Mitä tietoja laskussa tulee olla?

Oletko lähettämässä yrittäjänä ensimmäisiä laskujasi? Pähkäiletkö nyt millä välinein teet laskun? Edessäsi saattaa olla netistä ladattu laskumalli, mutta laskun pohja tuntuu puutteelliselta ja ohjeetkin uupuvat. Vaihtoehtona on laskun luonti lukuisilla eri verkkosivuilla, mutta se ei tunnu luotettavalta ratkaisulta. Laskutuspalveluakaan et halua ehkä vielä ottaa käyttöön – ainakaan ennen kuin tuore yritys on saatu tosissaan käyntiin. Pikaoppaan avulla selviää, mitä tietoja laskussa tulee olla, lähetitpä sen sitten kuluttajalle tai yritykselle.

Laskun sisältöä määrää laki

Laskut ovat kaikille meille tuttuja. Postiluukusta tupsahtaa tuon tuosta lasku tai joskus maksumuistutus myöhästyneestä maksusta. Enenevästi maksamme e-laskuja verkkopankissa, jossa osa näistä on suoraveloituksessa. Laskuja tulee myös sähköpostiin, usein pdf-muotoisena tai vaihtoehtoisesti pääsemme linkistä katsomaan tilaustietoja myyjän verkkosivulla.
Riippumatta siitä, millä tavoin lasku lähetetään tai minkä näköinen se ulkoisesti on, sen tulee täyttää sisältövaatimukset lain asettamalla tavalla. Laskun muotoseikkoja määrää muun muassa arvonlisäverolaki. Oikein tehty lasku ja tämän maksusta tehty kuitti käy tositteena kirjanpidossa, kunhan ne ovat sähköisessä muodossa.
Reklamaatioissa alkuperäinen lasku on tärkeä todiste. Myöhästynyttä maksua ei myöskään aina voi suoraan laittaa perintään, jos joku tärkeä seikka on unohtunut, kuten vaikkapa oman yrityksen y-tunnus.

Laskun perustiedot

Tulevat laskut kirjataan monissa yrityksissä ostoreskontraan, joka on käytännössä lista maksamattomista ostolaskuista. Jos laskussa ei ole kaikkia tarvittavia tietoja, järjestelmän ulkopuolelta tullutta laskua (esim. pdf-tiedosto sähköpostin liitteenä), ei voida lisätä nykyaikaisen laskutusjärjestelmän edellyttämällä tavalla ilman manuaalisia toimenpiteitä.

  • Laskun kirjauspäivämäärä
  • Laskun eräpäivä ei ole pakollinen, mutta käytännössä se on aina kirjattu. Jos eräpäivää ei ole ilmoitettu, lasku on yleisesti maksettava kuukauden kuluessa sen lähettämisestä (ts. laskun antamispäivämäärä)
  • Oman yrityksen nimi ja Y-tunnus
  • Laskutettavan yrityksen nimi ja Y-tunnus
  • Yritysten osoite kokonaisuudessaan
  • Laskun kohteena olevat tuotteet ja palvelut eriteltyinä (kappalemäärä, laji, yksikköhinta). Jos myyt palveluita kuluttajalle, laskusta tulee ilmetä työvaiheiden laskutus, jollei erikseen ole sovittu könttäsummana laskuttamisesta. Esim. jos korjaat autoja, jokainen selkeästi toisistaan eroava osa-alue korjaamiseen liittyen tulee eritellä (esim. renkaiden vaihto, öljyvaihto jne.). Tällä säädöksellä suojellaan kuluttajan oikeuksia.
  • Laskun loppusumma
  • Arvonlisäverovelvollisena ALV-kanta (yleisesti 24 %) sekä arvonlisäveron osuus kauppasummasta. Kuluttajamyynnissä sisällytetty hintaan, mutta eroteltu. Yritysmyynnissä aina eroteltu.
  • Tiedot mitä tapahtuu, jos laskua ei makseta ajallaan (muistutuslasku, perintätoimenpiteiden vaiheet tämän jälkeen ainakin yleisellä tasolla). Vaikkei näitä tietoja olisi, laki määrää yleisiä sopimusehtoja laskujen maksun laiminlyönnin suhteen.

