Mitä on yrityksen kirjanpito?

Yrityksen kirjanpito on uuden yrittäjän ensimmäinen työläämpi tehtävä, jota saatetaan hieman kammoksua. Vaikka kirjanpidolla on sangen kuiva ja hieman vaikeaselkoinen maine, perusasiat sisäistettyään kuka tahansa pystyy ymmärtämään yrityksen kirjanpitoa vähintään yleisellä tasolla. Vaikka palkkaisit kirjanpitäjän hoitamaan laskelmat, on kirjanpidon perusteiden silti hyvä olla tiedossa – haluathan ymmärtää, mistä kirjanpitäjäsi puhuu.  Valotamme tässä artikkelissa yrityksen kirjanpidon osa-alueita ja vastaamme yleisimpiin uuden yrittäjän mieltä askarruttaviin kysymyksiin kirjanpidosta. Tutustu kirjanpitopalveluihin Holvissa ja valitse sopivin.

Miten kirjanpito käytännössä toimii?

Yksinkertaistetusti voi sanoa, että kirjanpito on kaikkien raha-asioiden kirjaamista määrätyssä muodossa ja näiden pohjalta yrityksen laskelmien teko, joilla seurataan yrityksen taloutta kulloisenakin hetkenä. Kyseessä on yrityksen pitkäaikaisen ja jatkuvan taloudenhoidon tärkein yksittäinen väline. Ylös kirjataan yksinkertaisimmillaan kaikki kuitit ja tositteet (niin paperiset kuin digitaaliset) ja yrityksen kassan tilanne. Tämän lisäksi rekisteröidään tiedot yrityksen kaikista tuloista ja menoista, veloista ja näihin liittyvistä kuluista sekä yrityksen omaisuus ja varallisuus. Kirjattujen tietojen pohjalta lasketaan yrityksen saatavat ja velat, tuloslaskelma ja tase sekä tehdään tilinpäätös tilikauden loputtua (käytännössä kerran vuodessa). Tilinpäätöksen teko on pakollista muille paitsi niin sanotuille mikroyrityksille, joiksi luokitellaan kaikki alle kymmenen henkilöä palkkaavat yritykset ja joiden taseen loppusumma tai liikevaihto ovat enintään 2 miljoonaa euroa vuodessa.

Yrityksen kirjanpidon tarkoitus

Jos kirjanpitovelvollisuutta ei olisi, yritys voisi periaatteessa myydä tuotteitaan tai palveluitaan ilman tositteita, siirtäen verottajalle menevät rahat vain erilleen ja hoitaen kassaa kädestä suuhun -periaatteella. Keveämmän byrokratian hintana yrityksen olisi lähes mahdotonta tehdä tulevaisuuden suunnitelmia talouteen liittyen. Huijareille tämä järjestelmä olisi kultakaivos. Kirjanpito on osa yrityksen laskentatointa. Sen tarkoitus on järjestää yrityksen taloudelliset tiedot ja liiketapahtumat järjestelmällisesti vertailukelpoiseen muotoon. Kirjanpito pitää huolta, että yrityksen rahallinen tilanne ja tähän liittyvät velvoitteet, vastuut ja saatavat ovat joka hetkellä täsmälleen tiedossa. Kirjattua informaatiota tarvitaan yrityksen verotusta laskettaessa sekä verotusasioita suunnitellessa.  Toinen tärkeä kirjanpidon tehtävä on tuottaa selkeästi sisäistettävässä ja vertailukelpoisessa muodossa olevaa tietoa yrityksen taloudesta. Tätä tietoa käyttävät yrityksen pääomistaja, johto ja avainhenkilöt, sijoittajat sekä muut sidosryhmät.  Pienyrityksen johto ja omistaja ovat usein yksi ja sama henkilö, joka vastaa kaikesta, mukaan lukien yrityksen investoinneista ja raha-asioista huolehtimisen. Kirjanpito itsessään ei tee tappiota tuottavasta liiketoiminnasta voitollista tai korjaa vuotavaa laivaa paikaten turhia kulueriä. Se antaa kuitenkin eväät tarvittavien muutosten tekemiseen, kertoen raa’an rehellisesti missä jamassa yritys on. Sijoittajille ja muille sidosryhmille kirjanpito todistaa, miten yritys on käyttänyt esimerkiksi annettua tukea, lainaa tai suoraa sijoitusta. Kirjanpidon perusteella jaetaan myös osingot ja muut edut. Joskus kirjanpidon tietoja täytyy jakaa ulkopuolisille. Tällaisia tahoja ovat esimerkiksi pitkäaikainen ja suuria kustannuksia vaativa yhteistyö alihankkijan tai urakoitsijan kanssa. Kuten yllä näkyy, kirjanpito on paljon muutakin kuin vain tositteiden kirjaamista ylös ja numeroiden pyörittelyä. Kyseessä on lain määräämä taloudenhallinnan järjestelmä, joka pitää yrityksen raha-asiat yksissä kansissa. Yhdenmukainen kirjanpito helpottaa myös tilipäätösten vertaamista sekä tilitoimistojen ja verottajan työtä. Kirjanpidon tehtäviä

