Miten hoidan pienyrityksen laskutuksen sähköisesti?

Sähköinen laskutus on arkipäivää nykyään jo pienyrityksissäkin. Aloituskustannukset ovat edullisimmillaan ilmaiset ja mahdolliset kulut kuitataan vähentyneenä työmääränä hallinnossa ja kirjanpidossa. Laskujen lähettäjänä voit varmistua, että lasku menee perille välittömästi. Laskuja vastaanottaessasi ne kirjataan automaattisesti talteen. Esittelemme sähköisiä laskutustapoja ja miten pienyrityksen laskutus voidaan näillä parhaiten hoitaa.

Verkkolaskutus Holvissa

Miten verkkolasku toimii?

Verkkolaskutus tarkoittaa yritysten välillä tapahtuvaa laskujen lähetystä ja vastaanottoa. Hyvin harvoin yritykset lähettävät verkkolaskun suoraan toisen yrityksen järjestelmään, yleensä käytetään verkkolaskuoperaattoria, kuten perinteistä kivijalkapankkia tai nykyaikaista verkossa toimivaa laskutuspalvelua. Yritysten käyttämän operaattorin ei tarvitse olla sama, sillä verkkolaskuun liittyvä tekninen standardi huolehtii, että laskut löytävät perille oikeaan osoitteeseen oikeassa muodossa.

Vaikka olisit yhden hengen pienyritys, laskutuksen voi hoitaa sähköisesti – et tarvitse suuria investointeja ohjelmistoihin, laitteisiin tai palveluihin. Helpoimmillaan lähetät verkkolaskut yritystililtäsi tietojen syötön jälkeen vain muutamalla klikkauksella. 

Etu paperisiin laskuihin on ilmeinen. Postissa saapuvat laskut voivat hukkua paperipinoihin, niiden avaamista lykätään ja laskut on skannattava tai naputeltava  manuaalisesti koneelle. Verkkolaskua käyttäessä kaikki nämä toimenpiteet tapahtuvat koneellisesti. Laskutettava yritys vain tarkistaa laskun tiedot ja asettaa sen automaattisesti maksuun – ja sinä saat eurot talteen omia investointejasi varten.

Vastaanota verkkolaskuja – säästä aikaa ja rahaa

Kun käytössäsi on yrityksen sähköinen taloushallinto-ohjelmisto tai verkkopalvelu, saapuneet konekieliset laskut kirjataan järjestelmään automaattisesti. Jos käytät ostoreskontraa (tietokanta ostoista ja niihin liittyvistä laskuista), tulevat laskut täsmäytetään tilaustietoja vastaan. Jos laskuissa on virheitä, ne tulevat automaattisesti esiin ja voit korjata asian pikimmiten laskuttajan kanssa.

Sähköisen laskutuksen edut

  • Helppo ja nopea tapa laskuttaa
  • Laskut tulevat ja lähtevät varmasti ajallaan ja oikeaan osoitteeseen
  • Automaattinen laskujen täsmäys tilauksiin ja tarvittaessa kirjanpitoon kun lasku on maksettu
  • Hallinnoinnin tehostaminen ja laskutuksen seuranta helppoa
  • Toiminta näyttää yhdenkin hengen yrityksessä ammattimaiselta, kun käytössä on verkkolaskutus
  • Laskutuksen osapuolet voidaan tunnistaa luotettavasti digitaalisella allekirjoituksella
  • Laskutustiedot ja vanhat laskut löytyvät nopeasti esimerkiksi verotusta tarkastellessa
  • Paperiton lasku säästää luontoa

Verkkolaskutus käytännössä

Jokaisen uuden yrittäjän on syytä ymmärtää perusasiat yritysten välisestä automatisoidusta laskutuksesta. Verkkolaskuja lähetetään yhä enemmän ja osa suuremmista toimijoista ei enää vastaanota laskuja kuin sähköisesti. Vaikka taloushallinnon ohjelmistot ja niihin liittyvät laskutuspalvelut hoitavat suurimman osan käytännön toimista ja teknisistä yksityiskohdista, ne tuntemalla voit puuttua epäkohtiin sekä tehdä vertailua palveluiden välillä.

