Mitä on kahdenkertainen kirjanpito?

Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Tiettyjen kriteerien puitteissa, osa toiminimiyrittäjistä pärjää yhdenkertaisella kirjanpidolla. Muiden, kuten osakeyhtiöiden, on aina pidettävä kahdenkertaista kirjaa liiketoiminnastaan. Kahdenkertainen kirjanpito on lähtökohdista huolimatta suositeltavaa, sillä se antaa jämäkkyyttä talouden hoitoon. Myös tilitoimistoa käyttävän yrittäjän on syytä osata kirjanpitoa, jotta ymmärtää kirjanpitäjän merkintöjä. Käymme läpi kahdenkertaisen kirjanpidon perusasioita, joita jokaisen yrittäjän tulee tietää.

Kahdenkertainen kirjanpito ei ole vaikeaa

Kahdenkertaisella kirjanpidolla on tietynlainen maine vaikeaselkoisena hallinnollisena tehtävänä, johon vain tilitoimistot ja koulutetut kirjanpitäjät pystyvät. Jos siihen ei ole koskaan tutustunut, tämä on täysin ymmärrettävää. Todellisuudessa kahdenkertaisen kirjanpidon pystyy opettelemaan kuka tahansa, vaikka onkin tapauksia, joissa yritystoiminnan laatu vaatii asiantuntijaa avukseen.
Kyse on pohjimmiltaan lain määräämästä liiketalouden tehtävästä, jossa asioiden esitystapa, muotokieli ja laskelmat on tarkkaan määrätty. Tällä varmistetaan eri yritysten kirjanpidon ja tilinpäätöksen vertailukelpoisuus. Kirjanpitoon pohjautuen maksetaan myös verot. Kyseessä on yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkein yksittäinen talouteen ja sen hoitoon liittyvä asia. Ilman asioiden tarkkaa muistiinpanemista investointeja ei voitaisi tehdä, palkkoja maksaa tai yrityksen tulevaisuutta suunnitella.

Perusasioita kahdenkertaisesta kirjanpidosta

Kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteena on kirjata jokainen liiketapahtuma kahteen kertaan ns. debet- ja kredit-puolelle. Kirjaten yhdelle tilille, mihin rahaa on käytetty ja toiselle tilille, mistä se on lähtenyt. Yksinkertaistettuna kredit on sanansa mukaisesti rahan lähde. Debet on vastaavasti rahan kohde. Eri tyyppisiä liiketapahtumia varten on omat kirjanpitotilinsä, joilla erotellaan kulujen luonne. Tästä lisää alempana.
Esimerkki: Yritys ostaa työkalun, joka maksaa 100 euroa. Tämä maksetaan yrityksen kassavaroista sen yritystililtä. Ensin tämä summa kirjataan menoeräksi kirjanpidolliselle tilille sen kredit puolelle (rahaa lähtee pois tililtä), vaikkapa nimeltään ”Yrityksen kassavarat”. Mahdollinen arvonlisävero kirjataan sekin omalle vähennyskelpoisten kulujen tilille. Tämän jälkeen kirjataan esim. ”Työvälineet ja muut materiaalihankinnat” tilin debet-puolelle arvonlisäveroton osuus (rahaa tai pääomaa tulee tilille).
Toisin sanoen, kahdenkertaisessa kirjanpidosta näkee aina, mistä raha on tullut ja mihin se on käytetty. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tarvitsee vain kirjata, mihin rahaa on milloinkin käytetty. Se, mistä raha on peräisin ei näy.

Kirjanpidon tilit

Täysin ummikko saattaa sekoittaa kirjanpidolliset tilit pankkitileihin tai vastaaviin, jossa säilytetään rahaa. Vaikka kirjanpidon tili voikin kuvata suoraan yrityksen tiliä verkkopankissa, nämä ovat puhtaasti kirjanpitoa varten luotuja nimikkeitä, joilla liiketoiminnan varallisuus ja kulut pystytään erottelemaan. Tästä on hyötyä veroja laskiessa, yrityksen kannattavuutta arvioidessa ja muihin yrityksiin vertaillessa.
Jos kaikki tapahtumat olisivat samalla tilillä, yrityksen toiminnan osa-alueiden rahankäytön seuraaminen hankaloituisi huomattavasti. Samalla tuhlaileva rahankäyttö hukkuisi pakollisten kulujen sekaan, vaikeuttaen niin johdon kuin sidosryhmien työtä arvioidessaan esimerkiksi rahoituksen tarvetta ja yrityksen kasvupotentiaalia.

Tulo- ja menotilit

Liiketapahtumat kirjataan karkeasti ottaen kahteen kirjanpidollisten tilien ryhmään – tulotileille ja menotileille.
Esimerkiksi työkoneiden osto kirjataan materiaalihankintojen tilille. Tässä tapauksessa rahan lähde ja samalla sen vähentäminen, kirjataan rahatilille.
Yleinen kysymys ja samalla sekaannuksen aihe tulo- ja menotileihin liittyen on debet ja kredit. Miksi esim. materiaalihankintojen tilille kirjataan summa debet-puolelle? Eikö kyseessä ole kulu?
Se, kummalle puolelle merkintä tulee, riippuu tilityypistä. Materiaalihankintojen tilityyppi on menotili. Tällöin sinne tulevat summat menevät aina debet-puolelle – ilmaisten mihin rahaa on käytetty. Raha on tullut yrityksen pankkitililtä, joka näkyy kirjanpidossa raha- ja saamistilinä. Kun sieltä lähtee rahaa, tämä merkitään kredit-puolelle, ilmaisten saldon vähentymistä.

