Was ist das Handelsregister und wofür gibt es dieses?

Das Handelsregister in ein zentrales Verzeichnis für Unternehmer. Es wird vom Amtsgericht geführt und gibt Auskunft über Unternehmen, die in der dazugehörigen Region tätig sind. Es liefert dir die wichtigsten Daten einer Firma und soll für Transparenz im Geschäftsalltag sorgen. Für Selbstständige, Kaufleute und Kapitalgesellschaften ist es unter Umständen Pflicht, eine Eintragung vorzunehmen. Ob du betroffen bist und was du noch zum Thema Handelsregister wissen musst, erklärt dir dieser Ratgebertext.

Die Geschichte des Handelsregisters

Das Handelsregister wurde erstmals 1820 in Berlin eingeführt. Damals führte die Berliner Kaufmannschaft das Register noch selbst. Erst ab dem 24. Juni 1861 ging die Zuständigkeit an den Bund über. Dieser übertrug die Aufgabe den jeweils zuständigen Registergerichten. Lange Zeit änderte sich nicht viel an der Art des Registers. Neueintragungen wurden bis zum 31. Dezember 2008 durch Veröffentlichung in Zeitungen öffentlich bekannt gegeben. Durch eine EU-Reform änderte sich das Format des Handelsregisters ab diesem Zeitpunkt. Seitdem wird das Register rein elektronisch geführt. Informationen über Unternehmen können nun auch über das Internet abgerufen werden. Das Handelsregister ist darüber hinaus beim jeweiligen Registergericht einsehbar. In der Regel handelt es sich dabei um das Amtsgericht, das für deinen Bezirk zuständig ist.

Welche Daten werden im Handelsregister eingetragen?

Im Register werden verschiedene Daten hinterlegt, die Auskunft über den Unternehmer und die Firma geben. Zu den Angaben, die auf jeden Fall gemacht werden müssen, gehören Sitz und Anschrift, Name der Firma sowie die Rechtsform des Unternehmens. Viele weitere Informationen sind nur verpflichtend, wenn sie für das jeweilige Unternehmen zutreffend sind. Zu diesen Daten zählen beispielsweise der Name des Geschäftsführers, das Stammkapital oder die Adressen von Zweigstellen. Folgende Informationen müssen, sofern für dein Unternehmen zutreffend, bei einer Eintragung angegeben werden:

  • Name der Firma
  • Unternehmensform
  • Hauptsitz und Anschrift
  • Anschrift aller Zweigniederlassungen
  • Grund- und Stammkapital
  • Unternehmensgegenstand
  • Inhaber und, wenn zutreffend, vertretungsberechtigte Personen, Geschäftsführer, Vorstand sowie Prokuristen
  • Kommanditisten und Mitglieder des Unternehmens
  • Informationen über etwaige Insolvenzverfahren, Auflösung oder Umwandlung

Welchen Sinn und Zweck erfüllt das Handelsregister?

Das Register hat gleich mehrere Aufgaben. Zum einen soll es für Transparenz und Vertrauen im Geschäftsalltag sorgen. Du kannst dir damit Informationen über Unternehmen einholen, beispielsweise, wenn du planst, ein größeres Geschäft mit einem anderen Unternehmen abzuschließen. Das Handelsregister gibt dir Auskunft darüber, wie hoch die Haftungssumme ist oder ob die Firma eventuell bereits Insolvenz angemeldet hat. Zum anderen fungiert das Register auch als Namensschutz. Ist bei deinem Registergericht bereits eine Firma unter einem bestimmten Namen registriert, kannst du diesen Namen nicht mehr für deine Firma verwenden.

Was hat es mit den beiden Abteilungen im Handelsregister auf sich?

Jedes Handelsregister besitzt zwei Abteilungen. Diese sind das HRA und das HRB. Der Unterschied zwischen den beiden besteht in der Rechtsform der gelisteten Unternehmen. Im Handelsregister A werden nur Einzelunternehmer, Personengesellschaften wie eine GbR oder eine OHG sowie wirtschaftliche Vereine eingetragen. Das Handelsregister B hingegen ist reserviert für Kapitalgesellschaften. Du findest hier Informationen über GmbHs, AGs oder KGaAs.

