Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Der Status als Kleinunternehmer geht mit einigen Besonderheiten einher, die vor allem einen großen Vorteil bieten: eine vereinfachte Buchführung. Damit du als Selbstständiger diese Vorteile tatsächlich nutzen kannst, musst du allerdings bei der Rechnungsstellung auf deinen Status hinweisen. Was genau bei Rechnungen für Kleinunternehmer zu beachten ist, wie du sie in deine Buchführung integrierst und welche Besonderheiten damit verbunden sind – all das erfährst du in unserem Ratgeberartikel.

Was bedeutet Kleinunternehmer?

Dein Status als Kleinunternehmer hat nichts mit der Art deiner Beschäftigung oder der Größe deiner Ladenfläche bzw. deines Sortiments zu tun. Der Begriff stammt vielmehr aus dem Steuerrecht, genauer: aus dem Umsatzsteuergesetz. Dieser Ursprung birgt bereits einen Hinweis darauf, worum es beim Kleinunternehmertum im Kern geht: Die Frage, unter welchen Umständen Umsatzsteuer zu entrichten ist und was du in diesem Zusammenhang bei der Rechnungsstellung und Steuererklärung beachten solltest.

Über deinen Status als Kleinunternehmer entscheidet das Finanzamt. Bist du bereits selbstständig und willst die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen, genügt ein formloses Informationsschreiben ans Finanzamt. Beachte, dass ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr nicht möglich ist.

Existenzgründer können sich zu Beginn ihrer selbstständigen Tätigkeit entscheiden, ob sie die Regelbesteuerung oder die Kleinunternehmer-Regelung nutzen möchten. Hier solltest du bedenken: Entscheidest du dich für die Regelbesteuerung, bist du mindestens fünf Jahre an deine Entscheidung gebunden und kannst bei Bedarf erst im sechsten Jahr deiner Selbstständigkeit als Kleinunternehmer auftreten.

Entscheidest du dich für die Kleinunternehmer-Regelung, musst du darauf konkret in deinen Rechnungen hinweisen, da dieser Status auch für deine Geschäftskunden relevant ist. In der Konsequenz bist du nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigt, sprich: Bei geschäftlich begründeten Anschaffungen und Dienstleistungen kannst du die Umsatzsteuer (= Vorsteuer) nicht mehr vom Finanzamt erstatten lassen, du zahlst wie ein Privatkunde den vollen Bruttopreis. Dafür bist du aber auch nicht mehr zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung verpflichtet und du musst auch zu keinem Zeitpunkt Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Voraussetzungen für die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Um Rechnungen nach der Kleinunternehmer-Regelung ausstellen zu können, musst du in erster Linie die Kriterien für Kleinunternehmer erfüllen und beim Finanzamt als solcher angemeldet sein. Was genau dich zum Kleinunternehmer macht, regelt § 19 UStG. Für in Deutschland ansässige Unternehmen gilt demnach, dass

  • ihr Gesamtumsatz zuzüglich Steuern im vorangegangenen Geschäftsjahr unter der Marke von 22.000 Euro lag und
  • ihr Umsatz inklusive Steuern im laufenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Das zweite Kriterium kann nur eine Schätzung zu Beginn des laufenden Geschäftsjahres sein. Maßgeblich für diese Schätzung sind die Prognosen zu Beginn des Geschäftsjahres. Ändert sich die Geschäftslage, wirkt sich das nicht negativ auf den Status als Kleinunternehmer im laufenden Jahr aus. Werden die angegebenen Umsatzgrenzen überschritten, muss im folgenden Geschäftsjahr zur Regelbesteuerung gewechselt werden.

Übrigens: Für Existenzgründer gelten lediglich die zu erwartenden Umsätze im ersten Geschäftsjahr als maßgeblich für die Einstufung als Kleinunternehmer. Basis der Einstufung ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den dir das Finanzamt nach der erstmaligen Anmeldung deines Unternehmens zusendet. Als Grenzbetrag für das Gründungsjahr gilt 22.000 Euro – aber nur für Unternehmensgründungen zum 1. Januar des Jahres. Erfolgt die Gründung zu einem späteren Zeitpunkt, wird die Umsatzgrenze entsprechend angepasst.

