Miten hoidan yrityksen juoksevan kirjanpidon?

Vastuu kirjanpidosta on lähtökohtaisesti aina yrittäjällä, vaikka tilitoimisto tekisikin kirjanpidon. Tästä syystä kirjanpidosta ja sen tarkkuudesta tulee huolehtia tilikauden edetessä, eikä vasta tilinpäätöstä tehdessä. 

Juokseva kirjanpito on pohjimmiltaan liiketapahtumien kirjaamista ja tietojen täsmäämistä, mutta siihen kuuluu myös kassavaroista huolehtiminen. Käymme läpi juoksevan kirjanpidon tärkeimmät osa-alueet ja miten voit helpottaa arkeasi kirjanpidon osalta.

Mitä laki sanoo juoksevasta kirjanpidosta?

Juokseva kirjanpito on lähtökohtaisesti yrityksen omalla vastuulla niin toteutustavan kuin aikataulutuksenkin suhteen. Sille ei ole asetettu laissa myöskään mitään määräaikaa tai takarajaa, kunhan tilinpäätös hoidetaan ajallaan. 

Ainoa erityishuomio on käteisen rahan ja kassavarojen kirjanpidon ajantasaisuus. Näitä tietoja tarvitaan, jos verottaja tekee verotarkastuksen tai tietoja käytetään muulla tavoin yrityksen toiminnassa, kuten pankkien, rahalaitosten tai muiden sidosryhmien kanssa asioidessa.

Näin pidät juoksevaa kirjanpitoa

Kirjanpidon tekeminen on käytännössä yrityksen tulojen ja menojen tai näiden korjausten kirjaamista kirjanpitoon tositteen kera. Myös rahoitustapahtumat, kuten lainan tai korkojen maksu ovat liiketapahtumia. 

Mitään kirjauksia ei voi tehdä, jos näistä ei ole pätevää kirjallista todistetta – pidä siis huolta kuiteista! Käytännössä mikä tahansa asiakirja, josta selviää milloin ja mihin rahaa on käytetty, katsotaan kirjanpidon edellyttämäksi tositteeksi.

Esimerkiksi vuoden 2020 tuloverotukseen liittyvät tositteet pitää säilyttää vuoden 2026 loppuun asti. Hyvä kirjanpitotapa edellyttää aineistojen järjestelmällistä säilyttämistä kirjaus- tai tapahtumajärjestyksessä. Sähköisessä kirjanpitosovelluksessa tämä käy automaattisesti ja tiedot on helppo järjestää haluamallaan tavalla.

Tilinpito = kirjanpito

Kirjanpitoa kutsutaan vanhakantaisesti myös tilinpidoksi tai tilinpitämiseksi. Tämä kuvaa hyvin käytännön toimia, sillä suurin osa kirjauksista on liiketapahtumien ryhmittelyä sopiviin tileihin ja näihin liittyvien tilimerkintöjen täsmällistä muistiin merkintää. Älä sotke kirjanpidon tilejä yritystileihin tai muihin pankkitileihin. 

Tilien tarkoitus on helpottaa verotuksen laadintaa, verotarkastajan työtä ja yrityksen raportointia sekä antaa selkeät mittarit taloustilanteen seurantaan. Jos vaikkapa yrityksen muuttuvat edustuskulut olisi merkitty samalle tilille kuin kuukausimaksullisten pilvipalveluiden kulut, yrittäjän olisi vaikea tehdä tämän tilin kokonaistapahtumien perusteella järkeviä johtopäätöksiä tai arvioida säästökohteita.

Pienyrittäjä pärjää useimmiten parin tusinan perustilin turvin, ottaen käyttöön tarpeen mukaan uusia tilejä. Suuryrityksillä voi vastaavasti olla käytössä jopa satoja eri kirjanpidon tilejä. Tileillä on yleiskielellinen nimi, sekä erillinen tunnus tai tilinumero. Tilejä voivat olla esimerkiksi ”Vuokramenot”, ”Myynnit”, ”Ostot”, ”Rahatili”, ”Edustuskulut”, ”Työkalut- ja välineet” ja ”Rahoituskulut”.

Kirjanpidon täsmäytys

Täsmäytys on kirjanpidollinen toimenpide, joka tehdään säännöllisesti osana juoksevaa kirjanpitoa. 

Käytännössä kirjanpidossa jo olevia tietoja verrataan oikean maailman tietoihin, kuten tositteisiin tai pankkitilin saldoon. Hyvä kirjanpito-ohjelmisto voi olla liitettynä suoraan yritystiliin ja kassavaroihin. Näin kirjanpito-ohjelma päivittää luvut reaaliaikaisesti raportteihin, esimerkiksi yrityksen työntekijän vilauttaessa yrityksen maksukorttia kassalla.