• Kirjata ylös yrityksen tulot, menot, varat ja velat vertailukelpoisessa muodossa
• Yrityksen varallisuuden selvittäminen eli tase
• Tehdä tuloslaskelma
• Selvittää voitonjako tuloslaskelmaan pohjautuen
• Pitää yrityksen ja sen omistajien henkilökohtainen talous toisistaan erillään

Kuka yrityksen kirjanpidon tekee?

Yrittäjän ei tarvitse olla kirjanpitäjä hoitaakseen lain vaatimat velvoitteet. Kirjanpidon tai tilinpäätöksen voi tehdä kuka tahansa – itse yrittäjä, luotettava kaveri tai palkattu tilitoimisto. Säästömielessä kirjanpidon tekeminen itse voi houkuttaa, mutta moni kokeneempi yrittäjä antaa saman neuvon: hanki heti alusta alkaen hyvä kirjanpitäjä. Ulkoistaminen on järkevää, sillä kirjanpitoon ja verotukseen liittyy paljon nyansseja yrityksen liiketoiminnasta ja taloustilanteesta riippuen. Asiantuntija löytää lain sallimat säästökohteet ja verovähennykset sekä pitää huolen, että muotoseikkoja noudatetaan pilkulleen. Huolimattomasti tehty kirjanpito voi johtaa rikemaksuihin tai muihin toimenpiteisiin.

Kirjanpitoa määrää kirjanpitolaki

Numeroita ei voi kirjata ylös miten sattuu oman maun mukaan – tätä säätelee kirjanpitolaki. Lain laiminlyönnistä ja esimerkiksi väärin laaditusta tiliotteesta voidaan langettaa mittavia sanktioita. Virheitä voi tulla väärien kirjausten, unohdettujen ilmoitusten tai laskelmien osalta. Tiliotteet lähetetään vuosittain kaupparekisteriin ja ovat julkisia. Tietoihin täytyy tältä osin pystyä luottamaan, sillä muut yritykset, sijoittajat ja esimerkiksi luottolaitokset tekevät päätöksiä osittain näiden asiakirjojen perusteella. Pilkku väärässä paikassa voi tehdä voitollisesta vuodesta tappiollisen – monellakin tapaa.

Kirjanpidon perusteet

Jokaisen yrittäjän kannattaa olla perillä vähintään kirjanpidon perusteista ja tärkeimmistä käsitteistä. Teitpä kirjanpidon itse tai jätit sen kirjanpitäjälle, tutustu ainakin seuraaviin kirjanpidon periaatteisiin ja termeihin.

Miten kirjanpitoa tehdään?

