Mitä vaiheita yrityksen perustamiseen kuuluu?

Yrityksen perustaminen on aina iso päätös, vaikka takana olisikin kokemusta yrittämisestä. Siihen kuuluu luonnollisesti sekä riskejä että mahdollisuuksia. Parhaimmillaan oma yritys voi mullistaa koko elämän positiivisella tavalla samalla rikastuttaen niin kokemusten kuin konkreettisen varallisuudenkin muodossa. Käymme ohessa lävitse tärkeimmät yrityksen perustamiseen liittyvät käytännön vaiheet, jotta yritys saadaan toimivaan kuntoon ja rekisteröityä. Näihin vaiheisiin kuuluvat muun muassa suunnittelu, kirjanpitoon ja verotusasioihin valmistautuminen sekä lupa-asiat.

Tutustu Holvin kirjanpitopalveluun

 

Oman yrityksen perustaminen on helppoa!

Yrityksen perustamiseen kuuluu monta vaihetta. Ne eivät kuitenkaan ole niin monimutkaisia tai vaikeita kuin aloittava yrittäjä saattaisi pykäläviidakon perusteella luulla. Käytännössä yrityksen perustaminen on nykyään sangen vaivatonta. Prosessia tukemaan on tarjolla oppaiden lisäksi palveluita, jotka hoitavat osan paperitöistä puolestasi. Mikä parasta, asiat pystyy hoitamaan lähes kokonaan netin välityksellä. Jos tarvitset rahoitusta, vain pankissa ja rahoittajien juttusilla täytyy käydä. Muu on omasta aktiivisuudesta kiinni.

Yrityksen perustamiseen liittyviä valmisteluita:

• Yrityksen toimialan ja toimimuodon valinta.
• Liiketoimintasuunnitelman ja mahdollisen liiketoiminta-analyysin teko. Tähän voi käyttää esimerkiksi SWOT-analyysia.
• Yrityksen omistajuussuhteet ja vastuualueiden alustava jako omistajien kesken.
• Rahoituksen hankinta tai ainakin suunnitelma sille, miten sitä lähdetään hakemaan.
• Mahdollisen starttirahan haku ja muiden tukimuotojen hyödyntäminen.
• Yritykselle myyvän, mieleenpainuvan tai toimintaan sopivan nimen luominen, jos ollaan perustamassa vaikkapa osakeyhtiötä tai avointa yhtiötä.

Kymmenen askelta yrittäjäksi

Alla on kuvailtu yrityksen perustamisen tärkeimmät vaiheet käytännönläheisessä muodossa.

1. Suunnittelu ja perustyö

Ilman toimivaa liikeideaa on turha lähteä perustamaan yritystä ainoastaan kuluja keräämään ja paperipinoon pölyttymään. Toisaalta hieno ja kekseliäs nimi voi olla järkevää varata mahdollisimman nopeasti, jos sen on tarkoitus toimia tärkeänä myyntivalttina. Tällöin yritys voi olla järkevää rekisteröidä, vaikka toimintasuunnitelma ei olisikaan täysin valmis.

Tärkeänä osana yritystoiminnan suunnittelua on liikeidean lisäksi omien kykyjen kartoittaminen. Onko minusta yrittäjäksi? Tiedänkö mihin olen ryhtymässä? Onko ideallani oikeasti potentiaalia? Tuttujen tai perheenjäsenten kannustus on toki toivottavaa. Kannattaa kuitenkin muistaa, että heidän mielipiteensä jaloista tarkoituksista huolimatta, voivat olla suuntaan tai toiseen kärjistyneitä.

Objektiivisemman kuvan omista kyvyistään saa yrityshautomojen, mentorien tai verkostoitumistapahtumien avulla toisilta yrittäjiltä ja kouluttajilta. Myös oman kunnan yritysneuvojaan tai paikalliseen yritystukipisteeseen kannattaa olla yhteydessä – erilaisia organisaatioita on tusinoittain. Niistä voi käytännön neuvojen lisäksi saada karkean analyysin oman liikeidean järkevyydestä. Sitä voidaan näin verrata satojen muiden saman alan uusien yritysten konsepteihin.

2. Opettele kirjanpidon perusteet

Aloittava yrittäjä pyörittää toimintaa alkutaipaleella usein yksin. Rahaa ei yksinkertaisesti ole esimerkiksi kirjanpitäjän tai muun ulkopuolisen avun palkkaamiseen. Tästä syystä on hyvä opetella kirjanpidon perusteet, vaikka yritystoiminta rajoittuisikin esimerkiksi toiminimen alla työskentelyyn. Kun toiminta myöhemmin laajenee ja kirjanpito ulkoistetaan asianmukaiselle tilitoimistolle. Kartutettu kokemus taloudenhoidosta ja tilikirjojen lukemisesta on hyödyksi tasetta tarkastellessa.

