Kuinka yrityksen laskutus hoidetaan?

Yritys herää eloon kaupparekisterissä. Tämä on vasta liiketoiminnan alku. Kuin vastasyntynyt, yritystä pitää ruokkia rakkaudella. Tässä tapauksessa työn ja rahan soseella. Syömingin loppulaskun kuittaa asiakas. Uudelle yrittäjälle ensimmäisen laskun lähettäminen ja onnistunut tilitys yrityksen pankkitilille ovat isoja merkkipaaluja. Laskuttaminen voidaan silti kokea alussa kömpelönä. Eri laskutustapojen joukosta voi olla vaikea löytää itselleen parasta. Esittelemme laskutuksen perusasioita sekä tapoja helpottaa yrittäjän taakkaa tältä osin.

Tutustu laskutukseen Holvissa

Laskutus juoksee

Liiketoiminnan alussa ja asiakkaita haaliessa sekä vaaliessa, tähtäin on luonnollisesti itse työnteossa ja projektien hoitamisessa ajallaan. Laskutus on saatava pikimmiten juoksemaan, jotta yritys saadaan omille jaloilleen ja kannattavuus kohdilleen. Laskutusta ja sen käytännön järjestelyjä mietitään usein vasta viimeisenä kun hommat on hoidettu. Kaukaa viisas yrittäjä miettisi laskutusasiat jo ennen yrityksen perustamista, ottaen tämän huomioon myös liiketoimintasuunnitelmassaan.

Jos yrittäjä hoitaa laskutuksen itse, alussa laskut saattava lähteä milloin sattuu, perintätoimenpiteet jäävät puolitiehen ja hyvän tavan mukaiset käytännöt kiristävät välejä asiakkaan kanssa. Laskuun tarvittavia tietojakin voidaan pähkäillä tuntitolkulla.

Päältäpäin näinkin yksinkertainen asia, kuin rahan pyytäminen suoritetusta työstä paperilla tai digitaalisesti, voi sisältää monta vaihetta. Tätä selittää osaltaan kirjanpidon vaatimukset. Hyvin hoidettu laskutus helpottaa yrityksen talouden seurantaa, tehden siitä ennakoitavaa tai ainakin hallittavaa.

Jos laskutus takkuaa, pienyrittäjän kassa ammottaa tyhjillään suotta syyttä. Rahaa revitään verojen ja omien laskujen maksuun milloin mistäkin. Korjaillen pikaisia välivetoja myöhemmin kirjanpidossa. Vaikka laskuja lähtisi vain muutama vuodessa. Järjestelmällisyys pitää homman kasassa nyt ja jatkossa.

Hyvän laskutuksen periaatteet

    • Lähetä laskut säännöllisesti, esim. kerran viikossa tai kerran kuukaudessa jos toiminta on kevyttä
    • Lähetä laskut ja perintäkirjeet järjestelmällisesti ja tiedustele tarvittaessa, jos asiakkaasta ei kuulu mitään. Joskus isokin asiakas voi yksinkertaisesti unohtaa pienen toimijan laskun pinoon.
    • Pidä huoli, että käytät oikeantyyppistä laskun mallia sekä kirjaat siihen tarvittavat tiedot (y-tunnus, arvonlisävero, viitenumero, maksuaika, viivästyskorko jne.)

Milloin lähetän laskun?

Helpoin muistisääntö ja samalla käytäntö, on lähettää lasku heti työn suorittamisen jälkeen, tuotteen toimittamisen yhteydessä tai asiakkaan hyväksyessä tuottamasi projektin aineistot. Joskus voidaan laskuttaa tapauskohtaisesti tai toimenkuvasta riippuen myös etukäteen esimerkiksi puolet tai muutoin sovitusti. Tällainen tilanne voi olla esim. materiaalihankinnat, joihin asiakas sitoutuu. Nopea laskutus antaa tehokkaan kuvan yrityksestäsi, mutta on myös taloudellinen etu. Mitä nopeammin saat rahat yrityksen pankkitilille. Sitä nopeammin saat niistä korkotuloja tai pystyt ne investoimaan.

Yleiset maksuehdot

Laki määrää laskun maksuun annettua aikaa. Asettaen takarajaksi 30 päivää. Maksuaika voidaan tuplata tästä, jos osapuolet niin sopivat, mutta tämä on harvinaisempaa. Tyypillinen maksuaika on kahdesta viikosta kuukauteen (14-30 päivää). Mikään ei estä yrittäjää laittamasta eräpäiväksi vaikka ylihuomista, kunhan asiakas saa laskun siihen mennessä.

Yksin yrittävät (esim. toiminimiyrittäjät) voivat rohkeasti neuvotella esim. 7 päivän maksuajasta, jos lasku on kohtuullinen. Pienet laskut maksetaan mielellään pois kuleksimasta, kunhan ne tulevat eteen tarpeeksi nopeasti. Pitkittämällä, näennäinen tärkeys vähenee asiakkaan silmissä, varsinkaan jos pieni yrittäjä ei puolusta oikeuksiaan.