Kirjanpidon täyttämistä määrää kirjanpitolainsäädäntö, jonka puitteissa liiketapahtumat viedään kirjanpitoon tietyllä tavalla, jotta tapahtumat voidaan yksilöidä ja todistaa oikeaksi. Jokainen kirjaus, kuten ostamasi materiaalit, tulee olla kansissa neljän kuukauden sisään tilikauden päättymisestä. Kun esimerkiksi ostat jotain yrityksen nimissä, tieto tästä ostosta viedään kirjanpitoon ja siitä syntyy kirjanpitomerkintä. Prosessi ei ole monimutkainen. Jokainen liiketapahtumaan liittyvä tosite (esim. kuitti tai muu todiste rahan liikkumisesta) numeroidaan, jotta ne voidaan yksilöidä. Merkintään kuuluvat tapahtuman päivämäärä, kirjauksen päivämäärä, rahasumma sekä myynteihin ja ostoihin liittyvä arvonlisäveron osuus. Kirjanpitomerkinnät tulee tehdä huolella. Kun tilinpäätös on valmis ja tilintarkastus tehty, merkintöjä ei voi poistaa tai muuttaa jälkikäteen. Jos muutoksia pitää tehdä, tällöin tehdään yleisesti kirjanpidon oikaisu seuraavan tilikauden aikana.

Yhdenkertaista ja kahdenkertaista kirjanpitoa

On olemassa eri tapoja tehdä kirjanpitoa: yhdenkertaista ja kahdenkertaista. Yhdenkertainen kirjanpito on nopea oppia tekemään jo muutamassa illassa pelkkää taulukkolaskentaohjelmaa ja valmiita mallikaavioita käyttäen – kunhan peruskirjanpito ja sen käsitteet on sisäistetty. Yhdenkertaisen kirjanpidon käyttämiseen ovat oikeutettuja tietyt kriteerit täyttävät liikkeen- ja ammatinharjoittajat eli kansakielisemmin toiminimet. Nimensä mukaisesti yhdenkertainen kirjanpito merkitään vain yhdelle tilille, josta näkyy samalla sekä rahan lähde että sen kohde. Kirjanpitoon merkitään yrityksen tulot ja menot, korot ja verot sekä omien tavaroiden tai palveluiden käyttö. Kahdenkertaisella kirjanpidolla on vaikeaselkoinen maine, mutta senkin perusteet pystyy opettelemaan kohtuullisen nopeasti. Tietojen kirjaamisessa täytyy vain olla tarkkaavainen. Yksinkertaistetusti: kahdenkertaiseen kirjanpitoon otetaan ylös kahdelle eri tilille sekä rahan lähde että mihin se käytettiin sekä mahdollinen arvonlisäverovelka. Kahdenkertainen kirjanpito paljastaa virheet laskelmissa hyvin nopeasti, sillä jokaisen tapahtuman tulee täsmätä kahdella eri tilillä.  Kahdenkertaistakin kirjanpitoa voi tehdä itse, mutta siinä on omat kiemuransa. Yrityksen toiminnan kasvaessa työmäärä lisääntyy jo niin paljon, että tilitoimisto on pakko ottaa avuksi. Erilaiset kirjanpidon poikkeustilanteet, tietojen oikaisu ja lisäinformaation täyttäminen vaativat asiantuntijan apua tai lakitekstien selaamista. Pienyrittäjällä on harvoin tähän aikaa.   Kirjanpitopalvelu kahdenkertaiseen kirjanpitoon  

Liiketapahtuma

Tositteen kirjaaminen kirjanpitotilille tekee siitä määritelmän mukaisen liiketapahtuman. Tämä on mikä tahansa yrityksen tulo, meno, rahoitustapahtuma (esim. lainaerän maksu luottotilille) tai virheellisen kirjanpidon oikaisu. Tuloja ovat esim. yrityksen tuotteiden tai palveluiden myynti, mutta yhtä hyvin myös korko- ja sijoitustulot. Menoista suurin kuluerä on yleensä palkat ja näihin liittyvät sivukulut, kuten eläke- ja vakuutusmaksut. Muita tyypillisiä menoja ovat vuokrat, työvälineet, edustuskulut, materiaalihankinnat tai liiketilan uudistaminen ja remontointi.