Eintragung im Handelsregister

Wer muss sich im Handelsregister eintragen?

Entscheidend ist zunächst die Rechtsform deines Unternehmens. Führst du eine GmbH oder bist Teil einer OHG, dann musst du eine Eintragung zwingend vornehmen lassen. Gleiches gilt für eine AG. Auch gewerbetreibende Kaufleute sind verpflichtet, sich im Handelsregister eintragen zu lassen. Für alle diese Unternehmensformen gilt, dass die Pflicht sofort mit der Gründung eintritt. Wenn du als Einzelunternehmen tätig bist und dich im Register einträgst, wirst du automatisch zu einem Kaufmann.

Bei Einzelunternehmen oder einer GbR ist die Gesetzeslage nicht immer eindeutig. Das Handelsgesetzbuch, kurz HGB, legt fest, dass alle Gewerbebetriebe sich eintragen lassen müssen. Dies schließt bereits Freiberufler aus, zu denen zum Beispiel Steuerberater, Ärzte oder Rechtsanwälte gehören. Auch Kleingewerbetreibende sind von der Pflicht der Eintragung befreit. Das Gesetz definiert Kleingewerbetreibende folgendermaßen: „Unternehmen [, das] nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.“

Feste Grenzen, etwa bezüglich des Jahresumsatzes, des Gewinns oder der Arbeitnehmerzahl, gibt es hingegen nicht. Als Anhaltspunkt dienen dennoch Faktoren wie der Jahresumsatz, das Betriebsvermögen oder die Anzahl der Angestellten. In der Regel geht man davon aus, dass die kaufmännische Grenze bei 250.000 Euro Jahresumsatz, einem Betriebsvermögen von 100.000 Euro oder mindestens fünf Angestellten erreicht wird. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du eine Eintragung vornehmen musst, dann wende dich an dein zuständiges Registergericht. Dieses bewertet anhand deines Unternehmensgegenstandes sowie deiner Umsatzdaten, ob eine Eintragung Pflicht ist oder nicht.

In vielen Fällen hast du die Wahlmöglichkeit, ob du eine Eintragung vornehmen willst oder nicht. Land- und Forstwirte zum Beispiel sind generell von der Pflicht zur Eintragung befreit. Sie können jedoch freiwillig einen Antrag stellen und gelten dann vor dem Gesetz als Kaufleute. Gleiches gilt für Freiberufler sowie alle Kleingewerbetreibenden. Somit steht es jedem Selbstständigen frei, sich eintragen zu lassen, wenn man als offizieller Kaufmann geführt werden und sich im Geschäftsalltag auf das HGB berufen möchte.

Wie trage ich mich im Handelsregister ein?

Eine Eintragung erfolgt in der Regel auf Antrag. Du musst dich also selbst darum kümmern, beim zuständigen Registergericht eine Aufnahme zu beantragen. Behörden stellen hierfür eine spezielle Software bereit, die du herunterladen kannst. Die EGVP-Software ist für Windows und Linux verfügbar. Ebenfalls wird das Programm genutzt, wenn du Änderungen für eine bestehende Eintragung übermitteln möchtest.

Unterlagen, die du im Verlauf des Anmeldeprozesses einreichen musst, werden jedoch nach wie vor in Papierform benötigt. Damit nicht genug – es muss sich um Originaldokumente handeln, die darüber hinaus noch von einem Notar beglaubigt werden müssen. Es ist auch möglich, die entsprechenden Unterlagen direkt vom Notar zum Amtsgericht schicken zu lassen. Viele Notare verfügen über eine digitale Schnittstelle zum Amtsgericht, sodass die Dokumente ohne Wartezeit übersendet werden können. Bei bestimmten Gesellschaftsformen, zum Beispiel der GmbH, wird bei der Gründung ein Gesellschaftsvertrag erstellt. Dieser muss bei der Eintragung ebenfalls vorgelegt werden. Zusätzlich muss der Gesellschaftsvertrag von einem Notar beurkundet sein. Für die Anmeldung benötigst du somit zwingend die Unterstützung eines Notars.

