Mitä kirjanpitoon kirjataan?

Hyvä liikeidea, tähän liittyvä toimintasuunnitelma ja yrittäjän vahva usko menestykseen vievät yritystä eteenpäin. Toimintaa kannattelee hyvin hoidetut raha-asiat, jotta pakolliset laskut ja velvoitteet saadaan maksettua ja varauduttua tuleviin investointeihin. Kirjanpito pitää huolen, että yritys tietää miten raha liikkuu, missä raha makaa ja kuinka paljon sitä on. Tärkeimpänä tehtävänä – kirjanpito antaa johdolle päätöksentekoa helpottavaa taloustietoa. Avaamme kirjanpidon perusteita, sekä sen tärkeää roolia yrityksen talouden hoidossa.

Mihin kirjanpitoa tarvitaan?

Kirjanpito on yksinkertaistettuna osa yrityksen laskentatointa. Sen päätehtävä on pitää huolta, että yrityksen rahallinen tilanne ja tähän liittyvät velvoitteet, vastuut ja saatavat ovat joka hetkellä täsmälleen tiedossa. Kirjattua informaatiota tarvitaan yrityksen verotusta laskettaessa sekä verotusasioita suunnitellessa.
Toinen tärkeä kirjanpidon tehtävä on tuottaa selkeästi sisäistettävässä ja vertailukelpoisessa muodossa olevaa tietoa yrityksen taloudesta. Tätä informaatiota käyttävät yrityksen pääomistaja, johto ja avainhenkilöt, sijoittajat sekä muut sidosryhmät.
Pienyrityksen johto ja omistaja ovat usein yksi ja sama henkilö, joka vastaa kaikesta, mukaan lukien yrityksen investoinnit ja raha-asioista huolehtiminen. Kirjanpito itsessään ei tee tappiota tuottavasta liiketoiminnasta voitollista tai korjaa vuotavaa laivaa paikaten turhia kulueriä. Se antaa kuitenkin eväät tarvittavien muutosten tekemiseen, kertoen raa’an rehellisesti missä jamassa yritys on.
Sijoittajille ja muille sidosryhmille kirjanpito todistaa miten yritys on käyttänyt esim. annettua tukea, lainaa tai suoraa sijoitusta. Kirjanpidon perusteella jaetaan myös osingot ja muut edut. Joskus kirjanpidon tietoja täytyy jakaa ulkopuolisille. Tällaisia tahoja ovat esim. pitkäaikainen ja suuria kustannuksia vaativa yhteistyö alihankkijan tai urakoitsijan kanssa.
Kuten yllä näkyy. Kirjanpito on paljon muutakin, kuin vain tositteiden kirjaamista ylös ja numeroiden pyörittelyä. Kyseessä on lain määräämä ja samalla lain voimaa sisältävä taloudenhallinnan järjestelmä, joka pitää yrityksen raha-asiat yksissä kansissa. Yhdenmukainen kirjanpito helpottaa myös tilipäätösten vertaamista, sekä tilitoimistojen ja verottajan työtä.

Kirjanpidon tehtäviä

• Kirjata ylös yrityksen tulot, menot, varat ja velat vertailukelpoisessa muodossa
• Yrityksen varallisuuden selvittäminen eli tase
• Tehdä tuloslaskelma
• Selvittää voitonjako tuloslaskelmaan pohjautuen
• Pitää yrityksen ja sen omistajien henkilökohtainen talous toisistaan erillään

Kirjanpidon perusteet

Yritystoiminnan osa-alueen ollessa tiukasti lakiin sidottu, kuten kirjanpito. Perusteet ja tavallisimmat käsitteet on tärkeää opetella ensin. Ajankohtaisimman tiedon ja tarkat kirjanpidon muotoseikat oppii itse tekemällä ja alan kirjallisuutta lukemalla. Tuntemalla tärkeimmät käsitteet, kuten tosite, tililuettelo tai tilinpäätös. Alan oppaiden sekä kirjanpito-ohjelmien käyttö ja opettelu helpottuvat huomattavasti.

Tosite

Tosite on todistus yrityksen liiketapahtumasta, esimerkiksi edustusillallisen kulut, liiketilan vuokra, uusien työvälineiden osto tai lahjoitus hyväntekeväisyyteen yrityksen nimissä. Tositteesta tulee ilmetä liiketapahtuman perustiedot, kuten päivämäärä, mitä palveluita tai tavaroita on ostettu, sekä mahdollinen arvonlisävero eroteltuna.
Tositteet kirjataan kirjanpitoon pysyvässä muodossa. Tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi kaupan tulostettujen kuittien skannaamista valokuvaksi tai pdf-tiedostoksi. Helpoimmillaan moderni pienyrittäjä kaivaa taskustaan älypuhelimen. Ottaen muutamalla täpäytyksellä kuvan kuitista ja lähettää sen pankkiinsa yhtä nopeasti kirjanpidon jatkeeksi.
Kun kirjanpitoa tehdään, joko yrittäjä tai tilitoimisto poimii tiedot netin kautta. Kirjanpidon tekeminen on kertaluokkaa nopeampaa ja kätevämpää, kun tilitoimistoon ei tarvitse enää kiikutella lappusia.

