Miten hoidan yrityksen kassavirtaa?

Menestyvän liiketoiminnan pyörittäminen ilman tehokasta kassavirran hallintaa on mahdotonta. Tätä voi verrata joenvarren hyötykäyttöön patoamalla se oikein – tässä tapauksessa yrityksen voiton tekemiseen. Useiden palveluiden yhteen sovittelu, heikkoudet kassanhallinnan suhteen sekä tarkan yleiskuvan puuttuminen aiheuttavat monia ongelmia yrityksen päivittäisessä arjessa. Asiakkaat eksyvät tyrskyissä ja siirtyvät pian tyynemmille vesille. Käsittelemme tärkeät terveen kassavirran tekijät sekä kassavirta-analyysin teon, joilla liike saadaan iskukuntoon.

Kysymyksiä kassavirran hallinnasta

Hyvään kassavirran hallintaan kuuluvat vähintään nämä osatekijät: velat ja saamiset, nykyiset ja tulevat investoinnit sekä mahdollinen alijäämä (ts. menot ovat suuremmat kuin tulot).

Kysy ainakin seuraavia kysymyksiä kassatilannetta määritellessäsi:

  • Kuinka paljon asiakkailta on saamisia? Kuinka suuri osa on kertamaksuja ja kuinka paljon toistuvaa laskutusta (esim. kuukausittain)?
  • Kuinka suuri osa saamisista on kirjattu alustavasti tappioihin? Tällainen tilanne voi tulla eteen silloin, jos joku asiakas on pitkittänyt lainan tai muun laskun maksua poikkeuksellisen pitkään eikä asia ole edennyt perintätoimenpiteistä huolimatta.
  • Mitä yritys on velkaa lähitulevaisuudessa esim. alihankkijoille sekä muille tahoille ?
  • Kuinka paljon yrityksen investointeihin on varattava rahaa? Miten rahoitus on hoidettu? Miten tämä vaikuttaa liikkeen kassavaroihin? Tarvitaanko tähän säästöjä?

Kannattavan liiketoiminnan perusedellytykset

Kannattavan toiminnan ylläpitäminen pitää sisällään monia osatekijöitä, joita ei heti tule ajatelleeksi – erityisesti silloin, kun liiketoimintaa lähtee suunnittelemaan vasta ensimmäistä kertaa tai yritys on ollut pystyssä vasta muutaman kuukauden ajan.
Laskelmat ovat vasta suunnitelma, jota lähdetään toteuttamaan. Samoin todellinen tulos tilikauden lopussa on vain yksi mittari, johon seuraavan vuoden toiminta pohjautuu. Nämä ovat vain alkupiste ja päätepiste, joiden välissä kassavirta kuohuu. Itse tilillä tulee olla joka kuukausi tarpeeksi rahaa laskujen, palkkojen ja verojen maksuun.

Kassavirran ja kannattavuuden seurannan pohjalla on oman liiketoiminnan voitollisten piirteiden tunnistaminen. Tämän voi aloittaa listaamalla esim. liikkeen tuotteet, joista suurin kassavirta syntyy sekä arvion siitä, milloin rahaa tulee eniten (kuukausittain, sesongit jne.).

Tämän jälkeen kartoitetaan tuotteiden ja palveluiden tuottamiseen käytetyt kulut sekä se, milloin ne pitää maksaa. Myynnin ja kulujen kautta voi laskea sen, kuinka paljon yrityksen tileillä on keskimäärin rahaa eri aikoina – juurikin edellä mainittujen kulujen maksamiseen. Marginaali, joka jää jäljelle kulujen vähentämisen jälkeen, on yrityksen voittoa.

Seuraamalla sitä, kuinka suuri vaihtelevuus tällä marginaalilla on, tiedät kuinka tasapainossa yrityksen kassavirta on. Kannattava kulurakenne ja positiivinen tilin saldo, asiakasvirrasta ja heidän ostovoimastaan riippumatta, on kaiken terveen ja kukoistavan liiketoiminnan perusedellytys. Suvannoista selvitään aina, jos niihin varaudutaan hyvissä ajoin.

Viisi vinkkiä yrityksen kassavirran hallintaan

1. Älä jumiudu voittojen tavoitteluun

Yrityksen tarkoitus on pohjimmiltaan tuottaa voittoa omistajilleen ja muille sidosryhmille päivittäisessä liiketoiminnassa ja paljon rahaa pyörittävissä yrityksissä. Puhdas voittojen tavoittelu ei kuitenkaan joka vaiheessa ole pidemmän päälle tervettä. Pienikin voitto on parempi kuin suuren riskin katkera maku ja miinusmerkki taseen loppusummassa.

Hyvin hoidettu yritys asettaa positiivisena pysyvän kassavirran kaiken edelle. Näin varmistetaan yritystoiminnan jatkuvuus, nyt ja jatkossa. Pienyritysten tulevaisuus on ensimmäisinä kuukausina, ja vuosina, kiinni niiden maksukyvystä sekä raha-asioiden säntillisestä hoitamisesta. Myöhästyneet verojen maksut, alihankkijoiden karhukirjeet tai miinukselle mennyt yritystili vaikeuttavat uuden yrityksen tervettä kasvua.

