Mitä on yhdenkertainen kirjanpito?

Uudelle yrittäjälle teroitetaan tilitoimiston tärkeyttä. Toisaalta useimpien toiminimiyrittäjien liiketoiminta on niin pientä, että itsekin pystyy kirjanpidosta suoriutumaan. Joka tapauksessa kirjanpidon perusteet on hyvä opetella, vaikka palkkaisikin kirjanpitäjän. Näin osaa lukea tilinpäätöksiä ja kysyä oikeita kysymyksiä. Ennen kaikkea itse kirjanpidon tekemällä, hahmottaa nopeasti millä tolalla yrityksen talous on ja miten sitä voidaan entisestään parantaa. Pikaopas esittelee yhdenkertaisen kirjanpidon ja siihen liittyviä perusasioita.

Kenelle yhdenkertainen kirjanpito sopii?

Laki säätelee yritysten kirjanpitoa myös sen tekotavan osalta. Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista toiminimiyrittäjille, joiden toiminta on pientä ja jää tiettyjen rajojen alapuolelle. Mikään ei estä itsenäistä elinkeinonharjoittajaa tekemästä kahdenkertaista kirjanpitoa.
Jos toiminta on samankaltaista kuukaudesta toiseen eikä yritys varsinaisesti kasva. Yhdenkertainen kirjanpito riittää ja sen pystyy tekemään vaivatta, kerran asiast opeteltuaan. Vastaavasti, jos yritystä on tarkoitus laajentaa tai tähtäimessä on esimerkiksi sen muuttaminen osakeyhtiöksi. Tällöin kahdenkertainen kirjanpito voi olla järkevää jo alussa, vaikka toiminta olisi pientä.
Vaikka kirjanpitoa itseään säätelevät tarkat muotoseikat. Sen voi tehdä kuka tahansa. Et tarvitse kirjanpidon tutkintoa tai muitakaan meriittejä. Olet kuitenkin vastuussa kirjanpidosta. Virheistä esimerkiksi verotuksessa, maksaa aina yrittäjä.
Alkuun pääsee helposti. Yksinkertaisimmillaan voit ladata netistä ilmaiseksi pienyrityksen kirjanpitoon tarkoitetun mallipohjan. Nämä riittävät mainiosti uudelle toiminimiyrittäjälle, jonka toiminta on alussa pientä. Peruskirjanpidon tekemiseen ei kulu kauaakaan aikaa, kunhan rutiinit ovat syntyneet ja toimeen tarttuu alusta lähtien järjestelmällisesti.

Miksi kirjanpito on yritykselle tärkeää?

Moni toiminimiyrittäjä voisi hyvin tehdä töitä, laskuttaa laskutuspalvelun kautta ja nostaa rahaa silloin kuin tarvitsee. Tehden vain veroilmoituksen kerran vuodessa, miettimättä sen kummemmin miten rahaa on liikkunut ja missä se makaa. Laki silti vaatii toiminnan pienuudesta riippumatta kirjanpidon tekemistä.
Pienyrittäjän kannalta kirjanpidon tärkein hyöty on henkilökohtaisen talouden ja yritystoiminnan raha-asioiden pitäminen erillään toisistaan. Tässä auttaa yritykselle perustettu oma pankkitili joko perinteisessä pankissa tai yrityksille tarkoitetussa verkkopankissa.
Vaikka toiminimiyrittäjä voi hyvin pitää yrityksen varoja henkilökohtaisella käyttötilillään. Se itsessään ei anna mitään kirjanpidon työkaluja, joilla varoja voisi korvamerkitä eri kohteisiin. Viimeistään veroilmoitusta tehdessä varat tulee erotella paperilla.
Kirjanpidon avulla tapahtumat pysyvät yksissä kansissa. Näin yrityksen kannattavuutta, kassavirtaa ja rahankäyttöä pystytään seuraamaan ja analysoimaan pitkällä aikavälillä. Auttaen pienyrittäjää säästämään sekä suunnittelemaan liiketoimintaa ja tähän liittyviä investointeja.

