Was müssen Selbstständige bei der Buchhaltung beachten?

Selbstständigkeit bedeutet in erster Linie eigenverantwortliches Handeln – auch im Hinblick auf die Buchhaltung. Vor allem bei der Gründung eines Unternehmens gilt es, Weichen zu stellen und Arbeitsroutinen einzurichten, die die Buchhaltung künftig erleichtern und bestmöglich strukturieren. In diesem Artikel erfährst du daher, worauf du von Anfang an achten solltest, welche Buchhaltungsformen in Frage kommen können, wer dir Unterstützung bietet und welchen Stolpersteinen du ausweichen solltest.

Die Grundlage: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Unabhängig davon, ob du über buchhalterische Kenntnisse verfügst oder noch ganz am Anfang stehst, gibt es einige Standards, die für jedes Unternehmen und jeden Einzelunternehmer gelten. Die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bilden gewissermaßen die Basis jedes wirtschaftlichen Handelns, nicht nur hierzulande. Dabei handelt es sich um eine Sammlung teils geschriebener, teils ungeschriebener Regeln zur Buchführung und Bilanzierung aus Theorie und Praxis. Diese sollen dabei helfen, vom unternehmerischen Beginn an buchhalterisch sauber und nachvollziehbar zu arbeiten – genau das, was das Finanzamt voraussetzt, um zu korrekten Abrechnungsergebnissen zu gelangen.

Nicht jeder dieser Grundsätze ist für jeden Gründer oder Freiberufler wichtig – aber du solltest dich als Vorbereitung zumindest einmal damit befasst haben. Zu den wichtigsten Regeln zählt eine klare, übersichtliche Buchführung, die sich durch folgende Standards auszeichnet:

  • jeder Buchung liegt ein Beleg zugrunde
  • die Buchführung wird ordnungsgemäß aufbewahrt (Papierbelege bestenfalls auch digital, Digitalbelege immer im Originalformat)
  • sämtliche Geschäftsvorfälle werden fortlaufend, vollständig, richtig, sachlich geordnet und zeitnah gebucht
  • sachgerechte Organisation
  • Verbot von Bleistifteintragungen
  • Verbot von unleserlichen/nachträglich unleserlich gemachten Buchungen
  • Vermögenswerte und Schulden, Aufwendungen und Erträge dürfen nicht verrechnet werden
  • übersichtlich gegliederter Jahresabschluss

Firmenkonto und Kassenbuch

Ebenfalls zu den buchhalterischen Grundlagen zählt, dass private und berufliche Geschäftsvorfälle strikt voneinander getrennt werden sollten. Dies ist zum einen wichtig, damit du einen besseren Überblick über beide Bereiche hast – zum anderen, damit Betriebsprüfer keinen Einblick in deine privaten Finanzen und Ausgaben erhalten. Am einfachsten kannst du dieser Anforderung mit einem Firmenkonto gerecht werden.

Geschäftskonten unterscheiden sich von privaten Girokonten insbesondere im Hinblick auf ihre Leistungsfähigkeit und Zahlungsfristen, aber auch hinsichtlich ihrer Gebühren. Grundsätzlich gilt: Die Gebühren sollten zweitrangig sein, in erster Linie sollte der Leistungsumfang des Kontos zu deinen Ansprüchen passen. Ein reines Online-Banking-Angebot nutzt dir zum Beispiel weniger, wenn du ein Ladengeschäft mit Tageskasse führst und die Einnahmen regelmäßig einzahlen musst.

Übrigens: Sobald du Bargeschäfte abwickelst, bist du verpflichtet, ein Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen. Für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch (inklusive realer Kasse) gelten strikte Vorgaben, die du in jedem Fall einhalten solltest, um unangenehme Nachfragen des Außenprüfers vom Finanzamt zu vermeiden. Aufführen musst du in jedem Fall:

  • Einnahmen und Ausgaben
  • Betrag und Währung in Euro
  • angewandter Steuersatz
  • Umsatzsteuer
  • Datum und fortlaufende Buchungsnummer
  • Buchungstext zur erklärenden Bezeichnung
  • aktueller Kassenbestand und Sollkassenbestand

Von der Kassenbuchpflicht grundsätzlich ausgenommen sind Freiberufler und Kleingewerbetreibende – zumindest solange sie nicht im Handelsregister stehen.

