Minkä taloushallinnon ohjelman valitsen?

Yrittäjän mieli lepää kun talousasiat ovat kunnossa ja niiden seuraaminen helppoa. Yksinkertaisimmillaan pienyrittäjä hoitaa kirjanpidon taulukossa. Suurin osa palkkaa kirjanpitäjän tai tilitoimiston, mutta tällöinkin juoksevat kulut pitää itse kirjata ylös. Enenevästi käytetään pilvipalvelussa olevaa taloushallinnan ohjelmaa. Eri alustat tarjoavat samat sähköisen taloushallinnon perustoiminnot. Merkittäviä eroja on oheispalveluiden osalta. Käymme läpi taloushallinnon eri ratkaisuja sekä automaation hyötyjä, jotta ohjelmiston valinta helpottuu.

Taloushallinnon ohjelmat moneen lähtöön

Taloushallinnon ohjelmia ja ratkaisuja löytyy pienyrittäjille markkinoilta sadoittain. Yhtä ylivoimaisesti parasta ratkaisua ei ole olemassa. Keskisuurissa ja suurissa yrityksissä yleisesti käytössä olevat ohjelmistot ovat taas lähes standardin asemassa. Valinta on tältä osin helpompaa, sillä hinta ja omat erityisvaatimukset määrävät mikä taloudenhallinnon ratkaisu otetaan.
Pienyrittäjien tilanne on haastavampi. Ohjelmistojen ominaisuudet, käyttöliittymä, yhteensopivuus tilitoimistojen kanssa, hinnoittelumalli, sekä oheispalvelut. Painavat kaikki vaakakupissa, kun lähdetään vertaamaan tuotteita. Kevytyrittäjille on lisäksi tarjolla omat ratkaisunsa pankki- ja laskutuspalveluissa, joissa hoituvat kaikki yrityksen talousasiat samalla kertaa.
Myös yrityksen koko ja yhtiömuoto, liikevaihdon ja kirjausten määrä, henkilöstö, sekä yrittäjän omaama talouden asiantuntijuus. Otetaan taloushallinnon ohjelmistoissa ja -ratkaisuissa huomioon. Osa ohjelmista on kehitetty puhtaasti yksityisyrittäjälle, toiminimelle tai muulle pienyritykselle.
Toiset ohjelmat tarjoavat vähän kaikkea kaikille, pienestä keskisuureen yritykseen. Kustannukset vaihtelevat sen mukaan, kuinka paljon yritys tai yrittäjä hoitaa taloutta ja sen kirjaamista itse, mikä tilitoimiston rooli on ja ulkoistetaanko muita palveluita samalle toimijalle (esim. laskutus, palkanmaksu, yrityksen pankkipalvelut yleensä).

Harkitse hyvin, säästy murheilta

Uusi yrittäjä, joka ottaa ensimmäisen ilmaisen tai edullisen kirjanpito-ohjelman käyttöönsä. Saattaa katua sitä vuoden parin päästä. Tietojen siirto tilitoimiston käyttämään palveluun voi olla työlästä ja vaatia jopa ulkopuolisen avun palkkaamista. Viisaasti valitsemalla välttyy monelta murheelta myös rahallisesti.
Toki laadukkaita, ainakin alussa ilmaisia kirjanpitoratkaisuja on olemassa. Tällaisia ovat kevytyrittäjille tarjotut laskutuspalvelut ja muut taloudenhallinnon kokonaisuudet netissä. Palveluntarjoajalle koituneet kulut kuitataan pääasiallisesti lähetetyistä laskuista perityn palvelumaksun turvin.

Kirjanpidon kustannukset

Edullisimmillaan yksin yrittävä hoitaa kirjanpidon, tilinpäätöksen ja kaiken muunkin taloudenhallinnon itsenäisesti. Apuun voi ottaa kevytyrittäjien palvelun, jossa laskutus rullaa ilman erityisiä toimenpiteitä, kuitit saa talteen digitaalisesti sekä pankkiasiat yksiin kansiin. Suorat rahalliset kustannukset ovat minimaaliset.
Piilossa oleva hinta on yrittäjän itsensä hallinnollisiin tehtäviin käytetty aika. Tämäkin on syytä huomioida. Taloudenhallinnon ulkoistaminen maksaa pian itse itsensä takaisin, kun tähän aiemmin käytetyn ajan voi käyttää puhtaasti tuottavaan työhön.
Jos haluaa edelleen säästää, mutta haluaa ammattilaisen hoitavat kirjanpidon loppulaskelmat. Tällöin tallennuspalvelun käyttö on hyvä ratkaisu. Tätä laskutuspalvelut käytännössä myös ovat – liiketapahtumien kirjaamista kirjantekoon kelpoisessa muodossa.
Yrittäjän vastuulle jää kuittien ja muiden tapahtumien tallentaminen palveluun. Kuun lopuksi tilitoimisto poimii tiedot ja päivittää varsinaisen kirjanpidon ajan tasalle. Kustannussäästöjen vastapuolella on yrittäjän vastuu ja lisääntynyt työtaakka kaikkien tapahtumien kirjaamisesta.
Jos taloushallinnon ohjelma on hyvin tehty. Parhaimmillaan kaikki ostokset, lähetetyt ja saadut laskut kirjautuvat automaattisesti kirjoihin. Yrittäjän keskittyessä omaa työhönsä. Lisäetuna automatisoinnista on jatkuvasti päivittyvä tieto kassavirrasta ja sen vaikutuksista yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Tämä puolestaan auttaa yritystä varautumaan tulevaan.

