Miten perin maksamattomat laskut?

Suomessa jätetään miljoonia laskuja vuosittain maksamatta, joko vahingossa tai tahallaan. Määrä voi tuntua suurelta, mutta on kuitenkin vain pari prosenttia kaikista lähetetyistä laskuista. Yrittäjänä joudut hoitamaan laskutuksen joko itse tai useimmiten sähköisiä laskuja välittävän operaattorin kautta. Joskus asiakas ei kykene laskua maksamaan ja edessä on ensimmäisen muistutuslaskun lähettäminen. Käymme läpi hyvän tavan mukaisia käytäntöjä, joilla laskujen perääminen onnistuu tehokkaasti ja sääntöjen mukaan.

Laskun maksamatta jättämiseen on monta syytä

Olet saanut ensimmäiset isot asiakkuudet, hoitanut tehtäväsi ajallaan ja asiakas on ollut lopputulokseen tyytyväinen. Lähetät laskun kieli pitkällä odottaen ensimmäistä muhkeaa tiliä. Eräpäivä kuitenkin tulee ja menee, mutta yritystili ammottaa edelleen tyhjänä. Ehkä lähetit laskun paperisena ilmaisen laskumallin pohjalta, jonka työstit itse ja lähetit sähköisen laskujen lähetyspalvelun kautta. Laitoinko väärän osoitteen? Oliko y-tunnus ja tilinumero oikein? Unohdinko viitenumeron?

Syitä yrityksen tai kuluttajan laskun maksamattomuuteen on monia. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä yleisiä syitä ovat puhtaasti laskun unohtuminen, kiireet tai kassavarojen väliaikainen puute tai yrityksen luottorajan ylittyminen. Rahaa on tulossa tai sitä on, mutta verot ja muut tärkeät velvoitteet hoidetaan ensin.

Jos yrityksessä ei ole keskitettyä taloudenhallinnon järjestelmää tai toiminnanohjausta käytössä, pahimmillaan kirjanpito, osto- ja myyntireskontra (lista osto- ja myyntilaskuista), raha-asiat ja kontaktitiedot ovat kaikki eri sovelluksissa, paperilaskut pinossa sekaisin ja tärkeimmät tiedot vain pomon koneella taulukossa (ja pomo työmatkalla juuri kyseisellä viikolla, kun odotat saamisiasi).

Hyvin harvoin yritysasiakas ostaa palveluita päättäen jo etukäteen jättää laskun maksamatta. Ainoastaan freelancerien ja toiminimiyrittäjien kannattaa tässä kohtaa olla tarkkana. Käyttämällä laskutuspalvelua ja siellä verkkolaskua tai sähköistä laskutusta, itse täytettyjen ilmaisten laskumallien sijaan, osoitat tässäkin suhteessa asiakasyritykselle ammattimaisuutta ja järjestelmällisyyttä. Jos laskut lähtevät milloin sattuu eikä niitä peritä asianmukaisesti, asiakas, jolla on maksuvaikeuksia, maksaa ensimmäisenä tiukimmin omista oikeuksistaan kiinni pitäville tahoille.

Kun yritysasiakas jättää laskun maksamatta

Jos kyseessä on täysin uusi asiakas ja olet yrittäjyytesi alkutaipaleelle, asiakasyritykseltä voi ensin tiedustella asiaa, jos laskun eräpäivästä on kulunut tovi, esim. viikon päivät. Jos vastausta ei kuulu, lähetä tai lähetytä muistutuslasku. Korot lähtevät juoksemaan vasta paljon myöhemmin, jos lasku joudutaan viemään viralliseen perintään.

Yksityisasiakas ja maksun viivästyminen

Kuluttajapuolella on helpointa pitäytyä normaaleissa käytännöissä ja lähettää muistutuslasku sääntöjä noudattaen. Yksityisasiakkaat ovat tottuneet tähän ja yrityksen yhteydenotot laskun tiimoilta suoraan voidaan kokea kiusalliseksi.

Helpoiten hoidat muistutuslaskun lähettämisen yrityspalvelun kautta, joka hoitaa sähköisen laskutuksen automaattisesti, asetettujen kriteerien ja lain määräämien muotoseikkojen mukaan. Jos edelleen haluat hoitaa perinnän itse, voit etsiä ja ladata netistä tähän tarkoitetun ilmaisen laskun mallin.

Ensimmäinen maksumuistutus: kuluttaja-asiakkaat

Laki määrää laskujen muotoseikkoja sekä perintätoimenpiteitä. Et voi esimerkiksi itse lähteä perimään laskuja, jollei sinulla ole tähän lupaa hankittuna. Maksumuistutuksen voit kuitenkin lähettää itse, kunhan laskun malli ja ehdot noudattavat säädöksiä. Sopimusehdoissa on hyvä kerrata laskun perinnästä aiheutuvat kulut ja muut ehdot, jos laskun maksu myöhästyy. Perintään se ei sinänsä vaikuta, sillä laki lopulta määrää mikä korko ja muistutuskulut voivat yleisesti olla, jos yritys ja asiakas eivät ole muuta sopineet keskenään.

