Miten teen SWOT-analyysin?

Yritysidean arviointiin on saatavilla monia työkaluja. Yksi suosituimmista työkaluista on SWOT-analyysi, toiselta nimeltään nelikenttäanalyysi. SWOT-analyysissä yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat listataan ylös, jotta yrittäjällä on mahdollisuus saada kokonaiskuva yrityksen toiminnasta. Sitä käytetään liikeidean tarkasteluun, jonka pohjalta yrittäjä voi lähteä kehittämään yritystään.

SWOT-analyysi on helppo työkalu ja se muuntautuu kätevästi myös yrityksen myöhempiin vaiheisiin. Tältä sivulta löydät oppaan SWOT-analyysin tekemiseen. Opi hyödyntämään yrityksesi vahvuuksia ja mahdollisuuksia sekä hallitsemaan heikkouksia ja uhkia. 

Mikä on SWOT-analyysi?

SWOT tulee sanoista Strengths (vahvuudet), Weaknesses (heikkoudet), Opportunities (mahdollisuudet) sekä Threats (uhat). SWOT-analyysi on työkalu yrityksen erilaisiin vaiheisiin. Sen avulla aloittavan yrityksen toimintaa voidaan tarkastella kokonaisuutena, mutta myös esimerkiksi silloin, jos yritystoiminta muuttuu. Se soveltuu myös yksittäisen projektin arviointiin ja henkilökohtaisten vahvuuksien ja heikkouksien kartoittamiseen. 

SWOT-analyysi tehdään tyypillisesti liiketoiminnan alussa liiketoimintasuunnitelman tueksi. Arvioinnista on silti hyötyä esimerkiksi ensimmäisen vuoden jälkeen tai säännöllisesti tehtynä jatkossakin. Näin ennusteita tai liiketoiminnan strategiaa voidaan hienosäätää tai muuttaa tarvittaessa.

SWOT-analyysiin kirjattavat asiat:

• Sisäiset vahvuudet
• Sisäiset heikkoudet
• Ulkoiset mahdollisuudet
• Ulkoiset uhat

Miten SWOT-analyysi auttaa pienyrittäjää?

Yksinyrittäjänä tai pienen porukan kanssa yritystä perustettaessa voi yrityksen toiminnan analysointi tuntua hankalalta. Se on kuitenkin tärkeä elementti liiketoimintasuunnitelman luonnissa ja paljastaa jo ideoinnin alkuvaiheessa mahdolliset pullonkaulat sekä potentiaalin. 

SWOT on alun perin kehitetty keskisuurille ja suurille organisaatioille. Tämä ei kuitenkaan estä SWOT-analyysin käyttämistä missä tahansa yritystoiminnassa tai sen vaiheessa. Suurin etu analyysia täytettäessä kaikille yrityksille ja yrittäjille on uuden tiedon hakeminen ja sen jäsentely. Jotta eri osiot hahmottaa, on omaa toimintaa pakko katsoa ulkopuolisen silmin. Itsestään selviltä tuntuvien asioiden listaaminen vio nostaa esille epäkohtia epäkohtia, joihin ei ole aiemmin kiinnittänyt huomiota.

Kun yrityksen toimintaa tarkastellaan kokonaisuutena, on mahdollista löytää kehityskohteita ja uusia tapoja kehittää toimintaa. SWOT-analyysi auttaa pienyrittäjää tunnistamaan yrityksen potentiaalin ja myös huomioimaan ulkopuoliset uhat yritystoiminnalle. Yritystoiminnan alussa tehty analyysi auttaa yrittäjää hahmottamaan mitä yrityksen toiminnassa toimii, missä yrityksen voimavarat ovat sekä se, voidaanko niitä kohdistaa paremmin. Samalla kartoitetaan heikkoudet, jotka voidaan kääntää mahdollisuuksiksi oppia tai kehittyä, sekä uhat, joihin varautua.

