Mitä yrityksen kirjanpito on?

Kirjanpito on uuden yrittäjän ensimmäinen työläämpi tehtävä, jota saatetaan hieman kammoksua. Vaikka kirjanpidolla on sangen kuiva ja hieman vaikeaselkoinen maine. Perusasiat sisäistettyään kuka tahansa pystyy ymmärtämään yrityksen kirjanpitoa yleisellä tasolla sekä lukemaan tilinpäätöstä sen tärkeimmiltä osiltaan. Vaikka palkkaisit kirjanpitäjän jossain vaiheessa hoitamaan laskelmat. Ymmärtämällä miksi kirjanpito on tärkeää ja mitä siihen kuuluu käytännössä. Yrittäjä osaa ottaa tähän kuuluvat velvoitteet paremmin työarjessaan huomioon.

Kirjanpito taloudenhoidon välineenä

Kirjanpito on tiivistettynä kaikkien raha-asioiden kirjaamista määrätyssä muodossa ja näiden pohjalta yrityksen laskelmien teko, joilla seurataan yrityksen taloutta kulloisenakin hetkenä. Kyseessä on yrityksen pitkäaikaisen ja jatkuvan taloudenhoidon tärkein yksittäinen väline.
Tietoa tarvitsevat verottaja sekä sekä yrityksen johto. Kun talouden mittarit ovat tiedossa, niiden pohjalta pohditaan kannattavuutta ja kassavirtaa, hiotaan liiketoiminnan strategiaa ja ennakoidaan rahatilannetta tulevaisuudessa.
Ylös kirjataan yksinkertaisimmillaan kaikki kuitit ja tositteet (niin paperiset kuin digitaaliset) ja yrityksen kassan tilanne. Tämän lisäksi rekisteröidään tiedot yrityksen kaikista tuloista ja menoista, veloista ja näihin liittyvistä kuluista sekä omaisuus ja varallisuus.
Kirjattujen tietojen pohjalta lasketaan yrityksen saatavat ja velat, tuloslaskelma ja tase, sekä tehdään tilinpäätös tilikauden loputtua (käytännössä kerran vuodessa). Kaikki yritykset yhden hengen toiminimistä osakeyhtiöihin ovat kirjanpitovelvollisia.
Tilinpäätöksen teko on pakollinen muille paitsi ns. mikro-yrityksille, joiksi luokitellaan kaikki alle 10 henkilöä palkkaavat yritykset ja joiden taseen loppusumma tai liikevaihto ovat enintään 2 miljoonaa euroa vuodessa.

Kirjanpitoa määrää kirjanpitolaki

Numeroita ei voi kirjata ylös miten sattuu oman maun mukaan – tätä säätelee kirjanpitolaki. Lain laiminlyönnistä ja esimerkiksi väärin laaditusta tiliotteesta voidaan langettaa mittavia sanktioita. Virheitä voi tulla väärien kirjausten, unohdettujen ilmoitusten tai laskelmien osalta.
Tiliotteet lähetetään vuosittain kaupparekisteriin ja ovat julkisia. Tietoihin täytyy tältä osin pystyä luottamaan, sillä muut yritykset, sijoittajat ja esim. luottolaitokset tekevät päätöksiä osittain näiden asiakirjojen perusteella. Pilkku väärässä paikassa voi tehdä voitollisesta vuodesta tappiollisen – monellakin tapaa.

Tilitoimisto

Vaikka peruskirjanpidon oppii nopeasti ja pystyy pienessä yrityksessä hoitamaan itse. Lain sanelema tarkkuus ja muotoseikat ovat tärkeimpiä syitä sille, miksi tilitoimiston käyttämistä suositellaan jokaiselle yrityksen perustajalle lähes kyllästymiseen asti.
Ammattilaisen avulla löytyvät loputkin verovähennykset tilien pysyessä ajan tasalla. Yritys voi tänä aikana keskittyä tuottavaan työhön ja käytännön kassavirran hallintaan. Ennen kaikkea kirjanpidon ulkoistaminen säästää yrittäjän aikaa ja hermoja.
Tilitoimiston käyttämisestä on pienyrittäjänä toisenlaistakin hyötyä. Hakiessasi lainaa tai muuta rahoitusta tai kosiskellessasi yksityissijoittajia. Taloudenhoidon ulkoistaminen kertoo ulkopuolisille, että toimintaan on lähdetty tosissaan. Vakiintuneissa yrityksissä tämä on itsestään selvää, mutta juuri yrityksen perustanut pientä liiketoimintaa vetävä toiminimiyrittäjä voi erottua näin edukseen.
Ulkoistamisesta huolimatta, kirjanpidon perusteet on aina opeteltava yrittäjänä, sillä tähän liittyvät termit tulevat jatkuvasti vastaan yrityksen talouden hoidossa. Myös kirjanpitäjäsi arvostaa, kun osaat kysyä oikeita kysymyksiä ja käymään rakentavaa keskustelua kirjanpidon tiimoilta.

