Miten säästän kirjanpitokuluissa?

Pienyrittäjän aika on usein tiukalla ja projektit pukkaavat päälle. Laskutus juoksee ja uusia asiakkaita lipsuu välillä käsistä, kun rahkeet eivät riitä kaikkeen. Hallinnollisten tehtävien, kuten kirjanpidon ulkoistaminen auttaa, mutta tässäkin kohtaa halutaan säästää. Tekisinkö itse osan vai jättäisinkö kaiken tilitoimiston tehtäväksi? Lopulta päätös on selvä – kirjanpito jätetään ammattilaisen käsiin. Voit helpottaa kirjanpitäjäsi elämää monin tavoin toimimalla järjestelmällisesti. Poimi vinkit talteen, jotta säästät kirjanpitokuluissa.

Optimoi ajankäyttö

Kirjanpidon tekee pienessä yrityksessä, kuten toiminimen alla, mainiosti itsekin. Kun yritys kasvaa tai kyseessä on osakeyhtiö, eteen tulee kahdenkertainen kirjanpito ja sen tuomat velvoitteet. Tilitoimisto palkataan lopulta huolehtimaan ainakin tilinpäätöksestä ja rutiinihommista. Itse saatetaan edelleen tehdä peruskirjanpito ja osa kuukausittaisista kirjauksista. Tämä on yksi tapa säästää kirjanpitokuluissa, mutta paljon muutakin voi tehdä sujuvan yhteistyön varmistamiseksi. Tuoreella yrittäjällä on paljon kysymyksiä kirjanpitäjien kanssa asioinnista. Sähköinen taloushallinto voi tuntua vieraalta ja tekniseltä käsitteeltä tähän tutustumattomalta. Kyseessä ei ole sen kummempi asia kuin kirjanpidon tekeminen verkon välityksellä. Olet varmasti käyttänyt pilvipalveluita omassa arjessasi sähköpostista kalenteriin. Online-kirjanpito käy yhtä helposti, kunhan kirjanpidon periaatteet on sisäistetty. Parhaimmillaan sähköinen taloushallinto on yhdistetty yritystiliin, maksukorttiin, verkkokauppaan, laskutukseen, palkanmaksuun ja kuittien taltiointiin digitaalisesti. Tällöin kaikki yrityksen rahaliikenne kirjautuu automaattisesti online-kirjanpitoon oikeille tileilleen. Tilitoimisto poimii tiedot koneellisesti omaan järjestelmäänsä, tekee ja tarkistaa laskelmat, arvioi läpi menevät verovähennykset ja muutenkin tukee uutta yrittäjää hänen taloutensa kokonaisvaltaisessa hoidossa.

Suuri muutos lähtee pienestä

Yrityksen taloudenhoitoa ei tarvitse muuttaa radikaalisti tilitoimiston palkattuaan. Riittää kun keskustelee säännöllisesti hyvistä toimintatavoista kirjanpitäjän kanssa – joka vaiheessa miettien mitä pieniä juttuja voisi tehdä paremmin. Kirjanpitäjäsi tavoitteena on pitää sinut tyytyväisenä ja luottavaisena, että raha-asiat ovat täsmälleen kansissa sekä ilmoitukset verottajalle ja viranomaisille on suoritettu ajallaan. Yhteistyön tiivistää tilikauden päätteeksi asianmukaisesti tehty tilinpäätös, jonka turvin lähdetään seuraavaan kauteen hieman viisaampana. Vastaavasti yrittäjältä odotetaan säntillisyyttä tietojen ja tositteiden antamisen suhteen, liiketoiminnan suurten muutosten kertomista hyvissä ajoin ja vähintäänkin kirjanpidon peruskäsitteiden ymmärtämistä. Näin kommunikointi tilitoimiston kanssa on sutjakasta ja aikaa ei tuhraannu itsestään selviin asioihin. Kaikki on lopulta yritykselle kotiinpäin ja näkyy viimeistään kirjanpitäjän pienentyneessä laskussa.

Kartoita kirjanpidon tarpeet

Ulkoistetun kirjanpidon kuluissa ainoa pysyvä säästämiskeino on kirjanpitäjän työmäärän vähentäminen. Laadussa ei tarvitse tinkiä, eikä se ole pidemmän päälle kannattavaakaan. Asiansa osaava kirjanpitäjä on pienyrittäjälle kuin osa-aikainen talouspäällikkö – murto-osalla varsinaisen konsultoinnin hinnasta. Mitä tulee kirjanpitoon, mieti mitä haluat tai kykenet resurssiesi puitteissa hoitamaan itse. Kartoita tarpeet tarkkaan, ennen kuin lähdet vertailemaan tilitoimistoja. Kasvuyrityksen on kyettävä skaalautumaan myös ulkoistamisen osalta. Itsenäinen elinkeinonharjoittaja pärjää halvemmalla pakettiratkaisulla, jos liiketapahtumia on kuukausittain vähän. Tarpeet määräävät eniten minkälainen yhteistyö tilitoimiston kanssa on lopulta järkevin.