Miten SWOT-analyysi tehdään? – Pohja SWOT-analyysin tekemiseen

SWOT-analyysiä kutsutaan myös SWOT-matriisiksi sen esitystavasta johtuen. Siihen kuuluu neljä kenttää sisältävä yksinkertainen 2×2 ruudukko. Ylhäällä ovat vasemmalta oikealle vahvuudet ja heikkoudet, jotka tarkoittavat yrityksen sisäisiä vahvuuksia ja heikkouksia. Alhaalla ovat vastaavasti mahdollisuudet ja uhat, jotka kuuluvat yrityksen ulkopuolisiin tekijöihin.
SWOT-analyysi on visuaalinen työkalu, minkä vuoksi se on helppo sisäistää ja täyttää. Seuraavaksi käymme läpi, miten yrittäjä voi tehdä SWOT-analyysin ja mitä kaikkea sen tekemisessä kannattaa ottaa huomioon. Voit hyödyntää ohjeita myös oman SWOT-analyysisi pohjana.

Vahvuudet

SWOT-analyysin ensimmäinen tärkein osio on vahvuudet. Vahvuuksilla liiketoiminta laitetaan liikkeelle ja niitä yrittäjä käyttää arjessaan jatkuvasti, joten ne ovat myös hyvin tiedossa. Uusia vahvuuksia voi kuitenkin löytyä heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien kautta asioita tarkastelemalla.

Pientä yritystä pyörittävän toiminimiyrittäjän vahvuudet henkilöityvät vahvasti itse omistajaan, joka on samalla liiketoiminnan vetäjä. Keskisuurissakin yrityksissä johdon merkitys yrityksen vahvuuksiin on suuri. Heidän vastuullaan on koko työkulttuurin ylläpitäminen. Tämä heijastuu kaikkeen toimintaan töiden laadusta työmoraaliin ja asiakkaiden palvelemiseen.

Tyypillisiä yrityksen vahvuuksia voivat olla:

• Yrityksen vahva brändi
• Työntekijöiden vahva osaaminen
• Laadukas asiakaspalvelu
• Tuotteen tai palvelun ominaisuudet, joita on helppo markkinoida
• Vahva johtotiimi sekä tyytyväiset ja sitoutuneet työntekijät
• Kevyt kulurakenne ja säästöt oikeissa paikoissa
• Tuoteinnovaatiot
• Asiakasuskollisuus

Kysymyksiä vahvuuksien kartoittamiseen: 

• Miksi asiakkaat ostavat tai ostaisivat juuri sinun tuotteitasi ja palveluitasi?
• Missä yrityksesi on parempi kuin kilpailijat? 
• Missä haluat olla parempi kuin kilpailijat? 
• Mitkä ovat yrityksesi brändin vahvuudet? 
• Mikä on yrityksesi kilpailuvaltti?
• Mitä resursseja (taloudellinen, henkinen, kontaktit) sinulla on?,
• Mitkä ovat henkilökohtaiset vahvuutesi yrittäjänä? – esim. luonne, työtausta
• Mitä käytännön asioita osaat tehdä erityisen hyvin?
• Mikä on asiantuntemuksesi taso? – koulutus, kokemus yms.

Heikkoudet

Samalla kun vahvuudet ovat helppoja määritellä, vaatii heikkouksien kartoittaminen puolestaan hieman enemmän tarkastelua. Hyvä lähtökohta on miettiä sitä, miksi jokin projekti meni aiemmin vikaan tai miksi lopputulos jäi alle odotusten. Joskus onnistunutkin projekti olisi voitu tehdä paremmin tai tehokkaammin.

Uuden liikeidean tai olemassa olevan yrityksen arvioinnissa voidaan tarkastella yrityksen resursseja. Puuttuuko yritystä tiettyä erityisosaamista, jolla voitaisiin palvella asiakkaita paremmin? Muita tyypillisiä uuden yritysten heikkouksia ovat rahoituksen puute, tuotteiden tai palveluiden väärä hinta, laaduntarkkailun puutteet sekä resurssien riittämättömyys, jos yrityksellä ei ole tarpeeksi aikaa tai osaavia työntekijöitä.

