Miten muutan toiminimen osakeyhtiöksi?

Toiminimiyrittäjänä keskitytään aluksi tehtävien hoitamiseen, elannon saamiseen tai sivutulojen hankkimiseen. Päätetty yritysmuoto on voinut olla pitkän harkinnan tulos tai hetken päätös, jotta oma yrittäjyys saadaan alkuun. Vasta tilikauden päätyttyä, ansioveroja maksettaessa ja kirjanpitoa tehtäessä, tulee valintaan kiinnitettyä huomiota. Toiminimiyrittäjä saattaa kokea kasvun mahdollisuudet rajatuiksi tai henkilökohtaisen vastuun turhan suureksi. Tarkastelemme syitä siihen, miksi yhtiömuodon vaihtaminen osakeyhtiöksi kannattaa ja mitä siinä tulee huomioida.

Syitä yhtiömuodon vaihtamiseen

Oman toiminnan luonnetta on hyvä käydä läpi myös yhtiömuodon osalta ainakin ensimmäisen toimintavuoden jälkeen. Osakeyhtiöissä tämä on harvoin tarpeen, niin kauan kuin toiminta jatkuu vakaana. Toiminimiyrittäjien, osuuskunnassa työskentelevien, kommandiittiyhtiöiden ja avointen yhtiöiden vetäjien on puolestaan syytä tarkastella sitä, asettaako valittu yhtiömuoto rajoituksia oman toiminnan kehittämiselle tai kasvulle.

Myös esimerkiksi itsenäisesti ansioita tekevän freelancerin on hyvä pohtia sitä, olisiko aika rekisteröidä liiketoiminta esimerkiksi toiminimen alle. Keskitymme artikkelissa toiminimen muuttamiseen osakeyhtiöksi, mutta osa perusasioista pätee myös avoimeen yhtiöön tai kommandiittiyhtiöön.
Yhtiömuodon vaihtamiseen vaikuttavia asioita:

  • Yrityksen tulos ja nettovarallisuus
  • Sopimukset ja näihin liittyvien riskien suuruus
  • Yrittäjän ansiotulot yhteensä
  • Yrityksen kasvusuunnitelmat
  • Työntekijöiden tarve

Hallitsematon tai yllättävä liiketoiminnan kasvu

Yleisin tilanne toimintamuodon vaihtamiseen on yrityksen yllättävä tai hallitsematon kasvu. Tällainen tapaus voi olla sivutoimisesti keikkatöitä tekevä toiminimiyrittäjä, jonka on myynnin kiivaasti kasvaessa palkattava työvoimaa tai tarkasteltava pilviin nousevaa, henkilökohtaisten ansiotulojensa veroastetta.

Esimerkiksi vaatteita suunnittelevan ja tekevän luovan alan ammattilaisen asiakkaat ovat löytäneet hienot tuotteet ja sana kiirii eteenpäin. Pian pienyrittäjä hukkuu tilauksiin, eikä pysty itse hoitamaan kaikkea säälliseen aikaan. Uusi työntekijä tai pari pitäisi palkata, sekä asiakaspalveluun että tuotantoon, mutta on hankalaa sopia kaikesta yksityishenkilönä. Tässä tapauksessa osakeyhtiön tai avoimen yhtiön perustaminen on järkevää. Näin työntekijöitä voi palkata, rahoitusta toiminnan kasvuun saa haettua helpommin ja palkkaa voi nostaa sen verran kuin tarvitsee, silti pitäen veroprosentin kohtuullisena.

Liikuteltavat rahasummat kasvavat merkittävästi

Toiminimiyrittäjänä, tai esim. avoimessa yhtiössä, omistaja tai omistajat ovat henkilökohtaisesti vastuussa yrityksen varoista ja veloista. Suuret sopimukset tuovat mukanaan suuren vastuun. Osakeyhtiö rajaa taloudellista riskiä hallittaviin mittasuhteisiin. Käytännössä pienyrittäjä joutuu ensimmäisten toimintavuosien aikana takaamaan yrityslainoja itse. Yhtiömuodon vaihtaminen ei poista näitä henkilökohtaisia velvoitteita.

Yrittäjäomistaja tienaa enemmän kuin tarvitsee heti elämiseen

Toiminimiyrittäjän kaikki tulot yritystoiminnasta verotetaan osana ansiotuloja. Menestyksen hintana on progressiivisen verotuksen myötä nopeasti kasvava verotusaste. ALV-alahuojennuskin antaa etuja vain 30 000 euroon asti.

Osakeyhtiöstä voi puolestaan nostaa palkkaa vain sen verran kuin tarvitsee. Loput voi jättää yrityksen toiminnan kehittämiseen. Etuna on yritysten tasaverotus. Osakeyhtiön kautta on mahdollista saada myös verotuksessa vähennettäviä luontoisetuja, kuten auto tai puhelimen käyttö.

