Miten säästän yrityksen kuluissa?

Taloussuunnittelun keskiössä ovat kassavirran ennustaminen, kulujen ja menojen hallinta sekä säästökohteiden löytäminen. Monituisten pakollisten menoerien joukossa piilee paljon hyödyntämätöntä potentiaalia jopa loistavasti raha-asiansa hoitaneessa yrityksessä. Yritystoiminta pysyy kannattavana ja kasvu ennakoitavissa, jos kulut ja menot saadaan pidettyä tasapainossa. Säästäminen yrityksen menoissa on ensimmäinen, ja helpoin, keino maksimoida liikevoitto. Poimimme oheen parhaat käytännön säästövinkit, joista hyötyvät niin uusi kuin vakiintunutkin pk-yrittäjä.

Kustannusten hallinta

Yrityksen kuluissa säästäminen on pohjimmiltaan kustannusten hallintaa. Tämä on erona perinteiseen säästämiseen, joksi voidaan ymmärtää esim. säännöllinen tallettaminen palkasta säästötilille. Keskitymme yrityksen eri menoeriin ja siihen, miten niitä voidaan lähteä perkaamaan säästökohteiden löytämiseksi.

Hyvä taloussuunnittelu kehittyy ja muuttuu liiketoiminnan aikana jatkuvasti. Tähän kuuluu olennaisesti valitun strategian kyseenalaistaminen ja testaaminen, jonka avulla joko vahvistetaan päätöksen toimivuutta tai etsitään sen heikkoja kohtia – ennen kuin kilpailevat yritykset ehtivät sen tehdä.

Säästämisessäkin maltti on joskus valttia. Liian usein saa lukea rajusti kasvaneen ja sijoittajien yksisarvisena pitämän pörssiyhtiön henkilöstöleikkauksista voitollisenkin vuoden jälkeen.
Joskus yleinen taloustilanne kuitenkin pakottaa tähän. Usein kyse on silti alun perinkin liian anteliaasta yrityskulttuurista, jossa rahan tulviessa ovista ja ikkunoista sitä myös investoidaan hullun lailla tai käytetään tuottamattomiin, jälleenmyyntiarvoltaan vähäisiin kohteisiin.

Pienen kulurakenteen periaate yhdistää ketteriä ja hallitusti kasvavia yrityksiä, joiden kannattavuutta ja kehitystä on helppo ennustaa. Tätä piirrettä myös pitkäaikaiset sijoittajat arvostavat eniten. Kustannustehokkuuteen tähtäävää johtamistapaa voivat hyödyntää niin yksin yrittävät, pk-yritykset kuin pörssiin tähtäävät kasvuyrityksetkin.

1. Liiketilat tai toimisto

Liiketilat ovat henkilöstökulujen ohella usein yrityksen suurin kiinteä, itsessään tuottamaton kustannus. Kulut voivat olla vuokria (yleisintä) tai ostetun liikehuoneiston lainan lyhennyksiä. Hyvällä myyntipaikalla sijaitsevaa liikettä tuskin lähdetään siirtämään tai olemassa olevaa toimistoa myymään. Jos valintaa ei ole vielä tehty, uutta yritystä perustava voi säästää oikeassa kohtaa suuriakin summia.

Pienyrittäjistä omaa osaamistaan myyvä yrittäjä pääsee helpoimmalla, sillä hänelle työhuone- tai nurkkaus riittää alkuun yrityksen pyörittämiseen. Töitä tehdään omassa asunnossa tai asiakkaiden tiloissa. Toimistohotellista tulee kuluja, mutta se voi lisätä työtehokkuutta, jos kotona on häiriötekijöitä.

Liikettä perustava joutuu punnitsemaan asiakasmäärien ja liikehuoneiston vuokrakulujen välillä. Jos myyt sellaisia erikoistuotteita, joilla on vakiintunut asiakaskunta, niitä voidaan hakea kauempaakin. Jos kosiskelet satunnaisia ostajia laajassa markkinassa, hyvä sijainti on tärkeää. Tällöin voit tinkiä myymälän koossa ja keskittyä laatutuotteisiin, joissa on hyvä kate.

2. Henkilöstökulut

Ilman työntekijöitä ei toiminta pysy kauaa pystyssä. Yksin yrittävän kulut ovat helpommin hallittavissa, sillä hän määrää itse palkkansa suuruuden työllään ja valinnoillaan. Yrityksen kasvaessa avun palkkaaminen tulee ajankohtaiseksi. Tätä muutosta tulee harkita tarkkaan ja miettiä sitä, kuinka arvokasta oma aika on. Kun uuden työntekijän palkka tulee edullisemmaksi kuin oma tuntipalkka, on aika lisävoimalle kypsä.