Toiminimiyrittäjän taloushallinto

Toiminimiyrittäjät toimivat pitkälti yksin ja liikevaihdon määrä pysyy maltillisena. Jos palkkoja maksetaan harvoin tai ei lainkaan, tällöin pärjää hyvin taulukkolaskentaohjelmalla sekä mallikaavakkeilla, joita löytyy netistä runsaasti. Yksityisnostot yrityksen varoista onnistuu miltä tahansa tililtä, vaikkapa omalta käyttötililtä.
Parempi ja ehdottomasti suositeltavampi ratkaisu on avata yrityksen raha-asioita varten oma pankkitili. Perinteisissä pankeissa tähän liittyy yleensä perustamiskuluja, pitkäaikainen sopimus ja palvelupaketin kasaamista. Jos toiminta on kovin kevyttä, ratkaisu tuntuu liioittelulta. Vaihtoehto perinteisille rahalaitoksille on pelkästään verkossa toimiva pankki. Jossa hoituvat lisäksi kaikki pienyrittäjän tarvitsemat taloudenhoidon asiat. Kuten laskutus tai tilitoimiston kanssa asiointi.

Kasvavan pienyrityksen taloushallinto

Kun liiketoiminta ja samalla liikevaihto ja myyntivolyymit lähtevät kasvuun. Tarvitaan kättä pidempää talouden seurantaan ja hallintaan. Esimerkiksi liikkeenpitäjä, joka perustaa useamman kaupan. Haluaa reaaliaikaista tietoa myynnistä muualla, jotta voi esim. varautua tukussa käyntiin tiettyjen tuotteiden loppuessa.
Suuryrityksille suunnatut taloudenhallinnon ohjelmistot tarjoavat kaiken tarvittavan, mutta ovat turhan järeitä. Ratkaisu löytyy sopivasta tilitoimistosta, jonka tarjoaman sähköisen kirjanpito-ohjelmiston kautta ajankohtainen tieto on aina ulottuvilla. Samalla kustannukset madaltuvat, koska tiedot ovat valmiiksi tilitoimiston järjestelmässä.

Mitä sähköinen taloushallinto on?

Taloushallinnon ohjelmat ovat osa laajempaa kokonaisuutta, jota kutsutaan sähköiseksi taloushallinnoksi. Usein termit myös sekoittuvat keskenään. Ymmärtämällä mitä kaikkea sähköinen taloushallinto pitää sisällään ja mitä ominaisuuksia yleensä on olemassa. Ohjelmiston tai palvelun valinta helpottuu.
Sähköisen taloushallinnon nimikkeellä myydään yrityksille vähän kaikkea. Kuten online-kirjanpitosovelluksia tai toiminnanohjausjärjestelmiä, joista löytyy taloudenhallinnon työkaluja. Kun osaa kaupoilla kysyä palveluntuottajalta olennaisia kysymyksiä. Pystyy arvioimaan paremmin niiden soveltuvuutta omaan toimintaan.
Sähköisen taloushallinnon avulla hoidetaan yrityksen myyntilaskut, ostolaskut, kassanhallinta, palkanlaskenta sekä muut yleiset kirjanpidon toimet. Periaattessa se tarjoaa samat toiminnot kuin perinteinen taloushallinnon ohjelma. Olennainen ero on yrityksen tulosseurannan ja tähän liittyvän raportoinnin reaaliaikaisuus ja ohjelman käyttö Internetin välityksellä.

