Mikä on toiminnaohjausjärjestelmä eli ERP?

Yrittäjänä pidempään toiminut on varmasti törmännyt termiin toiminnanohjausjärjestelmä tai ERP. Kyseessä on järjestelmä, jonka kautta työn seuranta ja johtaminen käy helposti. Tyypilliseen toiminnanohjausjärjestelmään kuuluvat myynnin ja varastotilanteen seuranta, asiakastietokanta, laskutus ja automatisoitu kirjanpito. Työkalut keräävät ja jäsentävät liiketoiminnasta syntyvää tietoa helpottaen päivittäistä työarkea. Seuraavassa käymme läpi toiminnanohjausjärjestelmän perusasioita ja sen hyötyjä liiketoiminnalle.

Mihin toiminnanohjausjärjestelmää tarvitaan?

Yrityksen liiketoiminta koostuu monista eri osa-alueista, joiden pitää toimia saumattomasti yhteen. Myyntitapahtumat pitää kirjata kirjanpitoon, varastosaldo päivittää myytyjen tuotteiden osalta, asiakkaan tiedot päivittää muuttuneen osoitteen osalta, lähettää työpajalle tieto tulossa olevan korjausurakan alkamisesta varaosien tilaamiseksi ja niin edelleen.

Vaiheet ovat läsnä kaikessa yritystoiminnassa pienestä suuriin toimijoihin, vain mittakaava on eri. Perinteisesti pienyrittäjä on lisännyt oman toimintansa ohjaamiseen eri palveluita ja järjestelmiä sitä mukaan kun niitä on tarvittu.

Mitä hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä on?

Varastosaldot taulukossa omalla koneella, pankkiasiat hoidetaan omassa pankissa ja asiakkaan tiedot kirjataan asiakastietokantaan netissä. Kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistolle, jonka sivujen kautta päivitetään tietoja erillisen kirjanpitotyökalun kautta. Kuulostaako tutulta? Ehkä ERP-järjestelmästä voisi olla apua. 

Alun perin suuryritysten käyttöön kehitetyt ratkaisut on tuotu kenen tahansa saataville. Jopa yhden hengen toiminimiyrittäjä voi hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä hintojen ollessa edullisimmillaan vain muutamia kymppejä kuukaudessa.

Suurin hyöty on yrityksen kaikkien toiminnan osa-alueiden ohjaaminen keskitetysti. Jos olennaisia tietoja joudutaan hakemaan usealta eri alustalla tai yhdistämään muuten manuaalisesti, aikaa tuhraantuu ja inhimillisten virheiden todennäköisyys kasvaa. Integroitu järjestelmä auttaa yritystä keskittymään tuottavaan työhön rutiineja automatisoimalla.

Toinen merkittävä hyöty ERP-järjestelmästä on kattava raportointi. Tiivistämällä ja yhdistämällä olennaiset tiedot selkeään muotoon saadaan nopeasti yleiskuva yrityksen tilasta ja juoksevista asioista, jotka pitää hoitaa.

Tällainen raportti voi olla esimerkiksi myynnin kehittyminen vuosineljänneksellä, tämän hetkinen varastosaldo ja kassavarat. Näiden lukujen ja kehityksen perusteella yrittäjä osaa ennakoida, kuinka paljon kassasta pitää jättää tukkuostoihin tulevaisuudessa ja kuinka paljon voi sijoittaa yrityksen toimintaan. Ilman asianmukaista toiminnanohjausjärjestelmäätiedot pitäisi itse koota kirjanpidon ja muiden tietojen pohjalta.

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt pähkinänkuoressa

• Tehostaa ja yksinkertaistaa liiketoimintaa.
• Automatisoi monia rutiininomaisia tiedonkäsittelyn toimintoja, esimerkiksi myynti- ja ostolaskujen kirjaamisen kirjanpitoon.
• Auttaa yrityksen johtoa päätöksenteossa: reaaliaikainen tieto myynnistä, varastosaldosta, lähtevistä ja saapuvista maksuista.
• Auttaa jakamaan tehtäviä eri tahoille.
• Kokoaa kaikki tiedot yhteen, kuten asiakastiedot, ostetut tuotteet ja niiden manuaalit sekä takuutiedot.
• Paljastaa nopeasti liiketoiminnan hitaat prosessit: tilausten käsittelyyn menevä aika sekä tavaroiden pakkaaminen ja lähetys.

Toiminnanohjausjärjestelmän osa-alueita

ERP-järjestelmiä on markkinoilla sadoittain. Ne eroavat niin kohderyhmän, hinnoittelun, oheispalveluiden kuin teknisen toteutuksenkin suhteen. Yhteistä kaikille ERP-järjestelmille on niiden modulaarisuus. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yritys ottaa käyttöönsä vain ne työkalut ja toiminnot, joita oikeasti tarvitsee.

