Kuinka hyviä ilmaiset laskupohjat ovat?

Uusi pienyrittäjä säästää missä voi, mukaan lukien kirjanpito, taloudenhallinto, laskutus ja yleiset yrityksen pyörittämisestä syntyvät kulut. Kaikki halutaan tehdä alussa itse ja ulkoistamista saatetaan välttää viimeiseen asti. Joskus ratkaisu on toimiva, varsinkin jos toimintaa on alussa vähänlaisesti. Apuun tulevat toimisto-ohjelmat, joiden avulla ahkera pienyrittäjä hoitaa muun muassa laskujen teon. Käymme läpi ilmaisten laskumallien riittävyyttä pienyrittäjän tarpeisiin, mitä niiltä voi odottaa ja miksi laskutuspalvelu on hyvä vaihtoehto.

Lataa Holvin ilmainen laskupohja

 

Tee laskut itse ja säästä

Sinulla saattaa jo tätä lukiessasi olla edessäsi laskumalli Excel- tai Word-dokumenttina ja ihmettelet nyt, kuinka monella eri tavalla laskun ulkoasun voi muotoilla. Vaikka toisin voisi luulla, tälle ei ole mitään säännöksiä. Ainostaan laskun sisältöä määrää laki. Jos kaikkia vaadittuja tietoja ei lisätä laskuun, se ei kelpaa esim. perintätoimenpiteitä varten todisteena.

Muu, kuten laskun ulkoasu ja asioiden esitysjärjestys, mukailee hyväksi havaittuja käytäntöjä ja laskutusohjelmien yhdessä käyttöön ottamia puolivirallisia standardeja. Näistä ei ole kovin järkevää poiketa, sillä paperiset tai sähköpostin liitteenä lähetetyt laskut skannataan isommissa yrityksissä automaattisesti ja talletetaan sähköisesti. Jos lasku poikkeaa esitystavaltaan normaalista, se saattaa teettää ylimääräistä manuaalista työtä ja hidastaa joskus maksun lähtemistä laskuttavalle yritykselle.

Useimmiten myös ilmaisissa laskumalleissa on merkitty pakolliset tiedot ja lyhyet ohjeet täyttämiseen. Joskus ohessa on jopa makro, jolla voi luoda pätevät viitenumerot tai sellainen sovellus löytyy sivustolta, josta latasit kyseisen laskupohjan.

On hyvä huomioida ladatessasi laskupohjia, mihin tarkoitukseen ne ovat. Kuluttajille lähetettäviä laskuja koskevat kevennetyt säännöt. Yrityksiä laskutettaessa joudut erottelemaan arvonlisäveron ja antamaan tarkemmat tiedot, jollei lasku ole pieni. Laskuja koskevasta lainsäädännöstä ja eri artikkeleista löytyy tarkempia tietoja kevennetystä laskusta.

Hyvän laskupohjan piirteitä

Koska erilaisia laskumalleja ja laskujen luonnin mahdollistavia ilmaisia palveluita on netissä sadoittain, on hyvä tietää mitä hyvältä laskupohjalta voi odottaa.

  • Ilmaisee mitkä kentät ovat pakollisia täyttää (yrityksille ja kuluttajille lähtevissä laskuissa on eri vaatimukset.
  • Laskee automaattisesti arvonlisäveron osuuden (esim. excel-laskupohja). Mahdollisuus muuttaa verokantaa tai jopa merkitä eri verokanta tuotteittain, jos ne eroavat toisistaan.
  • Luo viivakoodin automaattisesti. Erilaisia viivakoodiratkaisuja on kymmenittäin ja esimerkiksi suomalaisten pankkien käyttämä standardi eroaa monista yleisesti käytössä olevista viivakoodeista. Tästä syystä mm. ulkomaisilla sivuilla luodut viivakoodit laskuun eivät välttämättä päde Suomessa.
  • Laskee suomalaisissa pankeissa ja laskutusohjelmissa pätevän viitenumeron (yleensä laskun numeron perusteella) automaattisesti.
  • Laskun tiedot on helppo lisätä (mitä myytiin ja laskuerittely).
  • Helppo lisätä oman yrityksen logo laskuun.

Vaihtoehtona laskun luominen online-palvelussa

Jos olet epävarma lataamasi ilmaisen laskumallin oikeellisuudesta tai ajanmukaisuudesta, voit suunnata sivustolle, jossa laskun voi luoda lennossa. Syötettyäsi tiedot, lataat laskun omalle koneellesi joko doc, docx, xls, xlsx tai pdf-muotoisena – harvemmin kuvana.

Negatiivisena puolena et voi luottaa täysin siihen, että kyseinen laskuja tiedostoiksi luova palvelu on aina pystyssä. Varsinkin jos se on ilmainen ja maksaa käytöstä syntyvät palvelinkulut mainoksia näyttämällä. Myös luotettavuus voi olla kyseenalaista, jo puhtaasti verkkosivujen ja mainostajien seuratessa verkonkäyttäjien liikkeitä eri sivustoilla puolisalaa, mutta kuitenkin laillisesti.

