Miten hoitaa verkkokaupan kirjanpito?

Kauppiaat myyvät tuotteitaan enenevässä määrin verkkokaupassa. Joskus liiketilaa ei edes ole olemassa, vaan tilaukset lähtevät suoraan tukusta tai yrityksen omasta varastosta. Myyntitapahtumien suuri määrä tuo omat haasteensa taloudenhallintaan. Paras ratkaisu on kirjanpito verkossa, johon verkkokauppa sekä yrityksen olennainen rahaliikenne on sidottu. Näin yrittäjälle jää aikaa markkinointiin ja asiakkaiden palvelemiseen. Käymme läpi kirjanpidon eri ratkaisuja verkkokauppayrittäjän näkökulmasta ja miten toimintaa voidaan tältä osin optimoida.

 

Pienyrittäjälle suunniteltu verkkokauppa

Verkkokauppayrittäjän arki

Verkkokauppiaiden arki kuluu tilauksia lähettäen, markkinointia ja mainontaa suunniteltaessa ja kampanjoita lanseeratessa, varastoa täydentäessä, sivuja päivittäessä ja asiakkaiden kyselyihin vastatessa. Jos yrityksellä on tämän lisäksi myymälä, työmäärä vähintääkin tuplaantuu.

Jokaisen yrittäjän on hyvä keskittyä oman osaamisensa ydinalueeseen. Tästä huolimatta moni aloittava verkkokauppayrittäjä edelleen saattaa tehdä kirjanpitonsa itse. Toiminnan laajetessa ja samalla myyntimäärien kasvaessa, kirjanpitoon kuluu entistä enemmän aikaa ja ulkoistaminen tulee ajankohtaiseksi. 

Ota verkkokaupan tunteva kirjanpitäjä avuksi

Verkkokaupan on hyvä palkata tilitoimisto ja asiansa osaava kirjanpitäjä heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Itse tehtyyn kirjanpitoon lipsahtaa helposti virheitä, joista voi seurata kovia sanktioita verottajan suunnalta. Tilitoimisto huolehtii tarvittavien tietojen lisäämisestä, niiden tarkkuudesta ja osaa tarvittaessa pyytää lisäselvitystä – ennen viranomaisten ukaaseja.

Kauppiaan arki on tunnetusti kiireistä. Kirjanpitäjä osaa muistuttaa, kun veroja tai muita tärkeitä maksuja täytyy hoitaa. Ammattilainen osaa neuvoa myös talouteen ja yrityksen kannattavuuteen liittyvissä asioissa. Jos löydät tilitoimiston tai yksityisen kirjanpitäjän, jolla on jo kokemusta verkkokaupan kirjanpidosta, yrityksen taloudenhoito on hyvissä käsissä. Voit lukea lisää tilitoimiston valinnasta täältä.

Hyvän kirjanpitäjän tunnusmerkkejä

  • Tuntee verkkokauppa-alan ja on tehnyt verkkokauppojen kirjanpitoa aiemmin
  • Tekee kirjanpidon verkossa, järjestelmässä johon yrittäjällä on myös pääsy
  • Kokemusta kansainvälistä kauppaa tekevien yrittäjien kirjanpidosta, jos verkkokauppa tekee kansainvälistä myyntiä.

Kirjanpito toiminimelle

Verkkokaupan kirjanpidon erityispiirteitä

Vaikka tilitoimisto hoitaa rutiinit, on yrittäjän tehtävä osansa, jotta tarvittava tieto saadaan kerättyä. Tässä auttaa hyvä verkkokauppa-alusta ja siihen liitetyt järjestelmät. Verkkokaupassa on myös erityispiirteitä, jotka on syytä tietää. Näitä ovat esimerkiksi maakohtainen arvonlisävero, joka pitää eritellä.

Verkkokaupassa myyntitapahtumia tulee runsaasti, sillä tyypillinen verkkokauppa myy pienellä katteella kohtuuhintaisia tai halpoja tuotteita kuluttajille. Toimivin ratkaisu on käyttää automatisoitua järjestelmää, jossa myynti kirjautuu suoraan kirjanpitoon ilman lisätoimenpiteitä. Tälläinen toiminnallisuus löytyy muun muassa Holvin verkkokauppa-alustasta. Kirjanpitäjä osaa kertoa tarkemmin yrityksen liiketoiminnan perusteella, mitä muuta kirjanpitoon tarvitaan. Kirjanpidon perusteisiin voit tutustua täällä.