Kirjanpitoa koskevien käytännön asioiden sekä termien opettelu voi olla tylsää, mutta niissä kirjoissa yrityksen mennyt, nykyinen ja tuleva hetki ovat konkreettisimmillaan. Raha-asioita on vaikea hoitaa säntillisesti tai ennakoida tulevaa, jos ei tiedä missä rahareiät ovat tai mistä tekijöistä yrityksen voitto lopulta muodostuu.

3. Valmistaudu yritysverotukseen

Toinen kuivahko, mutta välttämätön, rästi ovat yritysverotuksen perusteet. Tähänkin on onneksi olemassa lukuisia oppaita ja palveluita, jotka virtaviivaistavat niin verojen maksua kuin vähennysten hakemistakin. Verottaja muistaa aina, eikä verojen maksulta voi välttyä. Tästäkin syystä verotusasiat on syytä saada haltuun, ainakin pääpiirteittäin, ennen yritystoiminnan alkua. Yksityiskohdat selviävät viimeistään verottajan lähestyessä uutta yrittäjää.

4. Hoida vakuutusasiat kuntoon hyvissä ajoin

Hoida yritykselle tarvittavat vakuutus- ja lupa-asiat kuntoon. Joillain toimialoilla ja ammateissa yrittäjä saattaa tarvita sertifikaatin osaamisestaan (esimerkiksi hygieniapassi) tai erityisiä vakuutuksia perusturvan lisäksi (esimerkiksi raskaisiin työkoneisiin liittyvät vakuutukset). Liike- ja toimitilat joudutaan myös väistämättä vakuuttamaan.

Ylläolevan lisäksi voidaan tarvita myös muita vakuutuksia esimerkiksi vahinkovastuun osalta , jos työ on keskimääräistä riskialttiimpaa omalle tai asiakkaiden loukkaantumiselle (esimerkiksi yksityinen hiihdonopettaja tai ratsastustallin omistaja). Ajankohtaisimman tiedon vakuutusasioiden osalta saa suoraan vakuutusyhtiöiltä.

Vakuutusasioita on hyvä tiedustella myös lainaa haettaessa. On kuitenkin hyvä muistaa, että vakuutusyhtiöiden edustajien työhön kuuluu myydä uudelle yrittäjälle kaikki mahdolliset saatavilla olevat vakuutukset. Vakuutuksia hommattaessa onkin syytä pitää järki kädessä ja miettiä mitä oikeasti tarvitsee.

5. Aloita asiakashankinta ja markkinointi

Jos olet tehnyt freelancerin työtä yksityishenkilönä, vakituisia asiakkaita voi olla jo plakkarissa. Yritystoimintaan siirryttäessä on hyvä miettiä, miten lähestyä olemassaolevia asiakkaita sopimusten uusimiseksi. Samalla on hyvä miettiä hinnoittelupolitiikkaansa sekä omaa yritysimagoaan.

Asiakkaiden hankinta voi tapahtua verkostoitumalla tai suoraan mainostamalla ja markkinoimalla. Oma toimiala ja tarjottavat palvelut tai tuotteet ratkaisevat, mikä markkinointi- ja lähestymistapa on kulloinkin sopivaa. Yrittäjille koulutuspalveluita järjestävä elämäntapakonsultti on hyödyllinen kontakti, sillä hän saa todennäköisesti parhaat tärpit eri alan yritysmessuilta ja koulutustapahtumista. Päivittäistavarakauppaa tai kioskia pystyttävä henkilö,pääsee parhaisiin tuloksiin lähettämällä mainospostia alueensa kotitalouksiin ja hakemalla näkyvyyttä sosiaalisen median välityksellä oikeissa kohderyhmissä, esimerkiksi kilpailujen muodossa.

6. Huolehdi yrityksen rahoituksesta

Uusi hieno liikeidea ei kanna pitkälle ilman sen toteuttamiseen vaadittavaa pääomaa ja rahoitusta. Harva onnekas yrittäjänalku pystyy loihtimaan liikkeensä pystyyn itse ansaittujen ja säästettyjen varojen turvin. Päivätyöstä saatavan palkan pienuus ja muut rajoitteet ovat usein kantava syy yrittäjäksi ryhtymiseen. Oma taloudellinen panos rajoittuu tällöin vain peruselintason ylläpitoon. Sillä ei ostella yrityksen liiketiloja, kalliita työvälineitä, eikä palkata ulkopuolista apua.

