Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben – in diese Fällen 

Grundsätzlich musst du für gestellte Rechnungen Umsatzsteuer (d. h. Mehrwertsteuer) abführen. Aber nicht immer. Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) können sich manche von dieser Pflicht befreien. Wann und wie die Rechnung ohne Umsatzsteuer funktioniert, wird in diesem Artikel besprochen.

Wann kannst du Rechnungen ohne Mehrwertsteuer schreiben?

Laut Gesetzgeber gelten klare Vorgaben, in welchen Fällen du auf die gesonderte Ausweisung der Steuer auf deinen Rechnungen verzichten kannst. Zum einen sind Kleinunternehmer, also Selbstständige mit einem begrenzten Umsatz befreit. Zusätzlich gibt es auch bestimmte Berufsgruppen, die von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgeschlossen sind, z. B. Ärzte, Hebammen und Physiotherapeuten.

1. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit

Die wichtigste Sonderregelung, wie sich Unternehmen von der Angabe der Umsatzsteuer befreien lassen können, ist die Kleinunternehmer-Regelung ( §19 UStG). Hiernach erfüllst du die Definition eines Kleinunternehmens, wenn du im vergangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz generiert hast und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich unterhalb von 50.000 Euro bleibt. Kommst du im Laufe deiner geschäftlichen Tätigkeit über die genannten Grenzwerte, kannst du nicht mehr von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren.

Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung ist Pflicht

Wenn du gemäß UStG als Kleinunternehmer tätig bist und deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben willst, kannst du dies nicht ohne einen gesonderten Hinweis tun. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass du bei jeder Rechnungsstellung auf deinen Status als Kleinunternehmer hinweisen musst. Der Grund – deine Kunden und Geschäftspartner würden sich sonst wundern, warum diese Angabe fehlt und ob sie vielleicht doch die entsprechende Steuer abführen müssen. Außerdem macht es keinen professionellen Eindruck nach außen hin, wenn du eine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Angabe einfach auslässt. Ein einzelner Satz reicht vollkommen aus. Weiter unten findest du geeignete Beispiele, wie du diesen Hinweis beim Erstellen von Rechnungen am besten formulierst. Falls diese Angabe nicht gemacht wird und dies dem Finanzamt auffällt, kann von einer fälschlichen Pflicht der Abführung einer Mehrwertsteuer ausgegangen werden. Es kann dann passieren, dass du 19 Prozent der in einer Rechnung aufgeführten Einnahmen als Umsatzsteuer doch an das Finanzamt abführen musst.

Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – wie formulieren?

Wie du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung formulierst, ist nicht eindeutig festgelegt. In der Praxis haben sich verschiedene Formulierungen durchgesetzt, die alle den Vorsatz der Pflichtangabe erfüllen. Gängige Sätze lauten:

• Umsatzsteuerfrei gemäß §19 Abs. 1 UStG
• Es wird gemäß §19 Abs. 1 keine Umsatzsteuer berechnet.
• Nicht umsatzsteuerpflichtig nach §19 Abs. 1 UStG
• Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG

Eine Kombination solcher und weiterer Formulierungen ist nicht notwendig und wird bei Kunden keinen professionellen und erfahrenen Eindruck hinterlassen. Allein die Erwähnung der genannten Gesetzesvorschrift und ein Hinweis darauf, dass die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) nicht ausgewiesen wird, sollte jede deiner Rechnungen enthalten.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Auch wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kannst, musst du dies nicht zwingend tun. Du kannst freiwillig jede erbrachte Leistung bewusst mit ausgewiesener Steuer in Rechnung stellen. Falls du dies wünschst, nimm rechtzeitig Kontakt mit deinem Finanzamt auf, um eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten.  Es kann unlogisch erscheinen, freiwillig Steuern abführen zu wollen. Dennoch ist dies in Einzelfällen sinnvoll. Zum einen kannst du durch den freiwilligen Umsatzsteuerabzug Gebrauch von deiner Vorsteuerabzugsberechtigung machen. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn du höhere Ausgaben als Einnahmen hast, da du in diesem Fall eine Rückerstattung vom Finanzamt erwarten kannst.  Zusätzlich solltest du auch für dein Firmenimage über die Ausweisung der Steuer nachdenken. Manche Unternehmen oder Geschäftspartner wird es abschrecken, wenn du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt und so vermeintlich kein großer und vollwertiger Betrieb bist. Achtung: Sobald du von der Kleinunternehmer-Regelung abweichst, kannst du nicht mehr in den alten Modus zurückkehren. Du wirst fortan immer Rechnungsschreiben mit ausgewiesener Mehrwertsteuer stellen müssen und kannst nicht spontan auf die Kleinunternehmerregelung umschwenken.

2. Bestimmte Berufsgruppen sind von der Umsatzsteuer befreit

• Ärzte und Zahnärzte
• Hebammen
• Physiotherapeuten
• viele Dienstleister im Umgang mit Zahlungsmitteln

3. Bestimmte Leistungen sind umsatzsteuerbefreit

Auf einige Leistungen gilt eine Mehrwertsteuer von 0% – zum Beispiel  Finanzdienstleistungen und künstlerische Leistungen. Die komplette Liste findest du im § 4 UStG.