Wann muss ich mich eintragen lassen?

Eine Eintragung muss grundsätzlich zusammen mit der Gründung deiner Firma erfolgen. Dies gilt jedoch nur, wenn du laut HGB zur Eintragung verpflichtet bist. Wenn du dich freiwillig eintragen lassen möchtest, gibt es keine zeitliche Grenze. Für viele Gesellschaften gilt somit, dass sie den Antrag stellen müssen, bevor sie mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit beginnen. Ebenfalls wird für den Zeitraum, bis die Eintragung vom Registergericht vorgenommen wurde, ein Sonderstatus zugewiesen. So trägt eine zukünftige GmbH während dieser Zeit den Status GmbH i. G., was „in Gründung“ bedeutet. Auch eine OHG muss sich vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit um die Aufnahme ins Register bemühen. Anders hingegen, wenn du als Freelancer tätig bist oder dich freiberuflich zusammen mit anderen in einer GbR betätigst: In diesen Fällen gibt es ebenfalls keine Eintragungspflicht, sodass du bedenkenlos mit deiner Arbeit beginnen kannst.

Was passiert, wenn ich die Eintragung vergesse?

Wenn du nach dem HGB dazu verpflichtet bist, dich im Handelsregister einzutragen, dann solltest du dies unverzüglich tun. Das Gesetz sieht faktisch keine Frist vor, in der du eine Eintragung vornehmen musst, sondern besagt, dass die Anmeldung fester Bestandteil der Unternehmensgründung ist. Du musst einen Antrag somit stellen, bevor du mit deiner Geschäftstätigkeit beginnst. Solltest du dieser Pflicht nicht nachkommen, sieht der Gesetzgeber Zwangsgelder vor. Diese können bis zu 5.000 Euro betragen.

Welche Änderungen an meinem Unternehmen muss ich eintragen lassen?

Im Laufe der Geschäftstätigkeit kommt es immer wieder zu Änderungen. Nicht alle von diesen musst du dem Registergericht mitteilen, einige hingegen jedoch schon. Wenn du beispielsweise deinen Sitz verlegst, musst du deine neue Adresse unverzüglich eintragen lassen. Vor allem Kaufleute, die ihren Hauptwohnsitz als Adresse angegeben haben, sollten dies unbedingt beachten. Weiterhin sind vor allem Kapitalgesellschaften wie GmbHs von Pflichtänderungsmeldungen betroffen. Wenn sich zum Beispiel das Stammkapital verändert oder die Satzung geändert wird, muss der entsprechende Eintrag korrigiert werden. Auch personelle Veränderungen müssen unverzüglich gemeldet werden. Dies betrifft alle Daten, die im Handelsregister vermerkt sind. Bei einer GmbH muss zum Beispiel immer der aktuelle Geschäftsführer vermerkt sein. Wenn deine OHG einen neuen Gesellschafter aufnimmt oder ein Teilhaber die Gesellschaft verlässt, muss auch dieses eingetragen werden. Schlussendlich bist du auch verpflichtet, dem Amtsgericht mitzuteilen, wenn du deine Geschäftstätigkeit aufgibst. In diesem Fall wird eine Löschung deines Eintrags vorgenommen.

Welches Amtsgericht ist für mich zuständig?

Die Zuständigkeit ergibt sich aus deinem Wohnsitz beziehungsweise dem Sitz deines Unternehmens. Die Eintragung muss immer bei dem Amtsgericht vorgenommen werden, das für deinen Bezirk zuständig ist. In Deutschland gibt es, Stand Sommer 2018, exakt 638 Amtsgerichte. Bereits anhand der hohen Anzahl erkennst du, dass die Bezirke teilweise sehr klein sind. So hat alleine Bremen drei Amtsgerichte und in Berlin finden sich gleich elf Gerichte. Im Internet finden sich sogenannte Orts- und Gerichtsverzeichnisse. Mit deren Hilfe kannst du anhand einer Karte oder deiner Adresse sofort das für dich zuständige Registergericht identifizieren.

