Miten hoidan yrityksen juoksevan kirjanpidon?

Jokainen yritys on kirjanpitovelvollinen riippumatta yhtiömuodosta. Vastuu kirjanpidosta on lähtökohtaisesti aina yrittäjällä, vaikka käyttäisi tilitoimistoa. Tästä syystä kirjanpidosta ja sen tarkkuudesta tulee huolehtia tilikauden edetessä, eikä vasta tilinpäätöstä tehdessä. Juokseva kirjanpito on pohjimmiltaan liiketapahtumien kirjaamista ja tietojen täsmäämistä, mutta siihen kuuluu myös kassavaroista huolehtiminen. Käymme läpi juoksevan kirjanpidon tärkeimmät osa-alueet ja miten pienyrittäjä voi omaa arkeaan tältä osin helpottaa.

Juokseva kirjanpito

Jokainen yritys toimii tilikauden puitteissa, joka toiminimiyrittäjällä yleisesti on kalenterivuosi. Muilla, kuten osakeyhtiöillä, tilikausi voi päättyä milloin tahansa vuoden aikana. Tilikauden jälkeen laaditaan tilinpäätös ja isommissa yrityksissä myös toimintakertomus. Kun nämä velvoitteet on tehty, uuden tilikauden kirjanpito voidaan avata.
Juokseva kirjanpito on käytännössä yrityksen tulojen ja menojen tai näiden korjausten kirjaamista kirjanpitoon tositteen kera. Myös rahoitustapahtumat, kuten lainan tai korkojen maksu ovat liiketapahtumia. Mitään kirjauksia ei voi tehdä, jos näistä ei ole pätevää kirjallista todistetta.
Käytännössä mikä tahansa asiakirja, josta selviää milloin ja mihin rahaa on käytetty, katsotaan kirjanpidon edellyttämäksi tositteeksi. Myös vuokrasopimukset ja muut yrityksen solmimat sopimukset, kuten verkkopalveluiden sähköiset tilauskuitit käyvät todisteena. Paperiset kuitit ja vastaavat pitää skannata tai valokuvata ja arkistoida digitaalisesti, sillä tietoja on säilytettävä kuusi vuotta verovuoden päättymisestä.
Esimerkiksi vuoden 2020 tuloverotukseen liittyvät tositteet pitää säilyttää vuoden 2026 loppuun asti. Hyvä kirjanpitotapa edellyttää aineistojen järjestelmällistä säilyttämistä kirjaus- tai tapahtumajärjestyksessä. Sähköisessä kirjanpitosovelluksessa tämä käy automaattisesti ja tiedot on helppo järjestää haluamallaan tavalla.

Miten laki määrää juoksevaa kirjanpitoa?

Juokseva kirjanpito on lähtökohtaisesti yrityksen omalla vastuulla niin toteutustavan kuin aikataulutuksen suhteen. Sille ei ole asetettu laissa myöskään mitään määräaikaa tai takarajaa, kunhan tilinpäätös hoidetaan ajallaan. Ainoa erityishuomio on käteisen rahan ja kassavarojen kirjanpidon ajantasaisuus. Näitä tietoja tarvitaan, jos verottaja tekee verotarkastuksen tai tietoja käytetään muulla tavoin yrityksen toiminnassa, kuten pankkien, rahalaitosten tai muiden sidosryhmien kanssa asioidessa.

Kirjanpidon täsmäytys

Täsmäytys on kirjanpidollinen toimenpide, joka tehdään säännöllisesti osana juoksevaa kirjanpitoa. Käytännössä kirjanpidossa jo olevia tietoja verrataan oikean maailman tietoihin, kuten tositteisiin tai pankkitilin saldoon. Hyvä kirjanpito-ohjelmisto voi olla liitettynä suoraan yrityksen pankkitileihin ja kassavaroihin. Näin kirjanpito-ohjelma päivittää luvut reaaliaikaisesti raportteihin, esimerkiksi yrityksen työntekijän vilauttaessa luottokorttia kassalla.
Kirjanpito on yhtä hyödyllinen kuin se on tarkkakin. Jos kassa ammottaa tyhjillään oikeasti, mutta kirjanpidossa yrityksellä on rahaa edelleen tilillä, virheellisten päätösten riski kasvaa. Säännöllinen täsmääminen helpottaa ja nopeuttaa myös tilikauden lopussa tilintarkastajan työtä, laskien tältä osin kustannuksia.

