Wie berechne ich als Selbstständiger meinen Stundensatz?

Als Freelancer, Freiberufler oder Gewerbetreibender möchtest du gut verdienen. Zumindest willst du – gerade in der Startphase deines Unternehmens – von deiner Arbeit leben können. Für die Berechnung des richtigen Stundensatzes heißt dies, realistisch zu kalkulieren. Andererseits müssen die Kunden – vor allem neue Kunden – bereit sein, einen entsprechenden Preis zu zahlen. Der Stundenlohn darf deshalb nicht zu hoch ausfallen. Wie du einen realistischen Stundensatz berechnest, erfährst du hier.

Dein Stundenlohn hängt nicht nur von deinen Wünschen ab

Den eigenen Stundensatz selbst berechnen? Das klingt natürlich gut. Aber die Berechnung funktioniert natürlich nicht nach dem einfachen Prinzip „Für wie viel Geld pro Stunde möchte ich arbeiten?“. Dahinter steckt eine ausgeklügelte Stundensatz-Berechnung, die bei der Kalkulation nicht nur deine persönlichen Wünsche berücksichtigt.

Als Freiberufler musst du deine monatlichen Kosten, zu denen beispielsweise auch Löhne für Angestellte und Honorare für freie Mitarbeiter zählen, aus der eigenen Tasche bezahlen. Deine gesamten monatlichen Ausgaben, die Wünsche der Kunden und die Marktsituation musst du bei der Stundensatz-Kalkulation berücksichtigen. Das Ergebnis führt zu einem durchschnittlichen Stundensatz, der hoch genug für einen gewissen Gewinn ist. Erst dann ist für dich als Selbstständiger ein angemessenes Gehalt gewährleistet.

So verwendest du einen Stundenlohnrechner richtig

Für deinen eigenen Stundenlohnrechner reicht oft schon eine Excel-Vorlage. Aber auch Online-Rechner für die Kalkulation des Stundensatzes stehen bei Selbstständigen hoch im Kurs. Sie erleichtern die Arbeit und sparen viel Zeit im Vergleich zur Verwendung einer Excel-Vorlage. Als Freiberufler solltest du aber gerade am Anfang kontrollieren, nach welchem Prinzip das jeweilige Tool arbeitet. Bei vielen Online-Rechnern gibst du zuerst einen Stundensatz ein. Nach der Eingabe weiterer Daten erfährst du, ob dieser Stundenlohn deine Kosten deckt oder nicht.

Beliebt ist diese dreistufige Rechnung, mit der du Schritt für Schritt zu einem angemessenen Stundensatz gelangst:

1. Deine Arbeitszeit herausfinden

Das ist die erste, entscheidende Frage: Wie viele Arbeitstage und -stunden hat das Jahr überhaupt für dich? Ein Rechenbeispiel:

• Wenn du Wochenenden und Feiertage, Urlaube und Krankheitstage berücksichtigst, bleiben von 365 Tagen etwa 220 Arbeitstage übrig.
• Das sind zirka 17 Arbeitstage pro Monat.
• Durch weitere Berechnungen kommst du auf etwa 130 bis 150 Arbeitsstunden pro Monat (je nachdem, wie viele Stunden pro Tag du arbeitest).

Für viele Freelancer und Freiberufler sind solche Arbeitszeiten jedoch utopisch. Wenn die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwinden, wird es schwer, die Arbeitszeit konkret festzulegen. Welche Stunden sind überhaupt abrechenbar? So ist zum Beispiel bei einem PR-Berater der Anteil der abrechenbaren Stunden verhältnismäßig gering, weil in dieser Branche viel Zeit in die Kundenakquise fließt. Auch hieran solltest du bei der Berechnung deiner Honorare denken.

2. Wie hoch sind deine Betriebsausgaben?

Nach demselben Prinzip gehst du bei deinen Betriebsausgaben vor. Dazu zählen Miete, Gehalt für die Angestellten, Kosten für Werbung, Reisen, Telekommunikation, Weiterbildung, Mobilität, Bürobedarf und vieles mehr. Auch diese Kosten stellst du pro Jahr, beziehungsweise Monat auf und rechnest sie auf deine Arbeitsstunden herunter.

3. Das Ergebnis: Gewinn, Verlust oder Break-even?

Deine Betriebsausgaben pro Stunde ergeben einen Euro-Betrag, beispielsweise 20 Euro. Dies ist der Stundensatz, der deine Betriebskosten abdeckt – der sogenannte Break-even. Mit einem solchen Stundensatz erzielt dein Betrieb keinen Gewinn, aber auch keinen Verlust.

