Miten luon laskun?

Uuden yrityksen laskutus on syytä miettiä hyvissä ajoin ennen toiminnan aloittamista. Kun ensimmäiset asiakkaat on hankittu ja uutta projektia pukkaa päälle, laskun lähettämiseen ei soisi tuhraantuvaan aikaa. Laskutuksen on oltava järjestelmällistä, automatisoitua ja standardien mukaista – toiminta näyttää ammattimaiselta ja luotettavalta, kun laskut on muotoiltu oikein ja laskut lähetetään sähköisesti ja ajallaan. Poimi talteen laskun luonnin perusteet, jotta laskutus pyörii!

Laskun luominen – mitä tietoja tarvitsen laskuun? 

Laskun tai vastaavan ilmoituksen muotoilua ja siinä olevia tietoja määrää arvonlisäverolaki. Et voi siis kehittää omaa laskuformaattia ja jättää tietoja pois oman maun mukaan, vaikka joku kohta tuntuisikin turhalta. Laskussa on oltava tietyt tiedot, lähetettiinpä se paperisena tai sähköisenä. Laskua voidaan tarvita kirjanpidon selvittelyyn tai todisteaineistona sopimuksien selvittelyn yhteydessä.

Vinkki! Luo lasku laskutusohjelmalla tai yrityksen laskutuspalvelun avulla. Ne huolehtivat puolestasi toistuvien perustietojen lisäämisestä laskuun. Jos unohdat lisätä jotain tietoja, laskutusohjelma huomauttaa kyllä. Lasku ei lähde eteenpäin, ennen kuin se täyttää lain asettamat vähimmäisvaatimukset.

Laskun tiedot

  • Laskun päivämäärä eli milloin lasku on kirjattu – yleensä pari päivää ennen kuin se saapuu postissa. Sähköisessä laskutuksessa vastaanottaja saa laskun välittömästi.
  • Oman yrityksen nimi, y-tunnus ja osoite
  • Laskutettavan yrityksen nimi, y-tunnus ja osoite
  • Mitä tuotteita tai palveluita on myyty. Esimerkiksi konsultointia tuntilaskutuksella, varaosia, työkoneita tai verkkopalvelun kuukausimaksu.
  • ALV-verokanta (yleisesti 24 %) ja arvonlisäveron osuus erikseen
  • Tuotteiden yksikköhinnat. Esimerkiksi konsultointia hintaan 120 euroa / tunti, yhteissumma 1200 € + alv 288 €

Kevennetty lasku

Jos laskutus on satunnaisempaa ja laskujen summat pieniä, niin sanottu kevennetty lasku voi olla kannattava vaihtoehto. Kevyet laskumerkinnät ovat aina sallittuja pääasiallisessa kuluttajamyynnissä ja vähittäiskaupassa sekä näihin rinnastettavassa toiminnassa, kuten kioskeissa, kampaamoissa ja ravintolapalveluissa, vaikka ostaja olisikin yritys. Laskun loppusummalla ei ole näissä tapauksissa merkitystä.

Huomaa, että kevennetty laskutus ei koske yhteisömyyntiä eli toiseen EU-maahan tapahtuvaa myyntiä, eikä kaukomyyntiä eli tavaroiden myyntiä yksityishenkilöille tai ei-verovelvollisille henkilöille toiseen maahan. 

Muissa tapauksissa, kuten yritysten välisessä myynnissä Suomessa, kevyet laskumerkinnät ovat sallittuja, jos laskun loppusumma veroineen on korkeintaan 400 euroa. Verohallinnon tiedot ovat vuodelta 2021.

Kevennetyssä laskussa on oltava seuraavat tiedot:

  • Laskun antamispäivä
  • Myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
  • Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
  • Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
  • Muutoslaskuissa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan.

Milloin lähetän laskun?

Hyvien tapojen mukaista on lähettää lasku välittömästi myytyäsi asiakkaalle tavaran tai palvelun. Toiminta näyttää tältä osin ammattimaiselta, vaikka pyörittäisit sivutoimistakin bisnestä omin voimin. Heti saapunut lasku antaa kuvan kiireellisyydestä ja yrityksen tehokkuudesta muidenkin palveluiden osalta.