Wann beginne ich mit der Buchführung?

Mit der Buchführung beginnst du nicht erst mit dem offiziellen Start deines Unternehmens – schließlich fallen ja bereits im Vorfeld zahlreiche Investitionen und gegebenenfalls Verbindlichkeiten an, die in die erste Steuererklärung beispielsweise in Form von Abschreibungen einfließen können. Mit anderen Worten: Sobald du den Schritt in die Selbstständigkeit vorbereitest, kannst und solltest du beginnen, deine Ausgaben und erste Einnahmen ordentlich und übersichtlich mit Belegen zu erfassen.

Was ist die einfache Buchführung?

Wie der Name bereits andeutet, handelt es sich dabei um eine vereinfachte Form der Buchführung für eine bestimmte Personengruppe mit relativ einfacher Unternehmensstruktur. Einfache Buchführung bedeutet, dass Forderungen und Verbindlichkeiten nicht festgehalten werden – ausschlaggebend sind Buchungen, die real getätigt wurden und belegbar sind. Dabei gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Verbucht werden Einnahmen und Ausgaben erst dann, wenn sie tatsächlich auf dem Firmenkonto erscheinen beziehungsweise davon abgehen.

Zur einfachen Buchführung genügen Basiskenntnisse der Buchhaltung, Spezialkenntnisse benötigst du in der Regel nicht. Die Buchhaltung selbst kannst du mit einem Buchhaltungsprogramm, aber zum Beispiel auch mit einer Excel-Tabelle durchführen. Der Jahresabschluss erfolgt in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Darüber hinaus fordert das Finanzamt im Regelfall eine Einkommensteuererklärung sowie eine jährliche Umsatzsteuererklärung und eine Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich oder quartalsweise).

Wer kann die einfache Buchführung nutzen?

Grundsätzlich gilt die einfache Buchführung für Unternehmen, die

  • nicht im Handelsregister eingetragen sind und
  • deren Umsatz unterhalb von 600.000 Euro beziehungsweise Gewinn unter 60.000 Euro pro Jahr liegt.

Mit anderen Worten: Genutzt werden kann die einfache Buchführung mit EÜR von Einzelunternehmern, eingetragenen Kaufleuten (e. K.) und GbRs. Darüber hinaus dürfen auch alle freien Berufe generell die Einnahme-Überschuss-Rechnung anwenden.

Was ist die doppelte Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung erfasst du sämtliche Geschäftsvorfälle auf Konten und Gegenkonten in sogenannten T-Konten. Diese Art der Buchführung erfasst auch Verbindlichkeiten und Außenstände, illustriert also exakt den Vermögens- und Schuldenstand deines Unternehmens. Da die doppelte Buchführung erheblich aufwändiger als die einfache Variante ist, benötigst du entweder selbst buchhalterisches Fachwissen – oder die Hilfe eines Buchhalters oder Steuerberaters.

Bei der doppelten Buchführung erfolgt die Gewinnermittlung zum Jahresabschluss mit einer Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Zusätzlich einzureichen sind:

  • Einkommensteuererklärung
  • monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
  • die jährliche Umsatzsteuererklärung

Wer muss die doppelte Buchführung nutzen?

Alle Unternehmen, die nicht unter die Ausnahmeregel für die einfache Buchführung fallen, unterliegen der doppelten Buchführung. Das betrifft sämtliche im Handelsregister eingetragene Unternehmen (wie GmbH, OHG, AG), aber auch Unternehmen mit mittleren und hohen Umsätzen (über 60.000 Euro).

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Freiberufler*innen, Einzelunternehmen und Gewerbe (jeweils ohne Eintrag ins Handelsregister, keine GbRs);
GmbHs und UGs (auch in Gründung).

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