Miten teen taloussuunnitelman?

Terveen ja kukoistavan liiketoiminnan pohjalla on hyvin laadittu taloussuunnitelma, jota pyritään noudattamaan. Budjetointi auttaa yrittäjää seuraamaan sitä, mihin yrityksen rahat menevät, mistä liiketoiminnan tulos syntyy ja mihin menoeriin täytyy varautua. Budjetin avulla myös peilataan sitä, onko valittu taloudenhoidon strategia toimiva sekä sitä, missä voidaan säästää tuotannon tai liiketoiminnan kärsimättä. Jokaisen yrittäjän on hyvä tietää se, mihin taloussuunnitelmaa tarvitaan, miten se tehdään ja mitä asioita on syytä huomioida budjettia laadittaessa.

Yrityksen taloudenhoidon pieni sanasto

Ennen kuin käydään itse budjetin osa-alueiden kimppuun, on tärkeää sisäistää yritystalouden olennaisin sanasto. Yritysten budjetit ja taseet vilisevät termejä, joista osa voi olla uudelle yrittäjälle peruskauraa ja osa oudompia. Liiketoimintaa jo vetäville ovat esitellyt termit tuttuja. Ne on syytä tuntea hyvin, sillä taloudenhoito on vahvasti läsnä yrittäjän arjessa.

Liikevaihto

Liikevaihto on myynnin määrä vuodessa, josta on vähennetty arvonlisävero. Käytännössä tämä tarkoittaa lähettämäsi laskujen tai ostostapahtumien yhteissummaa, josta on poistettu useimmiten 24 % (joissain tuoteryhmissä verokanta on pienempi, esim. tilatut aikakausilehdet). Liikevaihto ei kerro onko yritys kannattava – vain sen, että rahaa liikkuu yritykseen päin.

Tulos

Tulos (ts. tuloslaskelma) kertoo rahamääräisesti sen, kuinka kannattavaa liiketoiminta on. Se muodostuu liikevaihdosta, josta on vähennetty yrityksen käyttämät tulonhankintakulut – ja voi täten olla voitollinen tai tappiollinen. Yritystä verotetaan tilinpäätökseen kirjatun voitollisen tuloksen perusteella. Tulos voi koostua puhtaasti rahasta tai mistä tahansa rahaksi muutettavasta omaisuudesta.

Kirjanpito

Kirjanpitoon kirjataan yrityksen kaikki tulot ja menot. Sen yhteydessä, tai muuten saatavilla, on säilytettävä tositteet (kuitit yms.) sekä tiliotteet kaikilta toimintavuosilta. Nämä voi säilyttää digitaalisena ja myös toisen yrityksen hoteissa, kunhan ne saa esille esim. kirjanpidon tarkastusta varten. Asianmukaisesti hoidetun kirjanpidon tärkein tehtävä on pitää sekä omistajat että muut sidosryhmät (esim. sijoittajat, luottolaitokset ja verottaja) ajan tasalla yrityksen rahaliikenteestä ja yleisestä taloudellisesta tilanteesta. Pienyrittäjä pitää kirjanpidon avulla henkilökohtaiset raha-asiansa ja yrityksen talouden erillään. Kirjanpitopalvelulla yksinkertaistat toiminimen kirjanpidon. Tutustu Holvi Zen -kirjanpitopalveluun.

Yrityksen tase

Tase on alati muuttuva taloudellinen raportti. Se kertoo konkreettisesti siitä, kuinka paljon yrityksellä on tileillään rahaa sekä merkittyä omaisuutta eri muodoissa (josta on vähennetty niihin kohdistuvat velat).

Tilinpäätös

Kirjanpitoon liittyy läheisesti yrityksen tilinpäätös, joka listaa tilikauden tapahtumat – liitteinä ovat tuloslaskelma ja tase. Tilinpäätöstä ei voi laatia missä tahansa muodossa, vaan sitä määrää kirjanpitolaki. Tästä syystä tilitoimiston tai yksityisen kirjanpitäjän palkkaamista suositellaan hyvin usein myös aloittaville yrittäjille. Lainvastaisesti esitetty tilinpäätös voi johtaa taloudellisiin sanktioihin.

Budjetti ja budjetointi

Yrityksen talouden pohjaa lähdetään rakentamaan kauan ennen perustamisilmoituksen tekoa. Osaksi suunnitelmaa liitetään tulevan yrityksen taloussuunnitelma, jota yleisemmin kutsutaan budjetiksi. Tämän laatimista sanotaan vastaavasti budjetoinniksi. Taloussuunnitelman voi käsittää myös laaja-alaiseksi strategiaksi. Järkevästi laadittu uusien yrittäjien tai pienyrittäjien budjetti tähtää kuitenkin passiivisten ennusteiden sijaan toimintamalleihin, joita voidaan hyödyntää yrityksen päivittäisessä arjessa. Toimivaan taloussuunnitelmaan kuuluvat realististen tavoitteiden asettaminen, varallisuuden kartoittaminen, tulolähteiden maltillinen ennustaminen, kustannuserien listaaminen ja hallinta, tuottoennuste sekä markkinakatsaus järkevissä mittasuhteissa.

