Mitä liiketoimintasuunnitelman budjetti sisältää?

Yrityksen talousasioiden vastuullinen hoitaminen edellyttää etukäteissuunnittelua sekä toiminnan jatkuvaa seurantaa. Liiketoimintasuunnitelman budjetti antaa raamit, joiden mukaan toimintaa johdetaan yrityksen talouden osalta. Budjettiin kuuluu monia osa-alueita, joiden käsittely riippuu liiketoiminnan luonteesta. Pienyrittäjälläkin on hyvä olla käsitys budjetista laajemmin. Yrityksen kasvaessa tarkan budjetoinnin merkitys korostuu. Nämä asiat ovat pitkälti loogisia, mutta itsestään selviäkään asioita ei välttämättä tule ajatelleeksi, jos niitä ei kirjaa ensin ylös.

Mitä budjetti ja budjetointi ovat?

Yksinkertaistettuna budjetti on osa yrityksen toimintasuunnitelmaa, joka kertoo liikeidean toteuttamisesta rahamääräisest ja mitattavasti.

Budjetointi tarkoittaa budjetin laadintaa. Budjetin voi laatia vapaasti haluamalleen ajanjaksolle. Sitä kutsutaan budjettikaudeksi. Sen pituus on yleensä kalenterivuosi, joka on myös tilikauden pituus. Tilikauden voi jakaa myös pienempiin osiin, esimerkiksi neljään kvartaaliin, jos toimintaa halutaan seurata tarkemmin.

Hyvin laadittu budjetti on käytännön toimintasuunnitelma tulevaan, ja sen tarkoituksena on maksimoida taloudellinen tulos. Aloittelevan yrittäjän yleisimpiin virheisiin kuuluu budjetin liiallinen keskittyminen tulevaisuuden kasvuennusteisiin. Tarkkoja ennusteita on vaikea tehdä ja niiden hyöty rajoittuu karkeaan kuvaan potentiaalisesta kasvusta.

Yrityksen pääbudjettia kutsutaan tulosbudjetiksi. Siihen kuuluvia osabudjetteja ovat muun muassa myynti- ja markkinointibudjetti, kiinteät ja muuttuvat kustannukset, henkilöstöbudjetti, kehitysbudjetti ja tärkeimpänä, kassabudjetti.

Yrityksen taloudelliset tavoitteet ja kannattavuuden arviointi

Yrityksen taloudelliset tavoitteet on syytä asettaa kunnianhimoisesti, mutta realistisesti. Todistetusti parhaiten motivoivia ovat hieman omia kykyjä ja mahdollisuuksia korkeammat taloudelliset tavoitteet. Kun ne on saavutettu, on henkinen voitto usein ensimmäistä tilikauttaan viimeistelevälle uusyrittäjälle se suurin palkinto. Liian vaatimattomat tavoitteet ovat varmemmin saavutettavissa, mutta tällä on hintansa. Yrityksen selvitessä etapeista puolitehoisesti hukataan sen paras iskukyky sekä monta potentiaalista kasvun paikkaa.

Tuoton ja kustannusten arvio pitää budjetin kurissa ja asettaa rajat niin vaatimattomalle kuin rohkeallekin taloussuunnittelulle. Erityisen suurta huolellisuutta on noudatettava kustannusten listaamisessa. Pakolliset menot kertovat yksiselitteisesti sen, millä rahamäärällä yrityksen toiminta jatkuu vakaana.

Tuottojen arvioinnissa maltti on valttia. Liian optimistinen tuotto-odotus saatetaan pian joutua tekemään uusiksi jo yrityksen ensimmäisen vuoden aikana markkinoiden muuttuessa ja ennakoimattomien haasteiden ilmaantuessa. Pienyrittäjän on toimintaansa käynnistäessään hyvä ottaa avukseen ulkoinen palvelu, jonka avulla talousasioiden hoito ja raha-asioiden seuranta helpottuu. Näin budjetin tekoon tarvittavat tiedot löytyvät nopeasti ja kätevästi yhdestä paikasta myös uutta budjettia laadittaessa.

Kolme vinkkiä uuden yrittäjän kannattavuuden arviointiin

• Kuinka paljon tuotteita on tarkoitus saada kaupaksi valituilla ajanjaksoilla?
• Kuinka paljon tuottoa on odotettavissa optimaalisissa olosuhteissa?
• Mitä pakollisia kustannuksia yrityksen toiminta edellyttää?

Tulosbudjetti ja sen osat

Pienyrittäjien ja yksityisten ammatinharjoittajien tulosbudjettia on vain harvoin tarvetta jakaa eri osa-alueisiin. Tällöin kaikki osa-alueet voidaan sisällyttää saman budjetin alle. Jos yrityksen toiminta on laajempaa, kannattaa tulosbudjetti jakaa perustamisvaiheessa osiin. Alla on esitelty yleisimmät yrityksen osabudjetit ja kuvaus siitä, mitä ne pitävät sisällään.

Myyntibudjetti

Myytävien tuotteiden määrästä riippuen myyntiennusteen voi laatia jokaiselle artiklalle erikseen tai vaihtoehtoisesti kootusti eri tuoteryhmille. Yleensä ennuste tehdään vuoden jokaiselle kuukaudelle erikseen, jotta myynnin sesonkivaihtelut voidaan ottaa huomioon. Tuoteryhmien ohella, tai niiden vaihtoehtona, myyntibudjetin voi laatia odotetun kuukausittaisen asiakasmäärän ja keskimääräisen ostosumman mukaan.

