Wie hilft mir ein Finanzplan bei meiner Gründung?

Kaum ein Tool wird von angehenden Selbstständigen so unterschätzt wie der Finanzplan. Eine solide Planung der Finanzen dient dazu, deine zukünftigen Geschäftspartner zu überzeugen und ist optimal geeignet für die Steuerung deiner Geschäftstätigkeit. Die Finanzplanung begleitet dich im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit und sollte auch in den kommenden Jahren unabhängig von der Entwicklung der Geschäfte zu deinem ständigen Handwerkszeug gehören. Wenn dir das gelingt, nutzt du das Potenzial des Tools voll aus.

Wofür du eine Finanzplanung benötigst

Kaum befasst du dich zum ersten Mal mit einer Existenzgründung, stellen dir potenzielle Partner, Banken und Investoren eine Frage, die dir vielleicht ein wenig Unbehagen bereitet: Wie steht es um deinen Finanzplan für das erste Jahr und für die Folgejahre deiner Geschäftstätigkeit? Diese Frage ist verständlich, denn ein solcher Plan ist Teil deines Businessplans. Er ist deshalb ein ganz wesentlicher Bestandteil einer guten Vorbereitung, wenn du dich selbstständig machen willst.

Du brauchst einen Finanzplan, wenn du mit weiteren Geschäftspartnern gründen willst, wenn du einen Gründungszuschuss beantragen musst, wenn eine Finanzierung deines Vorhabens durch einen Kreditgeber notwendig ist oder wenn du sogar einen solventen Investor für dein Start-up suchst. Wann immer du jemanden von der Tragfähigkeit deines Vorhabens überzeugen willst, musst du die Planung deiner Finanzen aufzeigen.

Doch das ist nicht der einzige Grund, warum dieser Plan so wichtig ist. Einmal erstellt, kannst du das Zahlenwerk hervorragend für den Abgleich mit den Ist-Zahlen nutzen. Für dich als Gründer ist diese Ausarbeitung also elementar wichtig, um die Finanzen deines Unternehmens von Anfang an zu kontrollieren und zu steuern.

So erstellst du einen Finanzplan

Vereinfacht gesagt, handelt es sich bei einer Finanzplanung um eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Für die Erstellung nutzt du eine Finanzplan-Vorlage, die du als Download aus dem Internet herunterladen kannst. Es ist aber auch möglich, eine IT-Software dazu zu verwenden. Unabhängig von deiner favorisierten Variante musst du darauf achten, alle Einnahmen und Ausgaben aufzuführen, die du im laufenden Geschäftsbetrieb verzeichnest. Vielleicht hast du schon einmal einen eigenen Finanzplan für deine privaten Ausgaben erstellt. Dann weißt du, wie wichtig eine vollständige Erfassung deiner finanziellen Situation ist. Nur wenn du alle Mittelzuflüsse und Abgänge im Detail aufführst, kannst du daraus deinen Umsatz und deinen Gewinn pro Monat berechnen. Du bekommst dadurch schnell eine Übersicht, wie es um deine liquiden Mittel bestellt ist und wann du mit einem Engpass rechnen musst.

1. Suche dir eine nutzerfreundliche Software aus

Bevor du beginnst, deinen Plan zu erstellen, kümmerst du dich um das Finanzplan-Tool, mit dem du zukünftig arbeiten willst. In der ersten Zeit nach der Gründung möchtest du vielleicht Geld sparen und ein IT-Programm mag in dieser Phase noch zu teuer sein. In diesem Fall kannst du deinen Finanzplan sehr gut mit Hilfe einer Tabelle in Excel erstellen, das reicht für einen Existenzgründer in der ersten Zeit absolut aus. Du musst kein Spezialist für Excel sein, denn die Grundfunktionen sind am Anfang ausreichend. Wenn du Schritt für Schritt vorgehst und deinen Plan anhand einer durchdachten Vorlage aus dem Internet aufbaust, solltest du mit dem Programm gut auskommen. Übrigens kannst du mit dem Tabellenkalkulationsprogramm nicht nur deinen Finanzplan erstellen, sondern weitere Planungen damit anfertigen. Dazu gehören zum Beispiel eine Berechnung deines Kapitalbedarfs, deiner Investitionen oder eine Liquiditätsplanung, die ebenfalls Teil deines Businessplans für deine Existenzgründung sein sollten.

2. Trage Erträge und Kosten zusammen

Sobald du dich entschieden hast, mit welchem Tool du deinen Finanzplan erstellen willst, wird es spannend. Jetzt musst du die voraussichtlichen Eingänge und Ausgänge pro Monat ermitteln. Wie du dazu vorgehst, hängt von deiner Geschäftsidee und der Art deiner Tätigkeit ab. Wenn du etwas verkaufst, kalkulierst du zuerst die Menge der verkauften Ware und ermittelst daraus den Umsatz. Davon ziehst du deine Kosten ab. Achte darauf, dass du realistisch planst und nicht zu optimistisch vorgehst. Bedenke, dass du als Gründer dazu angehalten bist, deinen Umsatz und deine Gewinne nach den Grundsätzen der vorsichtigen kaufmännischen Berechnung zu kalkulieren. Das bedeutet, du sollst alle Zahlen so angeben, wie sie deiner Meinung nach möglich sind. Für dich als Existenzgründer ist es am Anfang übrigens besser, etwas vorsichtiger zu kalkulieren und alle Gewinne etwas niedriger anzusetzen. Führe in deinem Finanzplan unbedingt die laufenden Kosten auf und unterscheide sie nach fixen und variablen Kosten. Fixe Kosten fallen unabhängig davon an, ob du Umsatz generierst oder nicht. Variable Kosten steigen mit der Menge der hergestellten Waren oder Dienstleistungen.