Steuern sparen mit mehreren Kleinunternehmen?

Angesichts der nicht allzu hohen Umsatzgrenze im Gründungsjahr bzw. vorangegangenen Geschäftsjahr könnten findige Unternehmer auf die Idee kommen, einfach mehrere Kleinunternehmen zu gründen und ihren Umsatz so aufzuteilen, dass die Umsatzgrenze je Unternehmen nicht überschritten wird. In der Praxis würde diese Idee zumindest bei Einzelunternehmen nicht funktionieren, da das Finanzamt sämtliche Einzelunternehmen ihrem Unternehmer zuordnet und die Umsätze aufsummiert.

Aufgehen könnte die Rechnung nur dann, wenn das zweite Unternehmen steuerrechtlich als eigenes Unternehmen gilt, also zum Beispiel eine GbR oder GmbH ist. Dann aber stellt sich die Frage nach der Verhältnismäßigkeit – schließlich ist die Gründung einer GmbH relativ aufwändig, teuer und mit besonderen buchhalterischen Pflichten verbunden.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmer-Regelung – und wann nicht?

Die Aussicht, keine Steuern abführen zu müssen, wirkt auf den ersten Blick sehr verlockend – aber die Kleinunternehmer-Regelung kann dir auch unerwünschte Nachteile bescheren. Deshalb lohnt sich vor allem ein Blick auf deine zukünftigen Ausgaben und deine Kunden, um abschätzen zu können, ob du den Kleinunternehmer-Status nutzen solltest oder nicht.

Zählen vor allem Privatkunden oder von der Umsatzsteuer befreite Vereine zu deinem Kundenstamm, ist die Sache klar: Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du deine Produkte oder Dienstleistungen günstiger als die Konkurrenz anbieten, die die Regelbesteuerung nutzt. Das freut deine Kunden und stellt für dich einen Vorteil dar – zumindest solange du unter die Kleinunternehmer-Regelung fällst. Überschreitest du die Umsatzgrenze und musst zur Regelbesteuerung wechseln, kommt das für deine Kunden einer Preiserhöhung von 7 bzw. 19 Prozent gleich (sofern du deine Preise nicht anpasst), was vor allem preissensible Kunden schnell abschrecken kann.

Ganz anders stellt sich die Situation dar, wenn du überwiegend Geschäftskunden hast. Für diese ist die Umsatzsteuer lediglich ein durchlaufender Posten, Bruttopreise sind für sie daher weit weniger interessant als Nettopreise. Mit anderen Worten: Auch wenn der Bruttopreis konkurrierender Unternehmen höher liegt als dein Verkaufspreis ohne Ausweis der Umsatzsteuer, können deren Produkte bzw. Preise unterm Strich günstiger als deine sein, wenn Kunden den Vorsteuerabzug nutzen. In dem Fall ist die Kleinunternehmer-Regelung also eher von Nachteil.

Verschärfen kann sich dieser Nachteil noch, wenn du im laufenden Geschäftsjahr hohe Ausgaben (etwa für Produkte, Materialien oder Geschäftsreisen) hast. Als Kleinunternehmer musst du dafür den Bruttopreis kalkulieren – als Unternehmer mit Regelbesteuerung kannst du den Vorsteuerabzug geltend machen und bares Geld sparen.

Übrigens: Da du auf der Rechnung vermerken musst, warum du keine Umsatzsteuer ausweist, wissen deine Kunden auch mehr über dich als dir vielleicht lieb ist. Im professionellen Umfeld kennzeichnet dich der Status Kleinunternehmer entweder als Einsteiger oder als nicht besonders erfolgreichen Unternehmer. Das kann bei deinen Kunden Fragen aufwerfen und sie entweder bei der Auftragsvergabe zögern lassen oder sie dazu verleiten, in Preisverhandlungen besonders hart aufzutreten.

