Miten valitsen kirjanpito-ohjelman?

Yrityksen kirjanpidon tekeminen on ennen muinoin ollut manuaalista työtä kynän ja paperin kanssa. Aluksi digitaalisiin kirjanpito-ohjelmiin oli varaa vain suuryrityksillä, mutta nykyään kirjanpito-ohjelman voi ladata jopa ilmaiseksi netistä. Käyttö onnistuu keneltä vain, kunhan kirjanpidon perusasiat on hallussa. Markkinoilla on tusinoittain eri taloushallinnon ohjelmia, joten valinta ei aina ole helppo. Käymme läpi kirjanpito-ohjelmien ominaisuuksia sekä annamme neuvoja omaan toimintaan sopivan ohjelman löytämiseen.

 

Tutustu kirjanpitoon Holvissa

 

Kirjanpito-ohjelman hyödyt

Itse kirjanpidon tekeminen, joko kokonaan tai osittain, voi säästää hieman pienen yrityksen kustannuksia. Etenkin, jos yrittäjä on hyvin perillä kirjanpidon asioista ja yritystoiminta on tasaista kuukaudesta ja vuodesta toiseen – näin suurin osa kirjauksista menee rutiinilla. 

Hyvä kirjanpito-ohjelma vähentää inhimillisten virheiden määrää ja helpottaa tietojen vientiä muihin ohjelmiin tai toisin päin.

Kirjanpito-ohjelman todelliset hyödyt liittyvät kuitenkin yrityksen talouden seurantaan ja sen ennustamiseen. Kirjanpidosta näkee muun muassa ostot ja myynnit, sekä yrityksen tuloksen ja taseen haluttuna ajankohtana. Tietoja tarvitaan liiketoimintastrategian tekemiseen, rahoituksen tarpeen määrittelyyn ja yrityksen talouden yleiseen hallintaan.

Sopivan kirjanpito-ohjelman valinta

Ennen kuin ohjelmia lähdetään edes vertailemaan, on syytä käydä läpi koko yrityksen toiminnankuva, rahoituksen tarve, kasvusuunnitelmat sekä muita kirjanpidon laajuuteen ja syvyyteen vaikuttavia tekijöitä. 

Yksi vaikuttava tekijä voi olla vaikkapa yrityksen verkkokauppa. Suuria myyntimääriä vuodessa tekevä verkkokauppa tarvitsee automatisoidun kirjanpidon rinnalleen, jotta aikaa ei tuhraannu perustoimintoihin ja rutiinitehtävien toistamiseen.

Esivalmisteluihin on syytä käyttää niin paljon aikaa kuin tarpeen. Valittu kirjanpidon ratkaisu saattaa seurata yritystä kymmeniä vuosia eteenpäin. Huonosti valittu ohjelmisto aiheuttaa lisäkuluja ja ajanhukkaa, kun tietoja pitää siirtää toiselle alustalle.

Eri tyyppisiä kirjanpito-ohjelmia

Vaikka eri kirjanpito-ohjelmat tarjoavat pääpiirteittäin samat toiminnot, voidaan ne kuitenkin jakaa muutamiin pääluokkiin toimintojen laajuudesta ja käyttäjäkohderyhmästä riippuen. Koska kilpailu on kovaa erityisesti pk-yritysten ohjelmistoissa, kehittäjät pyrkivät erikoistumisen tai muiden palveluiden kautta erottumaan markkinoilla. Ohjelmia voidaan tarjota toimialoittain, henkilöstömäärän mukaan tai muulla olennaisella kriteerillä.