Ohjelmat

Jos olet uusi toiminimiyrittäjä tai esimerkiksi freelancer ja toiminnan luonne on vasta hakusessa, pystyt ainakin alussa hoitamaan laskujen teon lähes joka koneelta löytyvillä toimisto-ohjelmilla, kuten Excel ja Word.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää ilmaista OpenOffice -ohjelmistoa, joka tukee samoja tiedostoformaatteja tietyin rajoituksin. Esimerkiksi makrot eivät välttämättä toimi ja laskun muotoilu saattaa näyttää oudolta tai virheelliseltä, jos laskupohja on tehty kaupallisella ohjelmalla.

Hoida laskutus sähköisesti verkossa

Vaikka excel tai word-laskumallilla voi pärjätä pitkäänkin yhden hengen yrityksessä, jossain vaiheessa näiden rajat tulevat vastaan. Asiakkaiden reklamoidessa, joudut etsimään laskun tietoja milloin mistäkin tiedostosta, jos et käytä asiakastietokantaan räätälöityä ohjelmaa.

Kun toiminta vähänkin kasvaa ja laskuja pitää lähettää useampia kerralla, näiden täyttämiseen ja lähettelyyn menee yllättävän paljon aikaa. Tämä on pois omasta tuottavasta työstä tai vähenevästä vapaa-ajasta. Oma kiusansa tulee maksamattomista laskuista, joiden perään pitää lähettää muistutuslasku, jota varten ei välttämättä olekaan haettuna valmista laskun mallia.

Siirtämällä toiminta yrittäjien liiketoimintapalveluun tai kevytyrittäjille suunnattuun laskutuspalveluun, pienyrittäjänä säästät aikaa ja ennen kaikkea saat mielenrauhaa. Laskutustiedot ovat aina saatavilla, laskut lähetetään ammattimaisesti ja taatusti aina standardien mukaan. Jos vastaanottava yritys käyttää verkkolaskua, lasku on perillä välittömästi ja maksutkin tulevat tätä myöden varmemmin ja nopeammin tilillesi.

Viisi syytä siirtyä laskutuspalveluun

1. Sähköinen laskutus säästää aikaa ja lopulta rahaa

Vaikka itse laskut väsäämällä pienyrittäjä voi tuntea säästävänsä, loppupeleissä tähän kulutettu aika on pois tuottavasta liiketoiminnasta tai yrityksen tärkeämmistä hallinnollisista tehtävistä. Usein toistuvat rutiinit ulkoistamalla aikaa jää uusien asiakkaiden hankkimiseen tai puhtaasti vapaa-ajasta nauttimiseen. Stressittömyys sekin auttaa keskittymään ja tekemään töitä tehokkaammin.

2. Toiminta näyttää ammattimaiselta ja tehokkaalta

Toiminimiyrittäjä tai jopa freelancer saavat sähköisen laskutuksen myötä kertaheitolla uskottavuutta toimintaansa, riippumatta sen laajuudesta. Verkkolaskutusta käyttävät niin suuryritykset kuin pienet pajat. Laskut lähtevät taatusti ajallaan ja ovat perillä vastaanottajan pankissa haluttuna ajankohtana.

Paperisaaste poistuu ja nekin yritykset, jotka haluavat edelleen perinteisiä laskuja, voivat vastaanottaa laskun pdf-muotoisena sähköpostin liitteenä tai postissa skannattuna. Osa yrityksistä ei enää edes huoli, kuin sähköisiä laskuja.

3. Liiketoiminnan hallinta selkeytyy

Jos laskutustiedot ovat sekaisin eri tiedostoissa tai niitä joutuu aina päivittämään manuaalisesti, inhimillisten virheiden todennäköisyys kasvaa. Kun asiakkuuksia alkaa kertyä, myös laskuttaminen ja laskujen teon tulee olla tehokasta ja järjestelmällistä.

Sähköinen laskutuspalvelu pitää kaikki asiakastiedot keskitetysti verkossa ja pääset niihin käsiksi milloin ja mistä vain. Samalla seuraat erääntyviä laskuja, joista tulee automaattisesti ilmoitus esim. sähköpostiin ja löydät vanhatkin laskut arkistosta tarvittaessa.

4. Lähetä maksumuistutukset ja muutoslaskut kätevästi

Joskus asiakas ei muista tai pysty maksamaan laskua heti, laskutuspalvelun avulla maksumuistutukset saa lähtemään automaattisesti ja hyvien tapojen mukaan muotoiltuna. Yritysten välisessä kaupassa joskus sopimuksiin ja sopimusehtoihin tehdään muutoksia viime metreillä ja laskutus pitää korjata tältä osin. Muutoslaskujen lähettäminen käy sekin helposti sähköisen palvelun kautta.

5. Laskutuspalvelu skaalautuu tarpeen mukaan

Kun tilauksia sataa ovista ja ikkunoista ja yritystoiminta yllättäen kasvaa, pitää hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen jo valmiiksi huolen, että laskutus juoksee katkotta ja laskuja ei jää välistä, kun yrittäjä itse on työn touhussa. Jos ja kun palkkaat kirjanpitäjän, hän arvostaa kun laskut saa kätevästi verkkopalvelusta. Tämä puolestaan säästää kirjanpitokuluissa.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.