Kuinka yrityksen laskutus hoidetaan?

Yritys herää eloon kaupparekisterissä. Se on vasta liiketoiminnan alku, jonka jälkeen yritystä pitää ruokkia rakkaudella. Tässä tapauksessa työn ja rahan avulla. Uudelle yrittäjälle ensimmäisen laskun lähettäminen ja onnistunut tilitys yritystilille ovat isoja merkkipaaluja. Laskuttaminen voi aluksi tuntua kömpelöltä. Eri laskutustapojen joukosta voi olla vaikea löytää itselleen parasta. Esittelemme laskutuksen perusasioita sekä tapoja helpottaa yrittäjän taakkaa.

Tutustu laskutukseen Holvissa

Laskutus juoksee

Liiketoiminnan alussa ja asiakkaita haaliessa sekä vaaliessa tähtäin on luonnollisesti itse työnteossa ja projektien hoitamisessa ajallaan. Laskutus on saatava pikimmiten juoksemaan, jotta yritys saadaan omille jaloilleen ja kannattavuus kohdilleen. Silti laskutusta ja sen käytännön järjestelyjä mietitään usein vasta viimeisenä, kun muut hommat on hoidettu. Kaukaa viisas yrittäjä miettii laskutusasiat jo ennen yrityksen perustamista. Laskutuksen voi ottaa huomioon jo liiketoimintasuunnitelmassa.

Näennäisen yksinkertainen asia, rahan pyytäminen suoritetusta työstä paperilla tai digitaalisesti, voi sisältää monta vaihetta. Yksi syy siihen on kirjanpidon vaatimukset. Hyvin hoidettu laskutus helpottaa yrityksen talouden seurantaa, tehden siitä ennakoitavaa tai ainakin hallittavaa.

Jos laskutus takkuaa, pienyrittäjän kassa ammottaa tyhjillään syyttä suotta. Rahaa revitään verojen ja omien laskujen maksuun milloin mistäkin. Vaikka laskuja lähtisi vain muutama vuodessa, järjestelmällisyys pitää homman kasassa nyt ja jatkossa.

Hyvän laskutuksen periaatteet

  • Lähetä laskut säännöllisesti, esimerkiksi kerran viikossa tai kerran kuukaudessa, jos toiminta on kevyttä.
  • Lähetä laskut ja perintäkirjeet järjestelmällisesti ja tiedustele tarvittaessa, jos asiakkaasta ei kuulu mitään. Joskus isokin asiakas voi yksinkertaisesti unohtaa pienen toimijan laskun.
  • Pidä huoli, että käytät oikeantyyppistä laskun mallia sekä kirjaat siihen tarvittavat tiedot (y-tunnus, arvonlisävero, viitenumero, maksuaika, viivästyskorko).

Milloin lähetän laskun?

Helpoin muistisääntö ja käytäntö on lähettää lasku heti työn suorittamisen jälkeen, tuotteen toimittamisen yhteydessä tai asiakkaan hyväksyessä tuottamasi projektin aineistot. Joskus voidaan laskuttaa tapauskohtaisesti tai toimenkuvasta riippuen myös etukäteen esimerkiksi puolet tai muutoin sovitusti. Tällainen tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi materiaalihankintojen kohdalla. Nopea laskutus antaa tehokkaan kuvan yrityksestäsi, mutta on myös taloudellinen etu. Mitä nopeammin saat rahat yrityksesi tilille, sitä nopeammin saat niistä korkotuloja tai pystyt investoimaan ne.

Yleiset maksuehdot

Laki määrää laskun maksuun annettua aikaa. Takarajaksi on asetettu 30 päivää. Maksuaika voidaan tuplata, jos osapuolet niin sopivat. Tyypillinen maksuaika on kahdesta viikosta kuukauteen (14-30 päivää). Mikään ei estä yrittäjää laittamasta eräpäiväksi vaikka ylihuomista, kunhan asiakas saa laskun siihen mennessä.

Yksinyrittäjät voivat rohkeasti neuvotella esimerkiksi 7 päivän maksuajasta, jos lasku on kohtuullinen. Pienet laskut maksetaan mielellään pois kuleksimasta, kunhan ne tulevat eteen tarpeeksi nopeasti. 

Perinteiset laskutustavat

Perinteisin lasku on tuttu ja turvallinen paperilasku, joka kolahtaa postiluukusta lattialle. Yksityisasiakkaille niitä edelleen lähetetään, mutta laskutus siirtyy vauhdilla verkkopankin laskuarkistoon ja suoraveloitukseen sekä Postin sähköisesti lähettämiin kirjeisiin. Paperilaskuja varmasti lähetetään tulevaisuudessakin, mutta päivittäisessä yritystoiminnassa niiden aika on tulossa päätökseensä.

