Mitä on kahdenkertainen kirjanpito?

Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Tiettyjen kriteerien puitteissa, osa toiminimiyrittäjistä pärjää yhdenkertaisella kirjanpidolla. Muiden, kuten osakeyhtiöiden, on aina pidettävä kahdenkertaista kirjaa liiketoiminnastaan. Kahdenkertainen kirjanpito on lähtökohdista riippumatta suositeltavaa, sillä se antaa jämäkkyyttä talouden hoitoon. Myös tilitoimistoa käyttävän yrittäjän on syytä osata edes kirjanpidon perusteet, jotta ymmärtää kirjanpitäjän merkintöjä. Seuraavaksi käymme läpi kahdenkertaisen kirjanpidon perusasioita, jotka jokaisen yrittäjän tulisi tietää.

Tutustu Holvin kirjanpitopalveluihin

Kahdenkertainen kirjanpito ei ole vaikeaa

Kahdenkertaisella kirjanpidolla on maine vaikeaselkoisena hallinnollisena tehtävänä, johon vain tilitoimistot ja koulutetut kirjanpitäjät pystyvät. Todellisuudessa kahdenkertaisen kirjanpidon pystyy opettelemaan kuka tahansa, vaikka onkin tapauksia, joissa yritystoiminnan laatu vaatii asiantuntijaa avukseen.

Kyse on pohjimmiltaan lain määräämästä liiketalouden tehtävästä, jossa asioiden esitystapa, muotokieli ja laskelmat on tarkkaan määrätty. Näin varmistetaan eri yritysten kirjanpidon ja tilinpäätösten vertailukelpoisuus. Myös yrityksen verot maksetaan kirjanpitoon pohjautuen. Kyseessä onkin yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkein yksittäinen talouteen ja sen hoitoon liittyvä asia. Ilman asioiden tarkkaa muistiinpanemista investointeja ei voitaisi tehdä, palkkoja maksaa tai yrityksen tulevaisuutta suunnitella.

Perusasioita kahdenkertaisesta kirjanpidosta

Kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteena on kirjata jokainen liiketapahtuma kahteen kertaan niin sanotuille debet- ja kredit-puolille. Yhdelle tilille kirjataan, mihin rahaa on käytetty ja toiselle tilille, mistä se on lähtenyt. Yksinkertaistettuna kredit on sanansa mukaisesti rahan lähde. Debet on vastaavasti rahan kohde. Erityyppisiä liiketapahtumia varten on omat kirjanpitotilinsä, joilla erotellaan kulujen luonne. Tästä lisää alempana.

Esimerkki: Yritys ostaa työkalun, joka maksaa 100 euroa. Tämä maksetaan yrityksen kassavaroista sen yritystililtä. Ensin tämä summa kirjataan menoeräksi kirjanpidon tilin kredit-puolelle (rahaa lähtee pois tililtä) nimeltään ”Yrityksen kassavarat”. Mahdollinen arvonlisävero kirjataan sekin omalle vähennyskelpoisten kulujen tilille. Tämän jälkeen kirjataan esimerkiksi ”Työvälineet ja muut materiaalihankinnat” tilin debet-puolelle arvonlisäveroton osuus (rahaa tai pääomaa tulee tilille).

Toisin sanoen, kahdenkertaisessa kirjanpidosta näkee aina, mistä raha on tullut ja mihin se on käytetty. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tarvitsee vain kirjata, mihin rahaa on milloinkin käytetty. Se, mistä raha on peräisin ei näy.

Kirjanpidon tilit

Täysin ummikko saattaa sekoittaa kirjanpidolliset tilit yritystiliin tai vastaaviin tileihin, joissa säilytetään rahaa. Vaikka kirjanpidon tili voikin kuvata suoraan yrityksen rahatiliä, kirjanpidon tilit ovat kuitenkin puhtaasti kirjanpitoa varten luotuja nimikkeitä, joilla liiketoiminnan varallisuus ja kulut pystytään erottelemaan. Tästä on hyötyä veroja laskiessa, yrityksen kannattavuutta arvioidessa ja muihin yrityksiin vertaillessa. Jos kaikki tapahtumat olisivat samalla tilillä, yrityksen toiminnan osa-alueiden rahankäytön seuraaminen hankaloituisi huomattavasti. Samalla tuhlaileva rahankäyttö hukkuisi pakollisten kulujen sekaan, vaikeuttaen niin johdon kuin sidosryhmienkin työtä esimerkiksi rahoituksen tarvetta ja yrityksen kasvupotentiaalia arvioidessa.

Tulo- ja menotilit

Liiketapahtumat kirjataan karkeasti ottaen kahteen kirjanpidollisten tilien ryhmään – tulotileille ja menotileille. Esimerkiksi työkoneiden osto kirjataan materiaalihankintojen tilille. Tässä tapauksessa rahan lähde, ja samalla sen vähentäminen, kirjataan rahatilille.

Yleinen kysymys ja samalla sekaannuksen aihe tulo- ja menotileihin liittyen on debet ja kredit. Miksi esimerkiksi materiaalihankintojen tilille kirjataan summa debet-puolelle? Eikö kyseessä ole kulu? Se, kummalle puolelle merkintä tulee, riippuu tilityypistä. Materiaalihankintojen tilityyppi on menotili. Tällöin sinne tulevat summat menevät aina debet-puolelle – ilmaisten mihin rahaa on käytetty. Raha on tullut yritystililtä, joka näkyy kirjanpidossa raha- ja saamistilinä. Kun sieltä lähtee rahaa, tämä merkitään kredit-puolelle, ilmaisten saldon vähentymistä.

