Miten valitsen tilitoimiston?

Aloittava yrittäjä puhkuu intoa ja on valmis tekemään lähes kaiken itse tilinpitoa myöden. Vaikka osaaminen riittää hallinnollisiin tehtäviin. Viimeistään ensimmäisen tilikauden jälkeen tilinpäätöstä yötä myöden väsätessään. Yrittäjän pakollisten velvoitteiden vaatima työmäärä ja tarkkuus tulevat vastaan. On aika palkata tilitoimisto, jonka turvin kirjanpito pysyy ajantasalla, yrittäjän oma aika tuottavassa liiketoiminnassa ja verottajakin tyytyväisenä. Käymme läpi tilitoimiston tehtäviä, miten valita sopiva ja miten niiden kanssa asioidaan.

Tilitoimisto on yrityksen asialla

Parkkiintuneellakin yrittäjällä menee yllättävän kauan kirjanpidon tekemiseen, varsinkin jos yritys on monialainen, liikevaihto ja samalla tapahtumien määrä kohoaa tai omaisuusjärjestelyt ovat tavallisesta poikkeavia. Apuun tulee tilitoimisto, hoitaen tilit kuntoon kohtuullisella korvauksella, sekä antaen yrittäjälle mielenrauhaa ja aikaa keskittyä yrityksensä vetämiseen ja toiminnan kehittämiseen.
Vaikka tilitoimistojen hinnat samassa asiakaskohderyhmässä ovat suurinpiirtein samalla tasolla. Eroja on niin palveluiden, saatavuuden ja digitalisaation myötä. Myös henkilökemiat kirjanpitäjän kanssa ovat tärkeää.
Vähintäänkin yksi stressin lähde on poissa yrittäjän mielestä, jos suhteet tilitoimistoon ja kirjanpitäjään pysyvät mallikkaana. Saman kirjanpitäjän kanssa saatetaan toimia jopa vuosikymmeniä.
Kirjanpito on paljon muutakin kuin tilinpäätökseen valmistautumista ja verottajan tyytyväisenä pitämistä. Hyvä kirjanpitäjä osaa oma-aloitteisesti osoittaa lain sallimia säästökohteita, jos ne ovat ilmeisiä. Tällaisia ovat tyypillisimmin verovähennykset.
Kirjanpidon merkitys ja samalla sen teon työläys ja huomioitavien asioiden määrä nousevat samaan tahtiin yrityksen toiminnan laajenemisen ja liikevaihdon lisääntymisen kanssa.
Järjestelmällisesti tehty kirjanpito auttaa vertailemaan eri vuosien tuloksia sekä ennustamaan talouden suuntalinjoja. Hyvin tehty kirjanpito on tärkeä päätöksenteon väline yrityksen johdolle ja sen sidosryhmille, kuten omistajille ja sijoittajille.

Miten tunnistan laadukkaan tilitoimiston?

Kuten yritykset, myös tilitoimistot eroavat toisistaan ja asiakaskunnaltaan. Joku toimisto voi olla keskittynyt palvelemaan pelkästään pörssiyhtiöitä tai suurasiakkaita. Pienempi muutaman hengen vetämä toimisto palvelee taas rajattua joukkoa pieniä- ja keskisuuria yrityksiä. Tästä syystä ensimmäistä vastaantulevaa toimistoa ja tarjousta ei kannatta ottaa vastaan. Vaikka ammattitaito ja asiantuntijuus olisivatkin kohdillaan.

Hyvän tilitoimisto piirteitä

• Ehdoton ammatitaitoisuus ja luotettavuus
• Toiminut pitkään alallaan tai auktorisoitu (tästä alla lisää)
• Toimii asiakaslähtöisesti (laatu ennen määrää, ei sorru kapulakieleen)
• Hyödyntää sähköisiä palveluita ja modernia teknologiaa (esim. digitaaliset kuitit)
• Kouluttaa henkilökuntaansa säännöllisesti (kirjanpitolaki muuttuu)
• Neuvoo asiakasta oma-aloitteisesti tärkeissä asioissa

