Miten kaupparekisteri toimii?

Kaupparekisteri on yrittäjän tärkein rekisteriviranomainen, joka hallinnoi listaa suomalaisista yrityksistä läpi historian, 1800-luvun lopusta tähän päivään saakka. Sen avulla voi kuka tahansa selata yritysten tietoja sen perustajasta toimialaan, lupiin sekä aputoiminimiin. Tärkeimpänä tarkistettavana tietona on se, onko yritys toiminnassa ja lainkelpoinen. Kaupparekisteri tulee tutuksi uudelle yrittäjälle viimeistään perustamisilmoitusta jätettäessä. Esittelemme kaupparekisterin toimintaa ja sen hyötyjä yrittäjälle sekä käymme läpi rekisteröinnissä tarvittavia asioita.

Kaupparekisteristä kaikki yritykset kätevästi

Kuluttaja etsii tietoja yrityksistä sosiaalisen median, hakukoneiden, julkisten yrityshakemistojen avulla tai suuntaa suoraan yritysten nettisivuille tai muihin palveluihin. Yrittäjät turvautuvat näiden yleiskanavien lisäksi tärkeiden perustietojen varmistamiseen kaupparekisteristä. Sitä hallinnoi Patentti- ja rekisterihallitus, jonka kautta myös uudet yritykset perustetaan. Rekisteri kattaa koko maan. Siihen merkitään kaikki elinkeinonharjoittajat, yhtiömuodosta, toimialasta tai toiminnan luonteesta riippumatta. Myös valtion yhtiöt ja harvinaisemmat eurooppayhtiöt löytyvät kaupparekisteristä. Rekisteröinti on pakollista kaikille muille paitsi yksityisille elinkeinonharjoittajille. Käytännössä suurin osa heistäkin suorittaa rekisteröinnin, sillä sen tekeminen on edullista, nopeaa ja helppoa. Näin nimi saa lainvoimaisen suojan, eikä kukaan muu voi sitä käyttää samalla toimialalla eikä toimintaympäristössä.

Perustietoa kaupparekisteristä

• Perustettu 1896
• Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämä rekisteri
• Kaikki tiedot ovat julkisia
• Muutoksia voi tehdä (useimmiten erillinen maksu jokaisesta muutoksesta)

Hyödyt kaupparekisterissä olevalle yritykselle

Tärkein kaupparekisterin ominaisuus valtion ylläpitämänä viranomaiselimenä on sen luotettavuus. Tietojen oletetaan aina olevan lainvoimaisia ja ajan tasalla. Yrityksesi kanssa kauppaa tekevät yritykset voivat nopeasti ja edullisesti tarkastaa yrityksesi tilan, perustajan tiedot, sekä nimenkirjoitusoikeutetut (prokuristit). Tämän kaiken tarkoituksena on antaa yrityksille lain edessä kättä pidempää silloin, jos toimijoiden välille syntyy epäselvyyksiä tai oikeustaistoja.

Kaupparekisteristä löytyviä tietoja

• Yrityksen nimi, rinnakkaistoiminimet ja aputoiminimet
• Kotipaikka tai -kunta sekä osoite
• Vapaamuotoinen, mutta asianmukainen toimialakuvaus
• Yrityksen perustaja/edustajat
• Yrityksen nimenkirjoitusoikeutetut (prokura)
• Yritysmuodosta ja toimialasta riippuen muita mahdollisia tietoja
• Kuka tahansa voi tilata maksua vastaan tarkempia tietoja mistä tahansa yrityksestä (esim. perustamisasiakirja, yhtiöjärjestys, tilinpäätökset)

Tilastotietoja kaupparekisteristä

Kaupparekisteri julkaisee kaksi kertaa vuodessa tilastoja sekä aktiivisten että perustettujen yritysten määrästä yhtiömuodoittain sekä tietoja muutoshakemusten määrästä (esim. lakanneet tai poistetut yritykset sekä tilinpäätökset). Kotimainen tilastokeskus tarjoaa yksityiskohtaisia tilastoja toimialoittain ja kunnittain. Tätä kautta hahmottaa sen, missä päin maata yrittäjyys kukoistaa (toisaalta kilpailu kovenee) ja missä on hiljaisempaa (ehkä hyödyntämätöntä markkinarakoa). Selaamalla tilastoja toimialoittain voi löytää arvokasta markkinatietoa, jota voi käyttää hyväkseen esimerkiksi oman yrityksen tai sivuliikkeen sijaintia pohdittaessa. Eniten rekisteröidään osakeyhtiöitä. Toisella sijalla sinnittelevät yli kaksisataatuhatta yksityistä elinkeinonharjoittajaa (toiminimellä yrittävät). Yrittäjien määrä on kasvussa. Tätä ovat osaltaan siivittäneet sekä parantuneet talousnäkymät että madaltunut yhteisövero. Suomen yrittäjätilastoja vuodelta 2019:

• Kaikki yritysmuodot yhteensä: 611 608 yritystä (kasvussa)
• Osakeyhtiöitä: 272 084 (kasvussa)
• Julkisia osakeyhtiöitä: 260 (kasvussa)
• Yksityisiä elinkeinonharjoittajia: 208 599 (kasvussa)
• Kommandiittiyhtiöitä: 26 820
• Avoimia yhtiöitä: 9 537
• Osuuskuntia: 4 276
• Muut yritysmuodot: kymmeniä tai satoja yrityksiä, joiden lisäksi asunto-osakeyhtiöitä on n. 88 000