Jos et halua tai voi lähettää verkkolaskua, paperisten laskujen lähettäminen käy varmimmin laskutuspalvelun kautta. Isommat yritykset saattavat ottaa vastaan paperisia laskuja vain skannattuna. Laskutuspalvelu luo paperisen laskun pdf-muotoisena, joka lähetetään sähköisesti asiakkaan kirjoihin.

Vaihtoehtoisesti voit itse luoda pdf-laskun ja lähettää sen sähköpostin liitteenä. Tämä sopii useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille mainiosti. Heiltä on kuitenkin syytä tiedustella, käyttävätkö he verkkolaskua.

Toki laskun voi edelleen lähetyttää myös fyysisesti postin kautta, jos se vain asiakkaalle käy. Se kuitenkin maksaa selvästi enemmän ja kestää kauemmin. Asiakas ei myöskään yleensä kuittaa laskun saamista mitenkään. Verkkolaskussa tämä kaikki käy yhdessä silmänräpäyksessä.

Mikä on verkkolasku?

Laskutus siirtyy enenevästi verkkoon – puhutaan verkkolaskusta ja verkkolaskutuksesta, jossa lasku lähetetään ennalta määrätyssä datavirrassa asiakkaalle. Syyt verkkolaskutuksen yleistymiseen ovat ilmeiset: laskun lähetyksen kustannukset ovat vain murto-osan perinteiseen laskuun verrattuna, laskut eivät huku muun postin sisään ja maksaminen on helppoa ja nopeaa. Samalla paperisaaste vähenee ja luontoa säästyy.

Verkkolaskutukseen kannattaa tutustua ja ottaa se osaksi kassanhallintaa. EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuva verkkolaskulaki tuli voimaan 1.4.2020. Sen jälkeen yrityksillä ja julkisilla organisaatioilla on ollut oikeus kieltäytyä ottamasta vastaan muita kuin verkkolaskuja. 

Verkkolaskun edut

  • Laskun muotoilu ja suurin osa tarvittavista tiedoista on valmiiksi täytetty ohjelmallisesti.
  • Laskun lähetys tapahtuu käytännössä välittömästi. Sekä myyjän että asiakkaan taloushallinnan sovellus kirjaa laskun automaattisesti järjestelmään.
  • Luotettava. Verkkolaskun perillemeno vahvistetaan heti sähköisesti, eikä lähettäjän tarvitse miettiä, onko asiakas saanut laskun. Asiakas vain vahvistaa laskun oikeellisuuden ja laittaa sen maksuun asetetulle päivämäärälle.
  • Kustannustehokas.

Mistä saan verkkolaskutuksen?

Verkkolaskutuspalveluja Suomessa tarjoavat käytännössä kaikki pankit, joilla on valtion Finanssivalvonnan myöntämä toimilupa. Jos yrityspankkisi ei tarjoa verkkolaskua, se on syytä ohittaa ja etsiä tilalle modernimpi vaihtoehto. Pankin verkkolaskutus on mitä todennäköisimmin toteutettu alan hyväksi havaittujen käytäntöjen mukaisesti ja skaalautuu liiketoiminnan kasvaessa vaivattomasti.

Verkkolaskuja voivat tarjota nykyään myös itsenäiset toimijat. Tämän suhteen sääntelyä ei ole, kunhan laskutusohjelmat ovat yhteensopivia yritysten taloushallinnon kanssa ja noudattavat annettuja määräyksiä tietojen suhteen. 

Koska laskutuksen kustannukset ovat lähellä toisiaan netissä, kannattaa huomioida paketissa myös muut yrityspalvelut. Pelkän laskutuspalvelun ottaminen yhdestä paikkaa, kuittien taltioinnin toisesta, palkanmaksun kolmannelta sivustolta ja kirjanpidon perustietojen kirjaamisen esimerkiksi itsenäisesti taulukkoon on ääriesimerkki säästämisessä väärässä paikassa. Monien palveluiden välillä poukkoileminen syö aikaa ja hermoja.

Kuten muissakin yrityksen liiketoiminnan taloudenhoidon päätöksissä, myös laskutusasioissa palveluiden vertailu ja järjen käyttö kannattaa. Viisas yrittäjä säästää oikeilla valinnoilla monessa suhteessa.

Verkkolaskutus Holvissa

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.