Auktorisoitu tilitoimisto

Vaikka toisin voisi luulla. Tilitoimiston voi käytännössä perustaa kuka tahansa. Mitään erityistä toimilupaa ei tarvita, jotta tilitoimiston nimikkeen voi lätkäistä etuovelle. Erotuksena, esimerkiksi tilintarkastustoimistot ja muut finanssialan yritykset, kuten pankit – vaativat luvan ja niiden toimintaa valvotaan tiukasti.
Kirjanpitoala on tästä huolimatta pysynyt luotettavana ja pystyy itse säätelemään toimintaansa. Sana huonosti asiakkaita palvelevista toimistoista tai kirjanpitäjistä leviää pian. Toisaalta kirjanpitolaki jo itsessään sanelee toiminnan lopputulosta, käytännössä itse kirjanpitoa ja tilinpäätöksiä.
Mikä sitten erottaa parhaat tai ainakin ammattimaisimmat tilitoimistot? Pidä silmällä termiä auktorisoitu tilitoimisto. Kyseessä ei ole varsinainen toimilupa, vaan standardi ja sertifikaatti, joka ilmaisee toimiston täyttävän tietyt minimikriteerit toiminnan laadun suhteen.

Auktorisoidun tilitoimiston kriteerejä

• Yrityksen toimintatavasta on tehty viranomaisselvitys
• Taloudellisesti vakaalla pohjalla
• Käytetyt ohjelmistot, tositteiden säilytys ja muut järjestelmät asianmukaiset ja luotettavat
• Kaikki sopimukset tehdään aina kirjallisina
• Ainakin osalla kirjanpitäjistä on kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinto
• Vastuuvakuutus, jolla korvataan tilitoimiston aiheuttamia vahinkoja asiakkaalleen
• Toimintaa tarkastetaan säännöllisesti

Auktorisoitu tilitoimisto takaa ainakin sen, että palvelun laatu on kaikissa tietyn tason ylittävää ja toimintaa johdetaan sekä tehdään pitkällä tähtäimellä. Auktorisoimatonkin tilitoimisto voi silti olla hyvä valinta, jos löytyy asiansa osaava kirjanpitäjä ja joka ymmärtää yrittäjän tarpeet.
Auktorisointi teettää aina kuluja, jonka vuoksi laadukaskin tilitoimisto saattaa jättää sen väliin, laskien hieman hintojaan. Syynä voi olla esimerkiksi omalla paikkakunnallaan kilpailuedun saavuttaminen isompiin toimistoihin nähden.

Kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinto

Kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinnon suorittaneet kirjanpitäjät tunnistaa heidän nimensä lopusta löytyvästä lyhenteestä KLT. Tätä tutkintoa arvostetaan korkealle alalla.
Tutkinnon läpäisemiseen vaaditaan korkean tason kirjanpitolain ja taloushallinnan tuntemusta, laskentoimen syvällistä sisäistämistä, sekä tietoutta yritysten lakiasioista. Kaikilla KLT-kirjanpitäjillä on lisäksi työkokemusta useammalta vuodelta, sekä ammattikorkeakoulun tai tätä korkeamman kouluasteen paperit.

Viisi tärkeää kysymystä tilitoimistoa valittaessa

Kuten liiketoimintasuunnitelmaakin tehdessä tai yrityksen strategiaa laatiessa. Oikeita kysymyksiä itselleen tai toimistolle esittämällä, pääsee nopeasti asioiden ytimeen. Alkuun pääsee kartoittamalla omat tarpeet. Mitä tehtäviä haluat tilitoimiston suorittavan?