Pienyrityksissä laskuja ei aina käsitellä automaattisesti tai järjestelmällisesti, vaan ne maksetaan sitä mukaa kun niitä saadaan käsiin tai niistä muistutetaan. Aktiivisin laskuttaja tässä tapauksessa saa useimmiten rahansa myös ensimmäisenä ja käyttöönsä omiin investointeihin ja korkoa keräämään.

Mitä asetan laskun maksuajaksi?

Laki määrää normaalin laskun maksuehtoja. Yleinen maksimipituus maksuajalle on 30 päivää laskun antamispäivämäärästä. Yleisesti yritysten välisessä myynnissä maksuaikaa annetaan 14-30 päivää. Pienyrittäjänä voit koettaa neuvotella maksuehtoihin jopa 7 päivän maksuajan. Tämä ei ole lainkaan tavatonta, jos laskutetaan pieniä ja keskisuuria yrityksiä.

Kirjallisesti sopimalla on mahdollista alkuperäiseen laskuun kirjata maksimissaan 60 päivää maksuaikaa. Luonnollisesti osamaksua koskevat eri käytännöt, josta voidaan sopia vapaammin yritysten välillä.

Miten lähetän laskut?

Perinteisesti laskut on lähetetty paperisena, useimmiten laskutuspalvelun kautta, joka tulostaa ja postittaa ne yrittäjän puolesta. Tämä käytäntö on hiljalleen jäämässä historiaan, yritysten siirtyessä pysyvästi verkkolaskutukseen. Paperisetkin laskut lähetetään nykyään suoraan sähköpostilla pdf-muotoisena.

Verkkolaskutuksessa on monia etuja. Laskut lähtevät välittömästi ja saapuvat varmasti vastaanottajalle. Viivästyksien ja virheiden todennäköisyys pienenee merkittävästi paperisiin laskuihin verrattuna. Maksettujen laskujen tiedot kirjataan yleensä automaattisesti kirjanpitoon riippuen sähköisestä laskuttajasta ja mahdolliset perintätoimenpiteet käynnistyvät lain edellyttämällä tavalla.

Verkkolaskutuspalveluita tarjoavat monet välittäjät. Osa tarjoaa myös esimerkiksi yritystilin, verkkokauppa-alustoja ja kokonaisvaltaisia taloudenhallinnon palveluita keskitetysti, korvaten monia perinteisten kivijalkapankkien yritystuotteita. Laskuista peritään lähetettäessä pieni korvaus. Maksat toisin sanoen vain siitä mitä tienaat. Suuremman volyymin yrityksille tarjolla on edullisia kuukausimaksullisia paketteja.

 

Mitä tietoja laskussa tulee olla?

Laskun muotoseikoilla on merkitystä yritysmaailmassa kuluttajamyyntiäkin enemmän. Jos unohdat esimerkiksi oman y-tunnuksen laskusta, eikä laskutettavalla ole sitä kirjattuna muuten, laskun maksaminen voi tältä osin viivästyä. Muutoinkin kirjattavien tietojen on täsmättävä, sillä yritykset käyttävät laskuja ja näiden maksusta saatavia kuittauksia tositteena kirjanpidossaan.

Mistä saan asiakasyrityksen laskutustiedot?

Pyydä laskutustiedot samalla, kun solmit sopimuksen uuden asiakkaan kanssa. Jos asiakkaan tiedot on jäänyt pyytämättä, eikä asiakas ole syystä tai toisesta vastannut, yksinkertaisin ja usein nopein tapa on suunnata asiakasyrityksen verkkosivuille. Jos yhteystietoja ja y-tunnusta ei löydy asiakkaan sivuilta, on syytä suunnistaa yritys- ja yhteisötietojärjestelmän eli YTJ:n sivuille. Hakutoiminto on ilmainen ja kaikkien saatavilla.

Tietoja voi hakea myös Patentti- ja rekisterihallituksesta (mahdolliset kaupparekisterin tiedot) sekä Verohallinnon tietokannoista (verottajan tiedot). Voit etsiä yrityksiä nimen ja y-tunnuksen mukaan.

YTJ-tietokannan yritystiedot

  • Yrityksen nimi ja y-tunnus
  • Yrityksen päätoimipaikka ja yhteystiedot
  • Yrityksen toimialat
  • Yrityksen käyttämä kieli
  • Missä rekistereissä yritys on – kaupparekisteri, arvonlisäverovelvollisten rekisteri, ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri

Mikä on arvonlisävero eli alv?