Wie lange dauert die Bearbeitungszeit bei der Eintragung?

Es gibt verschiedene Faktoren, die die Wartezeit bei der Eintragung beeinflussen. Grundsätzlich gilt, dass es bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH zu längeren Bearbeitungszeiträumen kommt. Schneller hingegen verläuft die Aufnahme eines Einzelunternehmens. Weiterhin kommt es darauf an, wie ausgelastet das zuständige Registergericht ist. Gerichte, bei denen viele Verfahren anhänglich sind, benötigen deutlich länger als gering ausgelastete Gerichte. Schlussendlich musst du auch saisonale Einflüsse bedenken. Die Urlaubszeit im Sommer oder Weihnachten und Neujahr können Gründe für eine längere Wartezeit sein. Aus diesen Gründen lässt sich keine genaue Angabe darüber machen, wie lange es dauert, bis dein Registergericht dir eine Handelsregisternummer zuteilt. Teilweise vergehen nur wenige Arbeitstage, in Einzelfällen kann die Bearbeitung aber auch mehrere Monate dauern. Im Regelfall solltest du dich auf eine Bearbeitungszeit von vier bis acht Wochen einstellen.

Was kostet eine Eintragung ins Handelsregister?

Wenn du dich beim Registergericht eintragen lassen möchtest, wird eine Gebühr fällig. Die genauen Gebühren sind abhängig von der Art und der Größe des Unternehmens. Wenn du ein Einzelunternehmer bist und dich als Kaufmann eintragen lässt, liegen die Gebühren meist zwischen 100 und 300 Euro. Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise eine GmbH, müssen hingegen mit Kosten zwischen 500 und 700 Euro rechnen. Hinzu kommen noch die Kosten für den Notar. Auch hier kann es, je nach Umfang der zu beurkundenden Dokumente, zu einigen Hundert Euro an Kosten kommen, die im direkten Zusammenhang mit der Handelsregistereintragung stehen.

Welche Konsequenzen hat eine Handelsregistereintragung?

Bei den Daten, die eingetragen werden, unterscheidet man zwischen konstitutiven und deklaratorischen Eintragungen. Konstitutive Eintragungen sind rechtserzeugend, das heißt, erst durch die Eintragung ergeben sich tatsächlich verbindliche Wirkungen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn du freiberuflich tätig bist und dich freiwillig ins Register eintragen lässt. Erst durch die Eintragung erlangst du den Status eines Kaufmanns. Auch die Gründung einer GmbH ist eine konstitutive Eintragung. Erst mit der tatsächlichen Aufnahme in das Register beginnt das Unternehmen de jure zu existieren. Im Gegensatz dazu stehen deklaratorische Erklärungen. Dies trifft auf alle Eintragungen zu, die bereits vorher Gültigkeit besessen haben – zum Beispiel auf Änderungen. Wenn ein neuer oder weiterer Prokurist eingetragen wird, dann ist dies nur eine weitere Form der offiziellen Mitteilung. Der Prokurist hatte seine Rechte bereits durch die Erteilung der Prokura im Unternehmen erhalten und ist ab dem Zeitpunkt vertretungsberechtigt, unabhängig davon, wann die Eintragung im Register erscheint.

Welche Rechten und Pflichten ergeben sich aus einem Eintrag im Handelsregister?