Tuottavan liiketoiminnan alkuun saattamiseen vierähtää minimissäänkin muutama kuukausi. Tällöin olemassaolevia asiakkuuksia tulee olla niin paljon, että ne kattavat yrityksen aiheuttamat kulut. Yleensä täysin uusi yritys kasvaa oikeasti kannattavaksi 1-3 vuoden säteellä. Rahoituksen tulisi riittää ainakin vuodeksikattamaan niin yrittäjän palkka, yrityksen pakolliset kulut kuin mahdolliset ylimääräiset menotkin.

Rahoituksen eri muotoja

Rahoitusmuotoja yrittämiseen on monia. Osa näistä on helpommin saatavilla ja osa taas kiven takana. Yksin yritystä perustava on pankkilainojen osalta henkilökohtaisten luottotietojen ja takaajien varassa. Mitään erityisoikeuksia yrityksen rekisteröiminen paperilla, edes osakeyhtiön muodossa, ei rahojen lainaamisen suhteen tuo. Poikkeuksena on ainoastaan tilanne, jossa omaa pääomaa on merkittävästi, liikeidea tai tuote on erityisen innovatiivinen tai yritys voi osoittaa muutoin tuottavansa säännöllisesti voittoa pitkällä ajanjaksolla. Tällöin pienyrittäjiin aletaan rahoituslaitoksissa suhtautua omistajastaan erillisenä instanssina.

Rahoituslähteitä

• Starttiraha – tämän tarkoituksena on vain taata yksin yrittävän elanto toimeentulotuen tapaan.
• Muut julkiset tuet, rahastot ja oman alan yhdistykset. Tiettyjä aloja voidaan lisäksi tukea valtion tai EU:n toimesta (kuten maatalousyrittäjyys).
• Pankin yrityslaina on uuden yrittäjän yleisin rahoitusmuoto. Kilpailutus kannattaa, mutta ensimmäistä yritystään perustavan pienyrittäjän on yleensä helpointa hoitaa asiat henkilökohtaisessa pankissaan.
• Sijoittajilta saatava rahoitus. Täysin tuntemattoman tekijän voi olla vaikea todistaa liikeideansa. Yritysmessuille ja yritysideakilpailuihin osallistuminen on hyvä keino verkostoitua ja löytää mahdollisia sijoittajia.
• Keksintösäätiön, Finnveran tai Tekesin myöntämä riskirahoitus innovaatioyritykselle. Näitä tukia hakiessa liikeidean tulee olla jollain tapaa uusi tai parantaa osaltaan olemassaolevia ratkaisuja. Nämä rahoitusmuodot ovat useimmiten perinteistä liiketoimintaa harjoittavan ulottumattomissa.
• Jos rohkenet muuttaa maisemia, muuttotappiolliset kunnat houkuttelevat aika ajoin uusia yrittäjiä tapauskohtaisesti erilaisilla eduilla. Silmät ja korvat on syytä pitää auki erikoistenkin rahoitusratkaisujen varalta.

7. Yrittäjän toimitilat

Freelancerit ja toiminimellä yrittävät tekevät töitä usein kotona, asiakkaiden luona tai heille esimerkiksi osuuskunnan toimesta tarjotussa tilassa. Pienyrittäjät, palvelualan toimijat tai tavaroita suoraan kuluttajille myyvät tarvitsevat riittävästi toimitilaa asiakkuuksien hoitamiseen, tavaroiden varastointiin ja sujuvaan toimistotyöhön.

Tähän saakka asiakkuutta oman koneen ääressä hoitaneen yrittävän toimistotyöläisenkin voi olla järkevää tutustua vaihtoehtoisiin työympäristöihin. Kurinalaiseen työhön tottumattomalle koti tarjoaa monia houkutuksia ja mahdollisuuden laiskotteluun. Tällöin järkevä ratkaisu voi olla vaikkapa huoneen vuokraaminen paikallisesta toimistohotellista.

Toimistohotellien sijainnit ovat yleensä kohtuullisen hyvät alueen muihin palveluihin ja julkiseen liikenteeseen nähden. Lisäksi niiden vuokrat ovat maltillisia. Vuokralaisten yhteisissä tiloissa on yleensä keittiö ja pieni ruokailusoppi, tulostinhuone, taukotila sekä asiakastapaamisia varten varattava neuvotteluhuone. Kalliit toimistohotellit saattavat tarjota lukitun palvelinhuoneen, infotiskin, parkkipaikan sekä muita etuja. Se, mihin kannattaa sijoittaa, riippuu pitkälti yrittäjän omista tarpeista ja resursseista.