Tyypillisiä heikkouksia voivat olla:

• Rahoituksen puute
• Tuotteet tai palvelut eivät ole tarpeeksi laadukkaita
• Resurssien riittämättömyys, jos yrityksellä ei ole tarpeeksi työntekijöitä
• Puutteellinen asiakaspalvelu

Kysymyksiä heikkouksien kartoittamiseen: 

• Mitä kilpailijat tekevät paremmin kuin yrityksesi?
• Mikä on yleisin negatiivinen palaute asiakkailtasi?
• Mikä on yleisin syy sille, miksi tiettyä tuotetta tai palvelua ei osteta?
• Mikä on tilausten peruuntumisen suurin syy?
• Mitkä tuotteet ja palvelut myyvät huonoiten ja miksi?
• Mitä kilpailijat tekevät paremmin kuin yrityksesi?
• Mitä voidaan parantaa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi?
• Missä asioissa asiantuntemuksesi tai kokemuksesi kaipaa parantamista?
• Mitä sinun tulee, syystä tai toisesta, välttää?
• Missä asioissa voit olla tehokkaampi?

Mahdollisuudet

Mahdollisuuksien tunnistaminen on SWOT-analyysin tärkein kasvun paikka. Kun tunnistetaan aito potentiaali, yritys voi muuttaa heikkoudet vahvuuksiksi tai ainakin lieventää niiden vaikutuksia. Selkeiden tavoitteiden listaaminen auttaa mahdollisuuksien löytämisessä. 

Tyypillisiä liiketoiminnan mahdollisuuksia:

• Tuote- tai palveluinnovaatio
• Kaikki myynnin tehostamiseen liittyvät toimenpiteet
• Työntekijöiden sitouttamiseen liittyvät kannustimet 
• Kasvun mahdollisuudet omassa markkinassa
• Uudelle toimialalle laajeneminen
• Tuote- tai palveluinnovaatiot

Kysymyksiä mahdollisuuksien kartoittamiseen:

• Mitä etuja toimintaympäristö tarjoaa sinulle?
• Mitä markkinoilta puuttuu, jota sinä voit tarjota?
• Mihin taloudellinen ja henkinen turvaverkkosi perustuu?
• Mitkä voimavarat tai osaamisesi voit kääntää tuottavaksi työksi?
• Miten myyntiä tai asiakkaiden palvelua voidaan parantaa? 
• Minkä tyyppinen mainonta ja asiakkaiden hankinta toimii parhaiten? 
• Miten brändin asemaa markkinassaan voidaan vahvistaa?
• Hyödynnätkö kaikkia resurssejasi tehokkaasti?
• Mitkä voimavarat tai osaamisesi voit kääntää tuottavaksi työksi?
• Voitko laajentaa yrityksen toimintaa uusille asiakasryhmille?
• Mitä konkreettisia mahdollisuuksia näet markkinassa, johon olet lähdössä?

Uhat

Uhat ovat SWOT-analyysissa heikkouksien ohella tärkeitä tasapainottavia elementtejä. Uhkien tarkastelu on tärkeää, jotta yrityksen toimintaympäristöstä saadaan todenmukainen kuva. Uhkien tunnistaminen auttaa myös varautumaan niihin ja parhaimmassa tapauksessa jopa välttämään niiden vaikutus yrityksen toimintaan. 

Uhkiksi luokitellaan kaikki ulkopuolelta tulevat tekijät, jotka joko estävät tietyn projektin tai hankkeen onnistumisen, hidastavat kasvua tai pakottavat yrityksen muuttamaan merkittävästi toimintaansa.

Tyypillisiä liiketoimintaa vaarantavia uhkia:

• Kilpailutilanteen kiristyminen eli uudet kilpailijat ja toimijat
• Erilaiset taloudelliset riskit, sekä ennakoitavat ja yllättävät
• Lainsäädännön muutokset
• Kaikki tekijät, jotka vaarantavat liiketoiminnan kasvua tai kannattavuutta

Kysymyksiä uhkien kartoittamiseen:

• Mitkä ovat suurimmat esteet projektisi toteutumiselle?
• Mitkä heikkoudet voivat vaarantaa yrityksen tulevaisuuden?
• Mitä ongelmia toimintaympäristö voi aiheuttaa?
• Mitä haasteita markkina ja kilpailijat asettavat?
• Mitkä ovat toimialasi ja valitun markkinan talousnäkymät?

