Welche Unterlagen brauche ich, um meine Steuererklärung auszufüllen?

Für deine Steuererklärung benötigst du verschiedene Unterlagen. Bestimmte Dokumente und Daten sind wichtig für die Pflichtfelder, andere für freiwillige Angaben. Du brauchst Belege also einerseits, um deine Einkommensteuererklärung überhaupt machen zu können. Andererseits helfen dir bestimmte Belege dabei, dein zu versteuerndes Einkommen zu senken. Doch welche Belege und Nachweise brauchst du für deine Steuererklärung?

Die Grundvoraussetzung – diese Unterlagen brauchst du auf jeden Fall

Viele Personen sind dazu verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung einzureichen. Auch wenn du freiwillig eine Steuererklärung einreichst, benötigst du eine Reihe an Unterlagen, um die Pflichtangaben auszufüllen. Die folgenden Dokumente und Informationen benötigst du auf jeden Fall:

  • deine Steuer-Identifikationsnummer
  • deine persönlichen Daten wie Adresse, Bankverbindung, Familienstand und Religionszugehörigkeit
  • sofern du Angestellter bist: deine elektronische Lohnsteuerbescheinigung
  • als Rentner: Rentenbescheide für die betreffenden Zeiträume
  • alle Angaben über deine Einkünfte aus dem letzten Jahr

Auf Grundlage dieser Daten ist es möglich, alle Pflichtangaben zu deiner Steuererklärung zu machen. Die Lohnsteuerbescheinigung ist für Arbeitnehmer das zentrale Dokument. Es wird benötigt, um die Anlage-N für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit auszufüllen. Auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung finden sich die Angaben zu deinem Bruttoarbeitslohn, der bereits gezahlten Lohnsteuer und dem Solidaritätszuschlag sowie, falls zutreffend, der abgeführten Kirchensteuer.

Hilfreiche Belege: Welche Dokumente lohnt es, aufzubewahren?

Darüber hinaus hast du wahrscheinlich das Jahr über viele Ausgaben gehabt, die du steuerlich geltend machen darfst. Um diese Kosten in deiner Einkommensteuererklärung anzugeben, ist es wichtig, die entsprechenden Belege aufzubewahren. Das Finanzamt fordert oftmals Nachweise in Form der originalen Belege. Wenn diese nicht vorliegen, werden die Kosten nicht berücksichtigt. Zu den Kategorien an Ausgaben, für die du Unterlagen benötigst, gehören die Werbungskosten, die außergewöhnlichen Belastungen sowie die Sonderausgaben. Alle diese Ausgaben haben gemeinsam, dass sie dein zu versteuerndes Einkommen senken. Dadurch wirst du ebenfalls weniger Steuern zahlen beziehungsweise eine Erstattung erhalten. Aus diesem Grund ist es vor allem in deinem eigenen Interesse, diese Unterlagen aufzubewahren und in deiner Steuererklärung einzutragen.

Die Liste an Belegen, die du aufbewahren solltest, ist somit ziemlich lang. Auf vielen Belegen, die speziell für die Einkommensteuererklärung ausgestellt werden, findest du konkrete Angaben, in welcher Anlage du die Kosten eintragen kannst. Bei diesen Unterlagen lohnt es sich, die Originale aufzuheben, um die Kosten in der Erklärung geltend zu machen:

  • Quittungen von Spenden an gemeinnützige oder politische Organisationen
  • Rechnungen von Ärzten und Krankenhauskosten
  • Unterlagen, die eine doppelte Haushaltsführung aus beruflichen Gründen belegen; hierzu zählen auch Fahrtkosten für Familienheimfahrten
  • Belege, die Zuzahlungen zu Medikamenten oder Brillen darlegen
  • Nachweise über Beiträge, die du zu privaten Rentenversicherungen geleistet hast
  • Belege über geleistete Altersvorsorgebeträge, etwa zur Riester-Rente
  • Beitragsnachweise zu Lebensversicherungen
  • Rechnungen von Steuerberatungskosten, die im Zusammenhang mit deiner Einkommensteuererklärung entstanden sind
  • sofern die Informationen nicht in deiner Lohnsteuerbescheinigung enthalten sind: Bescheinigungen über Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen sowie Erstattungen von diesen Versicherungen
  • Belege, aus denen hervorgeht, welche Beiträge du zu Unfall- und Haftpflichtversicherungen geleistet hast
  • Nachweise über vermögenswirksame Leistungen
  • Fahrtkosten zu Ärzten oder Therapien, beispielsweise Quittungen von Taxi- oder Zugfahrten
  • Kosten für Arbeitsmittel wie Fachliteratur, Werkzeuge oder Büromittel
  • Ausgaben für Berufsbekleidung, sofern du diese selbst angeschafft und bezahlt hast
  • Rechnungen und Belege, die Kosten für dein Arbeitszimmer nachweisen; beispielsweise Möbel und Computer, Gebühren für die Telekommunikation, Ausgaben im Rahmen einer Renovierung oder Heizkosten
  • Nachweise über Mitgliedsbeiträge einer Gewerkschaft
  • Kosten für eine Fortbildung oder eine zweite Berufsausbildung

An welche Nachweise sollte ich noch denken?

Wenn du die Zusammenveranlagung wählst oder Kinder hast, ergeben sich weiter Möglichkeiten, Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Deshalb solltest du beim Sammeln der Unterlagen nicht nur an deine eigenen Ausgaben denken. Im Zusammenhang mit deinen Kindern gibt es viele Ausgaben, die du in deiner Steuererklärung geltend machen darfst. Die Voraussetzung ist, dass du über die entsprechenden Nachweise verfügst. Kosten dieser Art gibst du in der Anlage Kind an. Folgende Kosten sind zusammen mit den passenden Unterlagen absetzbar:

  • Schulgeld für eine Privatschule
  • alle Kinderbetreuungskosten, etwa für den Kindergarten, eine Tagesmutter, einen Babysitter oder eine Krippe
  • Fahrtkosten, die im Zusammenhang mit der Kinderbetreuung entstanden sind

Welche Aufstellungen kann ich selbst erstellen?

Weiterhin ist es möglich, bestimmte Kosten aufzuführen, die du anhand von selbsterstellten Belegen nachweist. Möglich ist dies aufgrund der zahlreichen Pauschalen, die dir der Gesetzgeber einräumt. Die bekannteste dieser Pauschalen ist die Entfernungspauschale. Bei dieser erstellst du einen Beleg, auf dem du alle Tage, an denen du zur Arbeit gefahren bist, notierst. Die Arbeitstage multiplizierst du mit der einfachen Strecke in Kilometern zwischen deiner Wohnung und deiner Arbeitsstätte. Schlussendlich multiplizierst du diese Summe mit 30 Cent. Dies ist die Pauschale, die du pro Kilometer Entfernung ansetzen darfst. Falls du deine Einkommensteuererklärung elektronisch via Elster abgibst, brauchst du diesen Rechenweg nicht mit einzureichen. Es kann jedoch sein, dass das Finanzamt nachfragt. In diesem Fall präsentierst du den Nachweis in Form dieses Rechenweges.

Für einige weitere Pauschalen gelten ähnliche Vorschriften. Beispielsweise gibt es die Möglichkeit, die Reinigung von Arbeitskleidung auf diese Weise zu berechnen. Auch hier ist es sinnvoll, die Summe, die du ansetzen möchtest, genau zu berechnen und den Rechenweg niederzuschreiben. Im Falle einer Nachfrage hast du dann die Möglichkeit, genau zu erklären, wie du auf diese Summe gekommen bist.

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