Esimerkki

Yritys päättää myydä ostamansa työkoneen myöhemmin. Tämä on voitu kirjata yrityksen omaisuuteen erikseen. Tämä merkintä poistetaan. Liiketapahtumasta (tässä tapauksessa työkoneen myynnistä) tehdään kirjaus ”Myyntitilille” kredit-puolelle, koska se on rahan lähde. Arvonlisäveron osuus kirjataan ”ALV-tilille” debet-sarakkeeseen, koska se on menotili. Arvonlisäveroton osuus kirjataan ”Pankkitilille” debet-puolelle, koska se on rahatili.

Rahoitustilit

Kolmas tilityyppi on rahoitustili, joka jaetaan edelleen rahoitusomaisuuteen ja pääomatiliin. Rahoitusomaisuuden tileille lisäykset tehdään menotilien tapaan debet-puolelle. Vähennykset kirjataan vastaavasti kredit-sarakkeeseen. Pääomatileille kirjataan sekä oman pääoman lisäys, että velat kredit-sarakkeeseen. Vastaavasti vähennykset kirjataan debet-puolelle.

Kirjanpitotilien nimeäminen

Kirjanpitolaki ja Valtionkonttorin talousraportoinnin koodisto määräävät kirjanpidollisten tilien muotoseikkoja ja nimeämistä tietyiltä osin. Periaatteessa yrittäjä voi luoda vaikka satoja eri tilejä niin pieniin yksikköihin kuin kokee tarpeelliseksi. Suuryrityksissä näin tehdäänkin. Toisaalta suuryritysten taloudenhoidon tarpeet ovat aivan omalla tasollaan verrattuna yksin yritystä pyörittävään. Pientä hohtoa tämä voi silti tuoda tylsiin hallinnollisiin tehtäviin – hoitaessaan pienyrityksen raha-asioita samalla pieteetillä kuin pörssiyhtiötä.
Se, onko järkevää jakaa vaikkapa työsuhdeauton bensakulut ja korjauskulut eri tileille, on kyseenalaista. Tässä tapauksessa yksi työsuhdekulkuneuvoihin liittyvä tili kuluineen riittää useimmille. Hyvä kirjanpito-ohjelma pystyy raportoinnissa erittelemään eri kulutyypit tarvittaessa.
Vaikka tilit voivat olla mitä vain, kirjanpidon puitteissa on syntynyt yleisesti käytössä oleva koodisto tilityypeille ja eri kategorioille. Nämä ovat käytännössä käytössä kaikissa tilitoimistoissa ja niihin törmää myös kirjanpito-ohjelmissa ja palveluissa. Tämä helpottaa tilitoimistosta ja ohjelmasta toiseen siirtymistä. Jos yrittäjä käyttää tyystin omia nimikkeitä ja itse luomaa koodistoaan, tämä lisää kirjanpitäjän työtä ja samalla kustannuksia.
Alasta riippuen, voi olla tarve luoda erikoisempia tilejä. Hyvin nimeämällä ja asettamalla ne laajemman kategorian alle, tämä ei tuota ongelmia. Esimerkkinä vaikkapa web-hotellin ylläpitäjä saattaa haluta erotella yrityksen sisäiset palvelinkulut, asiakkaiden käyttöön varatuista palvelimista omaksi tilikseen. Valmiita tilejä on kuitenkin määritelty sadoittain, joten sieltä sopivan löytyminen on suhteellisen helppoa.

Tyypillisiä kirjanpidon tilejä

• Pankkitili
• Henkilöstökulut
• Vuokrakulut
• Palkat ja palkkiot
• Palvelujen ostot
• Myyntituotot
• Eläkekulut

Kahdenkertaisen kirjapidon esimerkki

Esimerkin kautta kahdenkertaisen kirjanpidon sisäistää parhaiten. Toki on monia tapahtumia, joiden kirjaaminen vaatii enemmän pohjatietoa ja säännösten tutkimista. Pulmatilanteissa oikean kirjanpitäjän asiantuntemus on nopein keino saada selvyyttä.

Ostotapahtuman kirjaus

Tässä esimerkkitapauksessa pieni konepaja on ostanut 2480 euroa maksaneen työkoneen (2000 € + 480 € arvonlisäveroa).
Arvonlisäveroton ostohinta 2000 euroa kirjataan ostot tilin debet-sarakkeeseen.
Arvonlisäveron osuus (480 euroa) kirjataan erilliselle vähennyskelpoisten ostojen alv-tilille, myöskin debet-puolelle. Sivuhuomiona, näin verovähennykset on helppo poimia tilikauden päätteeksi yhdeltä tililtä.
Työkone ostettiin yrityksen pankkikortilla. Rahat lähtivät tässä tapauksessa yrityksen pankkitililtä. Tätä kuvaavalle kirjanpidolliselle rahatilille kirjataan koko ostossumma – tässä tapauksessa 2480 euroa.
Debet-puolelle kirjattiin 2000 euroa materiaalihankintoihin ja 480 euroa alv-tilille – yhteensä 2480 euroa. Kredit puolelle kirjattiin rahatilille 2480 euroa. Jokaisen liiketapahtuman debet- ja kredit-puolen yhteenlaskettujen summien eri tileillä tulee aina täsmätä. Jos näin ei ole, silloin kirjanpidossa on virhe.
Kahdenkertainen kirjanpito voi sitä tuntemattomalle aluksi tuntua hieman turhalta, jos yhdenkertaisellakin kirjanpidolla pienyrittäjä pärjää. Edut näkyvät, kun toiminta laajenee. Virheet paikallistuvat, tilinpäätöksen teko helpottuu ja yrityksen taloudenhoitoon tulee suhtauduttua astetta vakavammin.