Arvonlisävero on tuotteiden ja palveluiden ostajille suunnattu vero, jota kerätään lähes kaikesta myynnistä. Tietyt palvelut ovat arvonlisäverottomia, kuten terveyden- ja sairaanhoito. Joidenkin tuotteiden verokanta on alennettu, esimerkiksi elintarvikkeiden arvonlisävero on 14 %. Yleinen arvonlisävero on 24 %.

Arvonlisävero kerätään vain kertaalleen jokaisesta myyntitapahtumasta, eikä se kertaudu. Arvonlisäveron voi vähentää täysimääräisesti verotuksessa. Tästä syystä yrityksille myydessä alv on tapana erotella ja hinnat ilmoitetaan yleisesti esimerkiksi 100 € + alv.

Suurin osa yrityksistä on arvonlisäverovelvollisia. Jos näin ei ole, se on usein tiedossa jo kaupantekohetkellä. Epäselvissä tilanteissa alv-velvollisuudenkin voi tarkistaa YTJ-tietojärjestelmästä.

Mitä alv-verokantaa käytän?

Useimmat yritykset käyttävät 24 % arvonlisäverokantaa. Alla on listattu tällä hetkellä voimassa olevat arvonlisäverokannat (2021).

  • 24 % – yleinen arvonlisävero, joka kattaa useimmat tuotteet ja palvelut
  • 14 % – alennettu arvonlisävero, joka kattaa elintarvikkeet, rehut sekä ravintola- ja ateriapalvelut. Alkoholi- ja tupakkatuotteet ovat poikkeus.
  • 10 % – alennettu arvonlisävero, johon kuuluvat muun muassa kulttuuri- ja viihdetilaisuuksien pääsyliput, elokuvaliput, kirjat, liikuntapalvelut, majoituspalvelut, lääkkeet, henkilökuljetus ja yleisradiotoiminnasta tulevat korvaukset.
  • 0 % – terveyden- ja sairaanhoito, sosiaalihuolto, osakehuoneistojen myynti ja vuokraus, vakuutus- ja rahoituspalvelut, tekijänoikeuskorvaukset (rajoituksin), Postin peruspalvelut, tavaramyynti EU-maihin alv-velvollisille ostajille, viennit EU-alueen ulkopuolelle, mainosten ja jäsenlehtien veroton myynti yleishyödyllisille yhteisöille

Millä välineillä laskun voi tehdä?

Yksinkertaisimmillaan valmiin laskupohjan tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaan voi ladata netistä. Ilmaisia laskuntekosovelluksia löytyy netistä useita.

Maksulliset laskutusohjelmat pitävät sisällään paljon laskujen tekemistä helpottavia toimintoja, kuten liittäminen asiakastietokantaan ja mahdollisuus lähetyttää laskut haluamansa laskutuspalvelun kautta.

Laskutuspalveluille voi halutessaan ulkoistaa kaiken laskuttamisen perintää myöten. Paperilaskujakin edelleen lähetetään, mutta aina vain vähemmän. 

Nopein tapa on verkkolaskutus, jossa laskut kirjataan automaattisesti yrityksen sähköiseen taloudenhallinnan järjestelmään, josta ne useimmiten laitetaan maksuun ajallaan nopean manuaalisen tarkistuksen jälkeen.

Laskutusohjelman tai -palvelun edut

Uusi yrittäjä voi alussa pärjätä vain netistä ladatuilla laskupohjilla. Asiakasmäärien kasvaessa laskutuksen organisointiin vaaditaan järeämpiä työkaluja. Laskutusohjelma on hyvä vaihtoehto manuaaliselle laskutukselle.

Laskutuspalvelun edut

  • Valmiit laskupohjat esitäytettyine tietoine kaikkiin tilanteisiin, esimerkiksi laskutus ulkomaille ja valmiit arvonlisäverokannat
  • Valmiit tilisiirtolomakkeet
  • Laskujen tallentuminen automaattisesti
  • Laskujen lähettäminen kätevästi verkkolaskuna tai sähköisenä laskuna eli paperilasku sähköpostilla
  • Taloushallinnon työkalujen yhdistäminen laskutukseen
  • Automaattinen muistutuslaskujen lähettäminen asetettujen kriteerien mukaan
  • Maksutietojen seuraaminen reaaliaikaisesti

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.