2. Säästä osa kassaan tulevista varoista

Tämä yksinkertainen neuvo pätee niin henkilökohtaisessa taloudessa kuin yrityksissäkin. Sitä ei sovi ohittaa olan kohautuksella. Rahan talteen paneminen säännöllisesti, esim. erilliselle tilille, tulee suunnitella sekä säästettävien summien että käyttökohteiden suhteen.

Talteen laittaminen voi tapahtua määrätyllä summalla tai olla prosentuaalinen osuus kassaan tulevista varoista. Sitä voitaisiin ajatella halpana vakuutuksena – sillä erotuksella, että vakuutussumma säilyy itselläsi pahan päivän varalle.
Kun työvälineet hajoavat, suurasiakkaan laskunmaksu kakistelee, yllättävä hintapiikki materiaalihankinnoissa koettelee kassavaroja tai muu välttämätön kulukohde pitää rahoittaa,säästöt ovat valmiina käytettäväksi pahimmasta paikasta selviämiseen.

3. Valitse yritystilisi huolella

Kassavirran hallinnan eräs tärkeimpiä, mutta samalla usein liian vähälle huomiolle jäävä osatekijä, on pankkipalveluiden valinta. Päältä päin katsottuna esimerkiksi perinteiset kivijalkapankit tarjoavat yrittäjille suurin piirtein samoja palveluita. Voit tehdä maksuja verkossa, saat yrityksen johdolle luottokortit tarvittaessa, voit lähettää ja vastaanottaa laskuja ja niin edelleen.

Pienyrittäjän kannalta järkevintä on valita taloudenhallinnan palvelu, joka aidosti helpottaa yrittäjän arkea (eikä tämän tarvitse olla pankki). Sen avulla saat omavalintaisesti tarvittavat työkalut reaaliaikaiseen kassatilanteen seuraamiseen, helppoon laskuttamiseen ja laskujen perimiseen sekä muihin liiketoiminnan taloudenhoitoon liittyviin asioihin.

Kassanhallintaa helpottavia palveluita voivat olla:

  • Kuittien skannaus ja taltiointi digitaalisesti (vähentää paperisotkua)
  • Kirjanpitäjän tai tilitoimiston helppo pääsy tilivuoden tapahtumiin (vähentää yrittäjän päänsärkyjä tilikauden lopussa)
  • Verkkokaupan yhdistäminen suoraan yritystiliisi (selkeyttää kassan hallintaa kaikilta osin)
  • Palkanmaksun välineet
  • Yrityksen luottohenkilöiden rahankäytön seuraaminen ja koottu raportointi

4. Hoida laskutus tehokkaasti ja järjestelmällisesti

Laskutuksen pitää juosta samalla lailla uudessa kuin vakiintuneessakin yrityksessä. Terve yritystili pullistelee tyytyväisenä silloin, kun uusia suorituksia satelee asiakkailta säännölliseen tahtiin. Uunituore yrittäjä saattaa jopa arastella ensimmäisten isojen laskujen lähettämistä.

Monia kysymyksiä voi pyöriä mielessä. Onko laskun liian aikaisin lähettäminen epäsopivaa?Loukkaantuuko asiakas tästä? Onko myöhään laskun lähettäminen epäammattimaista? Miten muotoilen laskun? Miten suuryritykset hoitaisivat laskutuksen samassa tilanteessa? Miten sähköinen laskutus toimii?

Apuun kaikissa yllä olevissa tilanteissa tulee sähköinen laskutuspalvelu, joka voi olla erillinen toimija tai yritystiliin sidottu toiminto. Näin palvelu hoitaa sekä laskun muotoilun, verkkolaskutuksen että muut muotoseikat hyvien tapojen mukaisesti perintää myöden silloin, jos asiakkaan maksu myöhästyy.

Tähän liittyen myös yrityksen on hyvä pitää kiinni tiukasti maksatuksesta. Jos annat asiakkaiden luistaa maksuista tai niiden päivämääristä ilman kirjallista varoitusta, siitä voi ajan kanssa tulla normaali osa yrityksen kassanhallintaa.

Asiakas oppii pian sen, mille yrityksille laskut pitää maksaa tiukasti ajallaan ja minkä kohdalla voi tiukan tilanteen tullen hieman lipsua. Kun pidät kiinni oikeuksistasi reilusti ja hyvien tapojen mukaisesti (jossa laskutuspalvelu auttaa), pidät myös yllä tervettä kassavirtaa, joka ei takerru muotoseikkoihin tai päätöskyvyn puutteeseen.

5. Ennakoi kassavirran haasteet

Menestyväkin yritys voi joskus takuta hetkellisesti, kun kassassa tai käyttötilillä ei ole rahaa. Velvoitteiden hoitamiseksi varoja on silloin siirrettävä muualta tai sijoituksia muutettava väliaikaisesti rahaksi. Kartoittamalla haasteet ja mahdolliset uhkatekijät jo etukäteen, näihin voi myös valmistautua.

Kassavirran tarkkailun kohteet ja välineet:

  • Myyntisaamiset (laskutus asiakkailta)
  • Maksut (mitä olet velkaa eri tahoille ja näihin liittyvät maksut)
  • Maksuliikenteen reaaliaikainen seuranta (yritystili, kuluraportti, kuittien taltiointi)
  • Kassavirran hallinnan sisällyttäminen liiketoimintastrategiaan
  • Kannattavuuden ennustaminen ja sen seuraaminen kuukausittain (marginaalit ja kulurakenne)

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.