Toiminimelle riittää yhdenkertainen kirjanpito, jos vähintään kaksi seuraavista ehdoista täyttyy

• Taseen loppusumma on enintään 100 000 euroa
• Liikevaihto on enintään 200 000 euroa
• Yritys palkkaa korkeintaan 1-2 henkilöä yrittäjän lisäksi

Milloin toiminimiyrittäjän kannattaa tehdä kirjanpito itse?

• Pyörität yritystä sivutoimisesti ja toiminnan luonne on pientä
• Olet yrityksen ainoa työntekijä ja työ toistuu samankaltaisena kuukaudesta toiseen
• Olet kiinnostunut taloudesta
• Haluat seurata omaa rahankäyttöäsi tarkemmin
• Aiot ulkoistaa kirjanpidon myöhemmin, ensin opeteltuasi sen tekemisen itse
• Sinulla on ylimääräistä aikaa säännöllisesti johtuen esim. toiminnan luonteesta, ja haluat säästää joka sentin.
• Kaipaat vaihtelua muihin työtehtäviisi yrittäjänä.

Miten yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito eroavat toisistaan?

Pelkistetysti, yhdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kirjataan sille päivälle, jolloin maksu tapahtuu ja tämä tulee ilmi myös tositteesta. Liiketapahtumia ovat yrityksen saamat tulot, sekä maksetut menot – mukaan lukien korot ja verot. Suoritukset merkitään kertaalleen yhdelle kirjanpidon tilille. Tietoina maksettu summa, päivämäärä ja rahan kohde. Tästä myös nimi yhdenkertainen kirjanpito tulee.
Kahdenkertainen kirjanpito on puolestaa suoriteperusteista. Tämä tarkoittaa käytännössä, että jokainen liiketapahtuma kirjataan kyseisellä tapahtumahetkellä. Kirjanpitoon merkitään rahan kohde omalle tililleen ja sen lähde toiselle tilille. Itse maksu voi tapahtua kirjattuna ajankohtana, sitä ennen tai sen jälkeen. Nämä merkitään edelleen erikseen omalle tililleen esim. saataviin.

Kirjanpidon perussanastoa

Jotta kirjanpitoa voi tehdä itse tai tilikirjoja ymmärtää, on sisäistettävä tärkeimmät talouden termit.

Tilikausi

Liikkeen- ja ammatinharjoittajan (ts. toiminimi) tilikausi on lähtökohtaisesti kalenterivuosi. Tämä helpottaa veroilmoituksen jättöä ja yleensäkin veroasioita sekä kirjanpidon tekemistä. Poikkeuksena uutta yritystä perustettaessa ensimmäisen tilikauden pituudeksi voi asettaa 6-18 kuukautta. Sama pätee luonnollisesti myös yrityksen lopettamiseen.

Liikevaihto

Liikevaihto on aina sidottu yhteen tilikauteen. Se kertoo kuinka paljon yritys on tehnyt myyntiä rahamääräisesti. Asiakkaalla ei ole merkitystä – se voi olla yhtä hyvin yritys tai yksityinen.
Liikevaihto itsessään ei kerro mitään yrityksen kannattavuudesta tai tuloksesta. Vain sen, että kauppaa on käyty ja rahaa on liikkunut yritykseen päin. Se on aina arvonlisäveroton ja sidottu konkreettiseen tuloon (esim. puoleen hintaan myyty tuote lisää liikevaihtoa puolella sen normaalihinnasta, josta on edelleen vähennetty arvonlisäveron osuus)
Esimerkki: Yritys myy tuotteen tai palvelun toiselle yritykselle hintaan 100 € + 24 % alv. Rahaa liikkuu 124 €. Liikevaihdon osuus tästä on 100 €. Arvonlisäveron osuus 24 € maksetaan verottajalle.

