Mitä pienyrityksen kirjanpito maksaa?

Aloitteleva pienyrittäjä saattaa tehdä kirjanpitonsa ja hoitaa muut hallinnolliset tehtävänsä itsenäisesti. Näin myös monet kirjanpidon perusasiat tulevat tutuiksi. Silloin, kun kirjanpidon koukerot eivät enää avaudu ilman kirosanoja, kannattaa kääntyä asiantuntijan puoleen. Seuraavassa avaamme hieman tilitoimistojen hinnoittelupolitiikkaa ja pienyritysten kirjanpidon kustannuksia yleisesti.

Kirjanpito kiinteään hintaan Holvista

Kirjanpidon ulkoistaminen kannattaa

Mitkä syyt ajavat kirjanpidon ulkoistamiseen? Uuden elinkeinonharjoittajan kirjanpito saattaa olla aluksi helppoa, mutta myöhemmin yrityksen kasvaessa aika voi olla kortilla. Pienyrityksen kirjanpitopalvelu on oiva apuri kirjanpidon ulkoistamiseen. Kasvuyrityksen kehittyvä liiketoiminta puolestaan tarvitsee tarkempia välineitä talouden seurantaan, jotta investointien teko on helppoa. Ehkä tase ja liikevaihto kasvaa ja yritys palkkaa lisää henkilökuntaa, jolloin tilintarkastuksestakin tulee osakeyhtiöissä pakollista.

Ja ennen kaikkea päätöksen takana voi olla varmuus. Yönsä voi nukkua rauhassa kun tietää, että itselle vaikeaselkoiset asiat hoitaa palkattu kirjanpitäjä. Lopulta se säästää niin aikaa kuin hermojakin.

Kirjanpidon perusteet kannattaa kuitenkin opetella, vaikka kirjanpidon päättäisikin ulkoistaa. Näin kirjanpitäjän raporttien lukeminen on helpompaa ja yrityksen tunnuslukuja on helppo käyttää päätöksenteossa. 

Tilitoimiston valinta – hinnat ja toimintatavat

Etenkin uudella yrittäjällä voi joskus mennä sormi suuhun tilitoimistojen käytäntöjen suhteen. Kuinka kuitit toimitetaan? Täytyykö minun asentaa kirjanpito-ohjelma koneelle vai toimiiko se selaimessa? Mitä otan huomioon tilitoimistoa valitessa? Paljonko kirjanpito yritykselleni maksaa?

Tilitoimistojen sivuja selatessa huomaa helposti, että hinnat ovat vain yksi tekijä, jolla tilitoimistot pyrkivät erottautumaan. Hinnastoja voi olla myös vaikea vertailla, sillä hinnoittelutavat vaihtelevat toimistosta toiseen. Mahdollisten lisäkulujen laskeminenkin voi olla joskus vaikeaa.

Kaikki tilitoimistot eivät edes listaa tarkka hinnastoa julkisesti. Annetut lähtöhinnat saattava päteä toiminimiyrittäjään, jolla on vain vähän ostotapahtumia vuodessa. Yleensä ne ovat pohjahinta, jonka päälle omaa palvelupakettia lähdetään kasaamaan.

Selvyyttä asioihin tulee monesti vasta yhteydenoton jälkeen. Ensin selvitetään yrityksen toimenkuvaa, liikevaihtoa ja kasvusuunnitelmia yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Vasta sen jälkeen toimisto pystyy antamaan tarkemman hinta-arvion kuukautta tai tilikautta kohden.

Hintojen vaihtelevuus on normaalia, sillä moni asia vaikuttaa niihin. Jos kirjaat tapahtumasi yksinkertaisesti taulukkolaskentaohjelmalla ja kiikutat tämän paperisten kuittien kera toimistoon, kirjanpitotapahtumien käsittely voi viedä kirjanpitäjän aikaa ja näin ollen myös sinun rahaasi. Usein kirjanpidon kanssa pääsee halvemmalla, jos käyttää tilitoimiston kanssa yhteistä taloushallinnon ohjelmistoa verkossa ja kirjaa tapahtumat sekä kuitit sinne digitaalisesti. Voit lukea lisää tilitoimiston valinnasta täältä. 