Tosite on muutakin kuin kuitti

Vaikka arkikielessä tosite rinnastetaan kuittiin, tätä assosiaatiota on yrittäjänä syytä välttää. Kirjanpidon kannalta tosite on mikä tahansa todistuskelpoinen asiakirja yrityksen liiketapahtumasta. Tositteet ovat perusedellytys kirjanpidon tekemiselle. Ilman tositteita yritys voisi kirjata kansiin mitä tahansa kuluja. Tositteesta tulee ilmetä liiketapahtuman perustiedot, kuten päivämäärä, mitä palveluita tai tavaroita on ostettu sekä mahdollinen arvonlisävero eroteltuna. Tositteita voivat olla esimerkiksi:

• Kaupan kuitti
• Yrityksen lähettämä sähköinen lasku
• Vuokrasopimus
• Myyjän ja ostajan erikseen laatima kauppasopimus
• Ajopäiväkirja

Tositteet kirjataan kirjanpitoon pysyvässä muodossa. Tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi kaupan tulostettujen kuittien skannaamista valokuvaksi tai pdf-tiedostoksi. Helpoimmillaan moderni pienyrittäjä kaivaa taskustaan älypuhelimen, ottaa muutamalla näpäytyksellä kuvan kuitista ja lähettää sen yritystililleen kirjanpidon jatkeeksi. Kun kirjanpitoa tehdään, joko yrittäjä tai tilitoimisto poimii tiedot netin kautta. Kirjanpidon tekeminen on nopeampaa ja kätevämpää, kun tilitoimistoon ei tarvitse enää kiikutella paperilappusia. Kirjanpitoon kirjataan kunkin tositteen ostotapahtuman päivämäärä, kirjauksen päivämäärä, jos se eroaa tästä, sekä yksilöivä tapahtumanumero. Tosite kirjataan kirjanpidolliselle tilille, jolla yksilöidään tapahtuman tyyppi tai luonne. Tätä kutsutaan tiliöinniksi. Muutamia yleisimpiä kirjanpitotileja ovat ostot, vuokrat, pankkikulut ja vakuutukset. Tilejä voi olla kymmenittäin riippuen yrityksestä. Kauanko tositteita tulee säilyttää? Kirjanpitoon viedyt tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain edellyttämällä tavalla vähintään kuusi vuotta kyseisen tilikauden päättymisestä. Niiden tulisi olla helposti saatavissa ja löydettävissä esimerkiksi päivämäärän perusteella. Säilytysaika on määrätty kirjanpitolaissa. Tilintarkastaja voi lain sallimissa puitteissa pyytää kaikkia tositteita näkyville. Näin tarkastetaan esimerkiksi verovähennyksien oikeellisuus. Huomioitavaa on, että vaikka kaupan kuitin tiedot täyttävät tositteen määritelmät, itse fyysinen haurastuva paperikuitti ei täytä säilyttämiseen vaadittavia kriteerejä. Vaikka paperisenakin asiakirjat edelleen pidetään tallessa, käytännössä kaikki tositteet kirjataan sähköisesti. Silloin kun kuiteista ei ole valmiina esim. pdf-muotoista tiedostoa tai digitaalista kopiota (esim. sähköinen lasku), nämä tulee skannata tai valokuvata hyvällä tarkkuudella ja tallettaa turvaan. Useimmissa laskutuspalveluissa ja taloudenhallinnan palveluissa yrittäjä voi tehdä tämän itse eikä kuitteja tarvitse enää kiikuttaa tilitoimistoon kuun päätteeksi.

Tilikartta ja tililuettelo ovat sama asia

Kirjanpitomerkintöjen tekemiseen kuuluu läheisesti tilikartta, jota saatetaan kutsua myös tililuetteloksi.  Tilikartta on pohjimmiltaan yksinkertainen lista kirjanpitotileistä. On syytä huomioida, että näillä ei ole mitään tekemistä oikeiden pankkitilien kanssa, vaikka joku voikin kuvata sellaisen saldoa. Kyseessä on puhtaasti tietojen organisointia paperilla, jolla helpotetaan kirjanpidon tekemistä ja päätöksentekoa. Vaikka kirjanpitotilejä voi luoda itse lisää, kirjanpitolaki asettaa rajoituksia ja vaatimuksia muotoseikkoihin ja valittaviin tileihin. Tilitoimistot ja kirjanpitäjät ovat vuosien saatossa luoneet puolivirallisen standardin koodeineen, johon törmää varmuudella, jos käyttää ammattimaisia kirjanpito-ohjelmia. Vähintäänkin jokaisen tilin tapahtumien pitää kuulua tilin määrittelyn alle, mitä tahansa se onkin. Kirjanpitotilejä voivat olla esimerkiksi:

• Ostot (liittyen liiketoimintaasi, tuotteisiin tai palveluihin)
• Pienkalusto
• Vuokrat
• Pankkikulut
• Vakuutukset
• Korkokulut
• Edustuskulut
• Ulkopuoliset palvelut (ts. alihankinta tai -urakointi)

Debet ja kredit

Vaikka toiminimiyrittäjä pärjääkin yhdenkertaisella kirjanpidolla, on hyvä opetella kahdenkertaisen kirjanpidon tärkein käsite – debet ja kredit. Suomalaisittain oudoilta näyttävät sanat pohjautuvat latinaan. Debet tarkoittaa velkaa ja kredit luottoa – suomalaisin kirjanpitotermein ”veloitus” (mihin rahaa on käytetty) ja ”hyvitys” (mistä raha on peräisin). Kahdenkertainen kirjanpitotili jaetaan aina kahteen eri puoleen, joista vasen puoli on debet ja oikea puoli kredit.  Otetaan yksinkertainen esimerkki avuksi: Ostat tukusta 1000 eurolla tavaraerän, jonka tuotteet aiot myydä liikkeessäsi asiakkaille. Maksat ostotapahtuman yrityksen luottokortilla. Tässä tapauksessa rahan lähde on yrityksen luottotili ja rahan käyttökohde tavaraerä. Kirjaat 1000 euroa vähennystä kirjanpidon luottotilin kredit-puolelle (mistä rahat otettiin). Sen jälkeen kirjaat 1000 euroa kirjanpidon ostotilin debet-puolelle (mihin ne menivät).

Tilinpäätös ei ole aina pakollinen

Yritystoiminnan tulos täytyy selvittää vuosittain kirjatun tilikauden määräämässä aikataulussa. Uusi pienyrittäjä voi asettaa ensimmäiseksi tilikaudekseen pidemmän jakson, muutoin yleinen tilikauden pituus on aina 12 kuukautta. Tilikauden loppumispäivämäärän jälkeen tulee tehdä tilinpäätös neljän kuukauden sisällä. Se kertoo mikä oli yrityksen tulos (tuliko voittoa vai tappiota), taseen (paljonko kassassa on rahaa) ja rahoituslaskelman tiedot (käytännössä velat tai tuloillaan olevat rahoituserät). Tilinpäätöksen liitteinä ovat kaikki tilikauden tositteet ja muu aineisto, kuten toimintakertomus. Tätäkin koskevat omat muotoseikkansa. Pörssiyhtiöiden tilinpäätöstä koskevat edelleen tarkemmat säännöt ja velvoitteet kerrottavista asioista. Yrityksen omistaja tai nimenkirjoitusoikeutettu päivää ja allekirjoittaa tilinpäätöksen. Näin siitä tulee virallinen dokumentti osana yrityksen kirjanpitoa. Tilinpäätöksen avulla yritys maksaa verot sekä jakaa osinkoa tai muuta voittoa yrityksen omistajille. Tappiollisena vuotena se kertoo, mistä tappiot koostuvat ja olisiko tulos voitu kääntää voitolliseksi jossain kohtaa. Varallisuus kertoo, paljonko yrityksellä on omaisuutta eri muodoissaan velat ja saatavat vähennettynä sekä omavaraisuusasteen. Mikroyrityksiä (kuten yksityisiä elinkeinonharjoittajia) tilinpäätösvelvollisuus ei koske, jos tilikausi ei poikkea tavanomaisesta (kalenterivuosi). Mikään ei toki estä tilinpäätöksen tekemistä. Kun itsenäinen yrittäjä tarvitsee lainaa, avustusta, toimilupaa tai vaikkapa yritysneuvontaa talousasioissa, tilinpäätös auttaa asioiden hoidossa. Kirjanpitoon liittyvät tiedot, kuten tilinpäätökset, tililuettelo ja näiden olennaiset liitteet tulee säilyttää vähintään kymmenen vuotta. Jos yritystoiminta lopetetaan tätä ennen tai kirjanpitovelvollisuus lakkaa, kaupparekisteriin tulee ilmoittaa aineistoista vastuullinen henkilö.

