OpasKirjanpito
Kahdenkertainen kirjanpito
Mitä on kahdenkertainen kirjanpito? Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Tiettyjen kriteerien puitteissa, osa toiminimiyrittäjistä pärjää yhdenkertaisella kirjanpidolla. Muiden, kuten osakeyhtiöiden, on aina pidettävä kahdenkertaista kirjaa liiketoiminnastaan. Kahdenkertainen kirjanpito on lähtökohdista riippumatta suositeltavaa, sillä se antaa jämäkkyyttä talouden hoitoon. Myös tilitoimistoa käyttävän yrittäjän on syytä osata edes kirjanpidon perusteet, jotta ymmärtää kirjanpitäjän merkintöjä. Seuraavaksi käymme läpi kahdenkertaisen […]
Mitä on kahdenkertainen kirjanpito?
Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Tiettyjen kriteerien puitteissa, osa toiminimiyrittäjistä pärjää yhdenkertaisella kirjanpidolla. Muiden, kuten osakeyhtiöiden, on aina pidettävä kahdenkertaista kirjaa liiketoiminnastaan. Kahdenkertainen kirjanpito on lähtökohdista riippumatta suositeltavaa, sillä se antaa jämäkkyyttä talouden hoitoon. Myös tilitoimistoa käyttävän yrittäjän on syytä osata edes kirjanpidon perusteet, jotta ymmärtää kirjanpitäjän merkintöjä. Seuraavaksi käymme läpi kahdenkertaisen kirjanpidon perusasioita, jotka jokaisen yrittäjän tulisi tietää. Tutustu Holvin kirjanpitopalveluihinKahdenkertainen kirjanpito ei ole vaikeaa
Kahdenkertaisella kirjanpidolla on maine vaikeaselkoisena hallinnollisena tehtävänä, johon vain tilitoimistot ja koulutetut kirjanpitäjät pystyvät. Todellisuudessa kahdenkertaisen kirjanpidon pystyy opettelemaan kuka tahansa, vaikka onkin tapauksia, joissa yritystoiminnan laatu vaatii asiantuntijaa avukseen. Kyse on pohjimmiltaan lain määräämästä liiketalouden tehtävästä, jossa asioiden esitystapa, muotokieli ja laskelmat on tarkkaan määrätty. Näin varmistetaan eri yritysten kirjanpidon ja tilinpäätösten vertailukelpoisuus. Myös yrityksen verot maksetaan kirjanpitoon pohjautuen. Kyseessä onkin yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkein yksittäinen talouteen ja sen hoitoon liittyvä asia. Ilman asioiden tarkkaa muistiinpanemista investointeja ei voitaisi tehdä, palkkoja maksaa tai yrityksen tulevaisuutta suunnitella.Perusasioita kahdenkertaisesta kirjanpidosta
Kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteena on kirjata jokainen liiketapahtuma kahteen kertaan niin sanotuille debet- ja kredit-puolille. Yhdelle tilille kirjataan, mihin rahaa on käytetty ja toiselle tilille, mistä se on lähtenyt. Yksinkertaistettuna kredit on sanansa mukaisesti rahan lähde. Debet on vastaavasti rahan kohde. Erityyppisiä liiketapahtumia varten on omat kirjanpitotilinsä, joilla erotellaan kulujen luonne. Tästä lisää alempana. Esimerkki: Yritys ostaa työkalun, joka maksaa 100 euroa. Tämä maksetaan yrityksen kassavaroista sen yritystililtä. Ensin tämä summa kirjataan menoeräksi kirjanpidon tilin kredit-puolelle (rahaa lähtee pois tililtä) nimeltään ”Yrityksen kassavarat”. Mahdollinen arvonlisävero kirjataan sekin omalle vähennyskelpoisten kulujen tilille. Tämän jälkeen kirjataan esimerkiksi ”Työvälineet ja muut materiaalihankinnat” tilin debet-puolelle arvonlisäveroton osuus (rahaa tai pääomaa tulee tilille). Toisin sanoen, kahdenkertaisessa kirjanpidosta näkee aina, mistä raha on tullut ja mihin se on käytetty. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tarvitsee vain kirjata, mihin rahaa on milloinkin käytetty. Se, mistä raha on peräisin ei näy.Kirjanpidon tilit
Täysin ummikko saattaa sekoittaa kirjanpidolliset tilit yritystiliin tai vastaaviin tileihin, joissa säilytetään rahaa. Vaikka kirjanpidon tili voikin kuvata suoraan yrityksen rahatiliä, kirjanpidon tilit ovat kuitenkin puhtaasti kirjanpitoa varten luotuja nimikkeitä, joilla liiketoiminnan varallisuus ja kulut pystytään erottelemaan. Tästä on hyötyä veroja laskiessa, yrityksen kannattavuutta arvioidessa ja muihin yrityksiin vertaillessa. Jos kaikki tapahtumat olisivat samalla tilillä, yrityksen toiminnan osa-alueiden rahankäytön seuraaminen hankaloituisi huomattavasti. Samalla tuhlaileva rahankäyttö hukkuisi pakollisten kulujen sekaan, vaikeuttaen niin johdon kuin sidosryhmienkin työtä esimerkiksi rahoituksen tarvetta ja yrityksen kasvupotentiaalia arvioidessa.Tulo- ja menotilit