Tilinpitäminen

Kirjanpitoa kutsutaan vanhakantaisesti myös tilinpitämiseksi. Tämä kuvaa hyvin käytännön toimia, sillä suurin osa kirjauksista on liiketapahtumien ryhmittelyä sopiviin tileihin ja näihin liittyvien tilimerkintöjen täsmällistä muistiin merkintää. Kirjanpidollista ”tiliä” ei tule sekoittaa pankkitiliin tai vastaavaan oikean maailman rahatiliin. Kyseessä on tiettyyn standardiin perustuva ryhmittely, jonka avulla eri tyyppiset liiketapahtumat erotetaan toisistaan.
Tilien tarkoitus on helpottaa verotuksen laadintaa, verotarkastajan työtä, yrityksen sisäisessä raportoinnissa ja yleensäkin antaa yrityksen johdolle selkeät mittarit taloustilanteen seurantaan. Jos vaikkapa yrityksen muuttuvat edustuskulut olisi merkitty samalle tilille, kuin kuukausimaksullisten pilvipalveluiden kulut, yrittäjän olisi vaikea tehdä tämän tilin kokonaistapahtumien perusteella järkeviä johtopäätöksiä tai arvioida säästökohteita.
Pienyrittäjä pärjää useimmiten parin tusinan perustilin turvin, ottaen käyttöön tarpeen mukaan uusia tilejä. Suuryrityksillä voi vastaavasti olla käytössä jopa satoja eri kirjanpidon tilejä. Tileillä on yleiskielellinen nimi, sekä erillinen tunnus/tilinumero. Tilejä voivat olla esimerkiksi ”Vuokramenot”, ”Myynnit”, ”Ostot”, ”Rahatili”, ”Edustuskulut”, ”Työkalut- ja välineet”, ”Rahoituskulut”.

Tilikirjaukset

Kirjanpidon tileille tehdään tilikirjaukset. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kaikki summat merkitään kirjanpitoon aina positiivisena, joko debet- tai kredit-sarakkeeseen. Debet tarkoittaa yksinkertaistettuna rahan kohdetta (ts. veloitus) ja kredit rahan lähdettä (ts. hyvitys). Tärkeää on huomioida, että termeillä ei ole mitään tekemistä luottokorttien tai vastaavien kanssa, vaan ne tulevat latinan kielestä.
Vinkkinä: Kirjanpito-ohjelmissa termit merkitään joskus nimikkeillä ”per” (debet) tai ”an” (kredit).

Esimerkkikirjaus: Yrityksen rekisteröintimaksu

Pankkitili on kirjanpidossa rahatili, jolloin sinne talletetut rahat kirjataan aina debet-puolelle. Vastaavasti tililtä otto kirjataan kredit-puolelle. Riippuen tilityypistä, kirjaamistapa vaihtelee. Kahdenkertaisen kirjanpidon perusteista selviää tarkemmin käytännön toimet eri tapauksissa.
Toiminimiyrittäjä pärjää yhdenkertaisella kirjanpidolla, johon kirjataan vain se, mihin raha on käytetty. Tässäkin tapauksessa kahdenkertainen kirjanpito on suositeltavaa, sillä se tulee pakolliseksi liikevaihdon kasvaessa asetettujen rajojen yli. Osakeyhtiöissä, avoimissa yhtiöissä ja kommandiittiyhtiöissä tämä on pakollista muutoinkin.
Alla olevan yksinkertaistetun esimerkin avulla saa kosketuspintaa siihen, mitä tilikirjanpito esim. osakeyhtiössä käytännössä on.
Yrityksen pankkitili (Holvi): Alkusaldo 2 500,00 €
Pvm # Tapahtuma Debet Kredit
1.1.2020 0 Osakepääoman talletus 2 500,00 €
1.1.2020 1 Osakeyhtiön rekisteröintimaksu 275,00 €
Loppusaldo: 2 225 €

Tilin loppusaldo lasketaan vähentämällä debet sarakkeen yhteissumma kredit-sarakkeen yhteissummasta.

Viranomaismaksut
Pvm # Tapahtuma Debet Kredit
1.1.2020 1 Osakeyhtiön rekisteröintimaksu 275,00 €

Sijoitukset
Pvm # Tapahtuma Debet Kredit
1.1.2020 0 Osakepääoman luovutus 2 500,00 €

Jokaisen tapahtuman debet-puolen ja kredit-puolen yhteenlasketut summat eri tileillä tulee täsmätä. Jos näin ei ole, kirjanpidossa on virhe, joka pitää oikaista. Yllä näkee heti selvästi, mistä raha on peräisin ja mihin se on käytetty. Näin yrityksen kassavirtaa pystytään seuraamaan tarkasti.
Tilien perusteella lasketaan lisäksi yrityksen tase, eli varallisuus. Nimensä mukaisesti luvut ovat aina tasan – mitä yritys omistaa ja mistä varallisuus on peräisin. Kahdenkertaisen kirjanpidon avulla pystytään näin seuraamaan sekä rahaliikennettä, että yrityksen varallisuutta samalla kertaa.