Mit der Eintragung im Handelsregister sind sowohl Pflichten als auch Rechte verbunden. Einzelunternehmer beispielsweise werden durch die Eintragung zum Register automatisch zu Kaufleuten nach dem HGB. Für Kaufleute besteht die Bilanzierungspflicht, sodass du keine einfache Buchführung mehr führen und keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mehr erstellen darfst. Stattdessen gilt ab sofort die Pflicht, eine Bilanz zu erstellen. Nachdem du im Register eingetragen bist, erhältst du eine Handelsregisternummer. Diese musst du im Impressum deiner Website eintragen. Auf diese Weise können Geschäftspartner und Kunden Informationen über dein Unternehmen beim Amtsgericht einholen. Für eingetragene Unternehmen steigen darüber hinaus auch die Beiträge zur IHK. Auch einige gesetzliche Reglungen im Alltag verändern sich. Beispielsweise musst du Warenlieferungen künftig direkt beim Eingang beanstanden, wenn es etwas zu bemängeln gibt. Ebenfalls gilt, dass Kaufleute sich mündlich verbürgen können, während dies bei Einzelhändlern, die nicht eingetragen sind, nur schriftlich möglich ist.

Doch eine Eintragung hat auch Vorteile. Eingetragene Unternehmen haben eine professionellere Außendarstellung und genießen automatisch mehr Vertrauen. Sie sind für Kunden und Geschäftspartner greifbar und transparent. Auch bei der Namenswahl bist du freier und genießt den Schutz. Dies gilt insbesondere bei den Gesellschaftsformen der GbR und der OHR. Eine GbR ist nicht eintragungspflichtig, wird durch Aufnahme ins Handelsregister aber automatisch zu einer OHG. Bei einer OHG sind Fantasienamen erlaubt, während eine GbR immer die Namen der Gesellschafter enthalten muss. Zusätzlich kann es in deinem Bezirk kein weiteres Unternehmen mit deinem Namen mehr geben, sobald du den Namen durch Eintragung gesichert hast.

Wie frage ich Daten aus dem Handelsregister ab und in welcher Form erhalte ich diese?

Das Register ist öffentlich und kann auf zwei Arten eingesehen werden. Zum einen beim jeweiligen Handelsgericht vor Ort. Dort findest du jedoch nur die Daten von ansässigen Unternehmen vor. Zum anderen sind alle Register im Internet auffindbar. Über die Suche kannst du direkt nach Firmennamen suchen oder einen bestimmten Bezirk auswählen. Innerhalb der Bezirke ist es möglich, nach bestimmten Rechtsformen oder bereits gelöschten Einträgen zu suchen. Die Suchergebnisse werden standardmäßig als PDF-Dokument ausgegeben. Die Standardsuche bringt Daten wie die Adresse und die Rechtsform des Unternehmens. Diese Form der Suche und die Ergebnisse sind für dich komplett kostenfrei.

Bestimmte Suchen oder Daten sind hingegen kostenpflichtig. Wenn du zum Beispiel den Gesellschaftsvertrag einer GmbH oder einer AG einsehen möchtest, wird eine Gebühr fällig. Auch der chronologische Ausdruck, der alle Veränderungen am Eintrag anzeigt, wird mit einer Gebühr belegt. Stand Juli 2018 liegt diese Gebühr bei 4,50 Euro.

In welcher Form gibt es Handelsregister im europäischen Ausland?

Wenn du Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen innerhalb der EU oder in Europa pflegst, kann es sein, dass du nach Daten über diese Firmen suchst. Innerhalb der EU gibt es ähnliche Strukturen wie in Deutschland. In Österreich beispielsweise heißt das Register Firmenbuch. Das Äquivalent in Frankreich nennt sich „Registre du commerce et des sociétés“. Wie in Deutschland sind auch die Register aller EU-Länder im Internet abrufbar. Du kannst also problemlos Daten zu Firmen, die ihren Sitz im EU-Ausland haben, kostenfrei und schnell abrufen. Auch europäische Länder, die nicht Teil der Europäischen Union sind, besitzen ähnliche Strukturen. In der Schweiz beispielsweise heißt das zentrale Firmenverzeichnis ebenfalls Handelsregister. Der Firmenindex nennt sich Zefix und lässt sich über das Internet abrufen. Norwegen besitzt das „Brønnøysundregistrene“. Auch hier kannst du bestimmte Daten, wie den Firmennamen und den Sitz, kostenfrei über das Internet abrufen. Einige Daten können jedoch nur per Post verschickt werden oder werden gegen Gebühr offengelegt.

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