Miten luon laskun?

Uuden yrityksen laskutus on syytä miettiä hyvissä ajoin ennen toiminnan aloittamista. Kun ensimmäiset asiakkaat on hankittu ja uutta projektia pukkaa päälle, laskun lähettämiseen ei soisi tuhraantuvaan aikaa. Laskutuksen tulee olla järjestelmällistä, automatisoitua ja standardien mukaista. Yksinkin yrittävän toiminta näyttää ammattimaiselta ja luotettavalta kun laskut on muotoiltu suurten yritysten tapaan ja laskut lähetetään sähköisesti sekä ajallaan. Poimi talteen laskun luonnin perusteet, joilla laskutus pyörii pienestä suureen yritykseen.

Laskun luontiin tarvittavat tiedot

Laskun tai vastaavan ilmoituksen muotoilua ja siinä olevia tietoja määrää arvonlisäverolaki. Et voi siis kehittää omaa laskuformaattia ja jättää tietoja pois oman maun mukaan, vaikka joku kohta tuntuisikin turhalta. Laskussa tulee olla tietyt tiedot, riippumatta lähetetäänkö se paperisena tai sähköisenä. Laskua voidaan tarvita kirjanpidon selvittelyyn tai todisteaineistona sopimuksien selvittelyn yhteydessä.

Vinkkinä, luo lasku laskutusohjelmalla tai yrityksen laskutuspalvelun avulla. Nämä huolehtivat puolestasi toistuvien perustietojen lisäämisen laskuun. Jos unohdat lisätä jotain tietoja, tästäkin huomautetaan. Lasku ei lähde eteenpäin, ennen kuin se täyttää lain asettamat vaatimukset.

Laskusta tulee ilmetä:

  • Milloin lasku on annettu. Laskun antamispäivämäärä ei lähtökohtaisesti ole sama kuin erääntymisen päivämäärä.
  • Myyvän ja ostavan yrityksen nimi ja koko osoite.
  • Laskun numero tai tunniste – ts. yrityksen laskutuksen juokseva tunniste, jolla laskut voidaan yksilöidä. Tämä on hyödyllistä, jos asiakas reklamoi tai hänellä on muuta kysyttävää laskuun tai ostamaansa tuotteeseen. Löydät tunnisteen avulla tilauksen tarkat tiedot käyttämästäsi tilaustenhallinnasta. Jos käytät laskutuspalvelua tai -ohjelmaa, tunniste luodaan automaattisesti.
  • Myyjän, eli yrityksesi, Y-tunnus. Erikoistapauksissa, jolloin myyjä maksaa arvonlisäveron (ns. käännetty verovelvollisuus), joudut merkitsemään ostajan arvonlisäverotunnisteen.
  • Mitä tuotteita tai palveluita myytiin. Esim. tavaroiden laatu ja määrä kappaleittain tai muu maksuperuste, tai vaihtoehtoisesti palveluiden luonne ja laskutusperuste (könttäsumma tai tuntilaskutus eriteltynä).
  • Milloin tavarat toimitettiin ja palvelut suoritettiin, jollei kyse ole ennakkomaksusta toimitettavista tavaroista tai palveluista. Yleistä yrityspalvelualalla on laskuttaa projektin alkua ennen tietty prosentti (esim. 50 %) kokonaissummasta ja loput projektin päättymisen jälkeen.
  • Tuotteen tai palvelun hinta, sekä mahdolliset alennukset eriteltynä, jos niitä ei ole jo hinnassa huomioitu. Tähän liittyen verokanta eriteltynä (yleisesti 24 %). Esim. varaosia 400 € + ALV. Maksettavaa yhteensä 496 €.

Laskumerkinnät erikoistapauksissa:

  • Jos tuote tai palvelu myydään verottomana, yleensä riittää vain merkintä ”Verovapaa myynti”. Myynnin verottomuus tarkistetaan lopulta verotuksen yhteydessä. Tapana on silti merkitä arvonlisäverolain tai -direktiivin pykälä, josta selviää verottomuuden peruste kyseiseen myyntiin liittyen.
  • Jos ostajana laadit itse laskun, tällöin lisäät merkinnän ”itselaskutus”.
  • Jos myyt käytettyjä tavaroita, keräily-, taide tai antiikkiesineitä, näihin sovelletaan ns. marginaaliverotusjärjestelmää. Näiden myynnistä on kerätty jo arvonlisävero, joten sitä ei kerätä uudestaan, jos ostaja on verovelvollinen myynnistä. Laskuun merkitään esim. ”voittomarginaalijärjestelmä-käytetyt tavarat”.
  • Jos yrityksesi ei ole arvonlisäverovelvollisten rekisterissä, tällöin et myöskään peri arvonlisäveroa, eikä sitä merkitä laskuun.
  • Jos kyseessä on muutoslasku, jolla korjataan aiemmin maksetun laskun virhettä tai oikaistaan sopimuksessa tapahtunutta muutosta, tulee laskussa tällöin olla viittaus aiempaan laskuun tai laskuihin.
  • Jos myyt sijoituskultaa, tämä merkitään erikseen.

