Wie kriegst du deine Debitoren in den Griff und bringst dein Unternehmen voran?

Die Definition eines Debitors ist nicht nur sehr einfach, sondern auch die Erstellung der Rechnungen und die Worte für die Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Schließlich hängt von der Verlässlichkeit deiner Schuldner auch der Erfolg und die Liquidität deines Unternehmens ab. Kannst du keinen Geldeingang verzeichnen, kannst du selber keine Rechnungen bezahlen und gerätst im schlimmsten Fall in die Insolvenz. Um das zu vermeiden, verschaffe dir zeitnah einen Überblick über die ausstehenden Beträge.

Was ist ein Debitor und wieso musst du auf deine Schuldner achten?

Im deutschen Rechnungswesen steht der Begriff Debitor für den Schuldner aus Lieferungen und Leistungen. Das Gegenteil vom Debitor ist der Kreditor. Der Kreditor ist der Gläubiger aus Lieferungen und Leistungen. Der Begriff heißt deswegen Kreditor, weil er als Lieferant oder Dienstleister die Risiken eines Kreditgebers trägt. Sowohl Debitor als auch Kreditor können natürliche Personen, kleine und große Unternehmen oder juristische Personen sein. Zu unterscheiden ist noch der kreditorische Debitor. Ein kreditorischer Debitor ist ein Kunde, dem du noch Geld schuldest. Der debitorische Kreditor ist dementsprechend ein Gläubiger, der dir noch Geld schuldet.

Wieso du auf deine Debitoren achten solltest, liegt auf der Hand. Debitoren schulden dir Geld und nur, wenn die Forderungen bezahlt werden, kann dein Unternehmen weiter fortbestehen und zu einem großen Unternehmen werden.

Wie gehst du richtig bei deinen Debitoren vor?

Zur Erklärung für dich: Egal, ob es sich bei deinen Debitoren um Kreditnehmer oder juristische Personen handelt, zögere nicht, auf die Einhaltung des Zahlungsziels hinzuweisen und dann auch auf die Zahlung der ausstehenden Forderungen zu bestehen. Vergiss nicht, dass die schlechte Zahlungsmoral von Personen dein Unternehmen im schlimmsten Fall ruinieren können. Du kannst deine Dienstleistungen nicht mehr anbieten, als Lieferant nicht mehr zur Verfügung stehen und deine Verbindlichkeiten nicht mehr bezahlen.

Hat deine Buchhaltung keinen Zahlungseingang des Rechnungsbetrags festgestellt, kannst du mithilfe eines gut geführten Forderungsmanagements erst einmal eine Zahlungserinnerung schicken, um deinen Debitor an das Zahlungsziel und den Rechnungsbetrag der von dir gelieferten Ware zu erinnern. Lange Erklärungen und bestimmte Worte sind dafür nicht notwendig. Meistens wird der Betrag bezahlt, die Gutschrift als Zahlungseingang verbucht und der Saldo deines Debitors automatisch auf null gesetzt. Hast du ausländische Debitoren, kann das Internet dir bei der Übersetzung helfen. Oft zahlt dann dein Schuldner und deine Liquidität ist sichergestellt.

Reicht eine Zahlungserinnerung nicht aus, verschickst du als Nächstes eine Mahnung. In der Praxis wartest du damit am besten nicht allzu lange, da sonst deine Liquidität durch eventuell spätere Zahlungsausfälle deines Schuldners wieder gefährdet ist. Je schneller du reagierst, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass dein Forderungsmanagement Erfolg hat und die Verbindlichkeiten beglichen werden.

Was ist die Debitorenbuchhaltung und wie hilft sie dir?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein spezieller Bereich der Finanzbuchhaltung. Dieser Bereich erfasst und verwaltet alle Geschäftsvorfälle, die deine Debitoren betreffen. Es werden alle ausstehenden Forderungen dokumentiert. Praktisch gesehen bedeutet das, dass du auf einen Blick siehst, wer dir noch wie viel Geld schuldet. Dies ist die Grundlage für ein effektives Forderungsmanagement, das ein effizientes Mahnwesen beinhaltet. Gerade bei Kunden mit schlechter Zahlungsmoral ist es wichtig, dass du am Ball bleibst. Dies gilt zum Beispiel auch für Kreditnehmer, denen du einen Kredit gewährt hast.