Konsultti, joka myy vain omaa osaamistaan, ei tarvitse varastonkirjanpitoa, joten sitä ei asenneta. Hänelle räätälöidään asiakastietojen hallintaan sopiva ratkaisu, joka nopeuttaa kommunikointia ja olennaisten tietojen hakua kussakin projektissa. 

Elintarvikeliike puolestaan tarvitsee jatkuvaa tietoa myymälän tilanteesta jokaisen tuotteen kohdalla sekä myyntitapahtumien automaattista kirjaamista kirjanpitoon.

Yleisiä prosessinhallinnan osa-alueita, jotka löytyvät lähes kaikista järjestelmistä ovat taloushallinto (johon kuuluu mm. kirjanpito, palkanmaksu ja laskutus), henkilöstöhallinto, tuotannonohjaus, toimitusketju (varastointi, kuljetus ja tuotteiden lähetys) sekä reaaliaikainen raportointi kaikesta.

Taloushallinto

ERP-järjestelmän taloushallinto on paljon muutakin kuin kirjanpito ja sen työkalut. Yhdistettynä muihin moduuleihin ja järjestelmää tukeviin ulkoisiin palveluihin kirjanpidon voi pitkälle automatisoida. Saman tyyppinen toiminnallisuus voi löytyä myös laskutuspalveluista, joissa esimerkiksi verkkokaupan myynti kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon samalla, kun yrityksen tilin saldo päivittyy reaaliaikaisesti. Tämän päälle rakennettu raportointi auttaa taloustilanteen seurannassa ja päätöksenteossa.

Henkilöstöhallinto

Yrityksen palkatessa työvoimaa myös hallinnolliset velvoitteet lisääntyvät. Työntekijöitä varten pitää hankkia vakuutukset, järjestää palkanmaksu ja huolehtia arkaluonteisten tietojen asianmukaisesta säilytyksestä. Henkilöstöhallinnon järjestelmä auttaa edellä mainituissa asioissa sekä auttaa työnantajaa seuraamaan työtehokkuutta eri tehtävien osalta. Hyvä järjestelmä antaa myös työntekijöille yhtäläisen mahdollisuuden antaa palautetta ja ehdotuksia.

Tuotannonohjaus

Tuotteita valmistava yritys tarvitsee jatkuvasti päivittyvää tietoa eri tuotantoprosessien vaiheista, osien riittävyydestä sekä asiakkaiden muuttuvista vaatimuksista. Projektien hallinta ja kustannusten minimointi helpottuvat toiminnanohjausjärjestelmällä, jossa kaikki tarvittava tieto voidaan käydä läpi keskitetysti. Järjestelmä auttaa myös löytämään tuotannon parannuskohteet.

Toimitusketju

Kauppa, tukkuliike tai muu paljon kappaletavaraa myyvä liiketoiminta joutuu jatkuvasti päivittämään varastosaldoaan. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla varastossa viivakoodinlukijalla kirjataan poistetut tai lisätyt tuotteet ja tuote-erät ja muutokset näkyvät reaaliaikaisesti järjestelmässä. Sama pätee niin kuljetuksiin, tilausten käsittelyyn, pakkaamiseen kuin kaikkiin toimitusketjun osiinkin. Suurin hyöty on kirjausten tarkkuus ja ajansäästö.

ERP-järjestelmä tiivistetysti

• ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning.
• ERP on yrityksen tietojärjestelmä, joka keskittää toiminnan seuraamiseen ja ohjaamisen tarvittavat toiminnot yhden palvelun tai ohjelmiston alle.
• Yleisiä toimintoja: asiakashallinta, tuotanto ja jakelu, myynti, varastonhallinta, laskutus, palkanmaksu, varainhoito, kirjanpito ja muut työkalut
• Eri toiminnot on jaettu tyypillisesti moduuleihin, joita voidaan lisätä tarpeen mukaan.
• Toiminnanohjausjärjestelmät ovat nykyään kaikki internet- tai verkkopohjaisia. Niihin pääse käsiksi mistä tahansa.
• Myös hyviä ilmaisia toiminnanohjausjärjestelmiä löytyy. Ne pohjautuvat avoimeen lähdekoodiin ja soveltuvat pieniin yrityksiin. Miinuksena on käyttäjätuen puute tai sen maksullisuus.
• Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö ei vaadi erityistä koulutusta tai kursseja. Nykyaikaiset käyttöliittymät ovat intuitiivisia ja kattavat ohjeet ja videot opastavat monimutkaisempien toimintojen käytössä.