Miten valitsen tilitoimiston?

Aloittava yrittäjä puhkuu intoa ja on valmis tekemään lähes kaiken itse kirjanpitoa myöten. Vaikka osaaminen riittää hallinnollisiin tehtäviin, viimeistään ensimmäisen tilikauden jälkeen veroilmoitusta täyttäessä saattaa tuntua, että tilitoimiston apu olisi paikallaan. 

Aivan alusta alkaen kannattaakin palkata tilitoimisto, jonka turvin yrityksen kirjanpito pysyy ajan tasalla, yrittäjän oma aika tuottavassa liiketoiminnassa ja verottajakin tyytyväisenä. 

Käymme tässä läpi tilitoimiston tehtäviä, miten valita tilitoimisto ja miten toimiston kanssa asioidaan.

Toiminimen kirjanpito Holvista

 

Tilitoimisto on yrityksen asialla

Parkkiintuneellakin yrittäjällä menee yllättävän kauan kirjanpidon tekemiseen, varsinkin jos yritys on monialainen, liikevaihto ja samalla tapahtumien määrä kohoaa tai omaisuusjärjestelyt ovat tavallisesta poikkeavia. 

Apuun tulee tilitoimisto. Tilitoimisto ja osaava kirjanpitäjä hoitavat kirjanpidon kuntoon kohtuullisella korvauksella – antaen yrittäjälle mielenrauhaa ja aikaa keskittyä yrityksensä vetämiseen ja toiminnan kehittämiseen.

Vaikka tilitoimistojen hinnat ovat suurinpiirtein samalla tasolla, eroja on niin palveluiden, saatavuuden ja digitalisaation osalla. Myös henkilökemiat kirjanpitäjän kanssa ovat tärkeässä roolissa. Vähintäänkin yksi stressin lähde on poissa yrittäjän mielestä, jos suhteet tilitoimistoon ja kirjanpitäjään pysyvät mallikkaana. Parhaimmillaan saman toimiston kanssa saatetaan tehdä yhteistyötä vuosia tai jopa vuosikymmeniä.

Kirjanpito on paljon muutakin kuin tilinpäätökseen valmistautumista ja verottajan tyytyväisenä pitämistä. Hyvä kirjanpitäjä osaa oma-aloitteisesti osoittaa lain sallimia säästökohteita, jos ne ovat ilmeisiä. Tällaisia ovat tyypillisimmin verovähennykset.

Kirjanpidon merkitys ja samalla sen teon työläys ja huomioitavien asioiden määrä nousevat samaan tahtiin yrityksen toiminnan laajenemisen ja liikevaihdon lisääntymisen kanssa. Järjestelmällisesti tehty kirjanpito auttaa vertailemaan eri vuosien tuloksia sekä ennustamaan talouden suuntalinjoja. Hyvin tehty kirjanpito on tärkeä päätöksenteon väline yrityksen johdolle ja sen sidosryhmille, kuten omistajille ja sijoittajille.

Miten tunnistan hyvän tilitoimiston?

Kuten yritykset, myös tilitoimistot eroavat toisistaan ja asiakaskunnaltaan. Joku toimisto voi olla keskittynyt palvelemaan pelkästään pörssiyhtiöitä tai suurasiakkaita. Pienempi muutaman hengen vetämä toimisto palvelee taas rajattua joukkoa pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Tästä syystä ensimmäistä vastaantulevaa toimistoa ja tarjousta ei kannata ottaa heti vastaan, vaan tutkia, sopiiko toimisto juuri sinun yrityksellesi.

Hyvän tilitoimiston piirteitä

  • Ammatitaitoisuus ja luotettavuus
  • Toiminut pitkään alallaan tai auktorisoitu (tästä alla lisää)
  • Toimii asiakaslähtöisesti (laatu ennen määrää, ei sorru kapulakieleen)
  • Hyödyntää sähköisiä palveluita ja modernia teknologiaa (esim. digitaaliset kuitit)
  • Kouluttaa henkilökuntaansa säännöllisesti (kirjanpitolaki muuttuu)
  • Neuvoo asiakasta oma-aloitteisesti tärkeissä asioissa

Auktorisoitu tilitoimisto

Vaikka toisin voisi luulla, tilitoimiston voi käytännössä perustaa kuka tahansa. Mitään erityistä toimilupaa ei tarvita, jotta tilitoimiston nimikkeen voi lätkäistä etuovelle. Kuitenkin esimerkiksi tilintarkastustoimistot ja muut finanssialan yritykset, kuten pankit, vaativat luvan ja niiden toimintaa valvotaan tiukasti.