Kirjanpito-ohjelmien kategorioita

  • Ilmaiset omalle koneelle ladattavat kirjanpito-ohjelmat peruskirjanpitoon
  • Pienyritysten kirjanpito-ohjelmistot, joita voidaan käyttää yrityksen sisäisesti tai netissä. Toiminnot kattavammat, mahdollistavat myös palkanmaksun
  • Online-kirjanpito, eli niin sanottu pilvipalvelu. Verkossa toimiva kirjanpitojärjestelmä, johon on voitu yhdistää muita palveluita, kuten yritystili ja laskutuspalvelu tai verkkokauppa.
  • Toiminnanohjausjärjestelmät, jotka kattavat kirjanpidon ohella kaikki olennaiset yrityksen toiminnan osa-alueet, kuten myynnin, varastokirjanpidon, tuotannonohjauksen, asiakastietokannan sekä henkilöstöhallinnan
  • Tilitoimistojen kanssa yhteistyössä toteutetut ratkaisut. Ohjelma voi olla tuttu, mutta kirjanpidon vastuualueet on jaettu yrityksen ja tilitoimiston välisellä sopimuksella esimerkiksi niin, että yritys kirjaa vain tapahtumat – usein automaattisesti. Tilitoimiston tehtäväksi jää käydä tiedot läpi kuukausittain, laskea verot sekä tehdä vuoden päätteeksi tilinpäätös.

Ilmaiset kirjanpito-ohjelmat

Ilmaisesta on paha panna paremmaksi ainakaan hinnan osalta. Ilmaistenkin ohjelmien joukosta löytyy täysin käyttökelpoisia ratkaisuja pienten ja keskisuurten yritysten tarpeisiin. Ilmaiset ohjelmat voivat olla kaupallisen kirjanpito-ohjelmistojen karsittu versio, puhtaasti ilmainen ohjelma tai avoimeen lähdekoodiin perustuva kirjanpitopaketti.

Kaupallisen ohjelmiston karsitun version etu on sen laajennettavuus. Kun yritys ja kirjanpidon tarpeet kasvavat, ohjelma voidaan päivittää maksulliseen täysversioon.

Pienyritysten kirjanpito-ohjelmat

Pienyritysten kirjanpitoon on tarjolla useita menestyneitä peruspaketteja, jotka toimivat joko omalla koneella tai palveluna netissä. Perustason kirjanpito-ohjelmilla pärjää, jos toiminta on pientä, kuten itsenäisillä elinkeinonharjoittajilla. Toiminnoista löytyvät kirjanpidon lisäksi usein palkanmaksu ja yksinkertainen raportointityökalu.

Pienyrittäjä pärjää näillä välineillä. Kasvuyrityksen tai kymmeniä henkilöitä palkkaavan yrityksen on etsittävä järeämpi vaihtoehto, kuten pilvipalvelu, jota voi käyttää myös palkattu tilitoimisto.

Toiminnanohjausjärjestelmät

Toiminnanohjaukseen tarkoitetut järjestelmät ottavat haltuun kaiken yrityksen kannalta olennaisen datan, jakaen ne erikseen asennettaviin moduuleihin. Niissäkin kirjanpito on osa pakettia, mutta ominaisuudet ovat laajemmat. Muita moduuleja ovat esimerkiksi myynnin seuranta, varaston hallinta, asiakkuudet (CRM), laskutus ja muu taloudenhallinta.

Käytännössä kaikki toiminnanohjausjärjestelmät ovat nettipohjaisia, vaikka niistä voi olla tarjolla myös yrityksen omalle palvelimelle asennettava versio. Myös ilmaisia järjestelmiä on olemassa. Kääntöpuolena on usein tuen uupuminen ja kouluttaminen järjestelmien käyttöön tapahtuu itsenäisesti tai maksullisilla koulutuspaketeilla.

Online-kirjanpito

Kasvavin kategoria ovat verkossa toimivat kirjanpitosovellukset. Yleisemmin puhutaan kuitenkin taloudenhallinnan palveluista, sillä ohessa tarjotaan usein muita liiketoiminnalle tärkeitä toimintoja. Tavallista on, että yritys ostaa pakettiratkaisun yhdeltä toimijalta, jossa yhdistyy esimerkiksi laskutuspalvelu, yrityksen tili ja kirjanpito. Tällaista ratkaisua tarjoaa muun muassa Holvi.

Usein online-kirjanpitosovelluksia markkinoidaan tilitoimistojen yhteydessä. Jos kirjanpitäjä pääsee käsiksi samaan ohjelmaan etänä, tietoja ei tarvitse erikseen siirtää tilitoimistoon. Näin myös laskutettavien tuntien määrä vähenee ja yritys säästää kirjanpidon kustannuksissa.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.