8. Liike- ja tuotantotilat

Asiakkuuksien varmistamiseksi kaupat tarvitsevat liiketilaa, jonka sijainti on tarpeeksi hyvä tuotetarjontaansa nähden. Toisaalta hyvän myyntipaikan vuokrat ovat kalliita. Yrityksen menestyksellä on myös vaikutusta vuokrien hintaan. Yrityksen tuodessa lisää asiakkaita myös alueen muihin liikkeisiin liiketilojen arvo kasvaa ja samalla vuokria voidaan laillisesti nostaa.

Esimerkiksi palkitun, kaupungin ytimessä sijaitsevan,ravintolan omistaja saattaa ansaitsemiensa tähtien lisäksi nähdä tähtiä lukiessaan vuokrankorotusilmoitusta. Liikeenharjoittajan menestyksellä on väistämättä hintansa. Tämän tosin voi kirjata ns. positiivisiin ”ongelmiin”. Liiketila, jonka sijainti on huonompi, on vastaavasti huomattavasti edullisempi. Myynti voi kuitenkin olla totaalisesti sesonkien ja säiden armoilla. Riippumatta siitä, mihin päin liiketilaansa suunnittelee, on ensiarvoisen tärkeää huomioida alueella olevien kilpailijoiden sijainti ja toimintamallit.

Tuotantotiloja tarvitaan yrityksen toimiessa teollisuudessa, korjaamo-, käsityöläis- tai muussa monia työvaiheita sisältävässä tuotantotalouden ammatissa. Autokorjaamot, huonekaluverstaat ja ompelimot ovat eräitä esimerkkejä yrityksistä, jotka tarvitsevat erikoistunutta liike- tai tuotantotilaa. Näiden sijannilla on vähemmän merkitystä. Tuotantotilojen yhteydessä voi olla myös liiketilaa. Oma liikeidea määrittelee parhaan yhdistelmän tässäkin tapauksessa.

9. Käytännön asiat

Kun suunnitelmat ovat valmiina, on aika ryhtyä sanoista tekoihin ja perustaa yritys konkreettisesti – ja saattaa se lain silmissä täysin toimintakelpoiseksi. Tähän kuuluu muutama yksinkertainen vaihe.

Mahdolliset lupa-asiat

Huolehdi tarvittavista lupa-asioista. Erillinen toimilupa tarvitaan esimerkiksi päivittäistavarakaupan, ravintolan tai kahvilan perustamiseen. Yksityiskohtaisia ja ajankohtaisia tietoja lupa-asioista on saatavilla valtion yritystietopalveluista.

Yritystilin avaaminen ja perustamisilmoituksen jättö

Perustamisilmoitukseen tarvitset vain yrityksen nimen, toimialan ja lyhyen kuvauksen sen toiminnasta. Ohjeita toimialan valintaan löytyy paljon. Yleensä se on varsin yksinkertaista. Erikoistapauksissa kannattaa selailla oman alan yritysten yritystietoja. Tämä auttaa tekemään oikean valinnan ja hahmottamaan tarvittavat, olennaiset tiedot.

Ilmoituksen voi jättää postitse tai kätevimmin maistraatin tai PRH:n verkkosivujen kautta. Jos haluat pienyrittäjänä välttää mainostulvan, jätä julkinen puhelinnumero ilmoittamatta tai hanki yritykselle erillinen numero. Näin omat ja yrityksen asiat saa puhelimessakin pidettyä vähintään kännykänmitan päässä toisistaan.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi tehdä työtään toiminimeä rekisteröimättä . Toiminimi on kuitenkin yleensä järkevää ottaa – varsinkin, jos toimintaa aiotaan jatkaa pitkään ja laajentaa myöhemmin. Muissa yritysmuodoissa rekisteröityminen on pakollista.

Ota kopio perustamisilmoituksesta, varaa valmiiksi mukaan muut tarvittavat paperit ja avaa yritykselle tili ja liitä siihen tarvittavat lisäpalvelut. Jätä tämän jälkeen ilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukseen tai maistraattiin. Käsittelyaika on noin kaksi ja puoli viikkoa.

Vahvistus onnistuneesta yrityksen rekisteröinnistä tulee pian postissa. Samalla saat yrityskohtaisen Y-tunnuksen, jonka turvin voit välittömästi aloittaa laskutuksen. Pian verottaja lähestyy omilla papereillaan, joissa annetaan yksityiskohtaiset ohjeet yrityksen verotusasioiden hoitoon.

10. Yritys on nyt toimintavalmis.

Olet lain ja yhteiskunnan silmissä yrittäjä. Onnea valitsemallesi tielle!