Kirjanpitoala on tästä huolimatta pysynyt luotettavana ja pystyy itse säätelemään toimintaansa. Sana huonosti asiakkaita palvelevista toimistoista tai kirjanpitäjistä leviää pian. Toisaalta kirjanpitolaki jo itsessään sanelee toiminnan lopputulosta, käytännössä itse kirjanpitoa ja tilinpäätöksiä.

Mikä sitten erottaa parhaat tai ainakin ammattimaisimmat tilitoimistot? Pidä silmällä termiä auktorisoitu tilitoimisto. Kyseessä ei ole varsinainen toimilupa, vaan standardi ja sertifikaatti, joka ilmaisee toimiston täyttävän tietyt minimikriteerit toiminnan laadun suhteen.

Auktorisoidun tilitoimiston kriteerejä

  • Yrityksen toimintatavasta on tehty viranomaisselvitys
  • Taloudellisesti vakaalla pohjalla
  • Käytetyt ohjelmistot, tositteiden säilytys ja muut järjestelmät asianmukaiset ja luotettavat
  • Kaikki sopimukset tehdään aina kirjallisina
  • Ainakin osalla kirjanpitäjistä on kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinto
  • Vastuuvakuutus, jolla korvataan tilitoimiston aiheuttamia vahinkoja asiakkaalleen
  • Toimintaa tarkastetaan säännöllisesti

Auktorisoitu tilitoimisto takaa ainakin sen, että palvelun laatu on kaikessa tietyn tason ylittävää ja toimintaa johdetaan sekä tehdään pitkällä tähtäimellä. Auktorisoimatonkin tilitoimisto voi silti olla hyvä valinta, jos löytyy asiansa osaava kirjanpitäjä, joka ymmärtää yrittäjän tarpeet.

Auktorisointi teettää aina kuluja, minkä vuoksi laadukaskin tilitoimisto saattaa jättää sen väliin, laskien hieman hintojaan. Syynä voi olla esimerkiksi omalla paikkakunnallaan kilpailuedun saavuttaminen isompiin toimistoihin nähden. 

Kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinto

Kirjanpidon- ja laskentatoimen tutkinnon suorittaneet kirjanpitäjät tunnistaa heidän nimensä lopusta löytyvästä lyhenteestä KLT. Tätä tutkintoa arvostetaan alalla. Tutkinnon läpäisemiseen vaaditaan korkean tason kirjanpitolain ja taloushallinnon tuntemusta, laskentatoimen syvällistä sisäistämistä sekä tietoutta yritysten lakiasioista. Kaikilla KLT-kirjanpitäjillä on lisäksi työkokemusta useammalta vuodelta sekä ammattikorkeakoulun tai tätä korkeamman koulutusasteen paperit.

Viisi tärkeää kysymystä tilitoimistoa valittaessa

Kuten liiketoimintasuunnitelmaakin tehdessä tai yrityksen strategiaa laatiessa, oikeita kysymyksiä itselleen tai toimistolle esittämällä pääsee nopeasti asioiden ytimeen. Alkuun pääsee kartoittamalla omat tarpeet. Mitä tehtäviä haluat tilitoimiston suorittavan?