Kirjanpidon tärkeitä perusasioita

Kirjanpito tehdään aina kuukausitasolle tai vaihtoehtoisesti neljän viikon jaksoille. Tilinpäätös tehdään tilikauden loputtua. Toiminimen tilikausi loppuu aina kalenterivuoteen. Osakeyhtiön tilikausi voi loppua milloin tahansa, vuoden lopun ollen yleisin ajankohta. Aikaa tilinpäätöksen tekoon on neljä kuukautta tilikauden loppumispäivämäärästä.

Mikä on tilinpäätös?

Tilinpäätös on yrityksen tilikauden laskelma, jonka tärkeimmät mittarit ovat liiketoiminnan tulos ja tase, sekä yrityksen varallisuuden tila. Mukaan liitetään tarvittavat tiedot varallisuudesta ja omaisuudesta sekä vuosittainen toimintakertomus. Pörssiyhtiöiden tilinpäätöstä koskevat edelleen tarkemmat säännöt ja velvoitteet kerrottavista asioista.
Tilinpäätöksen avulla yritys maksaa verot, sekä jakaa osinkoa tai muuta voittoa yrityksen omistajille. Tappiollisena vuotena, se kertoo mistä tappiot koostuvat ja olisiko tulos voitu kääntää voitolliseksi jossain kohtaa. Varallisuus kertoo paljon yrityksellä on omaisuutta eri muodoissaan velat ja saatavat vähennettynä, sekä omavaraisuusasteen.
Mikroyrityksiä (kuten yksityisiä elinkeinonharjoittajia) tilinpäätösvelvollisuus ei koske, jos tilikausi ei poikkea tavanomaisesta (kalenterivuosi). Mikään ei tilinpäätöksen tekemistä estä. Kun itsenäinen yrittäjä tarvitsee lainaa, avustusta, toimilupaa tai vaikkapa yritysneuvontaa talousasioissa. Tehty tilinpäätös edesauttaa asioiden hoidossa ja antaa kuvan ammattimaisesta yrittäjyydestä.
Kirjanpitoon liittyvät tiedot, kuten tilinpäätökset, tililuettelo ja näiden olennaiset liitteet tulee säilyttää vähintään 10 vuotta. Jos yritystoiminta lopetetaan tätä ennen tai kirjanpitovelvollisuus lakkaa. Tällöin kaupparekisteriin tulee ilmoittaa aineistoista vastuullinen henkilö.

Mikä on kirjapidon tosite?

Vaikka arikikielessä tosite rinnastetaan kuittiin, tätä assosiaatiota on yrittäjänä syytä välttää. Kirjanpidon kannalta tosite on mikä tahansa todistuskelpoinen asiakirja yrityksen liiketapahtumasta. Tositteet ovat perusedellytys kirjanpidon tekemiselle. Ilman tositteita, yritys voisi kirjata kansiin mitä tahansa kuluja, ottaen näistä verovähennykset talteen maksamatta senttiäkään.
Tositteesta tulee ilmetä minkä tavaran tai palvelun yritys on esimerkiksi ostanut tai vuokrannut, tuotteen verokanta (alv) sekä myyntitapahtuman päivämäärä. Tyypillinen tosite on juurikin kaupasta saatu kuitti, joka tosin pitää ensin skannata tai muuten arkistoida pysyvään muotoon lain edellyttämällä tavalla.
Kirjanpitoon kirjataan kunkin tositteen ostotapahtuman päivämäärä, kirjauksen päivämäärä jos se eroaa tästä, sekä yksilöivä tapahtumanumero. Tosite kirjataan kirjanpidolliselle tilille, jolla yksilöidään tapahtuman tyyppi tai luonne. Tätä kutsutaan tiliöinniksi. Muutamia yleisimpiä kirjanpitotileja ovat ostot, vuokrat, pankkikulut ja vakuutukset. Tilejä voi olla kymmenittäin riippuen yrityksestä.
Kuitteja ja tositteita tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden jälkeen. Niiden tulisi olla helposti saatavissa ja löydettävissä esimerkiksi päivämäärän perusteella. Säilytysaika on määrätty kirjanpitolaissa. Tilintarkastaja voi lain sallimissa puitteissa pyytää kaikkia tositteita näkyville. Näin tarkastetaan esimerkiksi verovähennyksien oikeellisuus.
Nykyään kuitit saa skannattua digitaalisesti talteen hyvän palveluvalikoiman omaavissa yrityspankeissa, vaikkapa Holvissa. Näin tositteiden tiedot pysyvät varmassa tallessa. Kirjanpitäjän ei ole ole enää vuosikausiin tarvinnut selailla kuivaa kuittipinoa työpöydällään. Ainakaan niiden yritysten kanssa, jotka ovat uuden teknologian ottaneet avosylin vastaan.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.