Wie hilft dir eine Buchhaltungssoftware?

Die Buchhaltungssoftware kann deine Finanzbuchhaltung deutlich vereinfachen und korrekt führen. Du kannst für deine Debitoren Konten einrichten und zusätzliche Informationen eingeben. Die Gutschriften und sonstige Informationen werden sofort richtig übersetzt, sodass das Bearbeiten fast von alleine geschieht. Waren werden ebenfalls eingebucht. Auch die Übersetzung folgt automatisch.

Die Buchhaltung der Debitoren erfolgt meist in einem bestimmten fünfstelligen Nummernbereich. Wie viele Konten du hast, hängt von der Größe deines Unternehmens und der Anzahl deiner Debitoren ab. In der Praxis werden kleinere Debitoren meistens zusammengefasst. Im Rechnungswesen deines Unternehmens siehst du sofort, welcher Kunde dir aus welcher Lieferung von Waren oder Dienstleistungen welchen Betrag schuldig ist. Die Übersetzung der Salden erfolgt dann automatisch auf das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“.

Auf einem gesonderten Konto im Rechnungswesen werden auch die Kredite angezeigt, die du Kunden und Lieferanten (wenn es sich zum Beispiel um einen kreditorischen Debitor handelt) gewährt hast. In der Software gibst du hier zusätzlich Informationen zu Leistung und Höhe des Betrags und des Zahlungsziels ein.

Welche Voraussetzungen für die Debitorenbuchhaltung müssen erfüllt sein?

Grundsätzlich bist du in der Gestaltung deiner Buchhaltung für deine Schuldner frei, aber um den Begriff der Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen, musst du einige Voraussetzungen beachten.

  • Du musst alle Geschäftsvorfälle in zeitlich richtiger Reihenfolge aufzeichnen. Bei Rechnungen reicht es, wenn eine Kopie chronologisch korrekt abgelegt wird. Bei der doppelten Buchführung müssen die Tagessummen korrekt übernommen werden. Die Unterlagen musst du zehn Jahre lang aufbewahren.
  • Für das Mahnwesen müssen bis zum Eingang der Zahlung die zweiten Abschriften so abgelegt werden, dass du jederzeit feststellen kannst, welcher Kunde noch wie viel zu bezahlen hat.
  • Bei der doppelten Buchführung musst du regelmäßig den Saldo der Debitorenkonten mit dem „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“-Konto abgleichen. Das Ergebnis und den Zeitpunkt musst du schriftlich festhalten.

Fazit

Wie dieser Artikel gezeigt hat, ist es ganz einfach, seine Schuldner im Blick zu behalten. Mithilfe einer Buchhaltungssoftware kannst du Konten für jeden Debitor anlegen oder, wenn er nur sehr klein ist, ein Sammelkonto für kleinere Kunden. Anhand der Salden erkennst du immer, welcher Kunde seine Schulden schon getilgt hat und welche Forderungen noch ausstehen. Zahlt ein Schuldner nicht, hat fast jede Software ein integriertes Forderungsmanagement, mithilfe dessen du zunächst Zahlungserinnerungen und dann Mahnungen an die säumigen Debitoren verschicken kannst. In den meisten Fällen reicht das schon aus und die Rechnungsbeträge gehen ein.

Wenn die Debitoren nicht zahlen, wird es für dich nicht nur ärgerlich, sondern auch richtig teuer. Jetzt ist es wichtig, dass du schnell reagierst. Auch hier gibt es eine bestimmte Vorgehensweise, mit der du dein Geld noch eintreiben kannst. Oft reichen dann die zweite und die dritte Mahnung aus und der Kunde zahlt. Wenn nicht, ist es von Vorteil, wenn du noch einen Steuerberater zur Hand hast. Dieser kann dir dann helfen, ein Inkassounternehmen zu beauftragen oder dir jemanden vermitteln, der dir vor Gericht zu deinem Recht verhilft. Aber du kannst beruhigt sein. Da es sich bei deinen Schuldnern häufig um juristische Personen oder große Unternehmen handelt, bekommst du die Beträge, selbst, wenn diese Insolvenz beantragen. Soweit kommt es aber meistens nicht. Insolvent gehen nur wenige Unternehmen und das merkst du oftmals auch schon vorher.

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