  1. Mitkä ovat oman yrityksesi kasvutavoitteet? Pieni toiminimiyrittäjä saattaa pysyä saman kokoisena hamaan tulevaan. Startup-yritys tähtää kansainvälisille markkinoille. Molempien tilanne tarvitsee erilaisen lähestymistavan kirjanpitoon.
  2. Oletko sitoutunut yritystoimintaan? Sivutoiminen yrittäjä voi pärjätä tekemällä kirjanpidon itse, mutta ehkä tilinpäätös olisi hyvä antaa tilitoimiston tehtäväksi.
  3. Miten tilitoimisto on profiloitunut? Hyvä lähtökohta on valita toimisto, jolla on yrityksesi kaltaisia asiakkaita entuudestaan. Toisaalta isommat tilitoimistot voivat palvella kaiken kokoisia asiakkaita. Pienyrittäjän kirjanpito on suoraviivaisempaa kuin isojen asiakkaiden, joten hommatkin todennäköisesti saadaan aina hoidettua ajallaan.
  4. Mitkä ovat tilitoimiston hinnoitteluperusteet? Hinnat vaihtelevat ja myös niiden perusteet. Yksiselitteistä parasta vastausta hinnoitteluperusteisiin ei ole. Joudut keskustelemaan tästä kunkin toimiston kanssa erikseen ja miettimään yrityksesi kassavirtaa ja taloudellista tilannetta.
  5. Miten haluat asioida kirjanpitäjäsi kanssa? Voit olla tottunut keskustelemaan esim. videon välityksellä, chatissa tai puhelimessa ja pidät nopeasta saavutettavuudesta. Valitse tällöin toimisto, joka tähtää tulevaan ja uudistuu tekniikan mukana. Jos haluat jutella asioistasi harvakseltaan kasvokkain, tällöin perinteikkäämpi toimisto voi olla sopiva valinta.

Miksi ulkoistaa kirjanpito?

Tärkein syy erityisesti pienyrittäjälle on puhtaasti ajan ja hermojen säästö. Vaikka itsekin voi tehdä peruskirjanpidon, ensimmäisen tavanomaisesta poikkeavan kirjaamisen kohdalla joutuu turvautumaan nettiin, joka tarjoaa kymmenittäin eri vastauksia ja kommentteja, joiden oikeellisuutta ei maallikko pysty hetkessä varmistamaan.

Toki kirjanpitolaista löytyy aina virallinen vastaus, mutta siihen urakkaan ei kovin heikkohermoinen yrittäjä lähde. Kirjanpitäjän tai tilitoimiston palkkaaminen on täysin verrattavissa väliaikaisen tai osa-aikaisen asiantuntijan palkkaamiseen.

Kolme syytä palkata tilitoimisto

  1. Ajan säästö. Maksat tuotetusta työstä ja siihen käytetystä ajasta – eli säästät itseltäsi ajan, joka menisi kirjanpidon tekoon, netin selaamiseen ja veroilmoituksen tekoon.
  2. Asiantuntijuus. Kirjanpitäjä löytää yrityksen talouden kipukohdat, mutta myös mahdollisuudet tai ainakin antaa näiden tunnistamiseen tarvittavat talousluvut.
  3. Luotettavuus. Tilitoimisto pitää huolen, että verottaja saa oikeat tiedot ajallaan. Kirjanpitäjän toimenkuva on rajattu ja täten lopputulos tasaisen varmaa, toisin kuin yrittäjällä itsellään.

Miten helpotan kirjanpitäjäni työtä?

Tilitoimiston tai kirjanpitäjän palkkaaminen on vasta ensimmäinen askel. Jotta laskelmat saadaan kasaan sujuvasti, kirjanpitäjän tulee olla selvillä toimintasi laadusta, tavoitteistasi ja erityispiirteistä, jotka on otettava huomioon kirjanpidossa. Oheisilla vinkeillä yhteistyölle saadaan luotua vahva pohja.

  • Pidä kirjanpitäjäsi ajan tasalla yrityksesi toiminnasta ja tärkeimmistä tulevaisuuden suunnitelmista
  • Älä esitä olevasi kirjanpidon asiantuntija, jos asianlaita ei näin ole. Jos et ymmärrä jotakin termiä tai kirjanpitäjän kertomaa, pyydä rohkeasti häntä selittämään, kunnes asia selkenee. Kirjanpitäjät ovat tottuneet kaikenlaisiin kysymyksiin – alkeista lähtien.
  • Toimita kirjanpitoon tarvittava aineisto järjestelmällisesti ja ajallaan, jolloin henkilökohtaisen suhteiden vaalimisen ohessa tilitoimiston palkkiot pysyvät kurissa. Jos yritystilisi voi olla suoraan tilitoimistoon yhteydessä tai toisinpäin, sinulla on yksi huolenaihe vähemmän.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.