Miten laskutan ulkomaisia asiakkaita?

Internetin myötä etätyötä on mahdollista tehdä vaikka toiselle puolelle maailmaa niin yrittäjänä kuin freelancerinakin. Samalla kansainvälinen kauppa kukoistaa. Jos käytät nykyaikaista liiketoimintapalvelua, laskutus onnistuu tätä kautta ulkomaille kätevästi. Jos hoidat laskutuksen itse tai haluat vapautta päättää, miten toimit asiakkaan mukaan, on hyvä tutustua yleisiin laskutuskäytäntöihin niin Euroopassa, Yhdysvalloissa kuin muuallakin maailmassa. Avaamme kansainvälisen laskutuksen perusasioita, sanastoa ja sähköistä laskutusta.

Kiinnostaako laskutus Suomen rajojen ulkopuolelle Holvissa? Se onnistuu, mutta huomioithan, että voit laskuttaa vain euroissa. Tällä hetkellä Holvi tukee maksuliikennettä ainoastaan SEPA-maiden välillä.

Mitä on yhteisökauppa?

Ulkomaisessa kaupankäynnissä tulee usein vastaan termi yhteisökauppa. Se tarkoittaa eri EU-maissa sijaitsevien arvonlisävelvollisten kauppakumppaneiden välistä tavaroiden myyntiä ja hankintaa. Tämä kaupankäynnin muoto Euroopan unionin alueella on lähtökohtaisesti verotonta, jos tavara myydään esimerkiksi Suomesta yritykselle toiseen EU-jäsenvaltioon ja kuljetetaan täältä kohteeseensa.

Yhteisömyyntiä- ja hankintaa koskee oma ilmoitusvelvollisuus, joka tehdään kahdessa osassa – erillisellä alv-ilmoituksella sekä niin sanotulla yhteenvetoilmoituksella, jossa kaikki yhteisökauppa on kootusti eriteltynä. Myös palveluita, kuten konsultointia voi myydä tietyin rajoituksin ilman alvia EU-maihin. Työnteon tulee kuitenkin tapahtua fyysisesti kohdemaassa – etätyö Suomesta käsin ei täytä kriteerejä tältä osin.

Ulkomaisen yrityksen laskuttaminen

Laskutus ulkomaille on kätevintä ja järkevintä laskutusohjelman- tai verkkopalvelun kautta. Annat valitulle palveluntarjoajalle laskutoimeksiannon normaalin tapaan, kuten suomalaistakin yritystä laskuttaessa. Tietoihin tarvitset asiakkaan alv-numeron (engl. VAT-number). Tämän saat asiakkaalta tai kohdemaan alv-rekisteristä, jossa sen oikeellisuuden voi useimmiten myös tarkistaa. Ilman alv-numeroa laskukaan ei lähde.

Yritysten laskuttaminen toisessa EU-maassa

Suomalainen yritys voi laskuttaa toisia yrityksiä EU-alueella lähes yhtä helposti kuin kotimaisiakin yrityksiä. Laskun muotoa ei tarvitse totutusta muuttaa, kunhan tarvittavat laskumerkinnät löytyvät.

Pakollisia merkintöjä ovat oman ja laskutettavan yrityksen nimi ja koko osoite, kansainvälisesti käytetty alv-tunnus, joka muodostetaan y-tunnuksen perusteella, laskun numero, viitenumero, laskun summa ja eräpäivä.

Oheen on hyvä laittaa maksuehdot, korkoperuste myöhästyneelle maksulle ja muut mahdolliset lisäkulut, jos muistutuslasku pitää lähettää. Englanninkielinen lasku käy kaikkialla. Jos käyt kauppaa esimerkiksi Ahvenanmaalla tai Ruotsissa sijaitsevan asiakkaan kanssa, ruotsinkielinen lasku antaa asiantuntevan kuvan toiminnasta.