Markkinointibudjetti

Markkinointibudjetti kertoo markkinointiin varatut rahat sekä sen, missä markkinoidaan ja millä hinnalla. Pienenkin yrityksen on tärkeää tehdä markkinointibudjetti. Jos markkinoinnin tarve ei ole suuri, tavoitteet kannattaa asettaa sen suhteen matalalle. Budjettia voi aina muuttaa saavutettujen tulosten mukaan.

Kiinteiden kustannusten budjetti

Tähän budjettiin kuuluvat kaikki toistuvat kustannukset, jotka eivät ole suoraan sidottuja yrityksen tuottavaan toimintaan, eivätkä muutu lyhyellä aikavälillä merkittävästi. Tällaisia peruskuluja ovat esimerkiksi liiketilan tai toimiston vuokra, sähkölaskut, vakuutukset, kirjanpidon kulut sekä palkat ja niistä aiheutuvat sivukulut.

Muuttuvien kustannusten budjetti

Myynnin ja tuotannon määrästä riippuvat kustannukset kuuluvat muuttuvien kustannusten budjettiin. Muuttuvia kuluja ovat muun muassa materiaalit ja työkalut sekä työntekoon käytettyjen palveluiden tilausmaksut ja muut kulut. Muuttuvien kustannusten budjettia kutsutaan myös nimellä valmistus- tai tuotantobudjetti.

Kassabudjetti

Kassabudjetti laaditaan tulosbudjetin pohjalta ja sen tehtävänä on seurata yrityksen maksukykyä. Se kertoo yksiselitteisesti sen, kuinka paljon yrityksen kassassa, yritystilillä tai muussa nopeasti saatavassa muodossa on rahaa laskujen maksamiseen. Kassabudjetista voidaan liiketoimintasuunnitelman yhteydessä käyttää myös nimitystä rahoitusbudjetti tai maksuvalmiusbudjetti.

Miksi kassabudjetti on tärkeä tehdä?

Tulosbudjetti on rajallinen yrityksen talouden mittari. Sen tehtävänä on antaa yleiskuva lähtötilanteesta – siitä, mikä on yrityksen varallisuus sekä mitkä ovat odotettavissa olevat kulut. Se ei kuitenkaan kerro tarkkaan rahatilanteen tai maksukyvyn kehittymisestä toiminnan edetessä. Uutta yritystä perustettaessa kassabudjetin laatiminen on ensiarvoisen tärkeää, sillä sen pohjalta selviää tarkka rahoituksen tarve. Toimiva yritys päivittää kassabudjettiaan säännöllisesti.

Kassabudjetin hyödyt

• Seuraat sillä yrityksesi maksukykyä sekä nyt että tulevaisuudessa
• Näet, kuinka paljon kassassa on rahaa laskujen maksuun
• Voit varautua tuleviin kuluihin, esimerkiksi lainojen maksuun ja palkkoihin
• Rahareiät löytyvät helpommin
• Kassabudjetti kertoo myös tuottamattoman varallisuuden, joka voidaan sijoittaa paremmin. Esimerkiksi tileillä makaava raha.

Miten kassabudjetti laaditaan?

Kassabudjetin tekeminen on helppoa, jos menot ja tulot on kirjattu tarkasti ylös. Kun käytössä on tilitoimisto tai talousasioiden hoitoon keskittynyt online-palvelu, jossa maksutiedot ovat kootusti aiemmilta kuukausilta, kassabudjetin laatiminen on vieläkin nopeampaa ja kätevämpää. Tilikauden edetessä toteutuneet luvut päivitetään kassabudjettiin, jotta yrityksen maksukyky on aina ajan tasalla.

Pieninkin toimija hyötyy budjetin laadinnasta

Vaikka toisin voisi luulla, ei yrityksen budjetin tekeminen ole pakollista, vaikka rahoittajat sitä toki aina vaativatkin. Lukuisat pienyritykset, itsenäiset ammatinharjoittajat tai freelancerit saattavat toimia jopa vuosia ilman erillisen budjetin laadintaa. Töitä otetaan vastaan niin hyvin kuin taidetaan, ja henkilökohtaisista raha-asioista huolehditaan ikään kuin kädestä suuhun. Pienissä yrityksissä omistaja on usein yhtä kuin yritys, joten talouskin pysyy tiukasti yrittäjän omissa käsissä.

Silti myös yksin yrittävä, esimerkiksi toiminimellä keikkatöitä tekevä, hyötyy budjetin laadinnasta. Se auttaa hahmottamaan sekä seuraamaan kuukausittaisia kustannuksia ja niiden kehittymistä. Esimerkiksi työntekoon käytetty digipalvelu saattaa yllättäen nostaa hintoja tai kuluja. Jos yritystä halutaan vähänkin laajentaa, budjetin teko on varmasti edessä.

Toisena esimerkkinä mainittakoon, että itse toteutettu laskutus säästää hieman rahallisesti. Budjetti paljastaa kuitenkin tähän käytetyn ajan olevan lopulta arvokkaampaa, jos sen käyttää tuottavaan työntekoon. Tärkein budjetin antamista hyödyistä pienyrittäjälle on yrityksen tavoitteellisuuden lisääntyminen.

Hyötyjä yrityksen budjetin laatimisesta

• Helpottaa yrityksen tulojen ja menojen seuraamista
• Helpottaa kustannusarvion tekemisessä sekä tuotteiden ja palveluiden hinnoittelussa
• Paljastaa yrityksen rahareiät ja hukatun potentiaalin
• Kertoo, mikä on firman ennustettu varallisuustilanne lähitulevaisuudessa