Sähköisen taloushallinnon ominaisuuksia

• Yleisesti yrityksen talouden hallinnan välineitä, joihin pääsee käsiksi netin kautta milloin ja missä tahansa.
• Laskutus – lähetä ja vastaanota laskuja sähköisesti. Jos toisella osapuolella on käytössään verkkolaskutus. Tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti järjestelmästä toiseen.
• Kulujen seuranta (esim. matka- ja edustuskulut)
• Työtuntien seuranta ja palkanlaskenta
• Reaaliaikainen kassavirran ja kirjanpidon seuranta
• Yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa (nopea ja kustannustehokas kirjanpito)
• Yleisesti kuukausimaksullinen tai muutoin rahoitettu. Esim. laskutuspalvelun yhteydessä laskujen summasta perityn korvauksen muodossa.

Mitä automatisoitu taloushallinto on?

Sähköinen taloushallinto on ensimmäinen askel kustannustehokkaaseen ja nopeaan yrityksen talousasioiden hoittoon. Se edelleen kuitenkin vaatii yritykseltä ja sidosryhmiltä manuaalisia toimia. Tästä edistyneempi muoto on automatisoitu taloushallinto, joka pitää samat ominaisuudet ja piirteet. Vieden toteutuksen astetta teknisemmäksi.
Liikevaihdon ja liiketapahtumien lisääntyessä ja yrityksen kasvaessa. Automaation hyödyt alkavat näkyä taseessa. Rutiininomaiset toiminnot voidaan nykyään hoitaa pitkälti ohjelmallisesti. Tämä tarkoittaa vähemmän henkilötyötunteja, jotka ovat yleisimmin yrityksen suurin kuluerä. Automatisoitu taloushallinto liikuttelee suurta tietomäärää itsenäisesti. Käsitellen sitä asetettujen kriteerien mukaisesti.
Jos perinteisessä taloudenhallinon ohjelmassa käyttäjä syöttää esimerkiksi ostolaskun järjestelmään käsin. Automatisoidussa järjestelmässä – vaikkapa asiakkaan ostama tuote verkkokaupasta. Kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon samalla kertaa ilman eri toimenpiteitä. Erotellen arvonlisäveron ja päivittäen yrityksen kassatilanteen reaaliaikaisesti. Uuden raportin saa eteensä vaikka joka minuutti.

Automatisoidun taloushallinnon ominaisuuksia

• Tieto liikkuu eri sovellusten välillä automaattisesti. Esim. varastokirjanpidosta myymälävastaavan käyttämään sovellukseen.
• Reaaliaikainen yrityksen taloustilanteen päivittyminen (esim. paljon kassassa on rahaa)
• Kaikki kirjatut tapahtumat voi nähdä heti yksityskohtineen (esim. yksittäisen ostoksen kuitti tai muu tosite)
• Vähentää manuaalisen työn tarvetta. Tämä puolestaan lisää liiketoiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta.

Hyvä taloushallinnon ohjelma pienyrittäjälle

Myytiin yrityksen kirjanpitoon tai taloudenhallinon tarpeisiin palvelua millä nimikkeellä tahansa. Hyvä palvelu on helppo käyttää vaikka olisi uusikin yrittäjä. Lisäksi kustannusrakenteen soisi olevan läpinäkyvä ja palvelun käyttöönotto edullista (parhaimmillaan ilmainen).
Pienyrittäjä pyörittelee muutenkin papereita. Hyvä taloushallinnon ohjelma ottaa vastaan kuitit ja muut tositteet skannattuna tai valokuvattuna. Näin ne säilyvät hamaan tulevaan kirjanpitolain ja tilintarkastuksen vaatimassa pysyvässä muodossa.
Sähköinen taloushallinta antaa mahdollisuuden tarkastella kassatilannetta milloin ja missä tahansa. Enää ei tarvitse ajaa toimistolle mappeja pläräten tietääksen paljonko rahaa tarvitaan esimerkiksi verojen maksuun tulevina kuukausina. Kaikki hoituu muutamassa hetkessä vaikka älypuhelimella.
Lopuksi, jos tilitoimistot pääsevät tietoihin suoraan käsiksi (säästäen edelleen kustannuksissa), ollaan lähellä optimaalista pienyrittäjien talouspalvelua. Ennen kaikkea hyvä taloushallinon sovellus vapauttaa yrittäjän tuottavaan työhön.

Hyvä pienyrittäjien taloushallinnon ohjelma tarjoaa:

• Reaaliaikainen taloustilanteen seuranta ja raportointi (talouden avainluvut)
• Helpottaa tilitoimistojen kanssa asioimista (suora pääsy yrityksen kirjanpitoon)
• Helppokäyttöinen vasta-alkajallekin (käyttöliittymä, asiakastuki, käyttöohjeet ja niiden laatu)
• Kuitit, tositteet ja myyntitapahtumat saa kirjattua nopeasti ja vaivattomasti.
• Skaalautuu yksin yrittävästä keskisuureen yritykseen vaivatta