Liiketapahtumat kirjataan karkeasti ottaen kahteen kirjanpidollisten tilien ryhmään – tulotileille ja menotileille. Esimerkiksi työkoneiden osto kirjataan materiaalihankintojen tilille. Tässä tapauksessa rahan lähde, ja samalla sen vähentäminen, kirjataan rahatilille. Yleinen kysymys ja samalla sekaannuksen aihe tulo- ja menotileihin liittyen on debet ja kredit. Miksi esimerkiksi materiaalihankintojen tilille kirjataan summa debet-puolelle? Eikö kyseessä ole kulu? Se, kummalle puolelle merkintä tulee, riippuu tilityypistä. Materiaalihankintojen tilityyppi on menotili. Tällöin sinne tulevat summat menevät aina debet-puolelle – ilmaisten mihin rahaa on käytetty. Raha on tullut yritystililtä, joka näkyy kirjanpidossa raha- ja saamistilinä. Kun sieltä lähtee rahaa, tämä merkitään kredit-puolelle, ilmaisten saldon vähentymistä.Esimerkki:
Yritys päättää myydä ostamansa työkoneen myöhemmin. Tämä on voitu kirjata yrityksen omaisuuteen erikseen. Tämä merkintä poistetaan. Liiketapahtumasta (tässä tapauksessa työkoneen myynnistä) tehdään kirjaus ”Myyntitilille” kredit-puolelle, koska se on rahan lähde. Arvonlisäveron osuus kirjataan ”ALV-tilille” debet-sarakkeeseen, koska se on menotili. Arvonlisäveroton osuus kirjataan ”Yritystilille” debet-puolelle, koska se on rahatili.Rahoitustilit
Kolmas tilityyppi on rahoitustili, joka jaetaan edelleen rahoitusomaisuuteen ja pääomatiliin. Rahoitusomaisuuden tileille lisäykset tehdään menotilien tapaan debet-puolelle. Vähennykset kirjataan vastaavasti kredit-sarakkeeseen. Pääomatileille kirjataan sekä oman pääoman lisäys että velat kredit-sarakkeeseen. Vähennykset kirjataan vastaavasti debet-puolelle.Kirjanpitotilien nimeäminen
Kirjanpitolaki ja Valtiokonttorin talousraportoinnin koodisto määräävät kirjanpidollisten tilien muotoseikkoja ja nimeämistä tietyiltä osin. Periaatteessa yrittäjä voi luoda vaikka satoja eri tilejä niin pieniin yksiköihin kuin kokee tarpeelliseksi. Suuryrityksissä näin tehdäänkin. Toisaalta suuryritysten taloudenhoidon tarpeet ovat aivan omalla tasollaan verrattuna yksin yritystä pyörittäviin. Mutta mikään ei estä hoitamasta pienyrityksen raha-asioita samalla pieteetillä kuin pörssiyhtiön taloutta. On kyseenalaista, onko järkevää jakaa vaikkapa työsuhdeauton bensakulut ja korjauskulut eri tileille. Yksi työsuhdekulkuneuvoihin liittyvä tili kuluineen riittää useimmille. Hyvä kirjanpito-ohjelma pystyy tarvittaessa erittelemään eri kulutyypit raportoinnissa. Vaikka tilit voivat olla mitä vain, kirjanpidon puitteissa on syntynyt yleisesti käytössä oleva koodisto tilityypeille ja eri kategorioille. Nämä ovat käytössä lähes kaikissa tilitoimistoissa ja niihin törmää myös kirjanpito-ohjelmissa ja palveluissa. Tämä helpottaa tilitoimistosta ja ohjelmasta toiseen siirtymistä. Jos yrittäjä käyttää tyystin omia nimikkeitään ja itse luomaansa koodistoa, lisää se kirjanpitäjän työtä ja samalla kustannuksia. Alasta riippuen voi olla tarpeellista luoda erikoisempia tilejä. Se ei tuota ongelmia, jos tilit muistaa nimetä hyvin ja asettaa ne laajemman kategorian alle. Esimerkiksi vaikkapa web-hotellin ylläpitäjä saattaa haluta erotella yrityksen sisäiset palvelinkulut asiakkaiden käyttöön varatuista palvelimista omaksi tilikseen. Valmiita tilejä on kuitenkin määritelty sadoittain, joten sopivan löytäminen sieltä on suhteellisen helppoa.Tyypillisiä kirjanpidon tilejä
- Yritystili
- Henkilöstökulut
- Vuokrakulut
- Palkat ja palkkiot
- Palvelujen ostot
- Myyntituotot
- Eläkekulut