Miten asioin tilitoimiston kanssa?

Uuden yrittäjän valitessa ratkaisua kirjanpitoon on mielessä monia kysymyksiä. Miten asioin kirjanpitäjän kanssa? Mitä kirjanpitäjä haluaa tietää liiketoiminnastani? Kuinka lähetän kirjanpitoaineistot, kuten tositteet ja sopimukset tilitoimistoon? Mistä pienen yrityksen kirjanpidon kustannukset koostuvat? Voinko ulkoistaa vain osan kirjanpidosta, kuten tilinpäätöksen teon? Artikkeli valottaa tilitoimiston valintaa, sen eri rooleja pienyrittäjän arjessa, sekä vaihtoehtoisia tapoja järjestää kirjanpito, antaen kattavat eväät tilitoimistossa asiointiin.

 

Tutustu kirjanpitopalveluun Holvissa

 

Tilitoimiston rooli yrityksen kumppanina

Tilitoimisto on perinteisesti mielletty paperien pyörittelijänä, joka vain kirjaa tositteet ja laskut, hoitaa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen yksityiskohdat. Nämä tehtävät toki rakentavat kirjanpidon pohjan, mutta nykyään tilitoimisto on aidosti yrittäjän kumppani taloudenhoidossa. Tätä myös osataan odottaa.
Tiedon lisääntyessä yrityksen johto arvostaa selkeitä talouden mittareita, joilla avitetaan päätöksentekoa. Jos kaikki aika tuhraantuu nippelitietoa ja numeroita pyöritellessä, liiketoiminnan kokonaiskuva hämärtyy ja piilevää potentiaalia jää hyödyntämättä.
Kun kirjanpitäjä ymmärtää pienyrittäjän kasvuhaaveita ja tulevaisuudensuunnitelmia esimerkiksi rekrytointien ja investointien suhteen, hän osaa huomioida sen kirjanpidossa ja ehdottaa esimerkiksi varallisuusjärjestelyitä oma-aloitteisesti.

Tilitoimiston hyödyt yrittäjälle

• Kertoo ulkopuolisen silmin taloudelliset realiteetit rehellisesti ja kaunistelematta
• Ohjaa yrityksen taloutta oikeaan suuntaan vaikeinakin aikoina, pitäen yhdessä asetetun tähtäimen kohteessaan
• Auttaa rahoituksen tarpeen kartoittamisessa ja sen järjestelyssä
• Motivoi itsenäistä yrittäjää hoitamaan raha-asioitaan säntillisesti. Holtitonta rahankäyttöä saatetaan häpeillä, jos ulkopuolinen taho käy kuluja suurennuslasin kanssa läpi.
• Auttaa tarvittaessa budjetoinnissa, raportoinnissa ja talouden seurannassa
• Säästää yrittäjän aikaa. Vaikka itsekin voisi kirjanpidon tehdä, ulkoistamalla on yksi tärkeä tehtävä pois mielestä, auttaen keskittymään olennaiseen.

Sähköinen taloudenhallinto

Kirjanpidon vaatimukset lisääntyvät toimialojen monipuolistuessa. Sähköinen kirjanpito on tuonut tähän helpotusta. Monia aiemmin manuaalisesti suoritettuja tehtäviä kyetään nyt hoitamaan automaattisesti tai pienellä vaivalla.
Vaikka kirjanpito on teknisesti helpottunut, taloudenhallinnon optimointiin on tätä myöden enemmän mahdollisuuksia kuin koskaan. Tilanne asettaa paineita pienyrittäjälle, joka on aiemmin saattanut hoitaa kirjanpidon yksin.
Rinnalla sähköisiä palveluita älykkäästi hyödyntävä yrittäjä poimii itselleen pienen kilpailuedun niin verotuksessa kuin ajallisesti. Kirjanpitäjän huolehtiessa perusasioista, yrittäjä kykenee keskittymään omaan ydinosaamiseensa.
Käytännössä yrityksen taloudenhoito nykyään tarkoittaa joko kirjanpito-ohjelman tai verkkopalvelun käyttöä. Laskutus hoituu verkkolaskuina, kuitit ja tositteet valokuvataan talteen ja asiakirjat liikkuvat tiedostoina. Sähköinen taloudenhallinto on nopeuttanut ja tehostanut monia yritysten hallinnollisia tehtäviä, joita varten vielä muutama vuosikymmen sitten piti palkata erillinen työntekijä.