Kevennetty lasku

Pienyrittäjien ja toiminimiyrittäjien laskutus voi olla satunnaisempaa ja laskujen summat pieniä. Tällöin ns. kevennetty lasku on kriteerien puitteissa mahdollista tehdä. Kevyet laskumerkinnät ovat aina sallittuja pääasiallisessa kuluttajamyynnissä ja vähittäiskaupassa, sekä näihin rinnastettavassa toiminnassa (esim. kioskit ja kampaamot, ravintolapalvelut), vaikka ostaja olisikin yritys. Laskun loppusummalla ei ole näissä tapauksissa merkitystä.

Huomioitavaa on, että kevennetty laskutus ei koske yhteisömyyntiä (toiseen EU-maahan tapahtuva myynti), eikä kaukomyyntiä (tavaroiden myynti yksityishenkilöille tai ei-verovelvollisille henkilöille toiseen maahan).

Muissa tapauksissa, kuten yritysten välisessä myynnissä Suomessa, kevyet laskumerkinnät ovat sallittuja, jos laskun loppusumma veroineen on korkeintaan 400 euroa. Verohallinnon tiedot ovat vuodelta 2019.

Kevyet laskumerkinnät:

  • Laskun antamispäivämäärä
  • Myyvän yrityksen nimi ja Y-tunnuksesta johdettu arvonlisäverotunniste
  • Myytyjen tuotteiden ja palveluiden määrä ja laji
  • Arvonlisäveron osuus eriteltynä tai verokanta
  • Muutoslaskun kohdalla viittaus aiempaan laskuun, jota oikaistaan

Milloin lähetän laskun?

Hyvien tapojen mukaista on lähettää lasku välittömästi myytyäsi asiakkaalle tavaran tai palvelun. Toiminta näyttää tältä osin ammattimaiselta, vaikka pyörittäisit sivutoimistakin bisnestä omin voimin. Heti saapunut lasku antaa kuvan kiireellisyydestä ja yrityksen tehokkuudesta muidenkin palveluiden osalta.

Pienyrityksissä laskuja ei aina käsitellä automaattisesti tai järjestelmällisesti, vaan ne maksetaan sitä mukaa kun niitä saadaan käsiin tai niistä muistutetaan. Aktiivisin laskuttaja tässä tapauksessa saa useimmiten rahansa myös ensimmäisenä ja käyttöönsä omiin investointeihin ja korkoa keräämään.

Mitä asetan laskun maksuajaksi?

Laki määrää normaalin laskun maksuehtoja. Yleinen maksimipituus maksuajalle on 30 päivää laskun antamispäivämäärästä. Yleisesti yritysten välisessä myynnissä maksuaikaa annetaan 14-30 päivää. Pienyrittäjänä voit koettaa neuvotella maksuehtoihin jopa 7 päivän maksuajan. Tämä ei ole lainkaan tavatonta, jos laskutetaan pieniä ja keskisuuria yrityksiä.

Kirjallisesti sopimalla on mahdollista alkuperäiseen laskuun kirjata maksimissaan 60 päivää maksuaikaa. Luonnollisesti osamaksua koskevat eri käytännöt, josta voidaan sopia vapaammin yritysten välillä.

Miten lähetän laskut?

Perinteisesti laskut on lähetetty paperisena, useimmiten laskutuspalvelun kautta, joka tulostaa ja postittaa ne yrittäjän puolesta. Tämä käytäntö on hiljalleen jäämässä historiaan, yritysten siirtyessä pysyvästi verkkolaskutukseen. Paperisetkin laskut lähetetään nykyään suoraan sähköpostilla pdf-muotoisena.

Verkkolaskutuksessa on monia etuja. Laskut lähtevät välittömästi ja saapuvat varmasti vastaanottajalle. Viivästyksien ja virheiden todennäköisyys pienenee merkittävästi paperisiin laskuihin verrattuna. Maksettujen laskujen tiedot kirjataan yleensä automaattisesti kirjanpitoon riippuen sähköisestä laskuttajasta ja mahdolliset perintätoimenpiteet käynnistyvät lain edellyttämällä tavalla.

Verkkolaskutuspalveluita tarjoavat monet välittäjät. Osa tarjoaa myös pankkipalveluita, verkkokauppa-alustoja ja kokonaisvaltaisia taloudenhallinnon palveluita keskitetysti, korvaten monia perinteisten kivijalkapankkien yritystuotteita. Laskuista peritään lähetettäessä pieni korvaus. Maksat toisin sanoen vain siitä mitä tienaat. Suuremman volyymin yrityksille tarjolla on edullisia kuukausimaksullisia paketteja.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.