Esimerkki SWOT-analyysista: ravintola kaupungin keskustassa

Seuraavaksi esittelemme esimerkin, jonka avulla on mahdollista saada parempi kuva siitä, miten SWOT-analyysi rakennetaan. Esimerkkinä toimii pieni ravintola, joka sijaitsee kaupungin keskustassa. Sen monipuolinen kausittain vaihtuva menu sisältää sekä kotimaisia että eksoottisempia ruoka-annoksia, joihin hankitaan raaka-aineita niin kotimaasta kuin ulkomailtakin. Ravintolalla on vannoutunut asiakaskunta ja se saa hyviä arvosteluita lehdissä ja nettipalstoilla. Ravintola-alalla ketjuravintolat yleistyvät ja ravintolan pyörittäminen kallistuu vuosi vuodelta. 

Vahvuuksia

• Hyvä sijainti on ravintolan vahvuus. Tämä tarkoittaa sitä, että ohikulkijat voivat huomata ravintolan ja poiketa syömään. Hyvä sijainti voi vähentää mainonnan tarvetta kesäisin.
• Hyvät arvostelut lehdissä ja asiakkailta pitävät brändin vahvana. Pieni paikka koetaan kodikkaaksi ja palvelu hyväksi, sillä ketjuravintoloille tyypillinen kiire puuttuu.
• Hienosti laadittu, sesongittain vaihtuva menu on ravintolan tärkeimpiä vetovoimia, joka saa asiakkaat palaamaan eri vuodenaikoina uusien makuelämysten pariin.
• Monipuolinen valikoima antaa jokaiselle jotain. Tämä auttaa pitämään asiakaskunnan laajana.

Heikkouksia

Osa edellä esitetyistä vahvuuksista voivat olla myös yrityksen heikkouksia.  

• Hyvä ravintolan sijainti tarkoittaa kallistuvaa vuokraa. Ravintolan menestyksen myötä myös alueen muut liikkeet hyötyvät lisääntyneen asiakasmäärän myötä. Tämä puolestaan nostaa alueen tonttien ja liiketilojen arvoa.
• Ketjuravintoloiden kilpaillessa hinnalla ulkomailta tilatut, halvatkaan raaka-aineet eivät pienillä tilausmäärillä pysty pienentämään katteita järkevälle tasolle.
• Pieni ravintola kukoistaa ja kasvaa lähes kokonaan omistajansa ansiosta, joka toimii kokin lisäksi toimitusjohtajana. Jos hänen osaamistaan kokkina ei saada riittävän hyvin siirrettyä alaisille, ravintolan jatkuvuus on vaakalaudalla.
• Omistajaan yksilöitynyt ravintola voi menettää brändinsä arvosta paljon, jos omistaja vaihtuu tai jää esimerkiksi osa-aikaeläkkeelle.
• Kyseisen ravintolan brändi on sidottu vahvasti sen sijaintiin ja ympäristöön.
• Jos ravintolassa tapahtuu esimerkiksi vesivahinko, tulipalo, varkaus tai ilkivaltaa, toiminta voi seisahtua päiviksi tai jopa viikoiksi. Vakuutukset korvaavat aineelliset vahingot, mutta eivät menetettyä liikevaihtoa.

Mahdollisuuksia

Koska hintakilpailu ketjujen kanssa ei ole pienelle ravintolalle mahdollista, ja sesongin mukaan vaihtuvat annokset ovat tärkeä osa ravontolan brändiä, voisi yhteistyö lähituottajien kanssa olla järkevää. Näin ulkomaisten raaka-aineiden sijaan ravintolan konsepti muuttuisi puhtaasti kotimaiseksi ja arvoiltaan ekologiseksi. Näin hintamielikuvaa nostetaan, vaikka kustannukset voivatkin laskea tiettyjen annosten kohdalla. Kohonneet katteet lupaavat lisää voittoja, joita voidaan käyttää ravintolan markkinointiin, parempiin työvälineisiin, työntekijöiden sitouttamiseen, sisustukseen sekä asiakkaiden viihtyvyyden parantamiseen. 