Yritykseen halutaan lisää sijoittajia tai omistajia

Osakeyhtiön etuja ovat helppo laajentaminen omistajien määrän suhteen sekä lukuisat rahoituskanavat. Toiminimiyrittäjän rahoitusvaihtoehdot ovat rajatummat, vaikka liikeidea olisikin hieno. Perusliiketoiminnassa tällä on vähemmän merkitystä. Mitä enemmän kehitystyötä jokin projekti vaatii, ja mitä kauemmas tulevaan se tähtää, sitä järkevämpää on rekisteröidä liiketoiminta osakeyhtiön muotoon.

Yrityksellä on tarve palkata pysyvää työvoimaa

Toiminimelläkin yrittävä voi palkata helposti esim. freelancerin hoitamaan pikkuhommia silloin tällöin. Vaikka elinkeinotoimintaa harjoittava voi palkata henkilökuntaa siinä kuin osakeyhtiökin, tuo jälkimmäinen toimintamuoto turvaa henkilöstöön liittyvien vastuiden osalta. Osakeyhtiössä henkilöstön sitouttaminen on myös helpompaa esimerkiksi optiojärjestelyiden myötä.

Yrityksen markkinointia halutaan tehostaa

Toiminimiyrittäminen nähdään aina jollain lailla pienenä liiketoimintana. Tämä toki pitää suurimmassa osassa tapauksista paikkansa, vaikka isoakin yritystä voi näin pyörittää. Yrityssektorille myyvän kannattaa harkita sitä, olisiko osakeyhtiö sittenkin parempi ratkaisu.

Osakeyhtiön alla toimiminen tuo tarvittavaa uskottavuutta neuvottelupöydässä ja helpottaa sopimusten tekoa erityisesti suurasiakkaiden kanssa. Muutos paperilla tai käyntikortissa on pieni. Se kuitenkin vakuuttaa siitä, että hommaan on lähdetty tosissaan.

Miten muutan toiminimen osakeyhtiöksi?

Jos olet päättänyt vaihtaa toiminimen osakeyhtiöksi, olet varmasti jo tietoinen ainakin osittain uuden yhtiömuodon tuomista vastuista ja velvoitteista esimerkiksi kirjanpidon suhteen. Jos osakeyhtiöön liittyvät perusasiat eivät ole vielä tuttuja, yksityiskohdat valkenevat tähän liittyviä artikkeleita lukemalla. Uuteen toimenkuvaan astuminen ei ole aivan niin suuri harppaus kuin luulisi. Jatkat töitäsi entiseen malliin, mutta hoidat hieman enemmän paperitöitä.

Yritysmuodon muutoksen yhteydessä on syytä myös kartoittaa se, tarvitsetko uusia yrityspalveluita, esim. laskutus– tai tilipalveluiden muodossa. Lisäksi voi selvittää sopivia tilitoimistoja ja sitä, miten niiden kanssa toimitaan. Hyvin hoidettu taloudenhoito ja yritysasioiden keskittäminen osaavalle toimijalle helpottaa niin kirjanpitoa, budjetin laadintaa, kuin tulevaisuuden suunnitteluakin.

Miten rekisteröidä liiketoiminta osakeyhtiöksi?

Toiminimiyrittäjälle yritysmuodon muutos tapahtuu perustamalla uusi yritys, tässä tapauksessa osakeyhtiö. Uuden yhtiön myötä saat Y-tunnuksen, jonka alla kaikki yrityksen laskutus tapahtuu. Jos olet rekisteröinyt toiminimen kaupparekisteriin ja haluat siirtää tämän osakeyhtiön nimeksi, vaihtoehtoja on kaksi: muuta toiminimiyrityksen nimi kaupparekisterissä tai lopeta toiminimiyritys kokonaan. Näin nimi vapautuu ja voit merkitä sen perustamisasiakirjaan osakeyhtiön toiminimeksi (lisäten sen loppuun kuitenkin pakollisen ”osakeyhtiö” tai ”Oy”.

Kun muutat toiminimen osakeyhtiöksi, sen tilivuosi päättyy kaupparekisterimerkinnän ilmoittamaan päivämäärään. Joudut tekemään toiminimen tilipäätöksen heti tämän jälkeen ja lähettämään veroilmoituksen. Kirjanpitäjään tai veroneuvojaan on syytä olla yhteydessä, jos tilinpäätöksen tekemisen kanssa tulee pulmia. Osakeyhtiön myötä vastuu ja velvoitteet hallinnollisten asioiden osalta lisääntyvät, mutta asiat ensin hyvin opeteltuaan niistä selviää kohtuullisella työllä.

Ohessa on muutamia yhtiömuodon muuttamiseen liittyviä perusasioita, jotka on syytä tietää.

  • Osakeyhtiön hallitukseen tulee nimetä varajäsen.
  • Osakeyhtiö joutuu aina ylläpitämään kahdenkertaista kirjanpitoa. Tilitoimisto on paras ratkaisu pitkällä tähtäimellä.
  • Toiminimiyrittäjän on alussa merkittävä kaikki osakkeet itse. Muita perustajia voi ottaa mukaan vasta tämän jälkeen.
  • Toiminimen kerryttämät varat ja velat siirretään muuttumattomina osakeyhtiön varoiksi ja veloiksi.
  • Muista päivittää voimassa olevat sopimukset yhtiömuodon muutoksen osalta.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.