Mikä on verkkolaskuosoite?

Verkkolaskuosoite voi olla useassa eri muodossa. Verkkolaskuosoitteen avulla yksilöidään laskuttajan tai laskutettavan osoite, johon laskut konekielisesti lähetetään. Verkkolaskuosoite voi olla IBAN-muotoinen tilinumero, OVT-tunnus tai verkkopalvelutunnus.

IBAN-tilinumero on normaali suomalainen tilinumero, johon on lisätty maatunnus ja kaksimerkkinen tarkiste. Tämä tilinumeron muoto on käytössä kansainvälisessä maksuliikenteessä. Lisäät IBAN-numeron jokaiseen lähettämääsi laskuun.

OVT-tunnus liittyy kansainväliseen standardiin ja tähän pohjautuvaan tekniikkaan, jolla helpotetaan ja yhdenmukaistetaan yritysten tietojärjestelmien kommunikointia keskenään. OVT tulee sanoista ”Organisaatioiden välinen tiedonsiirto”. Tästä käytetään myös Suomessa usein englanninkielistä termiä EDI (Electronic Data Interchange).

Verkkopalvelutunnus on puolestaan operaattorista, pankista ja laskutusjärjestelmästä riippuva tunnus, johon konekieliset laskut lähetetään.

Luo oma OVT-tunnus

IBAN-tilinumero luodaan automaattisesti tavallisen tilinumeron perusteella eikä sitä tarvitse hakea erikseen. Samaan tapaan OVT-tunnusta ei myönnä mikään taho, vaan se muodostetaan olemassa olevien tietojen pohjalta. Jos olet rekisteröinyt yrityksesi ja sinulla on y-tunnus, voit muodostaa OVT-tunnuksen seuraavien virallisen standardin (SFS 5748) määrittelemien ohjeiden mukaan. Huomioitavaa on, että joskus IBAN ja OVT -termejä käytetään sekaisin. Toisin sanoen saatat nähdä yrityksen sivuilla esim. ”IBAN/OVT” ja numerosarjan. Sillä, onko kyseessä tilinumero vai OVT-tunnus ei ole merkitystä – käytännössä kyse on tilistä, joka voi vastaanottaa verkkolaskuja. Sähköinen laskutusjärjestelmä tunnistaa oikean kohteen.

Tunnus on muotoa: 0037YYYYYYYYNNNNN

  • 0037 on standardissa määritelty Suomen verohallinnon muuttumaton koodi.
  • YYYYYYYY on Y-tunnus tarkistemerkki mukaan lukien (ilman väliviivaa), yhteensä kahdeksan merkkiä.
  • NNNNN on viisimerkkinen yhteisön tunnus, jossa on pelkästään numeroita. Tämä ei ole pakollinen osa.

Elävän elämän esimerkki: Holvi Payment Services Oy, jonka Y-tunnus on 2193756-4

IBAN/OVT-tunnus: 003721937564

Sähköistä laskua tehdessäsi tarkista vastaanottajan tunnus moneen otteeseen. Väärin merkitty tunnus lähettää laskut tai maksut pahimmillaan väärään osoitteeseen ja sotku on valmis. Yleisimmin väärin ilmoitetut laskutustiedot tulevat bumerangina takaisin virheilmoituksen kera ja voit korjata tietoja jälkikäteen.

Mistä löydän vastaanottajan verkkolaskutusosoitteen?

Yleensä yritys listaa verkkolaskuosoitteen sivuillaan. Aina asia ei näin ole. Sähköisen laskutusjärjestelmän käyttöäkään ei ole aina julkistettu. Mutta kysymällä tämäkin asia selviää. Joskus yhteydenotto viivästyy tai on muita esteitä ja verkkolaskuosoitteen voi tällöin tarkistaa Tieken eli Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus ry:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta ilmaiseksi.