• 1. Mitkä ovat oman yrityksesi kasvutavoitteet? Pieni toiminimiyrittäjä saattaa pysyä saman kokoisena hamaan tulevaan. Startup-yritys tähtää kansainvälisille markkinoille. Molempien tilanne tarvii erilaista lähestymistapa kirjanpitoon.
• 2. Oletko sitoutunut yritystoimintaan? Sivutoiminen yrittäjä voi pärjätä itsekin kirjanpidon tekemällä, mutta ehkä tilinpäätös olisi hyvä antaa tilitoimiston tehtäväksi.
• 3. Miten tilitoimisto on profiloitunut? Hyvä lähtökohta on valita toimisto, jolla on yrityksesi kaltaisia asiakkaita entuudestaan. Toisaalta isommat tilitoimistot voivat palvella kaiken kokoisia asiakkaita. Pienyrittäjän kirjanpito on suoraviivaisempaa kuin isojen asiakkaiden, joten hommatkin todennäköisesti saadaan aina hoidettua ajallaan.
• 4. Mitkä ovat tilitoimiston hinnoitteluperusteet? Hinnat vaihtelevat ja myös niiden perusteet. Yksiselitteistä parasta vastausta hinnoitteluperusteisiin ei ole. Joudut keskustelamaan tästä kunkin toimiston kanssa erikseen ja miettimään yrityksesi kassavirtaa ja taloudellista tilannetta.
• 5. Miten haluat asioida kirjanpitäjäsi kanssa? Voit olla tottunut keskustelmaan esim. videon välityksellä, chatissa tai puhelimessa ja pidät nopeasta saavutettavuudesta. Valitse tällöin toimisto, joka tähtää tulevaan ja uudistuu tekniikan mukana. Jos haluat jutella asioistasi harvakseltaan kasvokkain, tällöin perinteikkäämpi toimisto voi olla sopiva valinta.

Miksi ulkoistaa kirjanpito?

Tärkein syy erityisesti pienyrittäjälle on puhtaasti ajan- hermojen säästö. Vaikka itsekin peruskirjanpidon tekee, ensimmäisen tavanomaisesta poikkeavan kirjaamisen kohdalla joutuu turvautumaan nettiin, joka tarjoaa kymmenittäin eri vastauksia ja kommentteja. Joiden oikeellisuutta ei maallikko pysty hetkessä varmistamaan.
Toki kirjanpitolaista löytyy virallinen vastaus aina, mutta siihen urakkaan ei kovin heikkohermoinen yrittäjä lähde. Kirjanpitäjän tai tilitoimiston palkkaaminen on täysin verrattavissa väliaikaisen tai osa-aikaisen asiantuntijan palkkaamiseen.

Kolme syytä palkata tilitoimisto

• 1. Ajansäästö: Maksat tuotetusta työstä ja siihen käytetystä ajasta (kirjanpito ja tilinpäätös)
• 2. Asiantuntijuus: Kirjanpitäjä löytää yrityksen talouden kipukohdat, mutta myös mahdollisuudet tai ainakin antaa näiden tunnistamiseen tarvittavat talousluvut
• 3. Luotettavuus: Tilitoimisto pitää huolen, että verottaja saa oikeat tiedot ajallaan. Yrittäjän toimiessa monessa eri roolissa. Kirjanpitäjän toimenkuva on rajattu ja täten lopputulos tasaisen varmaa.

Miten helpotan kirjanpitäjäni työtä?

Tilitoimiston tai kirjanpitäjän palkkaaminen on vasta ensimmäinen askel. Jotta laskelmat saadaan kasaan sujuvasti. Kirjanpitäjän tulee olla selvillä toimintasi laadusta, tavoitteistasi ja erityispiirteistä, jotka on otettava huomioon kirjanpidossa. Oheisilla vinkeillä yhteistyölle saadaan luotua vahva pohja.

• Pidä kirjanpitäjäsi ajan tasalla yrityksesi toiminnasta ja tärkeimmistä tulevaisuuden suunnitelmista
• Älä esitä olevasi kirjanpidon asiantuntija, jos asian laita ei näin ole. Jos et ymmärrä jotain termia tai kirjanpitäjän kertomaa. Pyydä rohkeasti häntä selittämään, kunnes selkenee. He ovat tottuneet kaikenlaisiin kysymyksiin – alkeista lähtien.
• Toimita kirjanpitoon tarvittava aineisto järjestelmällisesti ja ajallaan (henkilökohtaisen suhteiden vaalimisen ohessa tilitoimiston palkkiot pysyvät kurissa). Jos yrityspankkisi voi olla suoraan tilitoimistoon yhteydessä tai toisinpäin. Tällöin sinulla on yksi huolenaihe vähemmän.