Mitä ovat peruskirjanpito, pääkirjanpito ja osakirjanpito?

Nykyään kirjanpito jaetaan pääkirjanpitoon ja osakirjanpitoon. Tavallisen pienyrittäjän tarvitsee harvoin kiinnittää näihin käsitteisiin huomiota. Yleensä kirjanpito-ohjelmat jaottelevat liiketapahtumat automaattisesti näihin kategorioihin.  Aiemmin käytössä olleen peruskirjanpidon käsite on virallisesti poistunut käytöstä, mutta se voi tulla edelleen vastaan. Se tarkoittaa samaa asiaa kuin pääkirjanpito.  Pääkirjanpito on sitä peruskirjanpitoa, johon pienyrittäjäkin eniten törmää, ja jonka näkyvin osa, jossa mm. yrityksen tuloslaskelma ja tase tehdään. Moni yritys pystyy hoitamaan kaiken kirjanpitonsa tällä tasolla. Osakirjanpito on pääkirjanpidosta erillään tehtävää liiketapahtumien kirjaamista, esimerkiksi osto- ja myyntitietoja. Kun näistä saadut tiedot siirretään ns. yhdistelmätositteella (käytännössä usean liiketapahtuman yhdistäminen) pääkirjanpitoon, kyseessä on osakirjanpidon toimenpide. Osakirjanpito on jokaisen yrityksen omassa harkinnassa. Hyötynä tästä on tarkempi talouden seuranta ja kirjanpidon ositus. Näin juoksevaa kirjanpitoa voi hoitaa samanaikaisesti useampi henkilö. Yleisesti osakirjanpito viedään pääkirjoihin aina kuukauden päätteeksi laskelmien yhdistelmänä. Osakirjanpidossa voitaisiin pitää kirjaa esimerkiksi jokaisesta tukkuostosta erikseen, jakaen tilit vapaamuotoisesti tuoteryhmittäin. Pääkirjanpitoon viedään vain yksi merkintä kuukauden tukkuostoista, koodiston mukaiseen tiliin.

Tase kertoo yrityksen varallisuuden

Tase kertoo eriteltyinä yrityksen varallisuuden tiettynä ajankohtana – esimerkiksi kalenterivuoden joka päivälle voidaan laatia oma tase. Yleisintä on tehdä tase kerran vuodessa, tilikauden päättävälle päivälle. Yrityksen varallisuutta määriteltäessä listataan pääoma, kassavarat, kiinteistöt ja muu omaisuus sekä näistä kaikista vähennettävät velat. Tase on käytännössä vain kaksi saraketta nimeltään vastaava (eli mistä varallisuus koostuu) ja vastattava (mistä varat ovat peräisin). Taseen ideaa voi yksinkertaistaa edelleen: Jos yrityksellä on käytössään 2500 euroa, tämän summan on täytynyt tulla jostain tilille. Tässä tapauksessa vaikkapa osakeyhtiön osakepääoman muodossa sen perustajalta. Molempien sarakkeiden loppusumma on täsmälleen sama, josta nimi tase myös tulee.

Kauanko tilinpäätöksiä ja muita yrityksen asiakirjoja tulee säilyttää?

Tilinpäätös, kirjanpito ja kaikki tähän liittyvä olennainen aineisto (esim. erillinen tililuettelo) tulee säilyttää kymmenen vuotta kyseisen tilikauden päättymisestä.