Mihin kirjanpidon hinta perustuu?

Vaikka hinnoittelumalli vaihtelee toimistoittain tai jopa asiakkaittain, muutama perusasia vaikuttaa aina kirjanpidon hintaan. Sopimus voi sisältää yhden hinnoiteluperusteen, minkä tahansa yhdistelmän tai vaikka kaikki. Vaikka hinnastosta ei aina löytyisikään itselle sopivaa hinnoittelumallia, on moni tilitoimisto on valmis neuvottelemaan palvelupaketeista.

Usein pienyrityksen kirjanpidon paketti pohjautuu tositteiden määrään, jonka lisäksi veloitetaan kirjanpitoon käytetyistä tunneista. Aivan pienimmät toiminimiyrittäjät saattavat pärjätä kiinteähintaisella kuukausimaksullisella kirjanpitopalvelulla. Kaikki ylimääräinen työ on lähtökohtaisesti tuntiveloitteista tai tositepohjaista. 

Mietityttääkö, mikä on tosite? Tosite on todiste yrityksesi liiketoimintaa koskevasta liiketapahtumasta, kuten vaikkapa kuitti tai liikehuoneiston vuokrasopimus.

Tilitoimiston koko ja sijainti

Kuten muillakin aloilla, myös tilitoimistoissa sijainti vaikuttaa asiaan. Pääkaupunkiseudulla hinnat ovat hieman kalliimmat kuin muualla Suomessa. Toimisto, joka on profiloitunut suuriin asiakkuuksiin ja jolla menee hyvin voi pitää hinnat korkealla puhtaasti säästääkseen omaa aikaa. Yhden hengen tilitoimisto, jota pyöritetään kotitoimistosta tai toimistohotellista voi taas polkea hintoja, koska kulut ovat matalat.

Auktorisoitu tilitoimisto

Hintaan vaikuttavat myös tilitoimiston meriitit. Jos toimisto on auktorisoitu, se tarkoittaa sen täyttävän tietyt tiukat viranomaisten asettamat kriteerit. Tällöin toimistosta löytyy, yleensä johtotehtävistä, vähintään yksi kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinnon suorittanut kirjanpitäjä (KLT). Tämä tarkoittaa, että toimisto osoittaa korkeatasoisuutta joka toiminan osa-alueella ja on lisäksi taloudellisesti vakaalla pohjalla.

Kirjanpidon konsultointi ja neuvonta

Oma lukunsa ovat erityisiä verojärjestelyitä tarvitsevat yritykset tai yritysryppäät, joissa voi olla useita tytäryhtiöitä sekä kansainvälistä liiketoimintaa. Näissä tapauksissa puhutaan jo eri palveluista kuin peruskirjanpidosta. Kirjanpidon konsultointi, yritys- ja veroneuvonta sekä muut erikoistapaukset, esimerkiksi yrityksen myynti tai luovuttaminen, hinnoitellaan sekä käytetyn ajan, asiantuntijuuden tason, että liikevaihdon mukaan.

Mikä hinnoitteluperuste sopii parhaiten pienyritykselle?

Mitään yksiselitteistä parasta hinnoittelumallia kirjanpitoon ei ole. Tämä riippuu omasta liiketoiminnastasi, kassavarojen kerryttämisestä sekä palveluista, joita yrityksesi käyttää, kuten tili- ja laskutuspalvelut.

Suurempi yritys, jonka kassa kestää yllättävät kulut kakistelematta, voi valita hinnoittelun sen perusteella, mikä tulee pitkällä tähtäimellä halvemmaksi. Tuntiveloitteinen hinnoittelu voi olla tällöin sopiva – silläkin riskillä, että hyvänä kuukautena kirjanpito maksaa tavallista enemmän.

Pienellä budjetilla liikkeellä oleva uusi yrittäjä arvostaa enemmän kulujen ennakoitavuutta, jotta kassavirta pysyy hallussa. Tässä tapauksessa kiinteä peruspaketti tietyllä tositemäärällä on hyvä lähtökohta. Ylimääräiset kulut pystyy arvioimaan suoraan hinnastosta, jos tositteita tuleekin arvioitua enemmän.