Kirjanpitäjä on pienyrittäjän talouspäällikkö

Kirjanpito-ohjelman voi ladata halvimmillaan ilmaiseksi. Samalla säädösten monimutkaistuminen ja standardien muuttuminen ovat asettaneet uusia vaatimuksia, niin kirjanpidon toteutukselle kuin sisällölle. Tekniikan kärjessä kulkevat yrittäjät ovat tässä suhteessa etulyöntiasemassa.
Apuun tulee tilitoimisto, jossa oma kirjanpitäjä huolehtii vuosia eteenpäin yrityksen talouden perusasioiden taltioinnista, tilinpäätöksen teosta sekä muistuttaa tärkeistä asioista ja ilmoituksista verottajalle, toimien tavallaan osa-aikaisena talouspäällikkönä.
Asiansa osaava, innostunut ja kyseisen yrityksen liiketoimintaa ymmärtävä kirjanpitäjä on kullan arvoinen kumppani kasvun tiellä. Riippumatta siitä, mikä on yrityksen kulloinenkin tilanne, yrittäjä voi varmistua kirjanpidon oikeellisuudesta, tehden sen perusteella tarvittavat johtopäätökset toiminnassaan.

Kirjanpidon todelliset kustannukset

Ensimmäinen kysymys uudella yrittäjällä kirjanpitoon liittyen on usein sen tuomat kustannukset. Peruskirjanpito tuntuu luonnistuvan jo muutaman päivän opettelulla. Miksi maksaisin tästä joka kuukausi, jos voin sen itsekin tehdä? Mitä kirjanpito oikeasti maksaa ja mistä kulut koostuvat?

Tilitoimiston palveluiden arvon huomaa vasta, kun toimintaa on pyöritetty pidempään. Kun ensimmäinen asiakassuma tulee eteen ja yrittäjä on aamusta iltaan kiinni palavereissa tai sorvin ääressä, kirjanpidon tekeminen venyy viime tippaan.
Edessä on soitto hätäisesti netistä haettuun tilitoimistoon, jonne kiikutetaan tuota pikaa kuittipino ja sekalainen tiedostorykelmä taulukoita ja muita merkintöjä. Hommat hoituvat ajallaan ja hyvin – tosin kiirelisän ja ylimääräisten työtuntien laskutuksen siivittämänä.
Näin muodostunut lasku antaa monelle, aina itse kirjanpitonsa tehneelle pienyrittäjälle väärän kuvan hinnoittelusta. Hyvin valmistautunut ja peruskirjanpidon sähköisesti järjestänyt yritys pääsee paljon edullisemmin.
Helpoimmillaan yritys hoitaa myynnin, raha-asiat, laskutuksen ja peruskirjanpidon tositteiden kirjauksineen saman palvelun alla, johon myös tilitoimistolla on suora pääsy. Automaattisesti kirjanpitoon siirretty tieto vähentää manuaalisen työn tarpeen minimiin, joka näkyy suoraan edullisempana kirjanpitäjän laskun loppusummana.

Kirjanpitopalveluiden hinnoitteluun vaikuttavat tekijät

Tilitoimistojen hinnoissa ja hinnoitteluperiaatteissa voi olla suuriakin eroja. Toimialat, asiakaskohderyhmä, toimiston koko ja sen meriitit kaikki vaikuttavat laskun loppusummaan.
Osa tilitoimistoista on keskittynyt tyystin pienten yritysten kirjanpitoon, tarjoten heille edullista vuosisopimusta, johon liittyy tietty määrä tositteita. Toiset toimistot tarjoavat talouskonsultointia esim. varallisuusjärjestelyiden tiimoilta. Myös paikkakunta, toimiston koko ja onko se auktorisoitu vai ei, vaikuttavat kaikki hintatasoon.
Pienyritys selviää kohtuubudjetilla, joka on verrattavissa perinteisten kivijalkapankkien yrityspankkipalveluiden kuukausimaksuihin niiden yläpäässä. Tositemäärät tosin nostavat hintaa nopeasti, joka on syytä huomioida palvelupakettia valitessa.
Tilitoimiston kanssa neuvotellessa on hyvä käydä läpi oman toiminnan tulevaisuuden suunnitelmia. Jos yritys kasvaa nopeasti, myös kirjanpidon tarpeet lisääntyvät. Tilitoimiston tulee skaalautua ja tarjota kilpailukykyinen paketti myös tulevaisuudessa. Muutoin edessä on tilitoimiston vaihtaminen.