Warum eine Rechnung stellen – und wann?

Als Unternehmer bist du grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung zu stellen, sobald du eine steuerpflichtige Leistung erbringst. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet § 14 UStG. Die Rechnung dient als Nachweis für eine geschäftliche Transaktion – nicht nur für deine eigene Buchführung, sondern auch dem Finanzamt gegenüber. Umso wichtiger ist es, ein hohes Maß an Sorgfalt bei der Rechnungsstellung walten zu lassen und darauf zu achten, rechtlich einwandfreie Rechnungen zu erstellen.

Verbunden mit der Frage nach dem Warum, ist auch die Frage nach dem Wann. Am sinnvollsten erscheint es, Rechnungen schnellstmöglich auszustellen, um so schnell wie möglich die vereinbarte Bezahlung zu erhalten. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei unter anderem zwischen Leistungen für andere Unternehmen und für Privatleute. Ist der Leistungsempfänger ein anderes Unternehmen, musst du binnen sechs Monaten eine Rechnung erstellen und zustellen. Privatleute haben keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung – du bist aber zur Ausstellung berechtigt. Eine besondere Frist musst du dabei nicht einhalten.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Neben dem Warum und Wann schreibt das Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 4 unter anderem auch vor, welche Angaben eine ordentliche Rechnung zwingend enthalten muss. Dazu zählen ganz allgemein:

  • vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
  • deine Steuernummer ODER Steuer-Ident
  • Ausstellungsdatum und Zeitpunkt der Lieferung/Leistungserbringung
  • eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. der Dienstleistung
  • der vereinbarte Preis, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuerbefreiungen und ggf. vereinbarten Rabatten
  • gegebenenfalls einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
  • gegebenenfalls der Vermerk „Gutschrift“.

Dein Status als Kleinunternehmer, aber auch die Art deiner Rechnung, bestimmen darüber, inwiefern sämtliche dieser Angaben in deinen Rechnungen enthalten sein müssen.

Ordnungsgemäße Rechnung für Kleinunternehmer – Inland

Ordentliche Rechnungen für Kunden mit einem inländischen Firmensitz bzw. einer deutschen Anschrift müssen grundsätzlich die vorangegangenen Angaben enthalten. Mit einer großen Ausnahme: Eine Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen. Stattdessen führst du den Einzelpreis pro Stück bzw. pro Leistungseinheit auf, den Gesamtbetrag pro Posten sowie den endgültigen Rechnungsbetrag.

Darüber hinaus bist du gemäß § 19 Abs. 1 UStG verpflichtet, in der Rechnung auf die Kleinunternehmer-Regelung hinzuweisen. Dabei reicht es aus zu erwähnen, dass der ausgewiesene Betrag auf Grundlage eben dieser Vorschrift keine Umsatzsteuer enthält bzw. dass du aufgrund dieser gesetzlichen Grundlage auf die Erhebung verzichtest.

Ordnungsgemäße Rechnung für Kleinunternehmer – Ausland

Erheblich komplizierter gestalten sich ordentliche Kleinunternehmer-Rechnungen für Kunden im Ausland. Nicht im Hinblick auf die erforderlichen Angaben, aber hinsichtlich der Umsatzsteuer. Hier ist nach Einkauf/Ausgaben und Verkauf/Einnahmen zu differenzieren. Darüber hinaus spielt eine Rolle, ob deine Geschäftspartner

  • Verbraucher bzw. Privatleute sind,
  • andere Unternehmer sind,
  • ihren Sitz in einem EU-Staat haben oder
  • in einem Drittland sitzen.