4. Beim Reverse-Charge-Verfahren bezahlt der Empfänger im EU-Ausland die Umsatzsteuer

Für die Buchhaltung bringt das Ausweisen und Abführen von Steuern immer einen formalen Buchungsaufwand mit sich. Dieser kann sich verkomplizieren, wenn es zu einer Abrechnung mit Kunden im Ausland kommt. Innerhalb der Europäischen Union hat der Gesetzgeber deshalb eine Regelung geschaffen, die den formalen Aufwand bei der grenzüberschreitenden Abrechnung minimiert. Im sogenannten Reverse-Charge-Verfahren kannst du unter Umständen auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten. Diese wichtigen Voraussetzungen musst du zur Anwendung dieses Verfahrens beachten:

• Die Leistungsempfänger haben ihren Sitz in anderen EU-Ländern.
• Die Leistungsempfänger verfügen selbst über eine UmSt-IdNr.
• Es darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen und mit einer gesonderten Formulierung hierauf hingewiesen werden.

Das Reverse-Charge-Verfahren trägt wesentlich zur Eindämmung von Steuerbetrug in den europäischen Ländern bei. In früheren Jahren war es nämlich noch möglich, dass der Leistungsempfänger den Vorteil des Vorsteuerabzuges nutzte, auch wenn die Umsatzsteuer vom Rechnungssteller gar nicht abgeführt wurde. Wenn du im B2B-Geschäft tätig bist und deine Lieferungen, Dienstleistungen oder sonstige Leistungen im EU-Ausland erbringst, kannst du dir wie beim Kleinunternehmen mit der richtigen Formulierung die Umsatzsteuerangabe ersparen. Eine etablierte und sinnvolle Formulierung ist: „Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers wird hingewiesen. (Reverse-Charge-Verfahren)“. Sobald du so mit anderen Unternehmern verfährst, wirst du dies gesondert bei deinen Steuererklärungen angeben müssen. Achtung: Das Verfahren kannst du nicht bei der Abrechnung mit Privatkunden in anderen EU-Ländern nutzen, da diese nicht über eine eigene Umsatzsteuer-ID verfügen. In der Rolle des leistenden Unternehmers wirst du eine Umsatzsteuer-Rechnung stellen müssen, sofern du nicht weiterhin die Rolle des Kleinunternehmers einnimmst. Hierbei ist individuell zu klären, ob die deutsche Umsatzsteuer zu verrechnen ist oder der aktuell gültige Umsatzsteuersatz im Land des Empfängers.

Weitere Pflichten bei der Rechnungsstellung

Das Stellen einer Rechnung ist für unerfahrene Start-up-Gründer und Freiberufler eine Herausforderung. Wird die Lieferung von Waren oder eine erbrachte Dienstleistung in Rechnung gestellt, musst du neben einem Hinweis bezüglich der Umsatzsteuer weitere Pflichtangaben im Rechnungsschreiben machen. Falls ein oder mehrere Angaben dieser Art fehlen, muss der Leistungsempfänger das Dokument nicht als offizielle Rechnung akzeptieren. Richte deshalb deine digitale Buchhaltung von Anfang an mit Rechnungsschreiben ein, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Verpflichtende Bestandteile des Rechnungsschreibens sind:

• dein vollständiger Name und die vollständige Anschrift
• eine Rechnungsnummer (für das Finanzamt fortlaufend identifizierbar)
• deine Steuernummer (als Kleinunternehmer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• das Datum der Rechnungsstellung
• Umfang der Lieferung oder der erbrachten Leistungen inklusive Datum

Korrekte Rechnungen mit der passenden Software

Viele der genannten Probleme und Sonderfälle lassen sich umgehen, wenn du deine Rechnungen von Anfang an mit einem geeigneten Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer schreibst. Mit den richtigen Anwendungen lässt sich von Anfang an die Art der Tätigkeit vergeben, beispielsweise, ob du als Unternehmer als Kleinunternehmer giltst oder eine andere Gesellschaftsform greift. Auf Basis dieser Informationen erstellen die Anwendungen für dich direkt die geeigneten Rechnungsformulare mit den korrekten Formulierungen. Programme dieser Art können in eine größere Software-Suite rund um das Thema Buchhaltung bereits integriert sein. Auch bei diesen Zusatzfunktionen solltest du ermitteln, welche Regeln für dich gelten und wie du diese Funktionen korrekt anwendest. Bevor du dich blind für eine Software dieser Art entscheidest, halte Rücksprache mit einem Experten, zum Beispiel deinem Steuerberater. In den Tutorials zu den einzelnen Programmen findest du wertvolle Tipps, wie du die wichtigsten Funktionen, handelsübliche Bezeichnungen, die richtigen Rechtsvorschriften und mehr anwendest.

Durch professionelle Beratung die Kleinunternehmer-Regelung beherrschen

Das Thema Steuern ist für alle gleichermaßen komplex. Die Wenigsten werden über ein abgeschlossenes Studium mit diesem Schwerpunkt verfügen oder sich frühzeitig durch Fortbildungen in die Thematik eindenken. Umso wichtiger ist es, von Anfang an auf die Erfahrung von Experten zu vertrauen und durch ihre Tipps keine steuerlichen Fehler zu begehen. Holvi hat in Deutschland viele Partnerschaften mit Steuerberatern, denen wir vertrauen und die wir nur weiterempfehlen können. Finde ganz einfach einen Berater in deiner Nähe.