3. Kalkuliere die wichtigsten Kennzahlen deines Start-ups

Du hast jetzt alle wichtigen Plandaten gesammelt und in deiner Vorlage eingetragen. Darauf aufbauend kannst du einige Kennzahlen berechnen, die für dich als Unternehmer ausschlaggebend sind. Excel bietet dir als IT-Programm einige wichtige Funktionen, mit denen du solche Kennzahlen leicht rechnen kannst. Vermutlich legst du besonderen Wert auf den Umsatz und den Gewinn pro Monat. Vielleicht willst du aber auch wissen, in welchen Monaten du voraussichtlich mit einem Verlust rechnen musst.

Kennzahlen aus deiner Liquiditätsplanung sind ebenfalls wichtig und eine Rentabilitätsvorschau sollte ebenso ein fester Bestandteil deiner Berechnungen sein. Einerseits kannst du dich an einer Vorlage oder einem Muster aus dem Internet orientieren, andererseits kannst du dich auch selbst fragen, welche Indikatoren für dich als Unternehmer wichtig sind. Diese berechnest du dann mit Hilfe deiner Software jeden Monat und hast damit ein aussagekräftiges Instrument für die Steuerung deines Unternehmens an der Hand.

Wie du mit einem Finanzplan arbeitest

Du weißt nun, wie du einen Plan deiner Finanzen erstellen kannst und wie du wichtige Kennzahlen ermittelst. Du hast gelernt, dass die Rentabilitätsvorschau Teil deiner Kalkulation sein sollte. Jetzt ist es an der Zeit, mit deinen geplanten Zahlen zu arbeiten und die Geschäftsentwicklung deiner Firma zu steuern. Das gelingt dir, indem du die aktuelle Entwicklung in regelmäßigen Abständen in deine Vorlage einträgst. Du erkennst so sehr schnell, wenn sich Abweichungen zwischen Plan und Ist ergeben.

Sofern diese Abweichungen positiv sind, weil deine Gewinne höher ausfallen oder deine Kosten geringer sind, als du kalkuliert hattest, besteht kein Handlungsbedarf. Als Existenzgründer musst du aber reagieren, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen oder wenn dir sogar ein Verlust droht. Sofern du deine Zahlen im Abstand von wenigen Wochen überprüfst, solltest du rechtzeitig feststellen, wenn sich eine Entwicklung einstellt, die du nicht vorhergesehen hast. Du bist dann in der Lage, gezielte Maßnahmen zur Steuerung einzuleiten, damit deine Firma auf Kurs bleibt.

Wie du deine Finanzplanung sinnvoll abrundest

Eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben solltest du um weitere Berechnungen ergänzen. Dadurch erarbeitest du eine solide Basis für deinen Businessplan, den du deiner Bank, einem Investor oder einem Sachbearbeiter bei der Arbeitsagentur bei der Beantragung von Krediten oder Zuschüssen vorlegst. Vielleicht ist für die Umsetzung deiner Geschäftsidee Geld für eine größere Investition erforderlich. Dann musst du aufzeigen, wann mit welchem Kapitalbedarf zu rechnen ist und wann du eine Finanzierung benötigst.

Mit einer Plan-Bilanz wertest du deinen Businessplan ebenfalls auf. Vereinfacht gesagt, erfasst du darin dein Vermögen und deine Schulden zusammen. Direkt nach einer Existenzgründung sind deine Geschäftszahlen vielleicht noch überschaubar, sodass du keine Bilanz erstellen musst. Aber sie hilft dir den Überblick zu behalten und gibt auch deiner Bank oder einem interessierten Investor einen guten Einblick in die Entwicklung deiner Firma. Ein Muster für eine Bilanz findest du als Download im Internet.

Was sonst noch zu deinem Businessplan gehört

Der Finanzplan ist ein wichtiger Bestandteil deines Businessplans. In einer professionellen Ausarbeitung deines Businessplans darf auch ein Executive-Summary (Zusammenfassung) nicht fehlen. Dieser sollte gleich auf der ersten Seite stehen und alle wichtigen Kernaussagen enthalten, die für eine Bank oder für einen Investor bei einer Finanzierung ausschlaggebend sind. Dazu gehören zum Beispiel Zahlen, Daten und Fakten zur geplanten Geschäftsentwicklung, zu Ausbauplänen oder zum Marktanteil. Das Dokument selbst erstellst du mit einer guten Businessplan-Software. Sie gibt dir noch weitere Anhaltspunkte, wie du deine Ausarbeitung ansprechend gestaltest und mit aussagekräftigen Daten ergänzt.

Es ist sehr zu empfehlen, deinen Businessplan von einer fachkundigen Stelle beurteilen zu lassen, bevor du ihn der Bank oder dem Arbeitsamt übergibst. Ein Steuerberater erkennt vermutlich recht leicht, wo deine Argumentation oder eine Berechnung noch Raum für Verbesserungen lässt oder wo ein Gedankengang nicht logisch ausgeführt ist. Auch ein spezialisierter Berater bei der Industrie- und Handelskammer oder bei deiner Handwerkskammer hilft dir sicher gerne weiter. Bedenke, dass du mit deinem Businessplan und mit allen Berechnungen deine Geschäftsidee verkaufst und fremde Menschen von deinem Projekt überzeugst. Deshalb ist es wichtig, dass alle Unterlagen stimmig und vollständig sind. Businessplan und Finanzplan begleiten dich und deine Firma in den ersten Jahren und sind wichtige Steuerungsinstrumente für dich. Diese Chance solltest du dir als Existenzgründer nicht entgehen lassen.