Minkä taloushallinnon ohjelman valitsen?

Yrittäjän mieli lepää, kun talousasiat ovat kunnossa ja niiden seuraaminen helppoa. Yksinkertaisimmillaan pienyrittäjä voi hoitaa kirjanpidon itse. Suurin osa palkkaa kirjanpitäjän tai tilitoimiston, mutta tällöinkin juoksevat kulut pitää kirjata ylös itse. Toiset puolestaan suosivat verkossa olevia taloushallinnon ohjelmia. Seuraavassa käymme läpi taloushallinnon eri ratkaisuja sekä automaation hyötyjä, jotta ohjelmiston valinta helpottuu.

 

Tutustu kirjanpitoon Holvissa

 

Erilaiset taloushallinnon ohjelmat

Yhtä ylivoimaisesti parasta ratkaisua yrityksen taloushallintoon ei ole olemassa. Keskisuurissa ja suurissa yrityksissä hinta ja yrityksen erityisvaatimukset määrittelevät, mikä taloushallinnon ratkaisu otetaan käyttöön.

Pienyrittäjien tilanne on haastavampi. Ohjelmistojen ominaisuudet, käyttöliittymä, yhteensopivuus tilitoimistojen kanssa, hinnoittelumalli sekä oheispalvelut painavat kaikki vaakakupissa, kun lähdetään vertailemaan tuotteita. Lisäksi tarjolla on kokonaisvaltaisia yritystili– ja laskutuspalveluita, joissa hoituvat kaikki yrityksen talousasiat yhdellä kertaa.

Myös yrityksen koko ja yhtiömuoto, liikevaihdon ja kirjausten määrä, henkilöstö sekä yrittäjän talouden asiantuntemus kannattaa ottaa huomioon taloushallinnon ohjelmistoja ja -ratkaisuja valitessa. Osa ohjelmista on kehitetty puhtaasti yksityisyrittäjälle, toiminimelle tai muulle pienyritykselle.

Toiset ohjelmat tarjoavat vähän kaikkea kaikille. Kustannukset vaihtelevat sen mukaan, kuinka paljon yritys tai yrittäjä hoitaa taloutta ja sen kirjaamista itse, mikä tilitoimiston rooli on ja ulkoistetaanko muita palveluita samalle toimijalle, esimerkiksi laskutus tai palkanmaksu. Viisaasti valitsemalla välttyy monelta murheelta myös rahallisesti. 

Toiminimiyrittäjän taloushallinto

Toiminimiyrittäjät toimivat pitkälti yksin ja liikevaihdon määrä pysyy usein maltillisena. Jos palkkoja maksetaan harvoin tai ei lainkaan, pärjää yrittäjä hyvin taulukkolaskentaohjelmalla sekä mallikaavakkeilla, joita löytyy netistä runsaasti. Yksityisnostot yrityksen varoista onnistuu miltä tahansa tililtä, vaikkapa omalta käyttötililtä.

Parempi ja ehdottomasti suositeltavampi ratkaisu on avata yrityksen raha-asioita varten oma yritystili. Perinteisissä pankeissa tähän liittyy yleensä perustamiskuluja, pitkäaikainen sopimus ja palvelupaketin kasaamista. Jos toiminta on kovin kevyttä, ratkaisu tuntuu liioittelulta. Vaihtoehto perinteisille rahalaitoksille on pelkästään verkossa toimiva taloudenhallinnan palvelu, jossa hoituvat lisäksi kaikki pienyrittäjän tarvitsemat taloudenhoidon asiat, kuten laskutus ja kirjanpito.

Kasvavan pienyrityksen taloushallinto

Kun liiketoiminta ja samalla liikevaihto ja myyntivolyymit lähtevät kasvuun, tarvitaan kättä pidempää talouden seurantaan ja hallintaan. Esimerkiksi liikkeenpitäjä, joka perustaa useamman kaupan, haluaa reaaliaikaista tietoa myynnistä muualla, jotta voi varautua tukussa käyntiin tuotteiden loppuessa.

Suuryrityksille suunnatut taloushallinnon ohjelmistot tarjoavat kaiken tarvittavan, mutta ovat turhan järeitä pienyrittäjälle. Ratkaisu löytyy sopivasta tilitoimistosta, jonka tarjoaman sähköisen kirjanpito-ohjelmiston kautta ajankohtainen tieto on aina ulottuvilla. Samalla kustannukset madaltuvat, koska tiedot ovat valmiiksi tilitoimiston järjestelmässä.

Mitä sähköinen taloushallinto on?