Kirjanpito on yhtä hyödyllinen kuin se on tarkkakin. Jos kassa ammottaa tyhjillään, mutta kirjanpidossa yrityksellä on rahaa edelleen tilillä, virheellisten päätösten riski kasvaa. Säännöllinen täsmääminen helpottaa ja nopeuttaa myös tilikauden lopussa tilintarkastajan työtä – mikä puolestaan laskee tilintarkastuksen kustannuksia.

Esimerkkikirjaus: Yrityksen rekisteröintimaksu

Yritystili on kirjanpidossa rahatili, jolloin sinne talletetut rahat kirjataan aina debet-puolelle. Vastaavasti tililtäotto kirjataan kredit-puolelle. Kirjaamistapa vaihtelee tilityypistä riippuen. Kahdenkertaisen kirjanpidon perusteista selviää tarkemmin käytännön toimet eri tapauksissa.

Toiminimiyrittäjä pärjää yhdenkertaisella kirjanpidolla, johon kirjataan vain se, mihin raha on käytetty. Muille yritysmuodoille kahdenkertainen kirjanpito on pakollista.

Alla olevan yksinkertaistetun esimerkin avulla saa kosketuspintaa siihen, mitä tilikirjanpito esimerkiksi osakeyhtiössä käytännössä on.

Yrityksen rahatili (Holvi): Alkusaldo 2 500,00 €

Pvm # Tapahtuma Debet Kredit

1.1.2020 0 Osakepääoman talletus 2 500,00 €

1.1.2020 1 Osakeyhtiön rekisteröintimaksu 275,00 €

Loppusaldo: 2 225 €

Tilin loppusaldo lasketaan vähentämällä debet-sarakkeen yhteissumma kredit-sarakkeen yhteissummasta.

Viranomaismaksut

Pvm # Tapahtuma Debet Kredit

1.1.2020 1 Osakeyhtiön rekisteröintimaksu 275,00 €

Sijoitukset

Pvm # Tapahtuma Debet Kredit

1.1.2020 0 Osakepääoman luovutus 2 500,00 €

 

Jokaisen tapahtuman debet- ja kredit-puolen yhteenlaskettujen summien tulee täsmätä. Jos näin ei ole, kirjanpidossa on virhe, joka pitää oikaista. Yllä näkee heti selvästi, mistä raha on peräisin ja mihin se on käytetty. Näin yrityksen kassavirtaa pystytään seuraamaan tarkasti.

Kirjanpidon tekeminen on helpointa sähköisesti

Ennen muinoin kirjaa pidettiin kirjaimellisesti kynän ja paperin avulla ja vihkot mapitettiin siistiin pinoon. Kuitit laminoitiin ja talletettiin palonkestävään kaappiin. 

Nykyään lähes kaikki hoituu sähköisesti – laskutus verkossa, kuittien talletus digitaalisesti ja yritystilin tiedot tuloista ja menoista suoraan taloudenhallinnon raportteihin.

Sähköisen kirjanpidon hyödyt tulevat ilmi viimeistään siinä vaiheessa, kun yrittäjä ryhtyy etsimään keinoja kannattavuuden parantamiseksi tai säästökohteita tiukan talouskuurin edessä. Kirjanpitolaki asettaa tiettyjä perusedellytyksiä siihen, miten kirjanpito tulee järjestää.

Kirjanpidon kirjauksia tulee voida seurata aika- tai asiajärjestyksessä. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan tapahtuman päivämäärä riippumatta siitä, milloin maksu tulee. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan tosiasiallinen maksupäivämäärä (milloin rahaa on liikkunut) – tätä ennen laskutus kirjataan saataviin.

Kirjanpito onnistuu ilmaisillakin ohjelmilla. Järkevintä se on silti toteuttaa verkossa asiansa osaavassa palvelussa. Tämä voi olla tilitoimisto, automatisoitu kirjanpitosovellus tai taloudenhallinnan palvelu, jossa kirjanpitovelvoitteet hoituvat muun kassanhallinnan ohessa. Tutustu esimerkiksi Holvin kirjanpitoratkaisuun.

Sähköisen kirjanpidon hyödyt

  • Ei papereiden kanssa pläräämistä. Valokuvaa paperiset kuitit tai tallenna tiedostot sähköiseen järjestelmään ja hoida laskutus verkossa. Tiedot pysyvät turvassa digitaalisesti.
  • Reaaliaikainen talouden raportointi. Missä kuljetkin, voit käden käänteessä tarkistaa netin kautta yrityksen kassatilanteen, myös rästissä olevat maksut.
  • Tositteet pysyvät selkeässä järjestyksessä. Kirjanpitovelvoitteisiin kuuluu järjestelmällisyys. Sähköinen taloudenhoito automatisoi monia rutiinitehtäviä tähän liittyen.
  • Tilitoimisto saa suoraan tiliotteet käyttämäsi palvelun kautta.
  • Säästä aikaa ja rahaa ulkoistamalla usein toistuvat tehtävät.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.