Budjetin tehtävät

Budjetin ensisijainen tehtävä on auttaa yrityksen johtoa ja sen omistajia toiminnan tarkkailussa, suunnittelussa, strategian laadinnassa sekä tavoitteiden asettamisessa. Budjetissa voidaan käydä läpi esimerkiksi mainontaa ja sen odotettuja vaikutuksia myyntiin. Mainoskampanjan jälkeen katsotaan sitä, miten ennusteet kävivät toteen. Tämän pohjalta budjettia muokataan edelleen tilikaudesta toiseen. Budjetti kertoo:

• Mihin yrityksen rahat kuluvat (kiinteät- ja muuttuvat kustannukset)
• Mihin yrityksen voittoja on tarkoitus käyttää (markkinointi, tuotekehitys yms.)
• Mistä liikevaihto, ja samalla tuotto, syntyy
• Kuinka paljon myyntiä odotetaan kuukausittain (kappalemäärät, liikevaihto)
• Mikä on ennustettu tilikauden tulos

Budjetoinnin tarkoitus:

• Auttaa pitkän tähtäimen taloussuunnittelussa
• Laatia ennusteita liikevaihdosta ja tilikauden tuloksesta
• Hallita yrityksen rahankäyttöä (ts. onko kassassa tarpeeksi rahaa laskujen maksuun)
• Auttaa rahoituksen tarpeen arvioinnissa
• Todistaa sijoittajille yrityksen kannattavuus

Taloussuunnittelu alkaa myyntibudjetista

Taloussuunnitelma koostuu useasta osa-alueesta, jotka täydentävät toisiaan. Nämä osabudjetit voidaan laatia yhdessä tai erikseen. Uuden pienyrittäjän kohdalla laskelmat mahtuvat usein yhden ja saman budjetin alle. Jakaminen osabudjetteihin on paikallaan, jos toiminnan kuva eroaa perinteisistä liiketoimintamalleista tai etsitään rahoitusta, jonka saamista edesauttaa jonkin osa-alueen tarkempi perustelu. Myyntibudjetti on tärkein osabudjetti, josta taloussuunnitelman laadinta on hyvä aloittaa. Listaa tähän kohtaan kuukausikohtaiset myyntitavoitteet kokonaissummana. Tarvittaessa voit erotella myynnin tuote- tai palveluryhmittäin, kappalekohtaisesti tai muutoin toiminnan kannalta järkevällä tavalla.

Liikkeenomistajan myyntibudjetti

Pienliike pääsee parhaiten alkuun hinnoittelemalla ensin kaikki myymänsä tuotteiden hinnat, jonka jälkeen asetetaan myyntimäärien tavoite kuukausikohtaisesti. Kun tuotekohtaiset myyntimäärät ja hinnat on kerrottu keskenään, lisätään budjettiin tilikauden kuukausimyynti ja odotettu liikevaihto.

Konsultin myyntibudjetti

Palveluita ja omaa osaamistaan myyvän voi olla vaikea hinnoitella yksittäisten projektien hintaa, jos tehtävät ja työt vaihtelevat kovasti tai kyseessä on moniosaaja. Myyntitavoitteiden asettamisen voi tässä tapauksessa arvioida työtuntien määrän ja tuntipalkan perusteella. Arvioituasi sen, kuinka suuria projektisi keskimäärin ovat sekä kuinka paljon niihin on käytettävä tunteja, listataan laskutettavien asiakkaiden määrä sekä keskimääräinen laskutus kuukautta kohden.

Yrityksen kassa ja kassabudjetti

Kassabudjetin tehtävänä on ennakoida yrityksen kuukausittaiset kassavarat, eli käytännössä kaikki likvidi (= nopeasti rahaksi muutettava) omaisuus, jonka avulla voi maksaa laskut, palkat ja yllättävät kulut. Yrityksen kassa voi koostua käteisvaroista, yritystileistä tai muista käyttö- ja sijoitustileistä (kuten sijoitusyhtiöt, verkkopankit, kryptovaluutta, nettilompakot), joista rahan saa kohtuullisella viiveellä käyttöön. Kassabudjetti lasketaan vähentämällä kuukauden loppuun mennessä kassaan tulevista varoista sieltä lähtevien maksujen yhteissumma.