Perinteiset laskutustavat

Perinteisin lasku on arvattavasti tuttu ja turvallinen paperilasku, joka kolahtaa postiluukusta lattialle. Yksityisille ihmisille näitä edelleen lähetetään normaalisti, mutta tässäkin laskutus siirtyy vauhdilla verkkopankin laskuarkistoon ja suoraveloitukseen sekä Postin sähköisesti lähettämiin kirjeisiin. Paperilaskuja varmasti lähetetään tulevaisuudessakin, mutta päivittäisessä yritystoiminnassa niiden aika on rajattu.

Jos et halua tai voi lähettää ns. verkkolaskua (siitä alla tarkemmin). Paperisten laskujen lähettäminen käy varmimmin laskutuspalvelun kautta. Isommat yritykset saattavat ottaa vastaan paperisia laskuja vain skannattuna. Laskutuspalvelu kluo paperisen laskun pdf-muotoisena, joka lähetetään sähköisesti asiakkaan kirjoihin.

Vaihtohtoisesti voit itse luoda pdf-laskun ja pistää sen sähköpostin liitteeksi. Tämä käy useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille mainiosti. Heiltä on kuitenkin syytä tiedustella käyttävätkö he verkkolaskua.

Toki laskun voi edelleen lähetyttää myös fyysisesti postin kautta, jos se vain asiakkaalle käy. Tämä kuitenkin maksaa selkeästi enemmän ja kestää kauemmin. Asiakas ei myöskään yleensä kuittaa laskun saamista mitenkään. Verkkolaskussa tämä kaikki käy yhdessä silmänräpäyksessä.

Mikä on verkkolasku?

Laskutus siirtyy enenevästi verkkoon – puhutaan ns. verkkolaskusta ja verkkolaskutuksesta, jossa lasku lähetetään ennalta määrätyssä datavirrassa asiakkaalle. Syyt ovat ilmeiset. Paperisaaste vähenee ja samalla luontoa säästyy, kustannusten ollessa murto-osa perinteiseen laskuttamiseen verrattuna.

Verkkolaskutukseen on syytä tutustua omassa toiminnassaan ja ottaa se osaksi kassanhallintaa. Osa yrityksistä ja viranomaisista ei enää huoli muita kuin verkkolaskuja.

Verkkolaskun edut

        • Laskun muotoilu ja suurin osa tarvittavista tiedoista on valmiiksi täytetty ohjelmallisesti.
        • Laskun lähettäminen käytännössä välitöntä. Sekä myyjän, että asiakkaan taloushallinnan sovellus kirjaa laskun automaattisesti järjestelmään.
        • Luotettava. Koska verkkolaskun perillemeno vahvistetaan heti sähköisesti. Ei ole koskaan epäselvyyttä siitä onko asiakas saanut laskun. Asiakas vain vahvistaa laskun oikeellisuuden ja laittaa sen maksuun asetetulle päivämäärälle.
        • Kustannustehokas

Mistä saan verkkolaskutuksen?

Verkkolaskutuspalveluja Suomessa tarjoavat käytännössä kaikki pankit, joilla on valtion Finanssivalvonnan myöntämä toimilupa. Jos yrityspankkisi ei tarjoa verkkolaskua, se on syytä ohittaa ja etsiä tilalle modernimpi vaihtoehto. Pankin verkkolaskutus on mitä todennäköisimmin toteutettu alan hyväksi havaittujen käytäntöjen mukaisesti ja skaalautuu pienestä isoon liiketoimintaan vaivattomasti.

Verkkolaskuja voivat tarjota nykyään myös itsenäiset toimijat. Tämän suhteen sääntelyä ei ole, kunhan laskutusohjelmat ovat yhteensopivat yritysten taloushallinnon kanssa ja noudattavat annettuja määräyksiä tietojen suhteen. Hinnat voivat olla joissain tapauksissa edullisemmat tai suurinpiirtein samalla tasolla.

Koska laskutuksen kustannukset ovat lähelllä toisiaan netissä, muut yrityspalvelut on syytä huomioida. Pelkän laskutuspalvelun ottaminen yhdestä paikkaa, kuittien taltioinnin toisesta, palkanmaksun kolmannelta sivustolta ja kirjanpidon perustietojen kirjaamisen esim. itsenäisesti taulukkoon – on ääriesimerkki säästämisessä väärässä paikassa. Monien palveluiden välillä poukkoileminen syö aikaa ja hukuttaa yrittäjän punaisen langan ikkunarivien sokkeloon.

Kuten muissakin yrityksen liiketoiminnan taloudenhoidon päätöksissä, myös laskutusasioissa palveluiden vertailu ja järjen käyttö kannattaa. Viisas yrittäjä säästää oikeilla valinnoilla monessa suhteessa.

Verkkolaskutus Holvissa

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.