Tositteita voivat olla esim.:

• Kaupan kuitti
• Yrityksen lähettämä sähköinen lasku
• Vuokrasopimus
• Myyjän ja ostajan erikseen laatima kauppasopimus
• Ajopäiväkirja

Tililuettelo

Tililuettelo on pohjimmiltaan yksinkertainen lista kirjanpitotileistä. On syytä huomioida, että näillä ei ole mitään tekemistä oikeiden pankkitilien kanssa vaikka joku voikin kuvata sellaisen saldoa. Kyseessä on puhtaasti tietojen organisointia paperilla, jolla helpotetaan kirjanpidon tekemistä ja päätöksentekoa.
Vaikka kirjanpitotilejä voi luoda itse lisää, kirjanpitolaki asettaa rajoituksia ja vaatimuksia muotoseikkoihin ja valittaviin tileihin. Tilitoimistot ja kirjanpitäjät ovat vuosien saatossa luoneet puolivirallisen standardin koodeineen. Johon törmää varmuudella, jos käyttää ammattimaisia kirjanpito-ohjelmia. Vähintäänkin jokaisen tilin tapahtumien pitää kuulua tilin määrittelyn alle, mitä tahansa se onkin.

Kirjanpitotilejä voivat olla esim.:

• Ostot (liittyen liiketoimintaasi, tuotteisiin tai palveluihin)
• Pienkalusto</>
• Vuokrat
• Pankkikulut
• Vakuutukset
• Korkokulut
• Edustuskulut
• Ulkopuoliset palvelut (ts. alihankinta tai -urakointi)

Debet ja kredit

Vaikka toiminimiyrittäjä pärjääkin yhdenkertaisella kirjanpidolla, on hyvä opetella kahdenkertaisen kirjanpidon tärkein käsite – debet ja kredit. Suomalaisittain oudoilta näyttävät sanat pohjautuvat latinaan. Debet tarkoittaa ”velkaa” ja kredit ”luottoa” – suomalaisin kirjanpitotermein ”veloitus” (mihin rahaa on käytetty) ja ”hyvitys” (mistä raha on peräisin).
Kahdenkertainen kirjanpitotili jaetaan aina kahteen eri puoleen, joista vasen puoli on debet ja oikea puoli kredit.
Otetaan yksinkertainen esimerkki avuksi: Ostat tukusta 1000 eurolla tavaraerän, jonka tuotteet aiot myydä liikkeessäsi asiakkaille. Maksat ostotapahtuman yrityksen luottokortilla. Tässä tapauksessa rahan lähde on yrityksen luottotili ja rahan käyttökohde tavaraerä. Kirjaat 1000 euroa vähennystä kirjanpidon luottotilin kredit-puolelle (mistä rahat otettiin). Sen jälkeen kirjaat 1000 euroa kirjanpidon ostotilin debet-puolelle (mihin ne menivät).

Liiketapahtuma

Tositteen kirjaaminen kirjanpitotilille tekee siitä määritelmän mukaisen liiketapahtuman. Tämä on mikä tahansa yrityksen tulo, meno, rahoitustapahtuma (esim. lainaerän maksu luottotilille) tai virheellisen kirjanpidon oikaisu.
Tuloja ovat esim. yrityksen tuotteiden tai palveluiden myynti, mutta yhtä hyvin myös korko- ja sijoitustulot. Menoista suurin kuluerä on yleensä palkat ja näihin liittyvät sivukulut, kuten eläke- ja vakuutusmaksut. Muita tyypillisiä menoja ovat vuokrat, työvälineet, edustuskulut, materiaalihankinnat tai liiiketilan uudistaminen ja remontointi.

Tilinpäätös

Yritystoiminnan tulos täytyy selvittää vuosittain kirjatun tilikauden määräämässä aikataulussa. Uusi pienyrittäjä voi asettaa ensimmäiseksi tilikaudekseen pidemmän jakson, muutoin yleinen tilikauden pituus on aina 12 kuukautta.
Tilikauden loppumispäivämäärän jälkeen tulee tehdä tilinpäätös neljän kuukauden sisällä. Se kertoo mikä oli yrityksen tulos (tuliko voittoa vai tappiota), taseen (paljonko kassassa on rahaa), rahoituslaskelman tiedot (käytännössä velat tai tuloillaan olevat rahoituserät). Tilinpäätöksen liitteinä ovat kaikki tilikauden tositteet ja muu aineisto, kuten toimintakertomus. Tätäkin koskevat omat muotoseikkansa.
Yrityksen omistaja tai nimenkirjoitusoikeutettu päivää ja allekirjoittaa tilinpäätöksen. Näin siitä tulee virallinen dokumentti osana yrityksen kirjanpitoa. Tätä asiakirjaa tulee säilyttää 10 vuotta kyseisestä päivämäärästä eteenpäin.