Miten laskun eräpäivä määritellään

Laskun eräpäivä on sen viimeinen koroton maksupäivä. Se, aiheutuuko pankkien välisestä siirrosta viivettä (1-2 pankkipäivää tyypillisesti), ei ole maksajan ongelma. Kunhan maksu on kirjautunut viimeistään eräpäivänä maksajan pankkiin, lasku on maksettu ajallaan.
Periaatteessa voisit laskuttajana periä korkoa jo ensimmäisestä päivästä lähtien eräpäivän jälkeen. Käytännössä näin ei tehdä pienten ja keskisuurten yritysten välisessä kaupassa, ainakaan jos lasku ei ole suuri eikä sitä tarvitse viedä perintään. Harva viitsii tai kehtaa lisätä muutaman sentin korkoa muistutuslaskun loppusummaan tai periä saatavaa erillisellä korkolaskulla. Joillain aloilla, kuten raaka-aineiden tukkumyynnissä, koron periminen on yleistä riippumatta summista – varsinkin jos käytössä on automaattinen verkkolaskutus.
Kuluttajakaupassa, laskun maksulle on annettava vähintään 14 päivää maksuaikaa. Yrityksille myydessä, maksuajaksi voi neuvotella jopa 7 päivää (tai sopimukseen pohjautuen vaikka kaupantekopäivälle). Maksimissaan maksuaikaa lain mukaiselle laskulle voi antaa 60 päivää.
Yleisesti maksuajaksi asetetaan joko 14 tai 30 päivää. Viive antaa maksajalle aikaa tarkistaa laskun tiedot ja mahdollisesti reklamoida, jos hänellä on jotain huomauttamista myydyistä tuotteista, palveluista tai itse laskusta.

Mitä ALV-kantaa käytän?

Laskuun lisättävä arvonlisäveron osuus riippuu palveluista tai tuotteista, joita myyt. ALV on kuluttajavero – toisin sanoen asiakas maksaa sen aina, sinun tilittäessäsi keräämäsi arvonlisäverot kuukausittain verottajalle (itse maksamasi alv näistä vähennettynä).

ALV-verokannat

  • 24 %: Yleinen verokanta, joka kattaa suurimman osan tuotteista ja palveluista.
  • 14 %: Ensimmäinen alennettu verokanta, jonka alla myydään elintarvikkeita ja rehuja, sekä ravintola- ja ateriapalveluita.
  • 10 %: Toinen laajempi alennettu verokanta, johon kuuluvat ainakin lääkkeet ja liikuntapalvelut, monet kulttuuripalvelut (esim. kirjat, teatteri- ja elokuvaliput, tapahtumien pääsymaksut), majoituspalvelut, taksiliikenne ja muu henkilökuljetus sekä yleisradiotoiminnasta kerätyt korvaukset.
  • 0 %: Arvonlisäverotonta toimintaa on myös monenlaista. Verottomia ovat osakehuoneistojen ja kiinteistöjen myynti tai vuokraus (pääomaverotus kattaa nämä), terveyden- ja sairaanhoito sekä sosiaalihuollon palvelut, vakuutuslaitokset, rahoituspalvelut, määrätyt koulutuspalvelut, tekijänoikeuskorvauksien alainen toiminta sekä Postin peruspalvelut.

Jos et ole varma mihin verokantaan myymäsi tuote tai palvelu kuuluu, tarkista asia virallisesta lähteestä Finlexin tai Verohallinnon sivuilta. Myös usealla eri verokannalla voi laskuttaa samassa laskussa, kunhan tuotteet ja arvonlisäveron osuus on eritelty.

Mitä teen jos lähettämässäni laskussa on virhe?

Jos asiakas ei ole vielä ehtinyt maksaa lähettämääsi laskua ja olet varma, että laskumallia täyttäessäsi siihen lipsahti virhe, tee uusi lasku pikimmiten ja lähetä se asiakkaalle lyhyen saatteen kera, jossa mainitset korjauksesta esimerkiksi laskun loppusummaan.
Jos asiakas reklamoi laskusta, perintätoimia ei voi hyvän tavan mukaan aloittaa, ennen kuin asia on selvitetty. Joskus asiakas saattaa väittää, ettei ole saanut laskua lainkaan. Tällöin laskujen järjestelmällisestä hoidosta on hyötyä. Jos lähetät laskut käsin tai lähetytät ne laskutuspalvelun kautta paperipostilla, tästä lähetyksestä pitäisi olla kuitti tallella.
Jos lähetit laskun sähköpostilla, tämä löytyy helposti sähköpostitililtä. Kaikkein varmin tapa on siirtyä sähköiseen laskutukseen ja verkkolaskuun, jossa lasku menee välittömästi perille ja tästä saadaan koneellinen varmistus.

Mistä saan asiakasyrityksen laskutustiedot?

Todennäköisesti olet saanut tiedot jo sopimusta solmiessasi. Joskus kaupat tehdään kuitenkin niin nopeasti ja työt aloitetaan saman tien, että laskutusta mietitään vasta suoritettujen töiden jälkeen. Jos asiakasyrityksen nettisivuilta tai sosiaalisesta mediasta ei löydy tarvittavia tietoja, kuten y-tunnusta, voit hakea ajantasaisia tietoja Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sivuilta (YTJ).

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.