Verkkokaupan kirjanpito – huomioi ainakin nämä

  • Käy kirjanpidon käytännön järjestelyt läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Jaa vastuualueet selkeästi ja kirjallisesti, jotta hommat sujuvat helposti.
  • Jos pyörität sekä kivijalkamyymälää että verkkokauppaa, säästät aikaa, jos suoritat kootun raportoinnin molemmista aina samalla kertaa, esimerkiksi kerran kuussa.
  • Jos joudut tekemään manuaalisia merkintöjä, pyri äärimmäiseen huolellisuuteen. Kirjanpidon korjaaminen jälkikäteen tuo lisäkustannuksia.
  • Keskustele kirjanpitäjän kanssa, miten asiakaspalautukset huomioidaan kirjanpidossa. Hän osaa neuvoa yksityiskohdissa ja käytännön järjestelyissä.
  • Hyödynnä automatisoitua taloudenhallintaa niin paljon kuin mahdollista. Hyvä verkkokauppa hoitaa kirjaamiset itsenäisesti myyntitapahtuman yhteydessä, kauppiaan saadessa vain ilmoituksen saapuneesta maksusta yrityksen tilille.
  • Unohda papereiden pyörittely. Moderni kauppias toimii täysin digitaalisesti. Jos paperikuitteja kertyy, skannaa tai valokuvaa ne kirjanpitoon. Sen jälkeen kuitit voi hävittää.
  • Käytä verkkolaskutusta aina kun se on mahdollista: kun tilaat tukusta varaston täydennystä tai myyt suuren tavaraerän laskutuksella.

Ulkomainen verkkokauppa

Verkkokaupan etuna on sen globaalius. Jos tuotteet ovat tarpeeksi uniikkeja ja markkinat löytyvät kansainvälisesti, myynnin volyymi voi kasvaa nopeasti. Positiivinen asia, joka voi kuitenkin asettaa haasteita kirjanpitoon ja lisätä vaatimuksia siinä käytettyihin järjestelmiin.

Hyvästä verkkokauppaohjelmistosta löytyy mahdollisuus räätälöidä se maakohtaisesti muun muassa maksuvaihtoehtojen suhteen. Kirjanpidossa puolestaan tulee huomioida jokaisen maan arvonlisäverokanta. Jos ohjelmisto ei huomioi eri maiden ALV-kantoja, ne pitää erotella manuaalisesti.

Vaikkei heti olisikaan tarkoitus myydä tuotteitaan ulkomaille, kannattaa tämäkin pitää mielessä. Järjestelmään kerran sitouduttuaan ja sitä vuosikaudet käyttäneenä vaihtaminen voi olla vaikeaa. Uuden kirjanpito-ohjelman tai taloushallinnon ratkaisun käyttöönotto voi aiheuttaa katkoksia yrityksen myyntiin ja lisäkuluja esimerkiksi koulutuksen muodossa.

Verkkokaupan kirjanpidon tärkeät kysymykset

Kysy ainakin seuraavat kysymykset itseltäsi ennen kuin teet lopullisen valinnan kirjanpidon järjestelystä niin tekniikan kuin ulkoistamisen suhteen.

  • Myytkö tuotteitasi ulkomaisille asiakkaille? Lähetetäänkö tavarat Suomesta vai paikallisesta tukusta tai varastosta? Kirjanpitojärjestelmän pitäisi pystyä skaalautumaan ja ottamaan eri maiden verotuskäytännöt huomioon ja kirjanpitäjällä olisi hyvä olla kokemusta kansainvälisestä kaupankäynnistä.
  • Teetko kirjanpidon alussa itse vai ulkoistatko sen tilitoimistolle?
  • Oletko perustamassa kivijalkamyymälää verkkokaupan lisäksi? Liiketoiminnan monimuotoistuessa toiminnanohjausjärjestelmä saattaa olla parempi ratkaisu perinteisen kirjanpito-ohjelman tilalle.
  • Miten aiot järjestää asiakaspalautukset? Tähän liittyy kirjanpidollisia yksityiskohtia käytännön järjestelyistä riippuen. Tätä on syytä pohtia tilitoimiston tai asiantuntijan kanssa.
  • Millä valuutoilla aiot käydä kauppaa? Kirjanpito-ohjelman tulee osata ottaa eri valuutat huomioon kaikessa raportoinnissa.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.