Mitä tietoja verkkolaskussa tulee olla?

Verkkolaskun pakollisia tietoja ovat vastaanottajan perustiedot kuten tarkka osoite ja y-tunnus. Liitä mukaan myös tiedot yrityksesi tilistä (sekä IBAN että BIC-koodi). Ilman näitä merkintöjä verkkolaskua ei katsota viralliseksi tositteeksi, eikä se mene esimerkiksi verottajalta läpi. Nämä tiedot lisätään yleensä automaattisesti laskutusohjelmassa. Tärkein tieto laskutettavan summan ohella on tietysti verkkolaskuosoite, johon lasku lähetetään.

Laskun lukuarvojen tarkkuus

Verkkolaskua koskee lukuarvojen muotoilusäännöt. Nämäkin laskutusohjelma osaa useimmiten automaattisesti hoitaa. Joskus voi olla tarpeen laskuttaa tavanomaista tarkemmin, kuten esimerkiksi valuuttakaupassa, kansainvälisessä kaupassa tai muissa erikoistapauksissa.

  • Raha-arvot 2-5 desimaalia
  • Prosentit 1-3 desimaalia
  • Valuuttakurssit 6 desimaalia

Verkkolaskun lisätiedot ja rajoitukset

Verkkolaskuun voi lisätä myös lisätietoja tietyin rajoituksin. Ne perustuvat Finanssialan keskusliiton (FK) omistamaan ja hallinnoimaan Finvoice-verkkolaskuformaattiin, jota kehitetään yhteistyössä pankkien kanssa. Formaatti pitää sisällään eri määritelmiä myös toimialakohtaisesti. Laskutusohjelma osaa ottaa nämä asiat huomioon.

Formaatin eri osat ovat standardissa määriteltyjä, ja ovat samat laskutuspalvelusta tai -ohjelmasta toiseen siirryttäessä. Muutoksia standardiin tehdään tekniikan kehittyessä aika ajoin. Laskutuspalvelua käyttäessäsi sinun ei tarvitse päivityksistä huolehtia, sillä se tehdään puolestasi.

  • Laskurivin vapaamuotoinen tekstikenttä: maksimissaan 100 merkkiä
  • Lähettäjän ja laskutettavan tiedot: enintään 35 merkkiä per tietue. Koskee muun muassa yrityksen nimeä ja www-osoitetta
  • Verkkopankkilinkki, joka muodostetaan automaattisesti y-tunnuksesta ja viitenumerosta: enintään 69 merkkiä
  • Toimialakohtaiset erittelytiedot: 80 merkkiä per rivi. Käytössä esimerkiksi puhelinlaskuissa tai sähkölaskuissa.

Voinko lähettää verkkolaskussa liitetiedostoja?

Tietysti! Liitetiedostojen lähettäminen onnistuu verkkolaskussa helposti. Ota kuitenkin huomioon vastaanottajan mahdollisesti asettamat rajoitukset liitetiedostojen määrälle ja koolle. Nyrkkisääntönä pidä liitetiedostojen määrä alle kymmenessä ja yhteiskoko alle yhdessä megatavussa.

Laskutusohjelma yleensä ilmoittaa automaattisesti, jos liitetiedostoja ei voi lähettää syystä tai toisesta. Käytetyin ja samalla suositelluin tiedostomuoto on pdf, jonka lisäksi verkkolaskupalvelut tukevat muita yleisimpiä tiedostomuotoja kuten docx, xlsx, kuvatiedostot ja avoimet dokumenttiformaatit.

Holvipedia

Holvin tavoite on tehdä sinun arjestasi yrittäjänä helpompaa. Holvipediasta saat paljon hyödyllistä tietoa yrittäjyyden eri aiheisiin liittyen, aina kirjanpidosta ja taloudenhallinnasta laskutukseen ja verotukseen.