Was ist ein Kontenplan und wie funktioniert die Erstellung?

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gehören zum Einmaleins der Unternehmensführung. Zu den wichtigsten Zielen des Rechnungswesens zählt die systematische Aufarbeitung der Zahlen, sodass sich auch Dritte schnell einen Überblick über die finanzielle Lage deiner Firma verschaffen können. Ein vorgefertigter empfohlener Kontenrahmen gibt dabei das Gerüst für deine Buchhaltung vor, eigene Sachkonten kannst du noch einfügen. Alles, was du über solch einen individuellen Kontenplan wissen musst, haben wir hier zusammengefasst.

Die Definition des Kontenplans

Jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und am Ende des Jahres eine Bilanz aufstellen muss, benötigt einen Kontenplan. Grundlage ist der empfohlene Standardkontenrahmen der jeweiligen Wirtschaftsbranche. Das Rechnungswesen des Betriebs sucht sich die Sachkonten davon aus, mit denen sich die auftretenden Geschäftsvorfälle am besten darstellen lassen. Innerhalb der Struktur kannst du dabei durchaus auch noch Konten hinzufügen. Die Summe aller bebuchten Sachkonten ist dann der individuelle Kontenplan deiner Unternehmung.

Die Bedeutung der einheitlichen Kontengliederung

Die Nutzung vereinheitlichter Kontenrahmen bringt vor allem den Bilanzlesern Vorteile. Durch das gut durchdachte System der Gliederung der Sachkonten erscheinen die Werte an der richtigen Stelle des Bilanzschemas und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. So können die Informationen sehr gut ausgewertet werden und Kennzahlen lassen sich leicht ermitteln. Deine Geschäftsdaten sind so vergleichbar mit denen des Vorjahres, oder mit Zahlen von anderen Unternehmen aus deiner Branche. Seit dem Bilanzmodernisierungsgesetz (BilMoG) sind die Vorschriften noch strenger geworden. Die Einführung der E-Bilanz schränkt den individuellen Kontenplan des Unternehmens weiter ein. Größter Nutznießer ist das Finanzamt, das mit moderner Software und einheitlichen Datenformaten schneller und besser arbeiten kann.

Warum brauchst du trotzdem einen individualisierten Kontenplan?

Jede Unternehmung ist speziell – die eigene Geschäftsidee bildet die Basis für die tatsächlich entstehenden Geschäftsvorfälle. Deine Buchhaltung muss diese abbilden: Je genauer sie das erledigt, desto aussagekräftiger sind die aufbereiteten Zahlen. Abschlussbilanz und Gewinnermittlung – darauf lässt sich die Finanzbuchhaltung von heute längst nicht mehr reduzieren. Ihre Daten dienen als Grundlage für die aktive Steuerung der Geschäfte. Buchhalter liefern Liquiditätsvorschauen, Planbilanzen und Abweichungsanalysen. Sie zeigen finanzielle Tendenzen, alarmieren bei Problemen und zeigen Lösungsmöglichkeiten. Ein gut durchdachter, individuell angepasster Kontenplan liefert die Grundlage dafür.

Der Aufbau des Kontenplans

In der Buchführung geht alles geordnet und systematisch zu. Die Geschäftsvorfälle werden systematisch auf jeweils zwei Sachkonten verbucht – dabei wird eins im Soll, eins im Haben bebucht. Die einzelnen Konten tragen eine eindeutige Bezeichnung sowie eine Kontonummer. Diese Kontonummer stammt aus dem Kontenrahmen, kann im Kontenplan jedoch angepasst werden. Die erste Ziffer der Nummer nennt die Kontenklasse. Die zweite Ziffer steht für die Kontengruppe. Die dritte und vierte sind für die Kontenarten (oder auch Unterkonten) vorgesehen. Typisch sind vierstellige Kontonummern im Kontenplan, in großen Betrieben oder Konzernen werden jedoch auch fünf- oder sechsstellige Kontonummern genutzt.