Kirjanpidon hinnoittelumalleja

• Kiinteä kuukausiveloitus (tietyllä tositemäärällä, jonka ylimenevistä kirjauksista maksetaan kappalemäärittäin)
• Juokseva tuntilaskutus, joka veloitetaan yleensä perushinnan päälle työstä, jota ei ole ennalta sovittu.
• Puhtaasti liiketapahtumien määrään perustuva hinnoittelu
• Tavallisimmin yhdistelmä kaikkia yllä lueteltuja hinnoittelumalleja

Tilitoimiston hintatasoon vaikuttavia tekijöitä

Lähtökohtaisesti auktorisoitu tilitoimisto (tästä alempana tarkemmin) on aina auktorisoimatonta kalliimpi. Tämä johtuu kirjanpitäjien koulutuksen todistetusti korkeammasta tasosta, yrityksen varallisuudesta ja talousnäkymistä, sekä monesta muusta toiminnan laatua ylläpitävistä seikoista.
Tärkein yksittäinen hintaan vaikuttava tekijä on tilitoimiston rooli peruskirjanpidon lisäksi. Vain pakolliset asiat suorittava kirjanpitäjä voi tarjota palveluitaan edullisemmin. Häneltä harvoin odotetaan enempää ainakaan peruspalvelun hinnalla.
Vastaavasti tilitoimisto, joka haluaa ja kykenee olemaan asiakasyrityksen taloudenhoidon aktiivinen kumppani, voi maksaa enemmän, mutta toimii tärkeänä neuvonantajana yrittäjälle niin lasku- kuin noususuhdanteessa.
Pienyrittäjälle, jolla ei ole varaa ostaa johdon konsultointipalveluita tai palkata talouspäällikköä edes osa-aikaisesti, rajattukin apu asiantuntevan ja palvelualttiin tilitoimiston suunnasta säännöllisesti voi osoittautua elintärkeäksi oljenkorreksi kriittisissä paikoissa liiketoiminnan kasvun tiellä.
Hintatasoon vaikuttavat:

• Kirjanpitäjien ja muun henkilökunnan koulutuksen taso ja tähän satsaus
• Tilitoimiston auktorisointi
• Tilitoimiston palvelema asiakasmäärä suhteessa markkinaan ja toimiston resursseihin
• Asiakkaiden suojelemiseksi hankitut vakuutukset, kuten varallisuusvastuuvakuutus. Ilman tätä yrittäjä on aina vastuullinen mahdollisista taloudellisista vahingoista, joita virheellinen kirjanpito aiheuttaa.
• Sähköisten taloudenhallinnon välineiden käyttö ja tähän liittyvä koulutus. Esim. tositteiden ja asiakirjojen säilytys, tietoturvallisuus, asiakkaiden yksityisyydensuoja.

Tilitoimiston ikä ja kokemus nostavat hintaa. Uuden toimiston tai itsenäisen toimijan palveluita saa halvemmalla, mutta laadusta ei aina ole takeita. Yhden hengen tilitoimiston varassa toimiva yritys voi olla tiukan paikan edessä, jos kirjanpitäjä on estyneenä tai palvelee muita asiakkaita. Isomman toimiston etuna on tavoitettavuus kaikkina aikoina.
Toisaalta pieni toimisto saattaa pystyä joustamaan asiakkaiden tarpeiden mukaan. Kasvuyritys voi keskisuurellakin liikevaihdolla olla iso kala itsenäiselle kirjanpitäjälle, joka haluaa pitää parhaista asiakkaistaan erityisen hyvää huolta. Tosiasia silti on, että asiantuntijapalveluita ostettaessa laatua saa harvoin halvalla.

Mikä on auktorisoitu tilitoimisto ja mitä etuja sellaisen käyttämisestä on?