Muuttuvien kustannusten budjetti

Muuttuvat kustannukset on sidottu suoraan myytyjen tuotteiden määrään (ja samalla myyntibudjettiin), joista oletettavasti syntyy samassa suhteessa kustannuksia yritykselle. Menoeriin voivat kuulua valmistuskustannukset, työntekijöiden provisio- tai tuntipalkkaan sidotut menot, tuotteen alkuperäinen hankintahinta tukusta tai mikä tahansa yhdistelmä näistä. Yksilöidyn tuotteen kustannukset on helppo kartoittaa. Erottele sen hankintakulut, valmistuskulut, varastointi, ylläpito ja muut kulut. Tästä on hyötyä yllättävien myyntipiikkien hallinnassa. Suuret tilaukset johtavat yhtä lailla suuriin tukkuostoihin. Hyvä taloussuunnittelu sisältää strategian sekä huonoihin että hyviin tilanteisiin. Menestyväkin yritys voi rampautua tilausten saapuessa, jos niitä ei voida hoitaa ajallaan resurssien puutteessa.

Markkinointibudjetti

Markkinointia tarvitaan kaikissa yrityksissä, niiden koosta riippumatta. Yksinkin yrittävä myy tahtomattaan osaamistaan omalla imagollaan. Vaikka markkinoinnin tekisi netissä ja sosiaalisten kanavien kautta, tähänkin voi miettiä budjettia. Oikein kohdentamalla voi saada ihmeitä aikaan pienelläkin budjetilla. Markkinointibudjetin voit laatia laajemmin kuin esim. myyntibudjetin, jos kampanjoita ei ole päätetty. Riittää kun suhteutat mainontaan käytetyn rahan myynnistä saatuihin voittoihin. Yksinkertaisesti, mitä enemmän kassaan tulee rahaa, sitä enemmän myös mainontaan käytetään rahaa. Tähän voi toki lisätä rajoituksia tai ehtoja johdon haluamalla tavalla. Yleinen käytäntö on varata tietty prosentuaalinen osuus vuosimyynnistä markkinointiin. Tyypillinen pienyritys varaa mainontaan 1-10 %, ja keskiarvo Suomessa on vain 2 %, kokonaisliikevaihdosta. Vertailuna mainittakoon, että Yhdysvalloissa markkinointibudjetin keskiarvo yrityksissä on n. 11 %. Markkinointibudjettia tarkennetaan kuukausikohtaisesti. Esimerkiksi joulumyynti, sekä tammikuun alennusmyynti, ovat monelle liikkeelle tärkein sesonki. Kesäaikaan myyntiä tekevä turistipalvelu puolestaan kohdentaa markkinointitoimenpiteet tähän kauteen.

Kiinteiden kustannusten budjetti

Tässä budjetissa eritellään yrityksen kaikki tiedossa olevat muuttumattomat tai hyvin ennustettavissa olevat kulut kuukausitasolla. Kiinteistä kustannuksista suurin menoerä ovat yleensä palkat. Muita kuluja ovat toimitilojen vuokrat, vakuutukset, sähkönkulutus, vesilasku, kiinteistönhoitokulut, internet-palvelut ja tietoliikenne. On tärkeätä huomioida, että pääomakustannukset lasketaan kiinteisiin kuluihin. Näitä ovat mm. lainojen korot sekä käyttöomaisuuden vuotuinen arvon aleneminen.

Tulosbudjetti ja taloussuunnitelman viimeistely

Yrityksen osabudjetit kootaan tulosbudjetin alle. Tämän pohjalta tehdään tuloslaskelma, josta nähdään ennustettu tilikauden tulos kuukausitasolla. Tulos lasketaan vähentämällä odotetusta myynnistä kiinteät ja muuttuvat kustannukset. Tulosbudjetin tärkein tehtävä on kertoa yrittäjälle sekä mahdollisille rahoittajille se, kuinka kannattavaa liiketoiminta on ja onko sillä kasvumahdollisuuksia. Jos toiminta näyttää heikolta numeroiden valossa, osabudjetteja rukataan tai ryhdytään miettimään liiketoimintasuunnitelmaa uusiksi. Budjetin laatiminen voi tuntua alussa haastavalta, mutta täysin ummikkokin pystyy sen tekemään perusasiat sisäistettyään. Tutkimalla pienyritysten esimerkkibudjetteja pääse nopeasti jyvälle siitä, mitä ja miten asioita kirjataan. Muista, että hyvin pohjustettu taloussuunnitelma on vasta ensimmäinen askel. Tämän jälkeen se valjastetaan yrityksen toimintaan tarkentaen ja päivittäen ennusteita tilikauden edetessä.