Die individuelle Konstellation dieser Faktoren entscheidet zum Beispiel darüber, ob du in der Rechnung eine Ust-ID angeben und ob du eine Umsatzsteuer oder sogar Einfuhrumsatzsteuer ausweisen musst. In diesem Zusammenhang sei auch das Reverse-Charge-Verfahren erwähnt: Diese Praxis ist auch als „Umkehrung der Steuerschuld“ bekannt und kommt am ehesten bei Auslandsgeschäften zum Einsatz. Kern dieses Verfahrens ist, dass nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer entrichten muss, sondern der Kunde.

Festzuhalten bleibt, dass es auf jeden Fall sinnvoll ist, bei Auslandsgeschäften einen sachkundigen Steuerberater zu konsultieren. Er kann im Einzelfall darüber Auskunft geben, ob du trotz deines Kleinunternehmer-Status Umsatzsteuer ausweisen und abführen musst oder nicht.

Kleinbetragsrechnung

Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro, bist du unabhängig von deinem Kleinunternehmer-Status berechtigt, eine Kleinbetragsrechnung auszustellen. Diese Rechnungsart soll den Aufwand bei der Rechnungsstellung reduzieren – du bist aber nicht dazu verpflichtet und kannst jederzeit deine übliche Rechnungsvorlage mit umfangreicheren Angaben nutzen.

Gesetzliche Grundlage für die Kleinbetragsrechnung ist § 33 UstDV. Zur Vereinfachung kannst du bei der Rechnungsstellung auf die folgenden Angaben verzichten:

  • Rechnungsnummer
  • Lieferzeitpunkt bzw. Leistungszeitraum
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden
  • Steuernummer oder Steuer-Ident
  • Nettoentgelt und Umsatzsteuer.

Nicht verwenden darfst du die Kleinbetragsrechnung bei Auslandsgeschäften sowie im Falle der Steuerschuldumkehr. Beachten solltest du: Wenn du die Kleinbetragsrechnung nutzt, beschränke dich am besten wirklich auf die Pflichtangaben. Fügst du der Rechnung Informationen hinzu und diese sind entweder unvollständig oder fehlerhaft, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen.

Kleinunternehmer-Rechnungen und die Buchhaltung

Wie jede andere Rechnung müssen Kleinunternehmer-Rechnungen auch ordentlich aufbewahrt werden. Konkret bedeutet das: So wie die Rechnung versendet wurde bzw. eingegangen ist, muss sie auch archiviert werden. Mit anderen Worten: Analoge Rechnungen bewahrst du analog in einem Ordner auf, digitale Rechnungen musst du zusammen mit der jeweiligen E-Mail digital archivieren.

Darüber hinaus profitierst du als Kleinunternehmer von einem erheblich geringeren Aufwand bei der Buchhaltung. Nicht nur, dass du in der Regel lediglich eine einfache Buchführung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen musst – auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung kannst du vollständig verzichten.

Hilfe bei der Rechnungsstellung

Inhaltlich musst du dich bei der Rechnungsstellung zwar an gesetzliche Vorgaben halten, Formvorgaben gibt es allerdings nicht. Deine Rechnung muss lediglich dem Anspruch genügen, vollständig und leserlich zu sein – entsprechend großen Spielraum hast du bei der Gestaltung. Dabei empfiehlt es sich, gleich zu Beginn deiner Selbstständigkeit eine Rechnungsvorlage zu gestalten, in die du nur noch die jeweiligen Angaben einzutragen brauchst. Eine professionell gestaltete Vorlage vereinfacht nicht nur deine Abläufe, sie stellt auch sicher, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind und wirkt seriös auf deine Kunden. Bei der Erstellung helfen dir beispielsweise

Tipp: Bei uns findest du kostenlose Rechnungsmuster im Excel- und Word-Format. Lade dir das passende Rechnungsmuster für Kleinunternehmer herunter, solltest du aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung von der Mehrwertsteuerpflicht befreit sein.

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Alle hier genannten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir weisen jedoch daraufhin, dass wir keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der gemachten Angaben übernehmen können. Insbesondere ersetzt dieser Inhalt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für eine Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten wende dich bitte an einen Anwalt oder Steuerberater deines Vertrauens.