Miten kirjoitan laskun?

Olet perustanut yrityksen ja teet töitä ensimmäisille asiakkaille. Työt sujuvat hyvin ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Edessä on ensimmäisten laskujen kirjoittaminen ja lähettäminen. Kuluttajana saat laskut joko perinteiseen tapaan paperisina postitse tai verkkopankkiin sähköisesti. Laskujen maksu on tältä osin kaikille tuttua. Mutta miten kirjoittaa lasku yrittäjänä? Kuinka merkitsen arvonlisäveron kun laskutan yrityksiä? Mitä merkintöjä laskussa tulee olla? Vastaamme näihin ja muihin uuden yrittäjän kysymyksiin laskun kirjoittamiseen liittyen. Lue Holvin laskutusohjelmasta

Mitä tietoja laskussa tulee olla?

Laskun muotoseikoilla on merkitystä yritysmaailmassa kuluttajamyyntiäkin enemmän. Jos unohdat esimerkiksi oman y-tunnuksen laskusta, eikä laskutettavalla ole sitä kirjattuna muuten, laskun maksaminen voi tältä osin viivästyä. Muutoinkin kirjattavien tietojen on täsmättävä, sillä yritykset käyttävät laskuja ja näiden maksusta saatavia kuittauksia tositteena kirjanpidossaan.

Laskussa tulee olla ainakin:

• Laskun päivämäärä (milloin se on kirjattu) – yleensä päivä tai pari ennen kuin se saapuu postissa. Sähköisessä laskutuksessa vastaanottaja saa laskun välittömästi.
• Sekä oman, että laskutettavan yrityksen nimi
• Oman ja laskutettavan yrityksen y-tunnus ja osoite
• Laskun sisältö: mitä tuotteita tai palveluita on myyty. Esim. konsultointia tuntilaskutuksella, varaosia, työkoneita, verkkopalvelun kuukausimaksu.
• ALV-verokanta (yleisesti 24 %) ja arvonlisäveron osuus erikseen
• Tuotteiden yksikköhinnat. Esim. konsultointia hintaan 120 euroa / tunti, yhteissumma 1200 € + alv (288 €)

Mistä lähteistä saan asiakasyrityksen laskutustiedot?

Vakioasiakkaan laskutustiedot ovat jo asiakastietojärjestelmässä. Uuden asiakkaan kanssa sopimuksen solmittuasi tai myynnin tehtyäsi, pyydät samalla laskutustiedot. Tämä voi tapahtua puhelimitse tai verkkokauppasi lomakkeen kautta, asiakkaan täyttäessä ostostapahtuman yhteydessä tarvittavat tiedot. Jos näissä on puutteita, sinun tulee olla yhteydessä esim. sähköpostilla ja pyytää puuttuvat tiedot. Joskus asiakas on niin kiireinen, ettei vastausta heti kuulu. Viikonloppu lähestyy ja haluat kaikki laskut kerralla lähtemään, jottei töitä jää pyhien päälle tehtäväksi. Mistä laskutustiedot saa muutoin? Yksinkertaisin ja usein nopein tapa on suunnata asiakasyrityksen verkkosivuille. Alalaidassa tai yrityksen tietosivulla viimeistään on yrityksen yhteystiedot ja y-tunnus. Näin ei kuitenkaan ole aina ja joskus harvoin tieto voi olla myös vanhentunut tai väärä. Varmimmin saat y-tunnuksen ja samalla yrityksen virallisen päätoimipaikan osoitteen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Sen hakutoiminto on ilmainen ja julkisesti saatavilla. Voit hakea samalla kertaa tietoja sekä Patentti- ja rekisterihallituksesta (mahdolliset kaupparekisterin tiedot), että Verohallinnon tietokannoista (verottajan tiedot). Voit etsiä yrityksiä nimen ja y-tunnuksen mukaan. Suurin osa yrityksistä on arvonlisäverovelvollisia. Jos näin ei ole, yleensä tämä on kaupantekohetkellä jo tiedossa. Epäselvissä tilanteissa tämänkin voi tarkistaa YTJ-tietojärjestelmästä, jos asiakkaaseen ei juuri kyseisellä hetkellä saada yhteyttä.