Vinkki! Laskun muoto voi hieman vaihdella maittain, joten sopivan laskupohjan löytäminen voi olla vaikeaa. Laskutuspalvelun hyödyntäminen on järkevää, sillä samalla arvonlisäverokanta lasketaan toimialakohtaisesti ja EU-maiden välinen verotus otetaan huomioon laskutuksessa.

Mikä on käänteinen arvonlisäverojärjestelmä?

EU:n alueella on käytössä käänteinen arvonlisäverojärjestelmä, joka koskee arvonlisäverovelvollisia yrityksiä. Laskut lähtevät arvonlisäverottomana ja alv jää ostajan huolehdittavaksi. Ostaja pystyy usein vähentämään sen omassa verotuksessaan. Ostaja tarvitsee VAT-numeron (ALV-rekisteröintinumero). Jos käytät sähköistä laskutuspalvelua, tämäkin otetaan huomioon automaattisesti.

Miten lasku lähetetään EU-maihin?

Laskun voi lähettää samalla tavalla kuin Suomessakin: sähköpostitse pdf-muodossa, verkkolasku tai perinteinen paperilasku, jos yritys sitä välttämättä vaatii. Pankit eri puolilla maailmaa käyttävät samoja verkkolaskustandardeja, joten laskut ovat perillä saman tien. Kieleksi kannattaa valita maasta riippumatta englanti, jollei muuta ole sovittu.

Miten lasku lähetetään EU:n ulkopuolelle?

Jos lähetät laskuja Euroopan unionin ulkopuolelle, käytä kommunikoinnissa ja laskun perinnässä englantia. On hyvä muistaa, että EU:n ulkopuolelle myydessä kaikki myynti on aina arvonlisäverotonta myyjälle – osta hoitaa verot omassa kotimaassaan. Samoin teet itsekin, kun tilaat ulkomailta ja joudut maksamaan tullit ja verot, ennen kuin saat tavarat itsellesi.

Nämäkin myynnit pitää ilmoittaa veroilmoituksessa yhdessä arvonlisäverollisten myyntien kanssa. Verottajalta saat tarkemmat ohjeet, miten merkinnät tehdään. Olet yrittäjänä ja laskun lähettäjänä viime kädessä vastuussa laskuissa olevista tiedoista ja niihin liittyvästä verotuksesta. Tästäkin syystä ulkomaisia yrityksiä laskuttaessa on parasta kääntyä sähköisiä laskutuspalveluita tarjoavan yrityksen puoleen.

Sähköinen laskutus

Ulkomaisia yrityksiä laskuttaessa verkkolasku on ehdottomasti kätevin tapa. Laskut ovat välittömästi perillä. Asiakas ei voi sanoa, etteikö olisi saanut laskua, sillä se kirjataan koneellisesti hänen pankkiinsa tai käytetyn maksuoperaattorin palveluun.

Laskun muotoilu tai malli on toissijaista, ainostaan laskun sisällöllä on merkitystä. Vastaanottaja voi poimia laskun tiedon sen näköisenä kuin itse haluaa. Suoritukset myös tulevat nopeammin, kun lasku ei makaa avaamattoman sähköpostin liitteenä tai pahimmillaan päiväkausia paperisten laskujen pinossa.

Sähköisellä laskulla voidaan tarkoittaa myös e-laskua, joka on tuttu kuluttajapuolelta. Tällöin lasku menee suoraan yrityksen tai yksityishenkilön verkkopankkiin, jossa sen voi vahvistaa tai laittaa suoraveloitukseen, jos kyse on esimerkiksi toistuvasta palvelutilauksesta.

Jos asiakasyritys haluaa perinteisiä laskuja, voit lähettää laskun paperisen sijaan pdf-muotoisena sähköpostin liitteenä. Tällöin laskun muodon ja mallin tulisi olla yleisesti käytössä olevia, jotta tiedot on helppo poimia laskulta nopeasti. PDF-laskun saa tallennettua suora toimisto-ohjelmista.