Yrityksen rekisteröinti kaupparekisteriin

Yrityksen perustiedot annetaan kaupparekisteriin perustamisilmoituksen yhteydessä (ns. perusilmoitus). Kunhan tiedot ovat oikeat ja ajantasaiset, on itse rekisteröinti lähes yhtä sujuvaa kuin vaikkapa uuden käyttäjätunnuksen rekisteröinti mihin tahansa verkkopalveluun. Yrittämisen kynnys on tältä osin madaltunut alemmaksi kuin koskaan, kun huomioidaan myös osakeyhtiön pääomavaatimuksen putoamisen säälliseen summaan. Pian sekin poistuu. Rekisteröinti tapahtuu käytännössä PRH:n ja Verohallinnon ylläpitämän Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) kautta, verkkosivuille ja yritysten rekisteröintipalveluun henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai sirullisella HST-henkilökortilla kirjautumalla. Selkeät toimintaohjeet ohjaavat käyttäjää onnistuneeseen perustamisilmoituksen jättöön joka vaiheessa verkkopankkimaksua myöden. Lähes kaikkien uusien yritysten on ilmoittauduttava kaupparekisteriin, yksityistä elinkeinonharjoittajaa lukuun ottamatta, joka joutuu tekemään ilmoituksen seuraavissa tilanteissa:

• Hän harjoittaa luvanvaraista elinkeinoa (esim. elintarvikeliikkeet, terveyspalvelut).
• Elinkeinonharjoittajalla on pysyvä toimipaikka/liiketila, joka ei ole yrittäjän oma asunto.
• Elinkeinonharjoittaja palkkaa perheen ulkopuolista työvoimaa.
• Kyseessä on maatilayrittäjä tai kalastuksen harjoittaja

Muita ilmoitusvelvollisia ovat ulkomainen elinkeinonharjoittaja, joka perustaa sivuliikkeen Suomeen, sekä eurooppayhtiö ja eurooppaosuuskunta. Jos kaipaat yksityiskohtaisempia ohjeita yrityksen rekisteröintiin ja sen vaiheisiin, ajantasaisimmat ohjeet ovat aina luettavissa YTJ:n asiointipalvelussa.

Muutosilmoitukset kaupparekisteriin

Kaupparekisteriin ilmoitettuja tietoja voi muuttaa tapauskohtaisin rajoituksin. Suurin osa muutosilmoituksista on maksullisia (esim. aputoiminimen lisääminen, toimialan muutos), mutta osa on maksuttomia (esim. toiminimen lopettaminen). Osakeyhtiön lopettaminen vaatii useampia vaiheita ja yrityksen laittamista selvittelytilaan. Muutoksista suurin osa on vapaaehtoisia, mutta osakeyhtiöitä (Oy ja Oyj) koskevat tietyt säännöt. Esimerkiksi toimitusjohtajan nimeäminen tulee ilmoittaa – jos sellaista ei entuudestaan ole nimetty. Yleisimmät muutosasiat onnistuvat nykyään netissä. Postitsekin muutosilmoituksen voi lähettää, mutta käsittelymaksu on vastaavasti korkeampi. Ajankohtainen hinnasto löytyy PRH:n sivuilta nimellä ”Kaupparekisterin käsittelymaksuhinnasto”.

Yritys- ja yhteisötunnus (Y-tunnus)

Perustettava yritys saa heti onnistuneen perustamisilmoituksen jälkeen Y-tunnuksen, jolla yksilöidään kaikki Suomen yritykset. Y-tunnuksen voi myöntää PRH:n lisäksi maistraatti, verovirasto tai ELY-keskus. Rekisteröimälläsi uuden yrityksen nimellä voit hakea nyt kaupparekisteristä oman yrityksesi tiedot, joissa myös Y-tunnus listataan. Tämä kahdeksannumeroinen lukusarja tulee tutuksi yrittäjän arjessa, sillä sen alla laskutetaan asiakkaita, maksetaan veroja ja yleensäkin asioidaan viranomaisten kanssa. Toiset yritykset voivat hakea yrityksen tiedot tunnuksen avulla ja hieman maksettuaan saavat myös tietoja tilinpäätöksestä, yhtiöjärjestyksestä, mahdollisista veroveloista tai luottohäiriöistä sekä yrityksen yleisestä kunnosta sen osalta kuin kaupparekisteriin tietoja on listattu. Y-tunnus on muotoa 1234567-8, joista viimeinen luku väliviivan jälkeen on tarkistusmerkki. Tärkeä vinkki uudelle yrittäjälle jonkun yrityksen arvonlisäverovelvollisuutta tarkistettaessa on y-tunnuksen muuttaminen muotoon FI12345678, jossa FI on Suomen maatunnus. Tarvitset tätä ALV-tunnusta myös toisessa EU-jäsenvaltiossa toimivan ALV-velvollisen yrityksen kanssa kauppaa tehdessäsi. Tällaisessa tapauksessa lisäät laskuihin Y-tunnuksen lisäksi ALV-tunnuksen.