Taloushallinnon ohjelmat ovat osa laajempaa kokonaisuutta, jota kutsutaan sähköiseksi taloushallinnoksi. Usein termit myös sekoittuvat keskenään. Kun ymmärrät, mitä kaikkea sähköinen taloushallinto pitää sisällään ja mitä ominaisuuksia yleensä on olemassa, ohjelmiston tai palvelun valinta helpottuu huomattavasti.

Sähköisen taloushallinnon nimikkeellä myydään yrityksille vähän kaikkea, kuten online-kirjanpitosovelluksia tai toiminnanohjausjärjestelmiä, joista löytyy taloushallinnon työkaluja. Kun osaa kaupoilla kysyä palveluntuottajalta olennaisia kysymyksiä, pystyy arvioimaan paremmin niiden soveltuvuutta oman yrityksen tarpeisiin.

Sähköisen taloushallinnon avulla hoidetaan yrityksen myyntilaskut, ostolaskut, kassanhallinta, palkanlaskenta sekä muut yleiset kirjanpidon toimet. Periaatteessa se tarjoaa samat toiminnot kuin perinteinen taloushallinnon ohjelma. Olennainen ero on yrityksen tulosseurannan ja tähän liittyvän raportoinnin reaaliaikaisuus ja ohjelman käyttö internetin välityksellä.

Sähköisen taloushallinnon ominaisuuksia

  • Yrityksen talouden hallinnan välineitä, joihin pääsee käsiksi netin kautta milloin ja missä tahansa.
  • Laskutus – lähetä ja vastaanota laskuja sähköisesti. Jos toisella osapuolella on käytössään verkkolaskutus, tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti järjestelmästä toiseen.
  • Kulujen seuranta, esimerkiksi matka- ja edustuskulut.
  • Työtuntien seuranta ja palkanlaskenta.
  • Reaaliaikainen kassavirran ja kirjanpidon seuranta.
  • Yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa varmistaa nopean ja kustannustehokkaan kirjanpidon.
  • Kuukausimaksullinen vai muu maksumalli, kuten laskutuspalvelun yhteydessä laskujen summasta perityn korvauksen muodossa.

Mitä automatisoitu taloushallinto on?

Sähköinen taloushallinto on ensimmäinen askel kustannustehokkaaseen ja nopeaan yrityksen talousasioiden hoitoon. Se vaatii kuitenkin yritykseltä ja sidosryhmiltä manuaalisia toimia. Tästä edistyneempi muoto on automatisoitu taloushallinto, joka pitää sisällään samat ominaisuudet vieden toteutuksen astetta teknisemmäksi.

Liikevaihdon ja liiketapahtumien lisääntyessä ja yrityksen kasvaessa automaation hyödyt alkavat näkyä taseessa. Rutiininomaiset toiminnot voidaan nykyään hoitaa pitkälti automaattisesti. Se tarkoittaa vähemmän henkilötyötunteja, jotka ovat yleisimmin yrityksen suurin kuluerä. Automatisoitu taloushallinto liikuttelee suurta tietomäärää itsenäisesti sille asetettujen kriteerien mukaisesti.

Perinteisessä taloushallinnon ohjelmassa käyttäjä syöttää esimerkiksi ostolaskun järjestelmään käsin, automatisoidussa järjestelmässä tapahtuma kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon samalla kertaa ilman eri toimenpiteitä – erotellen samalla arvonlisäveron ja päivittäen yrityksen kassatilanteen reaaliaikaisesti. Uuden raportin saa eteensä vaikka joka minuutti.

Automatisoidun taloushallinnon ominaisuuksia

  • Tieto liikkuu eri sovellusten välillä automaattisesti. Esimerkiksi varastokirjanpidosta myymälävastaavan käyttämään sovellukseen.
  • Yrityksen taloustilanne päivittyy reaaliaikaisesti, jolloin on helppo nähdä, paljonko kassassa on rahaa.
  • Kaikki kirjatut tapahtumat voi nähdä heti yksityskohtineen.
  • Automatisaatio vähentää manuaalisen työn tarvetta ja lisää liiketoiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta.

Näin tunnistat hyvän taloushallinnon ohjelman

Muistilista hyvän taloushallinnon ohjelman valintaan:

  • Helppokäyttöinen ummikollekin.
  • Kustannusrakenne läpinäkyvä ja käyttöönotto edullista.
  • Kuitit ja tositteet voi skannata tai valokuvata ja tallettaa ohjelmaan.
  • Mahdollisuus tarkastaa yrityksen rahatilanne missä ja milloin tahansa.
  • Laskee reaaliaikaisesti tilitettävien verojen määrän.
  • Toimii myös mobiilissa.
  • Mahdollistaa myös tilitoimiston pääsyn tietoihin.

Lue lisää Holvista

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.