Juoksevan kirjanpidon tarkastelu

Ennen muinoin kirjaa pidettiin kirjaimellisesti kynän ja paperin avulla ja vihkot mapitettiin siistiin pinoon. Kuitit laminoitiin ja talletettiin palonkestävään kaappiin. Nykyään lähes kaikki hoituu sähköisesti – laskutus verkossa, kuittien talletus digitaalisesti kirjanpitoon ja yritystilin saldon päivittyessä suoraan taloudenhallinnon raportteihin.
Sähköisen kirjanpidon hyödyt tulevat ilmi viimeistään siinä vaiheessa, kun yrittäjä ryhtyy etsimään keinoja kannattavuuden parantamiseksi tai säästökohteita tiukan talouskuurin edessä. Kirjanpitolaki asettaa tiettyjä perusedellytyksiä siihen, miten kirjanpito tulee järjestää.
Kirjanpidon kirjauksia tulee voida seurata aika- tai asiajärjestyksessä. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan tapahtuman päivämäärä riippumatta siitä, milloin maksu tulee. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan tosiasiallinen maksupäivämäärä (milloin rahaa on liikkunut) – tätä ennen laskutus kirjataan saataviin.

Pääkirjanpito ja osakirjanpito

Kirjanpitoon liittyen voi tulla vastaan termit pääkirjanpito tai peruskirjanpito. Nämä ovat käsitteinä poistuneet lainsäädännöstä ja niillä tarkoitetaan nykyään samaa asiaa puhekielessä. Kyseessä on se kirjanpito, jonka pohjalta yrityksen tilinpäätös tehdään tilikauden päätteeksi.
Suurin osa pienyrityksistä pärjää pääkirjanpidolla. Toiminnan luonne ja yritysjärjestelyt voivat kuitenkin vaatia sivukirjanpitoa, esim. erillisen kassakirjan tai myyntitapahtumien kirjanpidolla tuoteluokittain tai osastoittain.
Osakirjanpito on jokaisen yrityksen omassa harkinnassa. Hyöty tästä on tarkempi talouden seuranta sekä kirjanpidon ositus. Näin juoksevaa kirjanpitoa voi hoitaa samanaikaisesti useampi henkilö. Yleisesti osakirjanpito viedään pääkirjoihin aina kuukauden päätteeksi laskelmien yhdistelmänä.
Esimerkiksi osakirjanpidossa voitaisiin pitää kirjaa jokaisesta tukkuostosta erikseen, jakaen tilit vapaamuotoisesti tuoteryhmittäin. Pääkirjanpitoon viedään vain yksi merkintä kuukauden tukkuostoista, koodiston mukaiseen tiliin.

Hoida juokseva kirjanpito sähköisesti

Kirjanpito onnistuu ilmaisillakin ohjelmilla. Järkevintä se on silti toteuttaa verkossa asiansa osaavassa palvelussa. Tämä voi olla tilitoimisto, automatisoitu kirjanpitosovellus tai yrityspankki, jossa kirjanpitovelvoitteet hoituvat muun kassanhallinnan ohessa.

Sähköisen kirjanpidon hyödyt

• 1. Ei papereiden kanssa pläräämistä. Valokuvaa paperiset kuitit tai talleta tiedostot järjestelmään ja hoida laskutus verkossa. Tiedot pysyvät turvassa digitaalisesti.
• 2. Reaaliaikainen talouden raportointi. Missä kuljetkin, voit käden käänteessä tarkistaa netin kautta yrityksen kassatilanteen, myös rästissä olevat maksut.
• 3. Tositteet pysyvät selkeässä järjestyksessä. Kirjanpitovelvoitteisiin kuuluu järjestelmällisyys. Sähköinen taloudenhoito automatisoi monia rutiinitehtäviä tähän liittyen.
• 4. Tilitoimisto saa suoraan tiliotteet käyttämäsi palvelun kautta.
• 5. Säästä aikaa ja rahaa ulkoistamalla usein toistuvat tehtävät.