YTJ-tietokannan yritystiedot

• Yrityksen nimi ja y-tunnus
• Yrityksen päätoimipaikka ja yhteystiedot
• Yrityksen toimialat
• Yrityksen käyttämä kieli
• Missä rekistereissä yritys on – kaupparekisteri, arvonlisäverovelvollisten rekisteri, ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri

Mikä on arvonlisävero (alv)?

Arvonlisävero on tuotteiden ja palveluiden ostajille suunnattu vero, jota kerätään käytännöstä kaikesta myynnistä. Tietyt palvelut ovat arvonlisäverottomia, kuten terveyden- ja sairaanhoito. Osassa tuotteista on alennettu verokanta (esim. elintarvikkeet 14 %). Yleinen arvonlisävero on 24 %. Arvonlisävero kerätään vain kertaalleen kustakin myyntitapahtumasta, eikä se kertaudu. Näin estetään tuplaverotus. Arvonlisäveron voi vähentää täysimääräisesti verotuksessa. Tästä syystä yrityksille myydessä alv on tapana erotella ja hinnat ilmoitetaan yleisesti esim. 100 € + alv.

Mitä alv-verokantaa käytän?

Useimmat yritykset käyttävät 24 % arvonlisäverokantaa. Poikkeavaa verokantaa käyttävät ovat varmasti jo tietoisia tästä. Alla on listattu tällä hetkellä voimassa olevat arvonlisäverokannat (2019).

• 24 %: yleinen arvonlisävero, joka kattaa useimmat tuotteet ja palvelut
• 14 %: alennettu arvonlisävero, joka kattaa elintarvikkeet, rehut sekä ravintola- ja ateriapalvelut
• 10 %: alennettu arvonlisävero, johon kuuluvat mm. kulttuuri- ja viihdetilaisuuksien pääsyliput, elokuvaliput, kirjat, liikuntapalvelut, majoituspalvelut, lääkkeet, henkilökuljetus ja yleisradiotoiminnasta tulevat korvaukset.
• Arvonlisäverottomia: Terveyden- ja sairaanhoito, sosiaalihuolto, osakehuoneistojen myynti ja vuokraus, vakuutus- ja rahoituspalvelut, tekijänoikeuskorvaukset (rajoituksin), Postin peruspalvelut

Millä välineillä laskun voi tehdä?

Yksinkertaisimmillaan lataat netistä valmiin laskupohjan tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaan. Ilmaisia laskuntekosovelluksia on myös ladattavissa tai käytettävissä netissä useita. Maksulliset laskutusohjelmat pitävät sisällään paljon laskujen tekemistä helpottavia toimintoja, kuten liittäminen asiakastietokantaan ja mahdollisuus lähetyttää laskut haluamansa laskutuspalvelun kautta. Laskutuspalveluille voi ulkoistaa kaiken laskuttamisen perintää myöden tai pelkästään laskujen lähettämisen. Paperilaskujakin edelleen lähetetään, mutta vähenemään päin. Näistäkin yleensä lähetetään pdf-muotoinen lasku sähköpostitse tai suoraan laskutettavan pankkipalveluun maksettavien laskujen kansioon. Nopein tapa on verkkolaskutus, jossa laskut kirjataan automaattisesti yrityksen sähköiseen taloudenhallinnan järjestelmään, josta ne useimmiten laitetaan maksuun ajallaan nopean manuaalisen tarkistuksen jälkeen.

Mitä sähköinen laskutus on?