Rahoitustilit

Kolmas tilityyppi on rahoitustili, joka jaetaan edelleen rahoitusomaisuuteen ja pääomatiliin. Rahoitusomaisuuden tileille lisäykset tehdään menotilien tapaan debet-puolelle. Vähennykset kirjataan vastaavasti kredit-sarakkeeseen. Pääomatileille kirjataan sekä oman pääoman lisäys että velat kredit-sarakkeeseen. Vähennykset kirjataan vastaavasti debet-puolelle.

Kirjanpitotilien nimeäminen

Kirjanpitolaki ja Valtiokonttorin talousraportoinnin koodisto määräävät kirjanpidollisten tilien muotoseikkoja ja nimeämistä tietyiltä osin. Periaatteessa yrittäjä voi luoda vaikka satoja eri tilejä niin pieniin yksiköihin kuin kokee tarpeelliseksi. Suuryrityksissä näin tehdäänkin. Toisaalta suuryritysten taloudenhoidon tarpeet ovat aivan omalla tasollaan verrattuna yksin yritystä pyörittäviin. Mutta mikään ei estä hoitamasta pienyrityksen raha-asioita samalla pieteetillä kuin pörssiyhtiön taloutta.

On kyseenalaista, onko järkevää jakaa vaikkapa työsuhdeauton bensakulut ja korjauskulut eri tileille. Yksi työsuhdekulkuneuvoihin liittyvä tili kuluineen riittää useimmille. Hyvä kirjanpito-ohjelma pystyy tarvittaessa erittelemään eri kulutyypit raportoinnissa.

Vaikka tilit voivat olla mitä vain, kirjanpidon puitteissa on syntynyt yleisesti käytössä oleva koodisto tilityypeille ja eri kategorioille. Nämä ovat käytössä lähes kaikissa tilitoimistoissa ja niihin törmää myös kirjanpito-ohjelmissa ja palveluissa. Tämä helpottaa tilitoimistosta ja ohjelmasta toiseen siirtymistä. Jos yrittäjä käyttää tyystin omia nimikkeitään ja itse luomaansa koodistoa, lisää se kirjanpitäjän työtä ja samalla kustannuksia.

Alasta riippuen voi olla tarpeellista luoda erikoisempia tilejä. Se ei tuota ongelmia, jos tilit muistaa nimetä hyvin ja asettaa ne laajemman kategorian alle. Esimerkiksi vaikkapa web-hotellin ylläpitäjä saattaa haluta erotella yrityksen sisäiset palvelinkulut asiakkaiden käyttöön varatuista palvelimista omaksi tilikseen. Valmiita tilejä on kuitenkin määritelty sadoittain, joten sopivan löytäminen sieltä on suhteellisen helppoa.

Tyypillisiä kirjanpidon tilejä

• Yritystili
• Henkilöstökulut
• Vuokrakulut
• Palkat ja palkkiot
• Palvelujen ostot
• Myyntituotot
• Eläkekulut

Kahdenkertaisen kirjanpidon esimerkki

Esimerkin kautta kahdenkertaisen kirjanpidon sisäistää parhaiten. Toki on monia tapahtumia, joiden kirjaaminen vaatii enemmän pohjatietoa ja säännösten tutkimista. Pulmatilanteissa oikean kirjanpitäjän asiantuntemus on nopein keino saada selvyyttä.

Ostotapahtuman kirjaus

Tässä esimerkkitapauksessa pieni konepaja on ostanut 2480 euroa maksaneen työkoneen (2000 € + 480 € arvonlisäveroa). Arvonlisäveroton ostohinta 2000 euroa kirjataan ostot-tilin debet-sarakkeeseen.

Arvonlisäveron osuus (480 euroa) kirjataan erilliselle vähennyskelpoisten ostojen alv-tilin debet-puolelle. Näin verovähennykset on helppo poimia tilikauden päätteeksi yhdeltä tililtä.

Työkone ostettiin yrityksen maksukortilla. Rahat lähtivät tässä tapauksessa yritystililtä. Tätä kuvaavalle kirjanpidolliselle rahatilille kirjataan koko ostosumma, 2480 euroa.

Debet-puolelle kirjattiin 2000 euroa materiaalihankintoihin ja 480 euroa alv-tilille – yhteensä 2480 euroa. Kredit puolelle kirjattiin rahatilille 2480 euroa. Jokaisen liiketapahtuman debet- ja kredit-puolen yhteenlaskettujen summien eri tileillä tulee aina täsmätä. Jos näin ei ole, kirjanpidossa on virhe.

Kahdenkertainen kirjanpito voi sitä tuntemattomalle aluksi tuntua hieman turhalta, etenkin, jos yhdenkertaisellakin kirjanpidolla pärjää. Edut näkyvät, kun toiminta laajenee. Virheet paikallistuvat, tilinpäätöksen teko helpottuu ja yrityksen taloudenhoitoon tulee suhtauduttua astetta vakavammin.