Ensimmäisen maksumuistutuksen voit lähettää aikaisintaan 14 päivän kuluttua laskun eräpäivästä. Vaikka olisit lähettänyt ensimmäisen laskun asiakkaalle suoraan pankkiin e-laskuna, maksumuistutus on syytä lähettää paperisena. Tämäkin voi tosin saavuttaa kuluttajan digitaalisesti, Itellan NetPosti-palvelun kautta, johon lasku skannataan.

Jos olet pienyrittäjä ja haluat säästää, voi etsiä netistä ilmaisen muistutuslaskun mallin, täyttää sen ja lähettää pdf-muotoisena sähköpostitse tai laskutuspalvelun kautta paperisena. Myös muistutuslaskun lähettämisestä peritään normaali palvelumaksu.

Jos teet töitä freelancerina tai toiminimiyrittäjänä ja lähetät itse maksumuistutuksen ja asiakkaan kanssa on tarkoitus tehdä pitkään yhteistyötä, voit jättää maksumuistutuslisän pois suosiolla ensimmäisellä kerralla. Joku saattaa katsoa tämän lisän pikkumaiseksi. Kun toiminta on vakiintunutta, voit ottaa käyttöön hyväksi havaitsemasi tavat ja myös maksumuistutuslisän, kunhan se on selkeästi ilmoitettu sopimusehdoissa.

Laskujen perintä yritysasiakkailta

Kuluttajia suojellaan hyvin. Toisaalta perintäkin heiltä on laskujen suhteen suoraviivaista, sillä tätä säätelee laki ja yleiset käytännöt riippumatta yrityksestä tai toimialasta. Yritysten välisessä kaupankäynnissä vastaavia käytäntöjä ei ole kirjattu lakiin, vaan kaikki on sopimus- ja tapauskohtaista.

Kun yritysasiakas jättää laskun maksamatta, hyvien tapojen mukainen ensimmäinen kontakti on lyhyt ja ystävällinen viesti sähköpostilla, johon aiemmin lähetetty lasku lisätään liitteeksi. Jos lähetit aiemman laskun myös sähköpostilla, sen uudelleenlähetys viestillä on helpointa. Syntyy kuva, että asialla ei ole tulipalokiire, mutta se on kuitenkin hoidettava.

Soittamalla asia selviää

Jos taas käytät verkkolaskua, lasku on jo asiakkaan järjestelmässä, joten sen uudelleen lähetys ei tuota juurikaan lisäarvoa. Tällöin sähköpostitse lähestyminen ja myöhemmin suora soitto ovat paras keino avata kontaktia maksamattoman laskun tiimoilta.

Voit soittaa asiakkaalle esim. tiedustellaksesi miten tekemäsi projekti on otettu vastaan ja onko mahdollisesti uusia töitä tiedossa tulevaisuudessa. Tämän yhteydessä voit mainita maksamattomasta laskusta. Useimmiten kyse on vain kiireistä tai väliaikaisesta kassavajeesta, vaikka sitä ei ehkä myönnetäkään. Jos lasku ei ole suuren suuri, saat todennäköisesti maksun tuota pikaa, varsinkin jos asiakas tarvitsee palveluitasi tai tuotteitasi jatkossakin.

Vaikka oikeuksiaan pitää toki puolustaa, muutaman päivän tai jopa viikon maksun myöhästymisen ei tarvitse heti tarkoittaa pahinta tai olla henkilökohtaista. Yrittäjänä kiireitä on aamusta iltaan ja jos laskuja ei hoideta järjestelmällisesti muuten, niiden maksu saattaa venähtää välillä, vaikka laskun maksuun olisi rahaa yritystilillä yllin kyllin.

Milloin voin aloittaa perintätoimenpiteet?

Lain mukaan laskusta voi aloittaa perintätoimenpiteet, kun siitä on lähetetty vähintään yksi erääntynyt maksumuistutus. Toisin sanoen asiakas on jättänyt maksamatta sekä alkuperäisen laskun, että virallisen maksumuistutuksen.

Tärkeänä huomiona, jos soitit tai lähetit sähköpostia muuten vain laskun tiimoilta, tätä ei katsota vielä maksumuistutukseksi. Jos taas lähetit esimerkiksi täyttämäsi laskun mallin pdf-muotoisena, jossa on eritelty avoin summa ja selkeästi ilmaistu, että kyseessä on maksumuistutus, tämä kelpaa todisteeksi asiasta.

Perinnän voi aloittaa jos:

  • Vähintään yksi kirjallinen maksumuistutus on jätetty maksamatta
  • Lasku on riidaton (ts. asiakas ei ole reklamoinut laskusta tai sen osoittamista tuotteista tai palveluista)
  • Olet toiminut hyvien tapojen mukaan, varoittamalla hyvissä ajoin ja selkein sanoin laskun siirtämisestä perintään, jos sitä ei makseta.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.