Näin myös brändi tarkentuu ja uudistunutta toimintaa on helppo mainostaa. Brändin arvo ei myöskään ole enää niin sidottu omistajaan itseensä. Jos pieni ravintola joskus päättää perustaa toisen toimipaikan samalla konseptilla, se on tarkennetun toimintafilosofian myötä entistä helpompaa.

Uhkia

Jokaisessa yrityksessä ja liiketoiminnassa joudutaan miettimään uhat tilanteen mukaan. Toimialaan voi kohdistua yleisiä uhkia, jotka on helppo kartoittaa. Oma tilanne ja markkinapaikka tuovat omat riskinsä, joita on myös syytä miettiä.

• Pieni, mutta laadukas ravintola tarkoittaa myös ketjuravintoloita kalliimpia hintoja. Koska hinnalla ei pysty kilpailemaan, on keksittävä jatkossakin muita keinoja erottua markkinoilla.
• Yhdellä paikalla sijaitseva ravintola tarkoittaa rajattua asiakasmäärää. Vaikka ohikulkijoita on, yritys on näkyvyyden osalta mainonnan ja ihmisten arvosteluiden varassa.
• Pienet katteet tarkoittavat pientä markkinointibudjettia.

Listatut uhat pakottavat kyseisen ravintolan keskittämään toimintaansa monilta osin. Koska tilausmäärien takia hinnalla on vaikea kilpailla, se voi johtaa halvempien ja huonompien ainesten ostamiseen. 

Yhdellä paikalla sijaiseva ravintola on altis myös ympäröivän kaupunkikuvan muutoksille. Saman tyyppinen ravintola saatetaan perustaa korttelin päähän, suuri katuremontti voi pilata kesän turistisesongin tai rakennuksen omistaja aloittaa putkiremontin. 

Uhkiin voidaan varautua säästämällä pahan päivän varalle ja karsimalla ylimääräisiä kuluja pois. Jos omistajalla menee liikaa aikaa esimerkiksi hallinnollisiin tehtäviin, kuten kirjanpitoon, ne kannattaa ulkoistaa yrityksen kirjanpitopalvelulla.

Viimeistele SWOT-analyysi

SWOT-analyysissa listatut asiat eivät aina sovi vain yhteen kenttään, esimerkiksi mahdollisuudet ja uhat saattavat mennä ristiin. Vastaavasti heikkoudet voidaan kääntää mahdollisuuksiksi ja vahvuudet kohdentaa näiden toteuttamiseen.

Ovatko vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat lueteltu kattavasti? Käytä yksinkertaisia listoja kokonaiskuvan hahmottamiseen – lyhyet virkkeet ja olennainen idea riittävät, jotta yleisidean hahmottaa yhdellä vilkaisulla. Kun viimeistelet SWOT-analyysiä, tarkastele jokaista kohtaa vielä erikseen. Näin SWOT-analyysin tulokset selkiytyvät ja voit laittaa jokaisen osion asiat tärkeysjärjestykseen.

Miten SWOT-analyysi muutetaan strategiaksi?

Kun yrityksen tilanne kilpailijoihin nähden on kartoitettu, on aika valita strategia yrityksen liiketoiminnalle. Liiketoimintastrategia on suunnitelma, jonka yritys tekee saavuttaakseen tavoitteensa. Se on toisin sanoen suunnitelma, joka määrittelee, kuinka yrityksen tulee toimia jotta asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa. TOWS-analyysi on työkalu, jonka avulla voidaan luoda, vertailla ja valita sopivan strategia liiketoiminnalle. TOWS-analyysi on muunnelma SWOT-analyysistä. Kun  SWOT-analyysi keskittyy liiketoimintaympäristön analysointiin, TOWS-analyysi keskittyy luomaan strategiaa. Lue lisää liiketoiminnan strategiasta ja luo sellainen TOWS-analyysin avulla.