Yleisimmin vuoden mittaan tehty peruskirjanpito veloitetaan tuntiveloituksen ja tositepohjaisen hinnaston mukaan. Tilikauden päätyttyä tehdään veroilmoitus, tilinpäätös ja tilintarkastus. Nämä veloitetaan tuntiveloituksena, eivätkä ne usein kuulu palvelupakettiin.

Itsenäisten yrittäjien määrä on kovassa kasvussa, ja useat tilitoimistot ovatkin rakentaneet heitä varten kiinteähintaisen vuositilauksen, johon sisältyvät niin peruskirjanpito kuin kaikki tilikauden päättymiseen liittyvät hallinnolliset tehtävätkin. Maksaessaan kaiken könttäsummana etukäteen, yrittäjä voi parhaimmillaan säästää satoja euroja vuodessa, .

Kirjanpidon hinnoitteluperusteita

• Tositteiden määrän mukaan – kuitit, asiakirjat kuten vuokrasopimus ja muu aineisto, jolla todistetaan liiketapahtuma.
• Vientien määrän mukaan kirjanpitotilille, eli kirjattu rahasumma yhdelle liiketapahtumalle. Huomioitavaa on, että jokainen tosite kirjataan aina kahdelle eri tilille tilitoimistossa ja vientejä tulee näin aina kaksi.
• Tuntiveloitus, johon voi kuulua perusmaksu. Tämän lisäksi eri tuntiveloitus on yleisesti käytössä viikonloppuisin, pyhien aikaan ja silloin, kun jokin asia on hoidettava nopealla aikataululla, eikä siitä ole erikseen aiemmin sovittu.
• Muu aikaveloitus, esimerkiksi perustuen puhtaasti kirjanpito-ohjelman käytössä kuluvaan aikaan.
• Kiinteä kuukausihinta tietyissä rajoissa, esimerkiksi liikevaihto tai vientien maksimimäärä, joiden ylimenevältä osalta määrätty kappalehinta.
• Missä muodossa ja miten asiakas toimittaa materiaalin tilitoimistolle: digitaalinen aineisto käsitellään nopeammin, joten kirjanpitäjän laskutettavien työtuntien määrä myös vähenee.

Miten voin säästää kirjanpitokuluissa?

Helpottamalla kirjanpitäjäsi työtä säästät omaa rahaasi. Yleisin tapa on maksaa yrityksen ennakkoverot neljännesvuosittain ja arvonlisäverot vuosittain. Se onnistuu, jos liikevaihtosi on alle 30 000 euroa ja toimintasi muutenkin maltillista. Kun verottajalle annettavia ilmoituksia tehdään harvemmin, säästät myös tilitoimistolle maksetuissa työtunneissa.

Voit myös helpottaa kirjanpitäjäsi työtä siirtämällä yrityksesi taloudenhallinnan verkkoon. Hyvin tuotetut palvelut antavat mahdollisuuden jakaa kirjanpidon tiedot suoraan tilitoimiston kanssa ja kirjanpitäjäsi pääsee käsiksi olennaisiin tietoihin vain muutamalla klikkauksella. Jos palveluun saa kaiken lisäksi myös skannattua tai valokuvattua kuitit, säästät kirjanpitäjän aikaa ja yrityksesi hallinnollisia kuluja huomattavasti.

Huolellisuus palkitaan. On ymmärrettävää, että toisinaan tosite unohtuu ja jää kirjaamatta. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että uusien vientien tekeminen jälkikäteen katsotaan tilitoimistossa monesti ylimääräiseksi työksi, josta veloitetaan lisämaksu. 

Kirjanpitoon ja sen kustannuksiin liittyvistä asioista pääsee aina lopulta parhaiten selvyyteen keskustelemalla valitun tilitoimiston kanssa. Avoin keskustelu sopimusehdoista, oman liiketoiminnan tarpeista ja hinnoittelupolitiikasta kannattaa ja voi säästää niin hermoja kuin rahaakin.