Tapoja säästää työvoimakustannuksissa ovat freelancerin, väliaikaisen työvoiman tai osa-aikaisen harjoittelijan palkkaaminen pahimmasta sumasta selviämiseen. Jos päätät lopulta palkata vakituisia työntekijöitä, mieti palkan lisäksi sitä, miten aiot sitouttaa heidät. Keinoja tähän ovat mm. osingot, vuosibonukset, provisiopohjainen palkka kannustimena ja yrityksen luontoisedut. Hyvän yrityskulttuurin turvin voi säästää palkkakuluissa, jos voi tarjota verovähennyskelpoisia etuja puhtaan rahan tai palkankorotuksen sijaan.

3. Työvälineet

Pieninkin yritys tarvitsee työvälineitä, vaikka se olisi vain puhelin ja kannettava tietokone. Yrittäjänä joudut aika ajoin uusimaan laitteitasi, päivittämään ohjelmistoja uusiin versioihin sekä maksamaan verkkopalveluiden kuukausimaksut. Toisilla aloilla, kuten rakennusalalla, korjaamoalalla, teollisuudessa ja tuotantotaloudessa, työvälineet ovat suuri kuluerä ainakin yritystoiminnan alussa.

Panosta muutoin laitteissa ja työvälineissä lähtökohtaisesti laatuun ja vältä liian pitkiä sopimuskausia, jos et ole varma toimintasi kehittymisestä tai tuotteen mukautuvuudesta. Käytettyjen työvälineiden ja laitteiden ostaminen on hyvä keino säästää, kunhan sitä ei tee väärässä paikassa.

4. Markkinointi ja mainonta

Markkinointi ja mainonta on säästökohteista kinkkisin, sillä riskialtis ja yrityksen kassalle kallis kampanja voi tuottaa monin verroin siihen sijoitetun summan. Toisaalta tehottomaan mainontaan voi upota omaisuuksia, sen todellisen arvon näkymättä taseessa. Brändi voidaan tuntea ja siitä puhua, mutta klikit seinällä eivät käänny automaattisesti kahinaksi kassavirtaan.

Omistajien ego on tuhonnut monta hyvin alkanutta yritystä, koska puolivillaiset tuotteet on markkinoitu suurin lupauksin maailmalle – niiden flopatessa lopulta alelaareihin. Suomalaisilla pienyrittäjillä on onneksi suurilta osin jäitä hatussa mainonnan suhteen – ehkä vähän liikaakin, sillä markkinointikustannukset ovat järjestään pienet.

Pienyrittäjän markkinoinnissa oikea kohdentaminen on säästökeinoista käytetyin ja samalla tehokkain. On turha lähteä merta edemmäksi kalaan, jos parhain apaja on laiturin nokan päässä. Kohderyhmien kartoitukseen ja mainonnan testaamiseen kannattaa käyttää kokeneita ammattilaisia. Se voi kustantaa ajateltua enemmän, mutta säästää pitkässä juoksussa.

5. Taloudenhallinta

Vaikka aloittava yrittäjä, tai pidempäänkin tahkonnut, on täysin kykenevä ja halukas tekemään kaiken, kirjanpitoa myöden, on jossain vaiheessa osa perusasioista ja papereiden pyörittelystä ulkoistettava. Kirjanpitäjästä tulee ystäväsi, joka löytää verovähennykset sekä pitää tilinpäätöksen pilkulleen oikeana verottajaa ja viranomaisia varten. Tämä lisäksi säästät arvokasta aikaa ja hermojasi yrittäjänä.

Yritystä perustettaessa hankit yritystilin tai olet sitä vasta miettimässä. Tässäkin kohtaa on syytä vertailla vaihtoehtoja. Perinteiset kivijalkapankit toki osaavat asiansa, mutta palvelupaketeissa voi olla paljon turhia, yksin yrittävää tai pk-yritystä hyödyttämättömiä palveluita.

Kun vertailet taloudenhallinnan palveluja ja niiden tarjoamia työkaluja, kannattaa katsoa, kuinka hyvin pienyrittäjän tarpeet on katettu kyseisessä palvelussa.

Tarkastele ja vertaile ainakin seuraavia ominaisuuksia:

• Yritystili ja sen kulut
• Ammattimaisten laskujen luonti ja lähettäminen
• Kirjanpitäjää helpottava kulujen seuranta ja raportointi
• Kuittien skannaus ja digitaalinen arkistointi
• Muut maksupalvelut (esim. luottokortti)
• Verkkokauppapalvelut
• Palkkojen maksu

Päättäjänä ja yrityksen omistajana sinä teet lopullisen valinnan – yllä olevat ominaisuudet ja paljon muuta löytyvät erikseen monesta palvelusta. Toisaalta, nämä kaikki ovat saatavilla tässä ja nyt, jos näin päättää tehdä ja tarttuu viivästymättä toimeen.