Sähköinen laskutus ei itsessään ole virallinen määritelmä vaan yleiskäsite, joka voi pitää sisällään useita eri asioita, riippuen missä yhteydessä termiä käytetään. Sen voi erottaa tarkemmin ainakin sähköiseen laskuun, verkkolaskuun, e-laskuun ja NetPosti-laskuun. Erot on syytä ymmärtää ja sisäistää hyvin, koska nämä käsitteet tulevat laskutuksessa usein esiin. Pieni yhden hengen toiminimiyrittäjä saattaa pyytää e-laskun, kun isompi toimija pyytää sivussa verkkolaskun. Maallikko saattaa käsittää molemmat tarkoittamaan samaa, esimerkiksi sähköpostitse lähetettyä pdf-laskua. Kummassakaan ei ole tästä kuitenkaan kyse. Alla tarkemmin sähköisen laskutuksen eri muodot.

Sähköinen lasku ja verkkolasku

Sähköisellä laskulla ja verkkolaskulla tarkoitetaan enenevästi samaa asiaa, vaikkakin sähköpostitse lähetettyä pdf-laskua kutsutaan satunnaisesti sähköiseksi laskuksi. Verkkolasku on nykyaikaisin laskutuksen muoto. Se pohjautuu standardin mukaiseen koodattuun laskusanomaan. Tämä on tyypillisesti XML-muodossa, joka on käytössä lähes kaikkialla verkossa, kun pitää tallentaa hyvin jäsenneltyjä tietueita. Yrityksen tietohallinnon järjestelmä, esim. ostoreskontra* vastaanottaa toisesta järjestelmästä laskun, tallettaen sen automaattisesti maksettavien jonoon. Verkkolaskutuksen etuna on sen luotettavuus ja välittömyys. Paperilaskut voivat hukkua pöydälle pinoihin ja sähköpostit makaavat avaamattomina päiväkausia. Verkkolasku tai sähköinen lasku kirjataan heti asiakasyrityksen tietojärjestelmään ja samalla molempien yrityksen kirjanpitoon, keskeneräisiin tilitapahtumiin. * Ostoreskontra on luettelo ostoveloista saapuneiden laskujen muodossa – vs. myyntireskontra toisinpäin myyntisaamisista lähetettyjen laskujen ja maksusuoritusten kirjausten muodossa.

Kuluttajien e-lasku ja NetPosti-lasku

E-lasku on käytössä lähinnä kuluttajapuolella. Sillä tarkoitetaan suoraan verkkopankkiin lähetettyä laskua. Nämä laskut maksetaan yleensä suoraveloituksella, jos kyse on peruspalvelusta, kuten sähköstä tai internet-liittymästä. Jos yrityksesi myy kuluttajille laskutuksen muodossa eikä esimerkiksi kuukausitilauksena luottokortilla, on E-lasku tällöin hyvä vaihtoehto olla olemassa sen kätevyyden vuoksi. Itellan tarjoama NetPosti-lasku skannaa paperisena tulevat laskut ja tallettaa ne henkilökohtaiselle tilille Postin verkkopalveluun. Laskut saattavat edelleen tulla myös paperisina, mutta tästä voi halutessaan luopua. Näitä automaattisesti digitaalisesti tehtyjä laskuja voi pitää sähköisinä laskuina.

Laskutusohjelman tai -palvelun edut

Uusi yrittäjä voi toki alussa pärjätä puhtaasti netistä ladatuilla laskumalleilla. Asiakasmäärien kasvaessa, laskutuksen organisointiin vaaditaan järeämpiä työkaluja. Ilmainen laskutusohjelma tai verkossa käyttöperusteinen laskutuspalvelu ovat hyviä vaihtoehtoja manuaaliselle laskuttamiselle.

Laskutuspalvelun edut

• Valmiit laskupohjat esitäytettyine tietoine kaikkiin tilanteisiin (esim. ulkomaille laskutus, eri arvonlisäverokannat yms.)
• Valmiit tilisiirtolomakkeet
• Laskut tallentuvat automaattisesti järjestykseen
• Lähetä laskut kätevästi verkkolaskuna tai sähköisenä laskuna (paperilasku sähköpostilla)
• Lähetytä edelleen paperilaskuja, jos se on välttämätöntä
• Taloudenhallinnon työkalujen yhdistäminen laskutukseen
• Automaattinen muistutuslaskujen lähettäminen asetettujen kriteerien mukaan
• Seuraa maksutietoja reaaliaikaisesti