Tilitoimiston voi käytännössä perustaa melkein kuka tahansa. Mitään toimilupaa tai muitakaan meriittejä ei tarvita. Kirjanpitoa ja tilinpäätöstä puolestaan koskevat tiukat säädökset, joiden laiminlyönnistä voi tulla ylimääräisiä maksuja tai muita seuraamuksia.
Auktorisoinnin mahdollisuudella on pyritty erottelemaan kirjanpitoalan todelliset huippuosaajat omaksi ryhmäkseen. Tilitoimiston auktorisointi ei ole läpihuutojuttu vaan vaatii monen osatekijän summaa.
Asioidessasi laatustandardien mukaisen toimiston kanssa voit luottaa, että yrityksen talous on vakaalla pohjalla, toimintatapoja on tarkasteltu ulkopuolisen silmin ja sähköisen taloudenhallinnon palvelut ovat huippuluokkaa.
Tärkeimpänä, tilitoimistosta löytyy ainakin yksi, yleensä useampi, KLT-tutkinnon omaava kirjanpitäjä. Kyseessä on kirjanpidon ja laskentatoimen tutkinto, jonka suorittamiseksi vaaditaan lisäksi liiketalouden osaamista sekä syvällistä ymmärtämistä niin verotuksesta, tilinpäätösten tekemisestä ja kirjanpidollisista poikkeustapauksista.

Auktorisoidun tilitoimiston etuja

• Toiminta tarkastetaan säännöllisesti valtuutettujen kirjanpitolautakunnan henkilöiden toimesta
• Tilitoimistolla on vastuuvakuutus, joka korvaa asiakkaalle väärästä kirjanpidosta aiheutuneita todistettavia taloudellisia haittoja
• Pitääkseen auktorisoinnin, tilitoimiston on jatkuvasti pysyttävä kartalla säädösten muuttumisesta ja teknisestä kehityksestä
• Käyttävät sähköisiä taloudenhallinnon ohjelmistoja ja palveluita joka vaiheessa.

Miten hoidan pienen yrityksen kirjanpidon?

Kaikkea kirjanpitoa ei ole pakko ulkoistaa tilitoimistolle kerralla. Joskus peruskirjanpito sujuu hyvin yksinkin yrittävältä, jos tositteita ja liiketapahtumia ei kerry paljoa. Hän kuitenkin saattaa teetättää tilinpäätöksen ja veroilmoituksen teon kirjanpitäjällä, jotta asiat hoituvat ajallaan ja varman päälle.
Yrityksen kasvaessa ja työntekijöitä palkatessa, omistaja-yrittäjän aika menee kentällä ja hommia johtaessa. Tällöin kirjanpito ulkoistetaan kokonaan ja yrityksen sisältä määrätään talousasioista vastaava, joka hoitaa kommunikoinnin tilitoimiston kanssa.
Kolme pääasiallista vaihtoehtoa kirjanpitoon ovat sen itse tekeminen (esim. toiminimiyrittäjä tai sivutoiminen yrittäjä), peruskirjanpidon teetättäminen (perinteiset toimialat joissa kasvu on pientä) tai kokonaisvaltainen yritystalouden ohjaus ja neuvonanto (kasvuyritykset, monialaiset yritykset, erikoisalat, yms.).

1. Hoida kirjanpito kokonaan itse

Plussat:

• Opit yrityksen taloudenhoidosta ja kirjanpidosta nopeasti olennaisen
• Jos olet tehokas ja liiketoiminta yksinkertaista, säästät selvää rahaa kirjanpidon itse tekemällä
• Tunnet yrityksen tavoitteet läpikotaisin, joten kirjanpidonkin tekeminen hoituu tämä silmällä pitäen
• Voit käyttää mitä tahansa ohjelmistoja tai ratkaisuja kirjanpidon hoitamiseen

Miinukset:

• Olet vastuussa kaikista kirjanpidossa tekemistäsi virheistä
• Liiketoiminnan kasvaessa, kirjanpitoon voi kulua liikaa aikaa. Mahdollinen säästö kuihtuu pois, jos tämä aika on pois tuottavasta työstä.
• Joudut itsenäisesti seuraamaan vuosittain muutoksia niin verotuksessa, kuin kirjanpitolainsäädännössä

2. Anna peruskirjanpito tilitoimiston tehtäväksi

Plussat:

• Aikasi ei mene helppoihin, usein toistuviin rutiinitehtäviin
• Lakisääteiset ilmoitukset verottajalle ja muille viranomaisille kulkevat ajallaan
• Sähköinen taloudenhallinto antaa mahdollisuuden kirjata itse tositteet, kirjanpitäjän hoitaessa lopun

Miinukset:

• Peruspakettien tositemäärät ja palvelut rajallisia
• Varsinainen talousneuvonta kattaa vain perusasiat. Lisäpalvelut maksavat aina erikseen.
• Olet sidottu tilitoimiston käyttämään taloudenhallinnon järjestelmään tavalla tai toisella

3. Ota tilitoimisto taloudenhallinnon kumppaniksi

Plussat:

• Kirjanpitäjästä tulee kuin osa-aikainen talouspäällikkö
• Yrityksen kokonaisvaltainen rahankäytön optimointi
• Tilitoimisto paneutuu syvällisesti toimintasi luonteeseen ja tavoitteisiin
• Saat nopeasti palautetta ja tietoa kriittisiin toimintoihin liittyvistä tärkeistä talouden mittareista

Miinukset:

• Tilitoimiston valinta on haastavaa, sillä siihen sitoudutaan vuosiksi
• Toimiva kumppanuus vaatii aktiivista talouden suunnittelua tilitoimiston kanssa
• Hinta peruskirjanpitopalveluita kalliimpi

Miten toimin tilitoimiston kanssa?

Kirjanpitäjän kanssa toimiminen edellyttää yrittäjältä tiettyjä rutiineja ja valmistautumista, jotta välttyy viivästyksiltä ja ylimääräisiltä kuluilta. Näistä rutiineista on syytä keskustella tilitoimiston kanssa palvelusopimuksesta neuvotellessa ja omia tarpeita kartoitettaessa. Samalla selviää, onko yrityksen jo käyttämät kirjanpidon ratkaisut ja ohjelmistot yhteensopivia tilitoimiston järjestelmien kanssa.

Peruskirjanpidon aineistojen lähettäminen

Peruskirjanpitoon kuuluu tositteiden ja muiden liiketapahtumia koskevien aineistojen lähettäminen säännöllisesti (yleensä kuukausittain) kirjanpitäjälle. Aineisto on parasta lähettää sähköisessä muodossa verkkopalvelun kautta, jos suinkin mahdollista.
Kätevimmillään aineiston voi kirjata yrityksen omaan tili- ja laskutuspalveluun, johon tilitoimistolla on myös pääsy. Näin nopeutetaan aineiston käsittelyä ja madalletaan kustannuksia.

Pidä kirjanpitäjäsi ajan tasalla

Jotta kirjanpitäjä pystyy ennakoimaan kassavirtaa ja liiketoiminnan kannattavuuden kehitystä, hänen on nähtävä kaikki toistaiseksi voimassa olevat osto- ja myyntisopimukset. Näin rahantarvetta pystytään ennakoimaan myös verojen maksua silmällä pitäen.
Kun päätät muuttaa liiketoimintaa olennaisilta osiltaan nyt tai tulevaisuudessa, on tästä syytä ilmoittaa pikimmiten kirjanpitäjälle. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi yrityskauppa, osakkeiden myynti ja uusien sijoittajien ottaminen mukaan tai muutokset yhtiöjärjestykseen. Tilitoimisto osaa neuvoa näissä tilanteissa ja valmistautua kanssasi tarvittaviin ilmoituksiin viranomaistahojen kanssa.

Suunnittele talouttasi tilitoimiston kanssa

Tilitoimistosta on hyötyä yhtä paljon kuin sen neuvoja kuuntelee tai jättää kuuntelematta. Jos olet tekemässä suuria investointeja tai myymässä esimerkiksi käyttöomaisuutta merkittävässä määrin, tästä on hyvä keskustella ensin kirjanpitäjän kanssa. Hän osaa neuvoa parhaan ratkaisun, jolla minimoidaan verokulut, jaksotetaan työvälineiden poistot tai valitaan edullisin rahoitusratkaisu.

Viisi kysymystä tilitoimiston valintaa helpottamaan

Oikeita kysymyksiä esittämällä ja niihin vastaukset miettimällä, myös tilitoimistojen vertailu ja valinta helpottuu.

• 1. Mitä kirjanpidon osa-alueita haluat ulkoistaa?
• 2. Näetkö tarvetta kokonaisvaltaiselle taloudenohjaukselle tulevaisuudessa?
• 3. Mikä on budjettisi kirjanpitoon?
• 4. Haluatko hoitaa kirjanpidon asiat sähköisesti ja automatisoidusti?
• 5. Arvostatko henkilökohtaista asiointia kirjanpitäjän kanssa, vai riittääkö etäyhteydenpito?