Der Break-even ist der Preis für eine Arbeitsstunde, bei der du zum Selbstkostenpreis arbeitest. In vielen Situationen kann sich diese Kalkulation jedoch für dein Unternehmen bezahlt machen. Ein Beispiel: Es kommt dir darauf an, einen wertvollen neuen Kunden zu gewinnen oder einen bestehenden Kunden zu halten. Schließlich ist es regelmäßig auch besser, überhaupt zu arbeiten, als komplett unproduktive Zeiten in Kauf zu nehmen. Oft führen gerade die produktiven Stunden in einem Betrieb zu neuen Ideen, die langfristig für neue Umsätze sorgen. Und mit einer Arbeit zum Selbstkostenpreis sicherst du dir zumindest diese produktiven Stunden.

Jetzt liegt es an dir, festzulegen, wie viel Gewinn du pro Stunde erzielen möchtest. Du kannst in deine Berechnung jedoch auch noch weitere Werte einfließen lassen.

So berechnest du weitere Ausgaben und Einnahmen

Weitere Ausgaben sind das Geld, das du beispielsweise für Wohnungsmiete oder Kranken- und Rentenversicherung ausgibst. Auch diese Ausgaben können in die Berechnung des Stundensatzes einfließen. Während der betriebsbezogene Wert angibt, zu welchem Stundensatz dein Unternehmen wirtschaftlich arbeitet, berechnest du jetzt, mit welchem Stundenlohn du deine gesamte persönliche Lebenshaltung finanzieren kannst. Dieses Verfahren bietet sich insbesondere für Freelancer an, die ganz allein arbeiten.

Auch weitere Einkünfte können die Berechnung eines realistischen Stundensatzes beeinflussen. Zu den weiteren Einkünften, die in die Rechnung einfließen, gehört zum Beispiel das Gehalt deines Ehepartners. Es ist klar: Gerade am Anfang hast du einen großen Vorteil, wenn du eine gewisse finanzielle Basis hast. Sie erlaubt es dir als Freelancer, deinen Kunden attraktive Preise anzubieten, ohne dass deine Existenz gefährdet ist.

Deinen Stundensatz berechnest du nur für dich

Wichtig: Diese Stundensatzberechnungen geben dir immer nur eine grobe Orientierung. Bei Verhandlungen mit Auftraggebern oder Kunden kommen diese Aspekte natürlich nicht zur Sprache. Hier zählen immer nur die Marktgesetze. Klar ist aber: Je niedriger deine Fixkosten sind, umso günstiger kannst du die Preise für deine Kunden gestalten und dabei trotzdem noch in der Gewinnzone bleiben.

Sehr wichtig ist auch, dass du mit deinem Stundenlohn nicht erheblich von den marktüblichen Gepflogenheiten abweichst. Was marktüblich ist, bestimmt sich immer nach der Branche, in der du tätig bist. Für die branchenspezifischen Stundensätze bieten oft auch Daten des Statistischen-Bundesamts eine gute Orientierung. Hier sieht man zum Beispiel, dass in der IT-Branche andere Vergütungen bezahlt werden als im Handwerk.

Wie berechnest du die steuerliche Belastung?

Auch die Steuer ist ein wichtiger Aspekt in deinem Leben als Freelancer, Freiberufler oder Gewerbetreibender. Besonders zwei Steuerarten spielen hier eine Rolle: die Umsatzsteuer und die Einkommensteuer.

Umsatzsteuer

Beachte, dass bei der Stundensatzberechnung nur das Netto-Einkommen zählt. Die Steuer (Umsatzsteuer) ist dabei ein durchlaufender Posten. Das Ergebnis ist also ein Netto-Stundensatz. Wenn du nicht gerade Kleinunternehmer bist, musst du in der Regel 19 Prozent des eigenen Stundensatzes als Umsatzsteuer deinen Geschäftspartnern zusätzlich berechnen. Wenn diese ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sind, können sie sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Wenn die Kunden aber Endverbraucher sind, spielt die Umsatzsteuer hier psychologisch eine Rolle.

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer wiederum hängt immer von deiner individuellen Lebenssituation ab. Wenn du verheiratet bist und dein Lebenspartner beispielsweise als Angestellter Geld verdient, wirst du auch bei geringen Gewinnen Einkommensteuer bezahlen müssen. Zu diesem Thema solltest du einen Steuerberater oder einen Gründercoach befragen.

Fazit

Deine Zeit ist kostbar. Gerade für Freelancer und Freiberufler zählt jede Stunde. Damit dein Unternehmen von Anfang an realistische Chancen hat, solltest du ein wenig Zeit auf die Stundensatzberechnung verwenden. Dieser Wert bietet eine gute Grundlage für die Festlegung von Preisen für deine Kunden. Letztlich kommt es bei der Frage, welche Entlohnung du für deine Leistungen verlangen kannst, entscheidend auf die Situation deines Marktes an. Hierfür wirst du bei deiner Tätigkeit als Selbstständiger ein immer besseres Fingerspitzengefühl entwickeln.