgaben zu liefern – und zum rechtzeitigen Erkennen von Abweichungen von diesen Zielen.

Ebenen der Unternehmensplanung

Du hast sicher schon bemerkt, dass eine Unternehmensplanung ein komplexes Vorhaben ist. Aber es geht noch komplexer: Die Gesamtplanung lässt sich in drei verschiedene Ebenen unterteilen, die

  • strategische,
  • taktische und
  • operative Unternehmensplanung.

Die verschiedenen Ebenen bilden unterschiedliche Zeiträume ab. Fügt man sie zusammen, umfasst die gesamte Unternehmensplanung Maßnahmen und Ziele für lange Dekaden, überspannende Zeiträume ebenso wie für überschaubare Zeiträume von wenigen Jahren oder auch nur einem Geschäftsjahr. Ursache dafür ist die Erkenntnis, dass sich Ziele und Maßnahmen unterschiedlicher Zeiträume voneinander unterscheiden und durch die Aufsplittung eine genauere Planung erfolgt.

Was ist strategische Unternehmensplanung?

Die strategische Planung gilt als eine Hauptaufgabe des strategischen Managements. Sie betrachtet die langfristige Ausrichtung eines Unternehmens und hat zum Ziel, die „richtigen Dinge“ zu identifizieren, die das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig und attraktiv für Partner und Kunden machen. Konkret widmet sie sich Aufbau, Pflege, Kombination und Rückzug von Erfolgspotenzialen, um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Basis der strategischen Planung stellt die Analyse deines Unternehmens und der Umwelt, beispielsweise anhand des Five-Forces-Modells, dar. Das Ergebnis der Analyse bildet die Grundlage zur Entwicklung der Unternehmensleitbilder, die oftmals Teil der Unternehmensphilosophie sind. Aus dem Leitbild, aber auch aus der SWOT-Analyse, der Szenario-Analyse und mehreren Portfolios ergibt sich eine Auswahl an Strategien. Zu den wichtigsten Strategien (und gleichzeitig Erfolgsfaktoren) zählen Differenzierung und Kostenführerschaft.

Aus der gewählten Strategie ergeben sich Maßnahmen, mit denen du deine strategischen Ziele erreichst. Hast du eine Auswahl getroffen, folgt die Umsetzung und das Controlling.

Was ist taktische Unternehmensplanung?

Die taktische Planung fokussiert in der Regel auf die kurz- bis mittelfristige Planung, deckt also einen Planungszeitraum von etwa drei bis fünf Jahren ab. Während du dich bei der strategischen Planung insbesondere mit der Identifikation von Erfolgspotenzialen befasst, beschäftigst du dich bei der taktischen Planung eher mit der praktischen, innerbetrieblichen Umsetzung. Dazu

  • leitest du aus der Strategie handfeste operationale Ziele ab,
  • identifizierst du die notwendigen Ressourcen und
  • legst die erforderlichen Maßnahmen fest, um die beschlossenen Ziele zu erreichen.

Da die taktische Unternehmensplanung deinen innerbetrieblichen Bereich betrifft, benötigt sie keine außerbetrieblichen Daten zur Entscheidungsfindung. Stattdessen nutzt sie die Vielzahl der innerbetrieblichen Informationen, um die Planung detailreicher und genauer als die strategische Planung zu gestalten. Beachte, dass die taktische Planung der strategischen im zeitlichen Ablauf folgen muss, um möglichst genau zu sein.

Was ist operative Unternehmensplanung?

Die operative Planung baut auf der strategischen und taktischen Unternehmensplanung auf. Sie betrachtet einen kurzfristigen Planungszeitraum, in der Regel ein Geschäftsjahr. In der operativen Planung geht es ums Tagesgeschäft und darum, die „Dinge richtig“ zu tun. Ihre Basis ist die Deckungsbeitragsrechnung: Aus ihr ergibt sich, welche Produkte im Fokus deiner Vertriebsbemühungen stehen sollen und wie hoch die damit einhergehenden Fixkosten im optimalen Fall sein dürfen.

Zu den Ergebnissen der operativen Planung zählen

  • der Finanzplan,
  • der Investitionsplan,
  • der Personalplan sowie
  • die Mengen- und Werteflussplanung.

Was bringt mir die integrierte Unternehmensplanung?

Bei der integrierten Planung betrachtest du keine einzelnen Zeitabschnitte oder Unternehmensbereiche – du verknüpfst systematisch sämtliche Teilplanungen, Vorgänge und Geschäftsvorfälle in einem geschlossenen System. Zu den Inhalten der integrierten Unternehmensplanung zählen damit zum Beispiel

  • Bestandsdaten
  • Bilanz-, Finanz- und Wirtschaftsplanung
  • Cashflow-Pläne
  • Darlehenspläne
  • Plan-Kennzahlen
  • Soll-Ist-Abweichungen
  • Spartenerfolgsplan.

Der größte Vorteil dieser Planungsform besteht darin, dass sie das Zusammenspiel einzelner Maßnahmen verdeutlicht und damit erheblich zu

  • Entscheidungsfindung
  • Identifizierung von Finanzierungsbedarf
  • Konkretisierung der Planung
  • Krisenfrüherkennung
  • Transparenz sowie
  • zur verbesserten Führung und Steuerung

beiträgt.

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