Säästä sähköisellä taloushallinnolla

Sähköinen taloushallinto on useimmissa nyt perustettavissa yrityksissä arkipäivää. Pidempään toimineet pienet ja keskisuuret yritykset saattavat edelleen käyttää monia toisistaan erillisiä palveluita ja järjestelmiä raha-asioiden seurantaan ja hoitoon. Vakiintuneista tavoista on vaikea luopua, vaikka keskitetty taloushallinto säästäisi aikaa ja rahaa. Aloituskustannukset sähköisessä taloushallinnossa ovat edullisimmillaan nolla euroa. Näin on esimerkiksi joissain laskutuspalveluissa, jotka ottavat jokaisesta lähetetystä laskusta pienen korvauksen – tarjoten muuten ilmaista rekisteröintiä. Suurempia yrityksiä varten tarjolla on kuukausimaksullisia paketteja. Pienyrittäjille kulut eivät nouse mahdottomuuksiin ja liiketoiminnan kasvaessa skaalautuva järjestelmä kasvaa mukana. Pieni investointi sähköiseen taloushallintoon säästää lopulta aikaa, rahaa ja hermoja. Helpottaen tilitoimiston kanssa asiointia, kun tositteita ei tarvitse erikseen lähettää tai kirjanpitoa muuttaa toiseen järjestelmään sopivaksi. Kirjanpitäjän työmäärä vähenee ja samalla kustannukset saadaan minimoitua.

Sähköinen taloushallinto automatisoi monta rutiinia

• Tiliöinti (liiketapahtumien ryhmittelyä oikeaan kategoriaan, esim. vuokrakulut, palkat, edustuskulut, ostot, myynti)
• Laskutus ja laskujen perintä (verkkolasku ja sähköinen laskutus)
• Tositteiden kirjaaminen (valokuvatut kuitit ja niiden tiedot luetaan koneellisesti ja tiedot lisätään kirjoihin)
• Yritystili ja sen maksutapahtumat kirjautuvat automaattisesti
• Ostolaskujen vastaanotto sähköisesti
• Automaattinen raportointi halutuin väliajoin
• Verkkokauppaan yhdistettynä, myyntitapahtumien reaaliaikainen päivitys

Sähköinen taloushallinto antaa paljon joustovaraa. Jos yritys haluaa edelleen itse tehdä osan kirjanpidosta, nykyaikaisilla automatisoiduilla työkaluilla tämän käy helposti. Kun nämä toiminnot halutaan ulkoistaa, siirtymä on helppo. Varsinkin jos tilitoimisto käyttää jo samaa järjestelmää tai se on muuten yhteensopiva.

Sähköisen taloudenhallinnon säästöt

• Säästät raportoinnissa. Itse ajamalla raportit, voit tehdä niitä niin usein ja niin tarkkana kuin tarpeen, vaivaamatta kirjanpitäjää.
• Valokuvaa ostolaskut ja kuitit itse esim. älypuhelimeen ladattavalla sovelluksella. Ei enää tositteiden skannauspalvelun kuluja.
• Peruskirjanpidon merkinnät tallentuvat automaattisesti maksutapahtumista, vähentäen tilitoimiston palveluiden tarvetta tältä osin.

Tilitoimisto on luotettava kumppani

Uutta yrittäjää voi mietityttää kirjanpidon ulkoistamisen luotettavuus. Tuore yrittäjä pursuaa liikeideoita ja suunnitelmia, joilla valloitetaan markkinat. Tieto on valtaa ja syystäkin ollaan varuillaan kenelle arkaluonteisia asiakirjoja tai elintärkeitä taloustietoja jaetaan. Luovuttaessasi taloudenhoidon kokonaan tai osittainkin palkatulle kirjanpitäjälle, luovutat samalla ydinliiketoiminnan olennaisimman tiedon. Kilpailijoiden käsissä sama tieto voisi johtaa epäedulliseen asemaan markkinoilla. Kirjanpitäjän hoivissa sama tieto laitetaan poikimaan täsmällisellä raha-asioiden hoidolla ja viranomaisten kanssa asianmukaisesti toimimalla. Kirjanpitolaki on syystä tiukka. Vaikka tilitoimiston voi perustaa kuka tahansa meriitteihin katsomatta, hyvä kirjanpitotapa ja alan kattojärjestö ylläpitää ammattietiikkaa ja käytäntöjä luottamuksellisuuden suhteen. Jokainen kirjanpitäjä on salassapitovelvollinen automaattisesti. Sinun ei siis tarvitse allekirjoituttaa erikseen salassapitosopimusta. Salassapitovelvollisuus on syytä pitää mielessä, sillä tilitoimiston kanssa asioidessa tulet jakamaan paljon sellaistakin tietoa, mikä ei suoraan kirjanpitoon tai sovittuihin tehtäviin liity. Nippelitiedostakin voi olla hyötyä kirjanpitäjän kannalta. Yrityksen ilmapiiriä ja tulevaisuudensuunnitelmia hahmoteltaessa raha-asioita ja näihin liittyviä järjestelyjä voidaan miettiä kauan ennen kuin ne tulevat ajankohtaiseksi. Kirjanpitäjät joutuvat jatkuvasti päivittämään tietouttaan, koska kirjanpitolaki muuttuu ja alan käytäntöjä ja standardeja tarkennetaan vuosittain. Muuttuva veropykälä saattaa vaikuttaa yrityksen taloudenhoitoon merkittävästi. Jos kirjanpitäjällä on oikea tieto käsissään, hän voi mainita tästä yrittäjälle, joka tekee omat johtopäätöksensä, optimoiden omaa talouttaan.