Hier ein Beispiel:

Im SKR-03 soll die Kfz-Steuer für den Firmenwagen mit dem Kennzeichen B-… verbucht werden. Das Unternehmen möchte die fälligen Steuern getrennt nach Fahrzeugen erfassen, um über mehrere Jahre einen besseren Vergleich zu ermöglichen. Daher nutzt die Buchführung nicht das Konto „4510-Kfz-Steuern“ aus dem Kontorahmen, sondern erweitert ihn um die Unterkonten 4511, 4512 und weitere. Das entsprechende Konto im Kontenplan des Betriebs ist „4511-Kfz-Steuer B-1234“. Die Erklärung der Ziffern ist wie folgt:

  • 4 Kontenklasse Betrieblicher Aufwand (GuV)
  • 5 Kontengruppe Sonstige Steuern
  • 1 Kontoart Kfz-Steuer
  • 1 Konto für das Fahrzeug B-1234

In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) werden alle Buchungen zusammengefasst. Der oben genannte Vorfall ist jetzt in der Position Betrieblicher Aufwand, Kfz-Steuern enthalten.

Verschiedene Arten der Kontenrahmen

In Deutschlands Buchhaltungen sind die Standardkontenrahmen SKR-04 und SKR-03 am weitesten verbreitet. Wichtigster Unterschied zwischen den beiden Kontenrahmen ist die Gliederung ihrer Kontenklassen.

Der SKR 03

Hier werden die Sachkonten nach dem Prozessgliederungsprinzip zusammengefasst.

  • 0: Anlage- und Kapitalkonten
  • 1: Finanz- und Privatkonten
  • 2: Konten für Abgrenzungen
  • 3: Wareneingangs- und Bestandskonten
  • 4: Betrieblicher Aufwand
  • 7: Bestand an Erzeugnissen
  • 8: Erlöskonten
  • 9: Vortagskonten, Statistik

Der SKR 04

Er orientiert sich an der Bilanzgliederung, wie sie im Handelsgesetzbuch vorgeschrieben ist.

  • 0: Anlagevermögen – Aktivseite der Bilanz
  • 1: Umlaufvermögen – Aktiv
  • 2: Konten des Eigenkapitals – Passivseite der Bilanz
  • 3: Fremdkapitalkonten – Passiv
  • 4: Betrieblicher Ertrag – GuV, Ertrag
  • 5 und 6: Betrieblicher Aufwand – GuV, Aufwand
  • 7: Weitere Erträge und Aufwendungen – GuV
  • 9: Statistische Konten, Vortragskonten, Bestände

Spezielle Kontenrahmen sind für einzelne Branchen entwickelt worden, wie zum Beispiel der SKR-14 für die Land- und Forstwirtschaft oder der SKR-70 für das Hotel- und Gaststättengewerbe. Je nachdem in welcher Branche du dich selbstständig gemacht hast oder machen willst, fällt dein spezieller Kontenrahmen also unterschiedlich aus.

Der Kontenrahmen in Buchhaltungsprogrammen

Die elektronische Datenverarbeitung hat die Finanzbuchhaltung verändert. Die Erfassung der Geschäftsvorfälle mit Hilfe moderner Buchhaltungssoftwares oder in ERP-Systemen macht dir die Arbeit leichter. Für die richtige Auswahl der Sachkonten ist jedoch wichtig, dass du ein gutes Verständnis für den Aufbau der Sachkontenrahmen entwickelst. Schon bei der Gründung deines Unternehmens musst du entscheiden, welcher Kontenrahmen verwendet werden soll.

Existenzgründer sollten sich hier mit ihrem Steuerberater beraten. Eine intelligente Software bietet dir die Wahl zwischen verschiedenen Kontenrahmen und erlaubt es dir auch, zusätzliche Konten anzulegen. So entsteht auch bei der Nutzung der Programme ein speziell auf dein Unternehmen zugeschnittener Kontenplan. In der täglichen Arbeit ist es hilfreich, wenn du ein Verzeichnis deines eigenen Kontenplans aufrufen kannst. Das Anlegen eigener Konten wird durch eine Copy-Funktion bereits vorhandener Sachkonten erleichtert.

Schlusstipp

Die Auswahl des richtigen Kontenrahmens und das Anpassen des eigenen Kontenplans beeinflusst die gesamte Buchführung in den kommenden Jahren. Daher darfst du dir bei der Einrichtung deiner doppelten Buchhaltung ruhig helfen lassen. Auch die Buchhaltungssoftware fragt hier bei der Einrichtung genau nach. Je genauer du deine Buchungen erfasst, desto besser sind die Auswertungsmöglichkeiten. Nutze diese um dein Unternehmen erfolgreich zu steuern.

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