Tase

Tase tarkoittaa yksinkertaistettuna yrityksen varallisuutta tiettynä ajankohtana. Tähän kuuluvat likvidi omaisuus (kuten käteiskassa, raha pankissa, osakkeet), kiinteä omaisuus (kiinteistöt, kulkuvälineet, työkoneet), velat (luotot, yrityslaina) ja saatavat.
Koska taseeseen merkitään itse varallisuuden lisäksi sen lähde toiselle sarakkeelle. Loppusummat ovat aina tasan, josta tase saa nimensä. Tase tehdään tilikauden päätteeksi ja sisältää vain sellaisia merkintöjä, jotka siirtyvät seuraavalle tilikaudelle liiketoiminnan pohjaksi.
Yrityksen varallisuuden määrittelyyn kuuluvat olennaisesti oman ja vieraan pääoman käsitteet. Varallisuus on aina rahoitettu jollain tavalla. Se on voinut tulla yrityksen oman työn tuloksena asiakkailta tai omistajan sijoittamasta pääomasta. Tällöin kyse on omasta rahoituksesta. Yrityslaina on tyypillinen esimerkki vieraasta pääomasta.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma tai tulos on kuuluu läheisesti taseeseen. Tähän merkitään yrityksen tuotto kuluneelta tilikaudelta, josta on vähennetty kaikki menot. Tulos voi olla tappiollinen tai voitollinen. Yhdenkertaista kirjanpitoa tekevän ei tarvitse sisällyttää tuloslaskelmaa tai tasetta tilinpäätökseen. Käsitteet on syytä ymmärtää, sillä ne tulevat jatkuvasti vastaan eri yritysten taloustilannetta arvioidessa.

Yhdenkertaisen kirjanpidon periaatteet

Itse tekemällä oppii parhaiten. Kattavan kirjanpidon tekeminen vaatii lisäksi syvempää tututustumista eri käytäntöihin, ohjelmien opettelua ja kirjanpitolainsäädäntöön tutustumista epäselvissä tilanteissa. Jos omat taidot tai aika ei riitää, tällöin on käytettävä kirjanpitäjän palveluita joko väliaikaisesti tai pysyvästi.

Liiketapahtumien kirjaaminen ja pakolliset talouden tunnusluvut

• Liiketapahtumat kirjataan maksun suorituksen hetkelle, yksi tapahtuma per rivi.
• Liiketapahtuman voi kirjata ainostaan, jos siitä on pätevä ja lainvoimainen tosite olemassa. Esimerkiksi: vuokra- tai palvelusopimus, lasku, skannattu kaupan kuitti
• Kirjanpidon välttämättömät talousluvut: yrityksen tulot ja menot sekä mahdollinen arvonlisäveron määrä.

Arvonlisäveron merkintä ja verojen maksaminen

• Jokainen liiketapahtuma tulee yksilöidä tapahtuman numerolla, sekä erillisellä kuvauksella (mitä myytiin tai mitä laskuja maksettiin)
• Arvonlisäveroton osuus ja arvonlisä erotellaan. Ei pakollista, mutta helpottaa tunnuslukujen laskemista myöhemmin. Esimerkiksi vähentämällä myyntien ja ostojen arvonlisäverot toisistaan, saadaan lopullinen valtiolle menevä osuus.
• Myös maksetut verot, kuten ennakkoverot merkitään kirjanpitoon. Tärkeänä huomiona, veroja ei lasketa yrityksen menoihin, vaan niitä varten on oma verosarake.

Yhdenkertaisen kirjanpidon perusasiat ovat kohtuullisen nopea sisäistää. Työmäärää ja monimutkaisuutta lisäävät eniten erilaisten verojen huomioiminen. Kun yksin yrittävän kirjanpitoon alkaa tuhraantua puoli päivää tai enemmän kuukaudessa, on syytä miettiä tilitoimiston palkkaamista.